SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
2.2.3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu tại Công ty.
* Quản lý và sử dụng con dấu.
Văn phòng đối ngoại hoặc Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty hoặc đơn vị thành viên và các con dấu khác của Công ty hoặc đơn vị nếu có.
Cán bộ văn thư của Công ty hoặc đơn vị thành viên được giao trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu theo quy định sau đây:
+ Con dấu để tại trụ sở cơ quan Công ty. Trong trường hợp cần thiết do yêu cầu giải quyết công việc ở ngoài cơ quan, Giám đốc là người quyết định cho phép mang dấu ra ngoài và được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi Công ty.
+ Hết giờ làm việc con dấu được vệ sinh và cất vào nơi quy định.
+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu, kiểm tra kỹ văn bản để đảm bảo đóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh.
+ Cán bộ văn thư của Công ty tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ, không tuỳ tiện mang dấu ra khỏi phòng văn thư hoặc cho người khác tuỷ tiện sử dụng (kể cả người trong công ty). Không giao dấu cho người khác khi chưa
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
được phép bằng văn bản của Chánh văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính.
* Đóng dấu.
+ Dấu được đóng vào văn bản rõ ràng, đúng mầu mực quy định (màu đỏ). .
+ Dấu được đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía trái . Trong một số trường hợp cụ thể như: các bản đề án, kế hoạch, dự án, báo cáo trình hội nghị… muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu Công ty vào tiêu đề Công ty ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu treo).
+ Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng dấu lên chữ ký thì việc đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản do Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định.
+ Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ được huỷ văn bản để làm văn bản khác.
+ Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.