SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
2.2.3.1.4Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Nội dung yêu cầu lập hồ sơ tài liệu.
- Nội dung của việc lập hồ sơ.
+ Mở hồ sơ dựa vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan đã được duyệt, các cán bộ, chuyên viên tiến hành mở hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản bìa ,hồ sơ.
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ. - Yêu cầu của việc lập hồ sơ
+ Hồ sơ được lập, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban nghiệp vụ trong cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên.
+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
+ Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác.
* Thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trưc Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ khi công việc kết thúc.
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
+ Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty/Lưu trữ đơn vị thành viên, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
- Thủ tục giao nộp tài liệu.
Khi giao nộp tài liệu,đã lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ Công ty mỗi bên 01 bản.
* Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty/lưu trữ đơn vị.
- Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên.
- Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Thủ trưởng phòng Tổ chức Hành chính có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên.
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng thuộc cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên về việc lập hồ sơ bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ Công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành viên.
- Tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên khi được giao giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình đã làm.
+ Các phòng hoặc cá nhân trong cơ quan giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định.
+ Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều đã bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm.
2.2.3.2 Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu tại Công ty. 2.2.3.2.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam. * Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu:
- Xác định giá trị tài liệu đảm bảo vĩnh viễn. - Xác định tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Công ty hoặc đơn vị thành viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Công ty hoặc đơn vị thành viên đã thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên về việc quyết định:
+ Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ lại bảo quản. + Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tại cơ quan Công ty gồm có:
+ Chánh văn phòng Đối ngoại Công ty: Chủ tịch hội đồng. + Đại diện lãnh đạo các phòng có tài liệu: Uỷ viên.
+ Đại diện của Lưu trữ Công ty: Uỷ viên thư ký. Tại các đơn vị thành viên gồm có:
+ Cấp phó của người đứng đầu đơn vị: Chủ tịch Hội đồng. + Đại diện lãnh đạo các phòng có tài liệu: Uỷ viên
+ Đại diện Lưu trữ đơn vị: Uỷ viên thư ký. - Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
+ Từng thành viên Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, đối với Danh mục tài liệu hết giá trị thì kiểm tra thực tế tài liệu trước khi có ý kiến tiêu hủy.
+ Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.
+ Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định.
* Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Thẩm tra tài liệu trước khi tiêu huỷ:
+ Tổng Công ty Hàng không Việt nam thẩm định tài liệu của cơ quan Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trước khi tiêu huỷ.
+ Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thẩm định tài liệu của các đơn vị thành viên trước khi tiêu huỷ.
- Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Giám đốc Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ Công ty sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam.
+ Thủ trưởng các đơn vị thành viên quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ đơn vị sau khi có văn bản thẩm định của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của Giám đốc công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Khi tiêu huỷ tài liệu, huỷ hết thông tin tài liệu.
- Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy của văn phòng hoặc của cá nhân có tài liệu.
+ Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: * Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. * Danh mục tài liệu hết giá trị.
* Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu.
* Văn bản thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị của cấp có thẩm quyền. * Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền. * Biên bản huỷ tài liệu và các tài liệu có liên quan.
Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được bảo quản tại cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.
2.2.3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Hàng năm Lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên, phối hợp với các phòng, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu thu thập.
+ Phối hợp với các phòng, các cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. + Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2.3.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Giám đốc công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu của tài liệu sau khi chỉnh lý: + Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. + Hệ thống hoá và lập mục lục hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN – VTTƯ ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
2.2.3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng các đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo những nội dung sau:
+ Xây dựng và bố trí kho lưu trữ theo dúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nẫm mốc, khử axít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu.
+ Tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
+ Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
2.2.3.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Các phòng, hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác để giải quyết công việc của Công ty, đơn vị thành viên.
+ Các Cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học và những mục đích chính đáng khác.
* Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu.
+ Các phòng hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính.
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên.
+ Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ.
+ Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu đều tuân thủ nội quy kho lưu trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của Công ty hoặc đơn vị.
* Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Trường hợp cần mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trường hợp cần mang tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên.
* Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu loại mật bảo quản tại lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên.
- Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.
- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao, chụp tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do Lưu trữ Công ty/đơn vị thành viên thực hiện.
2.2.4 Đánh giá, nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.2.4.1 Thuận lợi trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty.
- Công tác Văn thư lưu trữ của Công ty được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, nên công tác này của Công ty được thực hiện một các khoa học và đảm được tính pháp lý của công tác Văn thư theo quy định của Nhà nước.
- Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty cũng như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận Văn thư trong Công ty được đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, máy móc…tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên văn thư.
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng… Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ của Công ty cần gửi nhanh thì văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện thì hiện nay văn thư có thể liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, Fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện.
- Phòng văn thư được bố trí bao gồm 04 nhân viên, họ đều là những người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty.
- Về nghiệp vụ Văn thư, với hệ thống máy móc, trang thiết bị cũng như đội ngũ CBCNV hiện nay thì Công tác văn thư được thực hiện khá tốt, có khả năng đáp ứng được nhu cầu công tác văn thư hàng ngày của cơ quan Công ty.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Phòng văn thư được bố trí ngay đối diện cửa chính của trụ sở làm việc cơ quan nên việc tiếp nhận và giải quyết văn bản được thực hiện một cách khá nhanh chóng, thuận tiện.
2.2.4.2 Những khó khăn, trở ngại trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty.
Bên cạnh những thuận lợi thì công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty còn có không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ giải quyết từ phía Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này.
- Còn chịu ảnh hưởng của thời bao cấp trong công tác quản lý cũng như tổ chức thực hiện công việc. CBCNV làm việc còn thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc hoàn toàn mang tính chất thủ