6. Về nghiên cứu phát triển
3.2.4.1. Giải pháp về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp
Trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nghiên cứu mang lại hiệu quả tốt, nhưng về cơ chế quản lý vẫn cịn nhiều mặt phải đổi mới. Do đĩ, trong thời gian tới các doanh nghiệp này cần phải cải tổ lại bộ máy quản lý của mình theo hướng gọn, hợp lý, cụ thể như sau:
- Nên sát nhập lại bộ phận mua và bộ phận vật tư thành bộ phận quản lý vật tư. Chức năng của bộ phận này nên như sau: mua, giám sát việc giao và nhập các yếu tố đầu vào; tìm hiểu nhà cung cấp mới và tiến hành tuyển chọn họ; quản lý sắp xếp và bảo quản vật tư; thực hiện hiệu quả nguyên tắc: “nhập trước xuất trước” đối với tất cả các loại vật tư; kết hợp với bộ phận tiếp thị và bộ phận sản xuất để cân đối lượng nguyên liệu tồn kho... Nhờ gộp hai bộ phận này giúp cho doanh nghiệp nắm vững lượng xuất nhập, tồn kho hằng ngày và nhờ sự sát nhập này giảm được biên chế, theo dõi sổ sách kịp thời cả về mặt giá trị lẫn mặt hiện vật.
- Bộ phận kế tốn tài chính phải chịu trách nhiệm tính tốn được chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm và kết hợp với phịng bán hàng để xây dựng giá bán bao bì. Vì vậy phịng kế tốn tài chánh ngồi bộ phận về quản lý tài sản, quản lý lương, thì địi hỏi phải cĩ bộ phận kế tốn tổng hợp mà nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổ chức hạch tốn chi phí sản xuất tức giá thành sản phẩm.
- Nên xây dựng bộ tiếp thị và bộ phận bán hàng thành hai bộ phận riêng biệt.
Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: duy trì khách hàng hiện cĩ, tích cực viếng thăm khách hàng tiềm năng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, theo dõi sản xuất từ khâu thiết lập lệnh sản xuất cho đến khi giao hàng, theo dõi doanh số của từng khách hàng, dự đốn xu hướng biến động về doanh số, xác định mức hoa hồng cho khách hàng, kết hợp với các
bộ phận khác trong doanh nghiệp nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn, xác định điều khoản thanh tốn cho từng khách hàng.
Riêng bộ phận tiếp thị: nên hình thành bộ phận nghiên cứu thị trường để xác định thị trường truyền thống và thị trường mục tiêu trong tương lai. Ngồi ra, bộ phận này cần phải: xây dựng mục tiêu doanh số cho doanh nghiệp; theo dõi và đo lường sự thỏa mãn khách hàng; thường xuyên tổ chức các hội thảo, hội nghị với khách hàng nhằm xây dựng những chiến lược bán hàng cũng như phục vụ khách hàng được tốt nhất; đánh giá khách hàng nhằm xác định quy mơ cũng như chiến lược tiếp cận hợp lý để cĩ thể đạt được khách hàng; theo dõi và dự báo nhu cầu lượng nguyên liệu giấy cần sử dụng...
Sau khi xây dựng được cơ chế quản lý, một vấn đề tiếp theo trong đổi mới cơ chế quản lý là xây dựng mối liên hệ trong quản lý giữa các phịng ban với nhau. Mối liên hệ giữa các phịng ban nên được tổ chức như sau:
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất:
Bộ phận sản xuất phải cam kết sản xuất đúng nhu cầu của khách hàng về số lượng, thời gian giao hàng và chất lượng.
Bộ phận sản xuất phải cam kết chuẩn bị nguồn nhân lực để đáp ứng được những đơn hàng gấp cho khách hàng.
Bộ phận sản xuất cam kết phổ biến cho các nhân viên trong phịng biết được những nhu cầu mong đợi của tất cả khách hàng.
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý vật tư: bộ phận quản lý vật tư cam kết đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu về số lượng, thời gian cũng như chất lượng
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận QC: bộ phận QC cam kết những sản phẩm giao cho khách hàng phải đáp ứng về địi hỏi chất lượng của khách hàng và cam kết khơng giao những sản phẩm khơng phù hợp cho khách hàng
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế tốn: bộ phận kế tốn cam kết thực hiện các chứng từ hĩa đơn hợp lệ, nhanh chĩng chính xác, đồng thời phải thường xuyên cung cấp các vấn đề về nợ quá hạn cũng như những khoản nợ khĩ địi cho bộ phận bán hàng để cùng nhau tìm ra biện pháp thích hợp để xử lý.
Ngồi ra, các doanh nghiệp nên xây dựng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên trong quan hệ quản lý và xác lập nội quy hoạt động trong doanh nghiệp.
Giải pháp này giúp cho bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ hơn, giảm được áp lực cơng việc cho từng bộ phận, xây dựng mối quan hệ hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm phục vụ khách hàng được tốt hơn.