Tăng cường cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu
Hoạt động tỡm kiếm thụng tin và cỏc gúi thầu là bước đầu tiờn để tỡm kiếm hợp đồng, đõy là nhiệm vụ chủ yếu trong cụng tỏc Marketing của xớ nghiệp. Hoạt động tỡm kiếm đạt hiệu quả giỳp cho doanh nghiệp tỡm kiếm được nhiều gúi thầu cú khả năng trỳng thầu hơn, giảm hao phớ về nhõn lực và tài chớnh cho quỏ trỡnh lập Hồ sơ dự thầu. Để nõng cao cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu, xớ nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp sau:
lượng và tiến độ thời gian hoàn thành cụng trỡnh với giỏ thành hợp lý khi làm việc với cỏc khỏch hàng mới. Điều này nhằm tạo uy tớn với khỏch hàng, chủ động xõy dựng mối quan hệ lõu dài hữu nghị với chủ đầu tư.
- Coi cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu khụng phải là nhiệm vụ riờng của một phũng ban mà mỗi cỏn bộ nhõn viờn trong xớ nghiệp đều được khuyến khớch tham gia tỡm kiếm gúi thầu. Cú chế độ khen thưởng, khuyến khớch nhõn viờn trong xớ nghiệp khi họ cung cấp thụng tin về cụng trỡnh mà xớ nghiệp trỳng thầu từ đú tạo động lực cho nhõn viờn tỡm kiếm những gúi thầu hiệu quả.
- Phõn cụng một nhúm cỏn bộ chuyờn thực hiện cụng tỏc tỡm kiếm thụng tin nhằm thực hiện chuyờn mụn hoỏ, nõng cao chất lượng và giảm thời gian tỡm kiếm.
- Mở rộng phạm vi tỡm kiếm sang cỏc lĩnh vực khỏc ngoài xõy dựng nhà dõn dụng và cụng nghiệp (vớ dụ như cầu đường). Tương tự nờn mở rộng phạm vi hoạt động của xớ nghiệp tới nhiều địa phương hơn.
Quảng cỏo đúng vai trũ quan trọng trong quỏ trỡnh giới thiệu và tiếp cận với khỏch hàng. Hiện nay cụng tỏc này chưa được xớ nghiệp chỳ trọng. Cú thể ỏp dụng cỏc loại hỡnh quảng cỏo trờn cỏc tập san, tạp chớ chuyờn ngành trong nước và quốc tế, cung cấp thụng tin trờn mạng Internet… để thụng tin về xớ nghiệp dễ dàng được tiếp cận hơn.
Cần duy trỡ mối quan hệ với cỏc chủ đầu tư cũ, cỏc cấp quản lý nhằm thiết lập hệ thống thụng tin về định hướng chiến lược đầu tư của Nhà nước, cỏc Bộ ngành, thụng tin về cỏc dự ỏn để tỡm kiếm cơ hội đấu thầu.
Chỳ trọng tới cụng tỏc khảo sỏt hiện trường
Khảo sỏt hiện trường là khõu đặc biệt quan trọng trong đấu thầu, ảnh hưởng lớn tới chất lượng của Hồ sơ dự thầu và đảm bảo hiệu quả cho hoạt động xõy dựng của xớ nghiệp. Cụng tỏc khảo sỏt hiện trường được thực hiện ngay từ bước nghiờn cứu và ra quyết định dự thầu, nú ảnh hưởng tới tất cả cỏc nội dung trong Hồ sơ dự thầu về phương ỏn thi cụng, bố trớ nhõn lực, xỏc định nguồn nguyờn vật liệu…vỡ vậy chỳ trọng tới cụng tỏc khảo sỏt là rất cần thiết. Cỏc biện phỏp cần thực hiện bao gồm:
- Nội dung khảo sỏt cần đầy đủ cỏc vấn đề về địa hỡnh, địa chất, mặt bằng giỏ, cỏc nguồn cung cấp nguyờn vật liệu, khoảng cỏch chuyờn chở, dõn cư, an ninh… Cụng tỏc khảo sỏt phải trả lời được rất nhiều vấn đề để tạo cơ sở dữ liệu cho việc lập phương ỏn thi cụng và tổng dự toỏn phự hợp với thực tế và thoả món yờu cầu của chủ đầu tư.
- Trong quỏ trỡnh lập Hồ sơ dự thầu cụng tỏc khảo sỏt phải được đỏnh giỏ, so sỏnh với cỏc nội dung của Hồ sơ dự thầu. Tỡm ra những thiếu sút trong tài liệu và điều chỉnh kịp thời
Hoàn thiện cụng tỏc lập Hồ sơ dự thầu
Cụng tỏc lập Hồ sơ dự thầu cú vị trớ quyết định tới khả năng thắng thầu của xớ nghiệp. Vỡ vậy Hồ sơ dự thầu cần được đảm bảo về chất lượng. Để hoàn thiờn cụng tỏc lập hồ sơ dự thầu, xớ nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp:
- Thành lập tổ chuyờn mụn lập Hồ sơ dự thầu. Hiện nay cụng tỏc lập Hồ sơ chủ yếu do cỏn bộ ban kinh tế kỹ thuật thực hiện cú sự phối hợp với cỏc phũng ban khỏc. Khi cú một quyết định dự thầu thỡ ban giỏm đốc sẽ chỉ đạo cỏc phũng ban cử người tham gia lập Hồ sơ. Để nõng cao chất lượng hồ sơ cú thể cử cỏn bộ chuyờn trỏch nghiờn cứu và lập Hồ sơ dự thầu, như vậy sẽ tạo được sự chuyờn mụn hoỏ cao trong cụng việc, đồng thời tạo khả năng phối hợp nhịp nhàng với những thành viờn trong tổ.
- Hoàn thiện nội dung Hồ sơ dự thầu, trong đú cỏc thụng tin phải chớnh xỏc và phự hợp với yờu cầu của Bờn mời thầu. Để trỏnh trường hợp thiếu, sai sút trong cụng tỏc lập dẫn tới Hồ sơ bị loại cần kiểm tra cẩn thận tớnh hợp lý và hợp phỏp của thụng tin ghi trong hồ sơ.
- Cỏn bộ lập hồ sơ dự thầu cần nghiờn cứu kỹ cỏc thụng tin về gúi thầu từ đú đưa ra đầy đủ cỏc biện phỏp phương ỏn thi cụng. Cõn nhắc và lựa chọn phương ỏn thi cụng thể hiện tớnh sỏng tạo. Nội dung kỹ thuật cần trỡnh bày đầy đủ cỏc biện phỏp thi cụng, trỡnh bày biểu đồ tiến độ thi cụng, bố trớ sắp xếp nhõn lực cho từng giai đoạn thực hiện, nờu được phương ỏn cung cấp vật tư hợp lý.
doanh nghiệp tham gia đấu thầu. Hơn nữa giỏ dự thầu cũn quyết định tới lợi nhuận của đơn vị thi cụng. Vỡ vậy để cú giỏ dự thầu mang tớnh cạnh tranh cao thỡ cụng tỏc tớnh giỏ cần phải được xõy dựng một cỏch khoa học và linh hoạt. Đối với xớ nghiệp Long Giang là doanh nghiệp loại vừa và nhỏ - cú nhiều đối thủ cạnh tranh thỡ chiến lược cạnh tranh về giỏ là biện phỏp hay được sử dụng. Cỏc giải phỏp hoàn thiện phương phỏp tớnh giỏ cú thể ỏp dụng là:
- Phõn cụng cỏn bộ nhiều kinh nghiệm trong tổ lập hồ sơ thực hiện búc tỏch bảng tiờn lượng, lập đơn giỏ. Người lập giỏ dự toỏn cần phải am hiểu về chớnh sỏch quản lý giỏ, nắm vững về định mức sử dụng, đơn giỏ cụng trỡnh thi cụng.
- Đơn giỏ được lập dựa trờn cơ sở nghiờn cứu thị trường, tỡnh hỡnh thực tế của xớ nghiệp kết hợp với việc khảo sỏt hiện trường. Người lập đơn giỏ cần am hiểu về cỏc phương ỏn thi cụng, khả năng tài chớnh của xớ nghiệp cũng như hiểu rừ về tỡnh hỡnh cỏc đối thủ cạnh tranh và bờn mời thầu.
- Trong quỏ trỡnh đấu thầu, cần cập nhật về giỏ nhằm điều chỉnh mức giỏ dự thầu cho phự hợp với thực tế. Việc cập nhật giỏ đảm bảo lợi thế cạnh tranh và hiệu quả thi cụng.
- Thực hiện cỏc biện phỏp tiết kiệm chi phớ để giảm giỏ dự thầu.
Trờn lý thuyết cú rất nhiều phương phỏp cú thể ỏp dụng để cắt giảm chi phớ. Tuỳ vào tỡnh hỡnh thực tế của từng doanh nghiệp mà ỏp dụng cỏc biện phỏp khỏc nhau. Đối với xớ nghiệp Long Giang, cỏc biện phỏp tiết kiệm chi phớ cú thể ỏp dụng là:
+ Giảm chi phớ nguyờn vật liệu.
Để thực hiện được điều này thỡ cụng tỏc điều tra, dự bỏo thị trường cần được tiến hành thường xuyờn. Bờn cạnh đú xớ nghiệp nờn sử dụng cỏc mối quan hệ với những nhà cung cấp để đặt mua những đơn hàng lớn, tận dụng nguồn tớn dụng thương mại và chiết khấu thương mại. Nguồn vốn cho hoạt động thu mua nguyờn vật liệu cần đầy đủ, kịp thời. Lựa chọn địa điểm cung cấp hợp lý để giảm chi phớ chuyờn chở, nhất là tận dụng nguồn nguyờn vật liệu cso tại địa phương.
bảo quản vật liệu trỏnh hư hỏng, mất mỏt trong quỏ trỡnh thi cụng. Cần qui định rừ trỏch nhiệm quản lý nguyờn vật liệu trờn cỏc cụng trường và cỏc biện phỏp xử lý khi xảy ra mất mỏt, hư hỏng
+ Giảm chi phớ nhõn cụng:
Biện phỏp trước mắt là sử dụng nhõn cụng thuờ ngoài, nhõn cụng tại địa phương cú chi phớ thấp để giảm giỏ thành nhõn cụng trong tổng dự toỏn. Cần xỏc định đỳng và đủ số lao động cần sử dụng cho từng cụng trỡnh, yờu cầu về trỡnh độ năng lực cụng nhõn với từng loại cụng việc để cú kế hoạch phõn cụng lao động hợp lý, từ đú cắt giảm được tổng giỏ thành nhõn lực.
Về mặt lõu dài, để giảm chi phớ nhõn cụng, xớ nghiệp cần nõng cao năng suất lao động bằng cỏch sử dụng nguồn nhõn lực chõt lượng cao, tăng năng lực mỏy múc thay thế cho sức lao động.
+ Giảm chi phớ mỏy múc
Để giảm chi phớ mỏy múc cần thiết phải xỏc định mức khấu hao mỏy hợp lý từ đú xõy dựng đơn giỏ cho từng hạng mục. Xỏc định đỳng loại mỏy, cụng suất mỏy phự hợp với từng cụng việc để trỏnh lóng phớ.
Cần cõn nhắc kỹ trước những lựa chọn thuờ mỏy múc hay sử dụng thiết bị của xớ nghiệp, nhất là đối với những gúi thầu thi cụng ở địa bàn xa.
Tăng cường bảo dưỡng mỏy múc hiện cú để kộo dài tuổi thọ mỏy cũng là một cỏch thức để giảm chi phớ mỏy múc.Vỡ khi sử dụng những mỏy múc cũ mức khấu hao sẽ giảm đi đỏng kể và kộo theo chi phớ sử dụng mỏy giảm.
+ Giảm chi phớ chung
Chi phớ chung là khoản mục chi phớ cho đội ngũ cỏn bộ quản lý, cỏc cụng tỏc phục vụ cho quỏ trỡnh dự thầu, giỏm sỏt…
Để cắt giảm chi phớ này, xớ nghiệp cú thể thực hiện cỏc biện phỏp như tổ chức đội ngũ cỏn bộ quản lý một cỏch khoa học, gọn nhẹ. Muốn vậy cỏn bộ quản lý của xớ nghiệp phải cú trỡnh độ và kinh nghiệm làm việc mới đỏp ứng được cỏc yờu cầu về tiến độ, hiệu quả và chất lượng cụng việc.
- Việc xử lý giỏ thầu nờn thống nhất ngay từ đầu trong tổ để xử lý từ lỳc bắt đầu trong tổ quỏ trỡnh lập giỏ được nhanh chúng, trỏnh sửa chữa nhiều lần. Tiến độ triển khai cụng việc cần được lờn lịch rừ ràng và phõn cụng cụng việc cụ thể.
- Cựng với cỏc phương phỏp giảm tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh, cỏc chớnh sỏch về giỏ cũng cần được sử dụng linh hoạt nhằm nõng cao khả năng thắng thầu cũng như bảo đảm lợi nhuận cao cho xớ nghiệp. Cần phõn tớch tỡnh huống, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh cỏc đối thủ cạnh tranh để cú phương ỏn cạnh tranh về giỏ phự hợp. Cỏc phương ỏn giỏ cú thể ỏp dụng
+ Khi sự cạnh tranh của cỏc đối thủ yếu, khả năng thắng thầu của xớ nghiệp được nhận định là cao thỡ giỏ bỏ thầu nờn chọn ở mức đủ bự đắp chi phớ, thuế và cho lợi nhuận cao.
+ Khi cỏc đối thủ cạnh tranh khỏ mạnh, khả năng thắng thầu của xớ nghiệp được nhận định ở mức trung bỡnh thỡ nờn ỏp dụng chớnh sỏch giỏ thấp. Mức giỏ này vừa đủ bự đắp cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh đấu thầu. Chớnh sỏch giỏ này chỉ nờn ỏp dụng khi xớ nghiệp đang gặp khú khăn, mục tiờu trước mắt cần thực hiện là đảm bảo cụng ăn việc làm cho cụng nhõn.
Việc đưa ra giỏ bỏ thầu cạnh tranh khụng chỉ phụ thuộc vào phương phỏp lập giỏ và chiến lược bỏ giỏ, nú cũn phụ thuộc rất nhiều vào việc tiết kiệm chi phớ xõy dựng cụng trỡnh, nõng cao hiệu quả lao động.
Giỏ dự thầu là yếu tố quyết định quan trọng nhất tới khả năng thắng thầu của xớ nghiệp. Hoàn thiện cụng tỏc này là cỏch hữu hiệu nhất làm tăng tớnh cạnh tranh trong đấu thầu. Biện phỏp chủ yếu nhất là hạ giỏ thành cụng trỡnh tới mức hợp lý. Muốn vậy cỏn bộ lập giỏ dự thầu phải cú được đầy đủ, chớnh xỏc cỏc nguồn thụng tin về đối thủ cạnh tranh, về thị trường cũng như hiểu rừ khả năng và nguồn lực của xớ nghiệp.
Thực hiện hợp đồng đảm bảo tiến độ thời gian và chất lượng cụng trỡnh
Đõy là bước thực hiện sau khi cú kết quả đấu thầu và kớ kết hợp đồng. Tuy nhiờn việc thực hiện tốt cụng tỏc đảm bảo tiến độ thời gian và chất lượng cụng trỡnh cú ảnh hưởng rất lớn tới khả năng thắng thầu của xớ nghiệp trong tương lai. Vỡ vậy xột một cỏch tổng thể thỡ nú vón thuộc phạm vi cụng tỏc đấu thầu. Thực hiện đỳng yờu cầu về chất lượng và tiến độ thi cụng làm tăng độ tin cậy của chủ đầu tư với nhà
- Cú thể ỏp dụng cỏc phương phỏp quản lý dự ỏn hiện đại để quản lý gúi thầu. Sử dụng cỏc phần mềm chuyờn dụng cho phộp quản lý kịp thời tiến độ thi cụng cụng trỡnh cũng như cú kế hoạch cung cấp cỏc nguồn lực hợp lý, đảm bảo tiến độ và chất lượng.
- Phỏt động phong trào thi đua sản xuất đảm bảo chất lượng cụng trỡnh và thời gian thi cụng. Áp dụng cỏc biện phỏp khuyến khớch người lao động nhằm nõng cao năng suất và tiến độ thực hiện.
- Để đảm bảo được tiến độ cụng trỡnh, cỏc giải phỏp cú thể ỏp dụng với xớ nghiệp là:
+ Cú kế hoạch thi cụng hợp lý. Việc lập danh mục cỏc cụng việc cần làm, thời gian thực hiện, phõn cụng người thực hiện cụng việc là một cụng việc phức tạp. Vỡ vậy xõy dựng một kế hoạch thi cụng hợp lý gúp phần đảm bảo tiến độ thực hiện cụng việc. Phương phỏp thụng thường được ỏp dụng là sử dụng sơ đồ GANTT và sơ đồ PERT
+ Tổ chức cung ứng mỏy múc thiết bị, nguyờn vật liệu đỳng yờu cầu tiến độ. Mỏy múc thiết bị cung ứng phải dựa trờn yờu cầu thực tế, đảm bảo đỏp ứng yờu cầu về nguyờn vật liệu một cỏch nhanh chúng theo đỳng số lượng, qui cỏch, chủng loại và chất lượng.
Trong trường hợp cần thiết cú thể dự trữ nguyờn vật liệu để trỏnh sự khan hiếm.
+ Trong giai đoạn thi cụng xõy lắp cần thực hiện nhanh cỏc cụng tỏc chuẩn bị mặt bằng, tổ chức tốt quỏ trỡnh phục vụ thi cụng để cú thể khởi cụng cụng trỡnh sớm nhất cú thể.
- Để nõng cao chất lượng thi cụng cụng trỡnh cú thể sử dụng cỏc biện phỏp sau:
+ Phõn cụng cỏn bộ chuyờn mụn trong cụng tỏc quản lý chất lượng. Cỏn bộ này cú trỏch nhiệm theo dừi giỏm sỏt quỏ trỡnh thi cụng, hoạt động độc lập, khụng cú trỏch nhiệm thực hiện một gúi thầu cụ thể.
+ Đối với cỏn bộ quản lý tại cụng trường cần thường xuyờn theo dừi kịp thời phỏt hiện và xử lý những sai phạm phỏt sinh trong quỏ trỡnh xõy dựng cũng như khắc phục những sự cố xảy ra.
cao.
+ Tăng cường vai trũ của hệ thống quản lý chất lượng bằng cỏch ỏp dụng những quy định bắt buộc như quy định về kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao cụng trỡnh, quy định về kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu trước khi sử dụng…
+ Kiểm tra cụng tỏc chuẩn bị vật tư khi thi cụng, quỏ trỡnh cung ứng vật tư phải đảm bảo đỳng và đủ về chất lượng, số lượng và quy cỏch. Đấu tranh khắc phục những tiờu cực trong quỏ trỡnh thi cụng như rỳt bớt nguyờn vật liệu; sử dụng nguyờn vật liệu khụng đỳng chủng loại, qui cỏch; khụng tuõn theo qui trỡnh kỹ thuật trong thi cụng nờn chất lượng cụng trỡnh khụng được đảm bảo. Hiện tượng này hiện nay đang diễn ra khỏ phổ biến và gõy thiệt hại khụng nhỏ tới uy tớn của cỏc nhà thầu.
+ Sau khi thi cụng xong mỗi phần cụng việc, cần thực hiện ngay cụng tỏc kiểm tra và tiến hành nghiệm thu. Ghi chộp đầy đủ số liệu kiểm tra vào nhật ký cụng trỡnh để làm tài liệu theo dừi và xỏc định trỏch nhiệm khi cú sự cố đối với cụng trỡnh.
Núi túm lại, để nõng cao chất lượng cụng trỡnh, xớ nghiệp cần phải thực hiện kiểm tra giỏm sỏt trong tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh thi cụng, thực hiện đỳng cỏc quy định đề ra.
Bờn cạnh đú, sau mỗi lần tham gia đấu thầu xớ ngiệp cần đỳc rỳt kinh nghiệm. Đối với những cụng trỡnh xớ nghiệp trượt thầu cần phõn tớch nguyờn nhõn trượt thầu do thiếu sút trong quỏ trỡnh lập Hồ sơ dự thầu hay do quỏ trỡnh tỡm kiếm ra quyết định