II. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện nhập khẩu máy móc vật tư thiết bị
3.Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty:
Nhập khẩu là một hoạt động hết sức phức tạp. Trong cơ chế thị trường, Công ty thực hiện chính sách giao việc theo từng bộ phận chuyên môn. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động xuất nhập khẩu nên phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động đó trên các mặt kinh tế và tính hợp pháp.
Các chủ trương, chính sách của Nhà nước về ngoại thương không phải là cố định. Do đó người cán bộ làm công tác nhập khẩu luôn nắm bắt các tập quán thương mại đối với các thị trường mà mình hoạt động.Điều này đòi hỏi họ luôn phải có thông tin, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu. Phòng thư viện của Công ty phải đảm bảo cung cấp sách báo chuyên ngành và những ấn phẩm có liên quan, phục vụ tốt cho việc mở rộng tầm nắm bắt thông tin. Mặt khác, mỗi cán bộ luôn sự trau dồi bản thân qua việc rút kinh nghiệm thực tiễn trong các hoạt động nhập khẩu đã thực hiện.
Trong nghiệp vụ nhập khẩu thì việc giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng cần được chú trọng. Bất cứ một sơ ý nào trong việc xác định các điều khoản hợp đồng đã ký kết thì sửa lại là một vấn đề phức tạp nếu không xem xét cẩn thận thì dẫn tới hậu quả không thể lường trước được. Những cuộc đàm phán thương lượng tốt là biện pháp đảm bảo giá cả cạnh tranh, thương lượng tốt sẽ đi đến một giá cả hợp lý với số lượng mua và các điều kiện thanh toán, giao nhận thuận lợi.
Công ty cần có kế hoạch đào tạo cán bộ trực tiếp tiến hành đàm phán giao dịch, đảm bảo họ không những có đủ kiến thức về ngoại thương mà còn là người có kinh nghiệm làm ăn với bạn hàng nước ngoài. Họ phải nắm được các tình huống đàm phán, những cơ hội có lợi cho doanh nghiệp để dành lấy điều kiện có lợi nhất . Trong thời gian qua công tác đàm phán giao dịch của Công ty bị kéo dài nên ảnh hưởng không ít tới hiệu quả kinh doanh. Để khắc phục nhược điểm trên, các cán bộ trực tiếp đàm phán giao dịch có thể vận dụng một số sách lược như sau:
- Tạo sự cạnh tranh - Từng bước tiến tới - Gây áp lực
- Đề cao mục tiêu của mình - Không bộc lộ suy nghĩ của mình - Tuỳ cơ ứng biến
- Tránh việc thoả thuận nhanh chóng
- Phải làm cho đối phương nhượng bộ từng vấn đề vẫn đảm bảo thể diện của họ. Do đó để đàm phán thương lượng đạt kết quả mong muốn, cần vận dụng tổng hợp tất cả sách lược nêu trên, biến hoá khôn lường để dễ dàng đi đến sự nhất trí chung. Ngoài ra còn cần phải khéo léo sử dụng các kỹ thuật khác như nghệ thuật trả giá, nghệ thuật hỏi và trả lời . . . để đạt được kết quả thương lượng đàm phán cao nhất.
Hợp đồng nhập khẩu nên được ký ngay tại bàn đàm phán, khi đã có sự nhất trí chung về các điều kiện giá cả, chất lượng, chủng loại.
Hợp đồng nhập khẩu phải được ký kết bằng văn bản, đây là điều tiên quyết cho các bên thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm, nếu chỉ là những thoả thuận miệng thì họ có thể không thực hiện những gì thoả thuận. Khi đã ký kết hoặc thoả thuận nhập hàng đồng thời phải có các hợp đồng bán, nếu hợp đồng nhập không được thực hiện thì hợp đồng bán hàng cũng bị cắt bỏ, do đó sẽ bị phạt do không thực hiện hợp đồng. Hợp đồng miệng sẽ trở nên không có giá trị pháp lý để giải quyết tranh chấp , do đó nhất thiết doanh nghiệp phải lập văn
bản có xác nhận của các bên, nếu thấy cần thiết thì đăng ký tại cơ quan trọng tài kinh tế có thẩm quyền để đề phòng trường hợp xấu xẩy ra.
Một vấn đề nữa là trong thời gian qua, một số hợp đồng nhập lại không đề cập đến vấn đề chọn nguồn luật giải quyết khi xảy ra tranh chấp. Đây là điều nguy hiểm cho các doanh nghiệp, nếu họ không thực hiện hợp đồng đã ký kết thì sẽ gây khó khăn cho khiếu nại kiện tụng. Để hạn chế và khắc phục các vấn đề trên Công ty cần phải xác định rõ các điều kiện về hàng hoá và giám định chất lượng, số lương, đồng thời lựa chọn nguồn luật giải quyết tranh chấp và quy định cụ thể trong hợp đồng với sự nhất trí của đôi bên. Tốt nhất nên lựa chọn luật của Việt Nam để nâng cao được uy tín của chúng ta trên thương trường và giảm thời gian, chi phí xảy ra khi giải quyết tranh chấp.
Trong qúa trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty cần chú ý đến khâu giao nhận hàng hoá, thường xuyên bám sát thực tế để kịp thời phát hiện hư hỏng sai sót từ đó đề ra những biện pháp thích hợp. Đề nghị các cơ quan giám định, bảo hiểm phân tích đánh giá hàng hoá về chất lượng và số lượng xem có phù hợp với quy định trong hợp đồng hay không, nếu có sự không phù hợp về chất lượng, số lượng (vượt quá quy định) thì cần lập ngay biên bản hàng hoá kém chất lượng, không đủ về số lượng và thông báo ngay cho người bán để có hướng giải quyết nhanh chóng, đảm bảo lợi ích và có đủ hàng về số lượng, chất lượng và chủng loại cung cấp cho thị trường tiêu thụ.
4. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và đổi mới hoạt động kinh doanh nhập
khẩu:
Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước phù hợp với con người phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng XHCN, có sự quản lý của Nhà nước là một bộ phận quan trọng trong chiến lược đổi mới quan hệ sản xuất mà Đảng ta đã chỉ ra từ Đại hội lần thứ VII, lấy việc giải phóng sức sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh tế và xã hội cải thiện đời sống người lao động là mục tiêu hàng đầu.
Nhằm đạt được mục tiêu của Nhà nước giao, nâng cao hiệu quả kinh doanh đi đôi với giải quyết tốt những vấn đề xã hội, Công ty phải có một chiến lược đổi mới tổ chức cán bộ công nhân viên phù hợp cho từng giai đoạn của Công ty.
Để có thể tồn tại trong cơ chế cạnh tranh khốc liệt hiện nay thì Công ty cần phải có một cơ cấu gọn nhẹ,linh hoạt với trình độ chuyên môn cao. Tại Công ty hiện nay, số cán bộ công nhân viên tham gia các hoạt động kinh doanh còn ít nên cần phải giảm bớt những cá nhân không làm việc tại các bộ phận kinh doanh để thu gọn được số lượng, đồng thời bổ sung những cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn cao vào những vị trí thích hợp. Trong qúa trình kinh doanh cần phải giảm bớt những cá nhân làm việc yếu kém để dần thanh lọc được đội ngũ cán bộ có trình độ, có trách nhiệm, năng động sáng tạo phù hợp với cơ chế mới.
Thực hiện khoán trong các khâu sản xuất, kinh doanh, xây dựng quy chế phù hợp rõ ràng trong kinh doanh làm sao có thể gắn bó giữa trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn, lợi ích của cán bộ kinh doanh. Đó là mấu chốt để khơi dây tinh thần sáng tạo, tích cực trong kinh doanh của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó Công ty cần tăng cường hơn nữa chế độ khen thưởng vật chất , nó không chỉ tác động khuyến khích vật chất đơn thuần mà còn nâng cao ý thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công tác, giúp họ xây dựng lòng tin với lãnh đạo. Còn cho họ thấy rằng ngoài lương ra họ còn có thêm thu nhập nếu làm tốt, tăng doanh thu, lợi nhuận của Công ty. Bên cạnh đó cũng cần có chế độ kỷ luật nghiêm khắc để bảo đảm thưởng phạt phâm minh.
* Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên
Để hoạt động nhập khẩu của Công ty đạt hiệu quả cao đòi hỏi các cán bộ phải có nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu giỏi, có trình độ ngoại ngữ và tin học. Trong khi đó cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty nói chung trình độ chuyên môn và ngoại ngữ còn hạn chế.
Vì vậy để đạt được trình độ cần thiết, công ty cần phải có chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ từ những kiến thức cơ bản đến kiến thức chuyên ngành. Tránh tình trạng đào tạo tràn lan, vừa tốn tiền vừa không tạo ra hiệu quả của việc đào tạo. Có chính sách tuyển dụng người hợp lý và thực hiện theo công thức 4Đ: Đào tạo, đào tạo nâng cao, đào tạo lại và cuối cùng là đào thải để lựa chọn những người có khả năng nhất về nghiệp vụ kinh doanh cũng như kinh doanh ngoại thương phục vụ mục tiêu chung là nâng cao uy tín của Công ty trên thương trường. Đối với các cán bộ lãnh đạo củ Công ty và các Phòng ban phải là những
nâng cao trình độ cán bộ lãnh đạo qua đào tạo tại trường và đào tạo tại chỗ để mỗi người tối thiểu có đại học và các cán bộ kinh doanh nói chung có trình độ ngoại ngữ thành thạo.
Trong những năm tới, Công ty cần tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ của mình để có trình độ, nghiệp vụ ổn định, nắm vững chắc hơn. Theo ông Harod Geneen - Giám đốc ITT một công ty hàng đầu của Mỹ về thông tin và điện thoại đã nói “Nhân tố con người đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của một Công ty". Điều đó chứng tỏ việc phát triển và đào tạo con người đóng một vai trò vô cùng then chốt là tiên quyết trong quá trình thực hiện giải pháp phát triển kinh doanh của mình. Mục tiêu đầu tư phát triển con người của Công ty phải là chất lượng, phải tinh thông một nghề và giỏi nhiều nghề để đáp ứng nền kinh tế thị trường đang hoàn thiện và cạnh tranh mạnh mẽ.