CÁC GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY SANG HOA KỲ CHO CÁC
3.2.1.4. Bộ phận sản xuất
Bộ phận sản xuất là bộ phận gắn bĩ với sản phẩm ngay từ khi ký kết hợp đồng đến lúc xuất hàng đi. Do đĩ, nhiệm vụ của bộ phận này rất nặng nề và hầu hết các rủi ro xảy ra cho các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ đều liên quan đến bộ phận này, nhất là trong việc thực hiện các đơn hàng khổng lồ xuất khẩu sang thị trường Hoa Kỳ. Để giảm thiểu rủi ro, bộ phận này sẽ được chia thành 3 bộ phận nhỏ:
a. Bộ phận kỹ thuật (mẫu)
Bộ phận kỹ thuật cĩ nhiệm vụ may mẫu, xác định định mức của từng đơn vị sản phẩm, thực hiện việc nhảy size, và giác sơ đồ cho phịng cắt. Hoạt động của bộ phận này đơi khi cũng ảnh hưởng đến tiến trình sản xuất do thời gian may và duyệt mẫu kéo dài hay do chưa được duyệt định mức, v.v.
Để thực hiện tốt được nhiệm vụ của mình, bộ phận kỹ thuật cần lên kế hoạch may mẫu và tổ chức thực hiện theo đúng kế hoạch nhằm đảm bảo thời gian. Giai đoạn may mẫu thực sự rất cơng phu và khĩ khăn do người may mẫu phải chuyển từ thơng tin trên tài liệu và mẫu gốc để cho ra một sản phẩm thực
Đối với khách hàng Hoa Kỳ, định mức được đưa ra cho doanh nghiệp rất sát, do đĩ, bộ phận kỹ thuật cần làm việc kỹ càng để đáp ứng với định mức được giao. Vì vậy, bộ phận kỹ thuật cũng cần chú ý rằng trong quá trình giác sơ đồ phải kiểm tra đầy đủ các yêu cầu sau: Mã hàng, cỡ vĩc phải được thực hiện phù hợp bảng tác nghiệp giác sơ đồ và các quy định giác sơ đồ. Trong quy trình giác phải kiểm tra các chi tiết đầy đủ và đúng các yêu cầu kỹ thuật, khơng cĩ những chỗ trống bất hợp lý. Sau khi giác sơ đồ xong, nhân viên phịng kỹ thuật phải kiểm tra kỹ và yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng san kiểm tra lần cuối trước khi cho tiến hành cắt.
Ngồi ra, bộ phận kỹ thuật cũng là một trong những người tư vấn và cĩ mặt trong buổi đàm phán với khách hàng để giúp giám đốc doanh nghiệp cĩ quyết định đúng đắn và hợp lý trong thỏa thuận ký kết một hợp đồng mới, nhất là về giá cả, thời gian giao hàng, v.v
b. Bộ phận sản xuất
Bộ phận sản xuất là bộ phận liên quan trực tiếp đến sản phẩm và thời gian gắn bĩ với sản phẩm là dài nhất so với các bộ phận khác. Nhiệm vụ của bộ phận này là tận dụng mặt bằng nhà xưởng, bảo quản và tận dụng cơng suất máy mĩc thiết bị, bảo đảm tiến độ sản xuất theo kế hoạch, sử dụng nguyên phụ liệu hợp lý, bố trí lao động theo ca phù hợp để nâng cao năng suất lao động.
Để đảm bảo thực hiện được các các nhiệm vụ trên, cần cĩ sự phân cơng các thành viên một cách cụ thể từ quản lý sản xuất, trưởng chuyền, tổ trưởng, cơng nhân, v.v. Ngồi ra, cũng cần cĩ chính sách đãi ngộ thích hợp, nhất là đối với cơng nhân khi yêu cầu tăng ca liên tục đối với những đơn hàng gấp. Cũng cần phải chú ý nên hạn chế tối đa việc tăng ca liên tục vì như vậy, vừa ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm khơng đảm bảo.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng gia cơng chiếm tỷ trọng cao nên hoạt động của bộ phận sản xuất cũng liên quan nhiều đến nhân viên kiểm tra chất lượng của bên đặt hàng. Bộ phận này cũng sẽ chịu sự giám sát chặt chẽ của người này. Ngồi việc thực hiện theo hướng dẫn của phịng mẫu, bộ phận này cũng cần tiếp thu ý kiến của nhân viên này, cĩ những yêu cầu liên quan đến
Ngay từ ban đầu, phải tính tốn và chắc chắn về năng lực sản xuất của mình, khơng bị ảnh hưởng của bên đối tác về thời gian giao hàng mà ép cơng nhân may nhiều, sẽ khơng tốt. Cần phải kiên quyết về năng lực sản xuất, thà ngay từ đầu bên đối tác cho thêm thời gian sản xuất, cịn hơn cứ hứa đại đến lúc cơng nhân sản xuất khơng nổi sẽ khơng kịp và kéo theo hàng loạt sai phạm khác như tăng năng suất sẽ gây ra lỗi nhiều trong may, may ẩu, v.v
Cần phân nhỏ sự quản lý trong bộ phận như chia ra từng tổ, từng chuyền để dễ quản lý. Mỗi chuyền, tổ đều cĩ tổ trưởng chuyền trưởng nhằm đảm bảo kiểm tra hoạt động của tổ, chuyền mình. Điển hình như nên đánh dấu trong từng phần của sản phẩm để biết được bộ phận nào, chuyền nào gây ra lỗi để dễ truy ra nguyên nhân. Đồng thời cũng là một trong những biện pháp cho cơng nhân biết được phải chịu trách nhiệm về những lỗi cẩu thả của mình, như vậy họ sẽ cẩn thận hơn.
c. Bộ phận kiểm tra chất lượng
Bộ phận kiểm tra chất lượng hoạt động xen kẽ với bộ phận sản xuất, đối với một số cơng ty, nĩ thuộc quản lý của bộ phận sản xuất. Nhiệm vụ của bộ phận là phải kiểm tra chất lượng dõi sát sao việc sản xuất hàng trong chuyền để cĩ thể điều chỉnh kịp thời các lỗi. Nếu cĩ thể, cần yêu cầu kỹ thuật của bên buyer đến kiểm tra càng nhiều càng tốt để họ cĩ thể giúp điều chỉnh và chỉ ra những lỗi sai mà vì những lỗi này họ sẽ chận hàng lại trong khâu kiểm tra cuối cùng trước khi cho xuất hàng đi. Nếu trong buổi kiểm tra chất lượng hàng của khách hàng, hàng khơng đáp ứng được tiêu chuẩn cho phép của họ thì trách nhiệm chính thuộc về bộ phận kiểm tra chất lượng. Do đĩ, để đảm bảo hàng hĩa sản xuất theo đúng yêu cầu, bộ phận kiểm tra chất lượng phải thực hiện tốt những yêu cầu sau:
- Nhân viên kiểm hàng phải giỏi và cẩn thận để kiểm tra hàng. Kiên quyết khơng cho hàng đĩng gĩi nếu cĩ lỗi hay sĩt chỉ, hàng cịn dơ. Nếu khơng cũng sẽ bị kiểm tra và khui thùng làm lại, như vậy sẽ tốn thời gian hơn. Cần phải áp dụng tốt quy tắc "Làm đúng ngay từ đầu"
- Lưu giữ tất cả những chỉ dẫn, những tài liệu kỹ thuật, những bản mẫu xét duyệt nguyên phụ liệu cĩ kèm chữ ký xác nhận của bên buyer để đưa ra làm lý lẽ cho mình trong trường hợp bên buyer đưa ra những chỉ dẫn sai.
- Trung thực và vui vẻ tiếp nhận ý kiến của khách hàng và sửa những lỗi sai, vì nếu số lượng mắc lỗi khơng đáng kể, hàng cũng cĩ thể được cho đi.