VĂN PHÒNG ĐỐINGOẠI BAN HÀNH HÍNH BAN AN NINH AN TOÀN P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P.THỐNG KÊ TIN HỌC P.KINH DOANH - XNK VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ BAN TH.KÊ BAN TIN HỌC BAN TÀI CHÍNH BAN KẾ TOÁN BAN CHẾ ĐỘ BAN QUẢN LÝ VỐN ĐẦU TƯ P.KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ BAN XÂY DỰNG CƠ BẢN BAN KẾ HOẠCH P.KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ BAN ĐB CHẤT LƯỢNG BAN KỸ THUẬT Ghi chú: Qhệ chỉ đạo: Qhệ hiệp đồng: BAN THƯ KÝ ĐỐI NGOẠI ĐỘI XE VĂN PHÒNG P.TỔ CHỨC CÁN BỘ BAN TIỀN LƯƠNG BAN ĐÀO TẠO BAN Y TẾ BAN MARKETTING BAN XUẤT N.KHẨU BAN KINH DOANH BAN KDXD NGOÀI NGÀNH
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
* Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Đối ngoại. Chức năng :
Văn phòng đối ngoại là một cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám Đốc Công ty về công tác quản lý Hành chính, Đối nội, Đối ngoại, An ninh - An toàn.
Nhiệm vụ:
- Quản lý hành chính, đối nội
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình công tác của lãnh đạo công ty.
+ Giải quyết các công việc, sự vụ theo sự ủy quyền của Giám đốc Công ty
+ Chủ trì, phối hợp các đầu mối trong các tác nghiệp có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị. Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của các phòng, ban, đơn vị trình Giám đốc Công ty.
+ Theo dõi, tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức và ghi chép nội dung các cuộc giao ban của Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý hanh chính, văn thư, lưu trư theo các nguyên tắc, chế độ, quy định của Nhà nước và Công ty về công tác Văn thư lưu trữ, bảo mật.
+ Quản lý đất đai, nhà cửa, trang thiết bị, hệ thống điện, nước thuộc khu vực cơ quan công ty. Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa, tu bổ nhà cửa, các tài sản, trang thiết bị cơ quan Công ty.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ Văn phòng của các đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý xe ôtô của cơ quan Công ty, đảm bảo phương tiện đi lại cho ban giám đốc và khối cơ quan, các đơn vị ra công tác tại công ty.
- Nhiệm vụ Đối ngoại:
+ Giao dịch và quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nước và quốc tế đến liên hệ công tác.
+ Tham gia xây dựng đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức các hội nghị trong nước và hội thảo quốc tế của Công ty.
+ Chủ trì phối hợp với phòng TCCB làm thủ tục hành chính cho các đoàn ra, đoàn vào theo phân cấp của Công ty.
+ Tổ chức lễ tân, tiếp khách văn minh, lịch sự, chu đáo.
+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan tuyên truyền thông tin đại chúng.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế; bảo đảm tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
+ Tham gia đàm phán, ký kết và giải quyết các tranh chấp hợp đồng kinh tế, thương mại quốc tế.
- Nhiệm vụ An ninh – An toàn:
Đảm bảo an toàn an ninh an toàn trong trụ sở làm việc của Công ty. Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
+ Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty.
+ Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấp trên cho các đơn vị trong Công ty.
+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong Công ty. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các phương án phòng chống cháy nổ tại các khu vực kho bãi, bồn bể, xe tra nạp của các xi nghiệp.
+ Tổ chức huấn luyện về công tác bảo vệ nội bộ, An ninh - An toàn và phòng chống cháy nổ
+ Theo dõi tình hình An ninh - An toàn và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trong Công ty.
+ Tổ chức kiểm tra, xác minh các trường hợp nghi vấn, hoặc các trường hợp khác theo yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ
+ Phối hợp với chính quyền công an địa phương ngăn ngừa, phòng chống các tệ nạn xã hội tại các địa bàn Công ty hoạt động.
+ Kiểm tra nhắc nhở mọi người thực hiện các chế độ, nội quy an toàn, nội quy Phòng cháy chữa cháy và các quy định khác do Công ty đề ra.
+ Tổ chức tuần tra canh gác, đảm bảo an toàn khu vực nhà điều hành của Công ty.
* Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Đảng – Đoàn thể.
- Đây là một cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đảng uỷ, Giám đốc Công ty về công tác Đảng, Đoàn thể và hướng dẫn các thông tư, nghị định , đường lối của Đảng để Công ty hoạt động và phát triển theo đúng định hướng mà
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Đảng đã đề ra . Ngoài ra còn có nhiệm vụ xây dựng và phát triển Đảng trong quần chúng nội bộ Công ty làm cho chi bộ Đảng của Công ty ngày càng vững mạnh .
- Phổ biến những thông tư, nghị định của Đảng, Đoàn.
- Thường xuyên tổ chức các phong trào, hoạt động bề nổi của đoàn thanh niên tới các Đoàn viên trong Công ty: Thi đua khen thưởng, thể dục thể thao, tình nguyện, các chương trình văn nghệ…
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Thống kê Tin học.
- Làm công tác thống kê và nối mạng tin học trong quản lý
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về quản lý số liệu Xuất, Nhập, Tồn.
- Xây dựng, quản lý, giám sát các định mức theo quy định.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu.
- Biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo công ty và các cuộc Meeting, hội nghị, hội thảo. Chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội nghị, hội thảo của Công ty.
- Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế, bảo đảm tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban Giám đốc: + Tổ chức đầu thầu nhà cung ứng.
+ Thay mặt Giám đốc ký hợp đồng bán hàng . - Xuất nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng hoá.
- Quảng cáo, xây dựng các trang web, tổ chức hội nghị khách hàng…
- Ban kinh doanh ngoài ngành:
+ Phát triển hệ thống các cửa hang bán lẻ
+ Tìm đối tác bán hàng trong lĩnh vực xăng dầu ngoài ngành.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức Cán bộ.
- Giúp Lãnh đạo cơ quan phối hợp với các phòng ban xây dựng quy chế làm việc của Công ty.
- Làm công tác tổ chức nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách. - Đào tạo mới và tổ chức các lớp học về nghiệp vụ cho CBCNV.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán.
- Ban tài chính :
+ Giúp ban Giám đốc đảm bảo tiền vốn để đáp ứng yêu cầu nhập khẩu xăng dầu.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Vay, thanh toán các khoản nợ vay đến hạn. - Ban kế toán thanh toán:
+ Thanh toán các khoản phí: Hội nghị, tiếp khách, xăng xe. + Quyết toán hạng mục chương trình đã đầu tư.
- Ban đầu tư vốn:
Phân tích tài chính các dự án đầu tư tại công ty và ra ngoài Công ty: mua, bán cổ phiếu, trái phiếu…
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Đầu tư.
- Ban kế hoạch:
+ Xây dựng và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm của các đơn vị khác.Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Xây dựng các dự án đầu tư của Công ty: Mua sắm trang thiết bị, xây dựng…
+ Tập hợp hế hoạch của các phòng ban. - Ban xây dựng cơ bản:
+ Quản lý, giám sát các công trình xây dựng, dự án đầu tư. + Hướng dẫn quy trình về đầu tư xây dựng, thủ tục đấu thầu.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật - Công nghệ.
Giúp ban lãnh đạo về các mặt:
- Đảm bảo chất lượng xăng dầu: kiểm tra chất lượng các lô hàng nhập về, tra nạp và tiếp lên tận máy bay.
- Xây dựng quy trình quy định về kỹ thuật, phương tiện vận tải và phương tiện tra nạp.
- Tham gia các dự án về mặt kỹ thuật phương tiện. 2.1.5 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính quản trị.