3. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH
4.2. QUẢN LÝ DỰ TRỮ
Thông thƣờng hàng dự trữ thƣờng chiếm khoảng 40 – 50% trong tài sản của doanh nghiệp, chính vì vậy, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, có hiệu quả.
Nhƣng vấn đề quản lý hàng dự trữ lại có hai mặt. Một mặt để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, tránh gián đoạn, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu ngƣời tiêu dùng trong mọi tình huống; Mặt khác, dự trữ tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác liên quan đến dự trữ nhƣ chi phí lƣu kho, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng đ ng nghĩa với ứ đọng vốn. Do vậy, doanh nghiệp cần xác định lƣợng đầu tƣ cho dự trữ một cách hợp lý sao cho đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất.
4.2.1. Thế nào là quản lý dự trữ
Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí. Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau:
Nhận hàng: Đo lƣờng và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên
liệu trƣớc khi nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng.
Dự trữ hàng: Thực hiện việc lƣu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an
toàn, đúng phƣơng pháp đảm bảo cả về số lƣợng và chất lƣợng.
Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định
kỳ hay đột xuất khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bị thất thoát đ ng thời đảm bảo các nguyên tắc và phƣơng pháp khi kiểm tra theo qui định của công ty.
Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các
hàng hoá nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả.
Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đ ng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần thiết.
Đặt mua hàng: Xác định đƣợc số lƣợng dự trữ cần thiết sao cho không
thừa, không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số lƣợng đúng chủng loại.
4.2.2. Dự trữ về sản phẩm sản xuất
Sản ph m của doanh nghiệp sản xuất hàng năm là một trong những sản ph m không thể thiếu trong các công trình xây dựng đặc biệt là xây dựng đƣờng xá cầu cống, cung cấp nguyên liệu cho các doanh nghiệp sản xuất bê tông, và cung cấp đá làm nguyên liệu cho sản xuất xi măng. Nên việc dự trữ sản ph m là một điều không thể thiếu đối với doanh nghiệp.
Tuy nhiên do đặc điểm sản ph m của công ty chủ yếu là khai thác đá nên công việc dự trữ không phải dự trữ nhiều vì sản ph m hầu nhƣ khai thác sản xuất ra là đƣợc bán hết, công ty chỉ dự trữ cho từng thời kỳ một, tuy theo điều kiện tự nhiên mƣa gió (vì khai thác mỏ lộ thiên), công ty sẽ dự trữ một lƣợng đủ cho nhu cầu khách hàng trong những ngày không thể sản xuất.
Bảng 4.4:dự trữ sản phẩm tồn kho đầu năm 2011
Tên sản ph m Lƣợng t n kho (m3) Đá hộc 0 Đá < 0,5x1 180 Đá 0,5x1 112 Đá 1x2 50 Đá 2x4 40 Đá 4x6 8 Đá phiến 12 Đá cấp phối 10