34.01/1/XDHK).
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài:
* Phần ghi trong sổ:
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
ĐẾN Số đến………. Số đến………. Ngày đến………. Chuyển……… Lưu hồ sơ số……….
TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
Năm 2009
Quyển số: 01
Từ số 01………Đến số……… Từ ngày 01/01/2009………..Đến ngày…...
Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày, Tháng văn bản
Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 05/01/09 01 Bộ Tài chính 408/TB.BTC 30/12/08
Thông báo quyết toán kinh phí bảo quản xăng dầu dự trữ
quốc gia năm 2007
GĐ, P.XNK , P.TCK, P.TCK, P.KDĐT Nga 6/1/09 02 Tổng Công ty Hàng không Việt Nam 01/VPĐN 5/01/09 Mời dự tổng kết năm 2008 và giao kế hoạch năm 2009
GĐ, PGĐ(Thành) Nghĩa PGĐ(Thành) Nghĩa 05/01/09 03 Ban chỉ huy quân sự quận Long Biên 04/CV- BCh 02/01/09 Tổ chức chi trả phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ chỉ huy các
đơn vị tự vệ PGĐ(Hùng), P.TCCB, P.TCKT, P.KHĐT Tuấn
Lưu ý: Những văn bản do lãnh đạo Công ty, các phòng nghiệp vụ thuộc cơ quan Công ty nhận trực tiếp đều được chuyển lại Văn thư Công ty để đăng ký văn bản đến theo quy định.
Bước 2: Trình chuyển giao văn bản đến.
- Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng kí văn bản đến, cán bộ văn thư công ty đã thực hiện như sau:
Trước tiên, cán bộ văn thư chuyển Chánh văn phòng xử lý, kí vào phiếu trình văn bản rồi thực hiện việc trình Lãnh đạo Công ty xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng kí tại văn thư Công ty. (Đối với văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo công ty) .
Trường hợp văn bản gửi đến vào cuối giờ chiều của ngày làm việc thì cán bộ văn thư trình vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau .
Đối với những văn bản thông thường gửi đến Công ty thuộc chức năng nhiệm vụ của các phòng thì Chánh văn phòng phê chuyển ngay các văn bản đến các phòng đó để giải quyết.
- Sau khi lãnh đạo Công ty đã có ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản được chuyển trở lại văn thư Công ty để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản đến.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Sau đó văn thư Công ty lưu bản gốc, sao gửi các đầu mối theo bút phê của Lãnh đạo Công ty.
Các văn bản do bộ phận văn thư Công ty chuyển đến các phòng ban thì đã được nhân viên của phòng đó kí nhận vào sổ giao nhận văn bản của văn thư Công ty .
- Sau đó nhân viên đã ký nhận văn bản của phòng chuyển văn bản đến cho Trưởng phòng xin ý kiến phân phối, rồi chuyển văn bản tới các bộ phận theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phòng theo BM 34.03/1/XDHK như sau:
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY
Ngày tháng chuyển
Số, ký hiệu hoặc nơi gửi văn bản
Số lượng văn bản hoặc số bì Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản hay bì Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 05/01/09 42/XDMN-TCCH 01 P.TCKT Thắng
05/01/09 XNXDHKMNam 02 Vân + Nga
(KTTH) Nga
05/01/09 97/PJCO 2009 01 PGĐ .Thành Thành
Trường hợp văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ thì nhân viên ký nhận văn bản phòng có trách nhiệm chuyển trả ngay cho văn thư Công ty để cán bộ văn thư chuyển đúng địa chỉ mà không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác.
- Khi nhận được bản chính của Fax đến, cán bộ văn thư Công ty đã làm thủ tục đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến( số và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đã đăng ký Fax) và thực hiện việc chuyển cho phòng ban cá nhân nhận bản Fax.
- Đối với các văn bản “khẩn”, “hoả tốc”, “thượng khẩn” có hẹn giờ cán bộ văn thư đã trình Chánh Văn phòng ngay sau khi nhận được văn bản. Nếu các văn bản này được gửi đến công ty ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ cơ quan báo ngay cho Chánh văn phòng để giải quyết kịp thời. Các loại văn bản khác, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận và giữ gìn cẩn thận để đầu giờ ngày làm việc hôm sau bàn giao lại cho cán bộ văn thư Công ty.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Giám đốc Công ty/ Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Giám đốc/Cấp phó của Thủ
Trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc/ Thủ trưởng đơn vị thành viên và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực đựơc phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến, lãnh đạo Công ty/ đơn vị thành viên giao cho một phòng (bộ phận) hoặc một cá nhân giải quyết. Phòng (bộ phận) hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vản bản đến theo thời hạn được quy định trong văn bản hoặc thời hạn được giao.
- Chánh văn phòng Đối ngoại/Trưởng phòng tổ chức Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các phòng nghiệp vụ theo thời hạn quy định tại văn bản hoặc thời hạn mà lãnh đạo Công ty/đơn vị thành viên yêu cầu xử lý (Sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến – theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
- Ban thư ký Đối ngoại – Văn phòng đối ngoại bộ phận được giao trách nhiệm tại các đơn vị thành viên có trách nhiệm hàng tuần tổng hợp, theo dõi các văn bản đã chuyển đến các phòng, đơn vị để giúp lãnh đạo Văn phòng Đối ngoại/ Phòng Tổ chức Hạnh chính kiểm tra, đôn đốc, triển khai xử lý văn bản và giải quyết công việc theo ý kiến đã chỉ đạo.
2.2.3.1.2Công tác quản lý văn bản đi.
BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN TRONG 3 NĂM TRỞ LẠI ĐÂY (2006 – 2008).
Năm Số lượng Ghi chú
2006 848 Văn bản
2007 1116 Văn bản
2008 1286 Văn bản
6 tháng đầu năm 2009 759 Văn bản
(Nguồn : Phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty)
Tất cả văn bản do Công ty phát hành đều đã được quản lý theo trình tự sau:
Thứ nhất: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bảo đảm đúng quy định của Nhà nước.
Thứ hai: Ghi số, ngày, tháng của văn bản do Công ty ban hành theo quy định đăng ký văn bản đi. Số của văn bản được đánh số theo hệ thống số chung của Công ty do cán bộ văn thư của Công ty thống nhất quản lý.
Thứ ba: Đăng ký văn bản đi:
Cán bộ văn thư của Công ty đã thực hiện vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu sổ của Cục lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu BM 34.02/1/XDHK).
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài: * Phần ghi trong sổ: Số ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8
01/XDHK-XNK 05/01/09 Thông báo tra nạp nhiên liệu bay theo yêu cầu SO1130361&1152257WFS. M.Bình XNXDHKMBắc Hà 02 Hà 02/XDHK-VPĐN 05/01/09 Đề nghị xin cấp thẻ nhận dạng 2009 Hùng Tổng công ty Hàng không Việt Nam.
Thương