BAN AN NINH AN TOÀN BAN HÀNH CHÍNH TỔ PHỤC VỤ TỔ VĂN THƯ
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
a, Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành toàn diện mọi hoạt động của Văn phòng Đối ngoại.
- Phụ trách công tác tổ chức, quản lý lao động, công tác thi đua, khen thưởng. - Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban thư ký đối ngoại, Ban an ninh an toàn.
b, Phó chánh Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành công việc khi Chánh văn phòng đi vắng.
- Tham gia các chương trình của Công ty như: Chương trình đào tạo nâng cao kiến thức tổng hợp, chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Chánh văn phòng ủy quyền. - Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban hành chính, Đội xe Văn phòng.
c,Ban thư ký. Chức năng:
Ban thư ký có chức năng giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các mối quan hệ điều hành sản xuất kinh doanh, tiếp khách giao dịch và các công tác đối ngoại khác phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh. Giúp ChánhVăn phòng thực hiện công tác tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình công tác của Lãnh đạo Công ty.
Nhiệm vụ:
+ Dự kiến kế hoạch, chương trình công tác tuần, quý, tháng, năm của Lãnh đạo Công ty và giúp Lãnh đạo Công ty thực hiện kế hoạch, chương trình công tác đã được phê duyệt.
+ Tiếp nhận, tổng hợp văn bản trình Lãnh đạo Công ty, phối hợp các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Lãnh đạo Công ty.
+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho các cuộc họp giao ban tuần, tháng. Phối hợp với các phòng ban chức năng có liên quan chuẩn bị nội dung họp giao ban quý và các hội nghị khác của Công ty theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Biên dịch, phiên dịch các tài liệu của lãnh đạo Công ty và các cuộc họp hội nghị, hội thảo, meeting khi có yêu cầu, chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội nghị hội thảo của Công ty.
+ Làm các thủ tục hành chính cho các đoàn ra, đoàn vào.
+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan tuyên truyền thông tin đại chúng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
d, Ban hành chính. Chức năng
Ban hành chính có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Giám Đốc Công ty quản lý công tác Hành chính, Văn thư lưu trữ của Cơ quan Công ty, hướng dẫn nghiệp vụ Hành chính, Văn thư cho các đơn vị thuộc Công ty. Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị của Cơ quan Công ty, tạo điều kiện và môi trường làm việc tốt cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo trật tự, an ninh trong cơ quan Công ty.
Nhiệm vụ
+ Thực hiện công tác nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ - Bảo mật theo quy định quy chế của Nhà nước và của Công ty, tổ chức thực hiện thống nhất việc ban hành, phát hành tài liệu, văn bản của Cơ quan Công ty theo quy định.
+ Tiếp nhận, phân loại và trình Lãnh đạo Văn phòng văn bản đến. Chuyển văn bản đến các đơn vị có chức năng được giao theo dõi và thực hiện nội dung văn bản.
+ Thực hiện thống nhất chế độ quy định của Nhà nước và của Công ty về công tác Văn thư – Lưu trữ - Bảo mật; kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Công ty; xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm của ngành, theo dõi kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch; tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ ở các phòng ban Cơ quan Công ty thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Công ty để quản lý và khai thác.
+ Quản lý và sử dụng các con dấu của Công ty, Văn phòng Công ty và các con dấu chức danh theo đúng quy định của pháp luật.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Sao chụp tài liệu để ban hành văn bản phục vụ hội nghị do cơ quan của Công ty tổ chức.
+ Vận hành chế độ điện thoại, fax của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Mua vé máy bay, sách báo, văn phòng phẩm cho cơ quan Công ty. + Quản lý tài sản, đất đai, nhà cửa của Cơ quan Công ty (bao gồm trụ sở làm việc và trang thiết bị).
+ Quản lý, vận hành, bảo dưỡng hệ thống điện, nước, điều hòa nhiệt độ và các thiết bị khác tại trụ sở Cơ quan Công ty.
+ Kiểm tra, theo dõi, quản lý trang thiết bị, tài sản các phòng ban làm việc tại trụ sở Công ty; lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa hàng năm đối với tài sản, trang thiết bị của Cơ quan công ty
+ Đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường tại trụ sở cơ quan Công ty, phòng làm việc của Lãnh đạo Công ty và phòng họp. Hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong cơ quan thực hiện nếp sống, làm việc văn minh, gọn gàng, ngăn nắp theo nội quym quy định của Cơ quan Công ty.
+ Bảo đảm, duy trì trật tự, an ninh trơng cơ quan Công ty, phòng chống cháy nổ, bão lụt; phối hợp với địa phương về công tác an ninh trật tự, quốc phòng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
* Tổ phục vụ: Chức năng chung
Nhân viên tổ phục vụ có chức năng giúp Trưởng ban Hành chính thực hiện công tác quan lý, sử dụng thiết bị của cơ quan Công ty, tạo điều kiện và môi trường làm việc tốt trong cơ quan Công ty.
Nhiệm vụ
•Tạp vụ
Nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ làm công tác vệ sinh cơ quan công ty.
•Điện nước
Nhân viên điện nước có nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo dưỡng hệ thống điện nước, điều hòa và các thiết bị khác tại cơ quan.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Nhân viên phòng lễ tân đảm nhiệm ba nhiệm vụ chính đó là:
+ Đón và hướng dẫn khách đến làm việc tại trụ sở Cơ quan Công ty. + Quản lý sắp xếp phòng phục vụ hội họp.
+ Dọn phòng làm việc của Ban Giám đốc.
* Tổ văn thư:
•Tổng đài
Chức năng:
Nhân viên Tổng đài có chức năng đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan tới điện thoại và Fax.
Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên tổng đài là:
+ Nhận và chuyển điện thoại từ ngoài cơ quan tới các phòng ban trong công ty.
+ Nhận, chuyển Fax từ ngoài tới cơ quan Công ty và Fax đi khi có yêu cầu từ các phòng ban.
•Văn thư - Lưu trữ.
Chức năng:
Tổ Văn thư - Lưu trữ ban Hành chính Đối ngoại là bộ phận chuyên môn giúp việc có chức năng giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Nhiệm vụ và quyền hạn trong công tác văn thư: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cán bộ Văn thư căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Đối ngoại xây dựng các chế độ, quy định của Công ty về công tác Văn thư – Lưu trữ.
+ Giúp Chánh văn phòng đối ngoại xây dựng kế hoạch trình Giám đốc Công ty phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan trực thuộc Công ty.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Giúp Chánh Văn phòng đối ngoại xây dựng kế hoạch trình giám đốc phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và Công nghệ vào công tác Văn thư - Lưu trữ.
+ Phối hợp với phòng Tổ chức – Cán bộ và các đơn vị, cơ quan trực thuộc Công ty hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn Văn thư -Lưu trữ cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
+ Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Văn thư - Lưu trữ theo quy định.
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng, đóng dấu và đóng mức mật, khẩn.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu. + Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản.
+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu giấy đi đường cho CBCNV khối cơ quan Công ty.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty và các loại con dấu khác. + Các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư.
Nhiệm vụ và quyền hạn trong công tác lưu trữ:
+ Hướng dẫn và kiểm tra các phòng chức năng Cơ quan, các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện thống nhất chế độ quy định, nguyên tắc về quản lý công tác - Lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Công ty.
+ Lập kế hoạch kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trữ kinh phí thường xuyên của lưu trữ Công ty.
+ Thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các phòng chức năng cơ quan, các đơn vị trực thuộc đến thời hạn nộp và lưu vào kho lưu trữ Công ty.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Quản lý Kho lưu trữ Công ty.
+ Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu dự trữ.
e, Đội xe. Chức năng:
Độ xe có chức năng chính là : Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, điều phối, vận hành các phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Công ty và các đoàn khách của Công ty.
Nhiệm vụ:
+ Quản lý, bố trí người điều khiển xe theo quy định pháp luật về an toàn giao thông và quy định khác của Công ty.
+ Lập kế hoạch, dự trù kinh phí xăng dầu, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe theo quy định của Nhà nước về quản lý kỹ thuật xe.
+ Lập kế hoạch điều động xe phục vụ công tác căn cứ vào kế hoạch đăng ký của đơn vị.
+ Phối hợp với các phòng Tài chính - Kế toán, Thống kê – Tin học quản lý cấp phát, thanh quyết toán về sử dụng xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng xe.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.
f, Chức năng và nhiệm vụ của phòng An ninh - An toàn. Chức năng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên phòng An ninh – An toàn đảm nhiệm chức năng sau:
+ Đảm bảo an ninh an toàn trong khu vực trụ sở làm việc của Công ty. + Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
+ Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty.
+ Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấp trên cho các đơn vị trong Công ty.
+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong Công ty. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các phương án