5. Kết cấu của luận văn
2.4.3. Tình hình tổ chức đào tạo tại HiPT Group
Hiện tại, HiPT Group áp dụng hai hình thức đào tạo là đào tạo bên ngoài và đào tạo nội bộ. Đào tạo nội bộ là các khóa đào tạo do công ty tự tổ chức. Đào tạo nội bộ thường tập trung vào: Đào tạo định hướng nhân viên mới, đào tạo trong công việc, tổ chức các cuộc hội thảo nội bộ. Đào tạo bên ngoài thường áp dụng
phương pháp cử người lao động đi học các lớp bên ngoài, bao gồm: thi các chứng chỉ trong nước và nước ngoài, tham gia các lớp học.
2.4.3.1. Đào tạo nội bộ
a) Đào tạo định hướng nhân viên mới.
Đào tạo định hướng nhân viên mới dành cho nhân viên trong giai đoạn thử việc, nhân viên đã ký hợp đồng lao động chính thức nhưng chưa được đào tạo kiến thức chung về HiPT Group.
Nội dung chủ yếu tập trung vào: các thông tin chung về HiPT Group, hệ thống quản lý chất lượng, nội quy lao động, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự.
Khóa đào tạo này thường được tổ chức tại trụ sở chính của Tập đoàn, giảng viên nội bộ giảng dạy theo phương pháp sử dụng kỹ thuật nghe nhìn. Mỗi nội dung do cán bộ nhân viên của các ban có liên quan trình bày. Tần xuất tổ chức lớp đào tạo này là 1 tháng 1 lần, quy mô lớp học vào khoảng 35 người/lớp. Tuy nhiên do số học viên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng nên thực tế số lớp đã tổ chức ít hơn. Năm 2007 tổ chức 4 lớp, năm 2008 là 5 lớp, năm 2009 là 4 lớp. Như vậy, trung bình cứ 3 tháng Tập đoàn tổ chức 1 khóa đào tạo định hướng. Điều này dẫn đến tình trạng có những nhân viên đã vào Tập đoàn sau ba tháng mới tham gia lớp đào tạo định hướng. Vì vậy, ban đầu họ bị thiếu thông tin về các quan điểm chính sách, giảm sự gắn kết với công ty. Mặt khác, nhân viên sẽ không thấy hào hứng khi tham gia lớp học định hướng bởi họ đã tự tìm hiểu thông tin trong quá trình làm việc trước đó.
Bảng 2-7. Tình hình tham gia đào tạo định hướng năm 2009
Lớp định
hướng Thời gian
Số nhân viên tuyển mới Quy mô lớp học Số người tham gia thực tế Tỷ lệ người tham gia thực tế (%) Đợt 1 1/12/2008- 20/3/2009 40 40 39 97.5 Đợt 2 21/3-25/5 35 35 33 94.3 Đợt 3 26/5-31/8 35 35 30 85.7 Đợt 4 1/9-25/11 36 35 24 68.6 Trung bình _ _ 36 32 86.5
Nguồn: Ban Tổ chức nhân sự HiPT Group
Dựa vào bảng trên, ta thấy 100% số nhân viên mới đều được tham gia đào tạo định hướng. Tuy nhiên số người tham gia thực tế trung bình chỉ chiếm 86.5%. Tỷ lệ nhân viên tham gia so với kế hoạch theo từng đợt có xu hướng giảm dần.
Nguyên nhân có thể do người lao động không hứng thú với khóa đào tạo này nên tỷ lệ tham gia không được 100%.
Để đánh giá tình hình tổ chức lớp đào tạo định hướng, em đã tham gia và khảo sát khóa học định hướng nhân viên mới tổ chức tại HiPT Group vào ngày 23/3/2010 và thu được các kết quả sau.
Bảng 2-8 Kết quả tổ chức lớp đào tạo định hướng nhân viên mới ngày 23/3/2010
Tiêu chí Kế hoạch Thực hiện Thực hiện so
với kế hoạch Số học viên (người) 25 17 68% Thời gian 8h30 – 11h30 9h – 11h40 Muộn hơn so với dự kiến 30 phút
Thời lượng 3 tiếng 2 tiếng 40 phút Ngắn hơn so với dự kiến Đi muộn 3 người chiếm tỷ lệ 12%, muộn tối đa 5 phút. 9 người chiếm tỷ lệ 52.94% trên số người có mặt, muộn tối đa 1 tiếng 47 phút.
Vượt kế hoạch 6 người.
Dựa vào bảng trên ta thấy, số lượng học viên tham gia khóa học chỉ chiếm 68% so với dự kiến. Bên cạnh đó, số người đi muộn nhiều chiếm tới 52.94%, vào lác đác trong buổi học khiến cho tiến trình học bị chậm và ảnh hưởng đến tâm trạng của người đến đúng giờ và giảng viên. Tình trạng này cũng xảy ra khá phổ biến với các khóa đào tạo nội bộ khác mặc dù công ty đã tạo điều kiện cho các học viên về thời gian (các khoá đào tạo nội bộ thường diễn ra trong thời gian làm việc, nhân viên tham gia đào tạo vẫn được tính là thời gian làm việc). Số người làm việc riêng và nói chuyện, không chú tâm vào buổi học là 4 người chiếm 23,5%. Lớp học có ít ý kiến tham gia đóng góp. Giảng viên đã đảm bảo truyền đạt các thông tin cần đưa tới học viên nhưng chưa tạo được sự sôi nổi trong lớp học. Với tình trạng đi muộn và không chú ý lắng nghe của học viên có thể thấy ý thức của người tham gia về vấn đề đào tạo định hướng chưa cao và chương trình xây dựng chưa đủ sức thu hút với học viên.
b) Đào tạo trong công việc
Đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, người học sẽ học các kiến thức từ công việc thực tế tại nơi làm việc dưới sự chỉ dẫn của người hướng dẫn. Thông thường người hướng dẫn là trưởng đơn vị, bộ
phận. Tuy nhiên hoạt động giới thiệu một cách chính thức người hướng dẫn cho nhân viên mới diễn ra không thường xuyên. Nhân viên tự thực hiện các công việc khi gặp vướng mắc sẽ tự hỏi đồng nghiệp. Việc này hạn chế sự trao đổi học hỏi của họ. Nhiều khi nhân viên mới ngại hỏi, người quản lý bận việc không chủ động đào tạo dẫn đến hiệu quả của hoạt động này chưa cao. Đối với các nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật, các trưởng bộ phận thường hướng dẫn theo hình thức tổ chức các buổi thảo luận hướng dẫn tập trung cho các nhân viên mình quản lý.
c) Hội thảo/đào tạo nội bộ
Các khóa hội thảo/đào tạo nội bộ được tổ chức với mục đích trao đổi kiến thức kinh nghiệm nội bộ. Hình thức này có thể tổ chức thành hai cấp độ: hội thảo trong phạm vi phòng ban/đơn vị và hội thảo trong phạm vi Tập đoàn.
Đối tượng tham gia các khóa đào tạo cấp phòng ban/đơn vị là nhân viên của phòng ban/đơn vị đó vì vậy tỷ lệ tham gia thường là 100%. Các khóa hội thảo đào tạo nội bộ cấp Tập đoàn dành cho đối tượng là cán bộ nhân viên của các phòng ban có liên quan.
Phương pháp sử dụng thường là phân công thuyết trình trên lớp, quá trình giảng dạy có sử dụng các phương tiện nghe nhìn như projector.
Về nội dung đào tạo, một số khóa học kỹ năng do các cán bộ nhân viên hoặc trưỏng nhóm thực hiện thường tổ chức trong ngắn hạn vì vậy chưa bao quát được hết các nội dung cũng như các thắc mắc của người học. Tình trạng này lặp lại nhiều lần khiến cho sự hứng thú của cán bộ nhân viên đối với các khóa đào tạo sau giảm sút.
Thông thường các lớp hội thảo đào tạo nội bộ thường được tổ chức thành các khóa học kỹ năng ngắn hạn (3-4 ngày). Tuy nhiên do hạn chế về kỹ năng sư phạm, thiếu nguồn giảng viên nội bộ cộng với điều kiện thời gian không cho phép nên tỷ lệ tổ chức các lớp đào tạo nội bộ ở các phòng ban khá thấp và không thường xuyên.
Hiện nay, HiPT Group đang tập trung mở các khóa hội thảo đào tạo nội bộ cho cấp quản lý. Một số khóa đã tổ chức trong năm 2009 là huấn luyện hiệu quả (7/2009), giao việc hiệu quả (8/2009), đánh giá hiệu quả công việc (10/2009). Đối với nhân viên kinh doanh và nhân viên bảo hành, Tập đoàn đã tổ chức các khóa đào tạo là kỹ năng thuyết trình, kỹ năng chăm sóc khách hàng. Với quy mô công ty là 400 nhân viên thì tỷ lệ tổ chức các buổi hội thảo là khá thấp.
Đội ngũ giảng viên nội bộ hiện nay là các cán bộ nhân viên của Tập đoàn, số lượng giảng viên này còn khá khiêm tốn và yếu về kỹ năng giảng dạy. Đa số các
những người đứng lớp chưa được đào tạo về kỹ năng sư phạm. Do đó, khả năng truyền đạt và lôi cuốn người học còn hạn chế. Vì vậy, trong một số buổi học giảng viên chưa đủ sức thuyết phục đối với học viên. Tình trạng này cộng với việc thiếu thời gian đào tạo và người học chưa có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của đào tạo dẫn đến việc học viên nhiều khi không quan tâm chú ý đến các khóa đào tạo nội bộ, có góp mặt nhưng không thực sự tham gia nhiệt tình. Mặt khác, một chương trình đào tạo thường yêu cầu có nội dung phù hợp với nhu cầu công việc nên tốn nhiều thời gian và công sức để xây dựng, thêm vào đó là sức ép của công việc đang thực hiện khiến cho ít cán bộ nhân viên muốn lập khóa đào tạo chuyển giao tri thức nội bộ Tập đoàn.
2.4.3.2. Đào tạo bên ngoài
Đối với đào tạo bên ngoài, phương pháp tổ chức đào tạo là phương pháp đào tạo theo hình thức gửi đi học ở các trường lớp bên ngoài.
Các khoá đào tạo tổ chức theo phương pháp cử đi học các trường lớp đào tạo bên ngoài thường tập trung vào các nội dung đào tạo chính là: đào tạo kỹ năng mềm; học và thi các chứng chỉ kỹ thuật công nghệ thông tin, đào tạo các kiến thức bổ trợ cho công việc.
Tình hình nhân viên tham gia các lớp học bên ngoài được thể hiện theo bảng dưới đây:
Bảng 2-9 Tình hình đào tạo bên ngoài qua các năm của HiPT Group
Năm Nội dung đào tạo
Số nhân viên được cử đi
học Mức độ hoàn thành Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Không đạt Đạt Số lượng % Số lượng % 2007 Kỹ năng mềm 91 50.84 1 1.1 90 98.9
Đào tạo kiến thức
khác 7 3.91 0 0 7 100 Học (Thi) chứng chỉ kỹ thuật 81 45.25 6 7.4 1 75 92.59 Tổng 179 100 7 3.91 172 96.09 2008 Kỹ năng mềm 57 52.78 0 0 57 100
Đào tạo kiến thức
khác 10 9.26 0 0 10 100
Học (Thi) chứng
chỉ kỹ thuật 41 37.96 1
2.4
Năm Nội dung đào tạo
Số nhân viên được cử đi
học Mức độ hoàn thành Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Không đạt Đạt Số lượng % Số lượng % Tổng 108 100 1 0.93 107 99.07 2009 Kỹ năng mềm 98 63.23 0 0 98 100
Đào tạo kiến thức
khác 22 14.19 0 0 22 100
Học (Thi) chứng
chỉ kỹ thuật 35 22.58 0 0 35 100
Tổng 155 100 0 1.1 155 100
Nguồn: Ban Tổ chức nhân sự HiPT Group
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Tập đoàn luôn khuyến khích các nhân viên tham gia thi các chứng chỉ kỹ thuật và tiếng Anh. Các khoá học và thi chứng chỉ kỹ thuật thường dành cho nhân viên kỹ thuật. Theo bảng trên tỷ lệ tham gia và đạt được các chứng chỉ kỹ thuật của nhân viên kỹ thuật là 92.59% năm 2007, 97.56% năm 2008,100% năm 2009. Tỷ lệ này cao và có xu hướng tăng qua các năm. Điều này một phần do chính sách của công ty quy định nhân viên tham gia thi chứng chỉ nếu không đạt thì cán bộ nhân viên sẽ phải tự bỏ chi phí để học (thi) lại và cam kết hoàn thành khoá học (thi). Nhờ vậy tỷ lệ nhân viên đạt được yêu cầu đối với các khóa học này khá cao.
Các khoá học kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình đàm phán, kỹ năng chăm sóc khách hàng thường dành cho các nhân viên kinh doanh. Nhân viên văn phòng và quản lý cũng được đào tạo kỹ năng mềm như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý sự thay đổi. Đối tượng là quản lý được chú trọng đào tạo các kỹ năng quản lý. Do đó, nội dung đào tạo kỹ năng mềm chiếm tỷ lệ cao nhất trong các nội dung đào tạo và có xu hướng tăng qua các năm: năm 2007 là 50.84%, 2008 là 52.78%, năm 2009 là 63.23%. Nhân viên kỹ thuật cũng tham gia một số khoá học kỹ năng mềm nhưng tỷ lệ thấp hơn các đối tượng khác.
Đào tạo kiến thức khác là các kiến thức chuyên biệt bổ trợ cho từng loại công việc cụ thể. Như vậy, có thể thấy tập đoàn rất chú trọng vào việc đào tạo các kỹ năng mềm và kiến thức về kỹ thuật cho các nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật khi tỷ lệ các nội dung này trong cơ cấu nội dung đào tạo là khá cao.
Bên cạnh đó, dựa vào thống kê về mức độ hoàn thành khoá học hay chất lượng học tập của học viên ở bảng trên có thể thấy tỷ lệ hoàn thành khoá học khá cao: năm 2009 tỷ lệ hoàn thành các khoá đào tạo là 100%. Có thể thấy, đa số nhân viên cử đi học rất có trách nhiệm với khoá đào tạo mà mình tham dự.
Tỷ lệ nhân viên được đào tạo chia theo loại lao động được trong năm 2009 như sau:
Bảng 2-10. Tỷ lệ nhân viên tham gia các lớp đào tạo bên ngoài phân theo từng đối tượng cụ thể (năm 2009)
Loại lao động Tổng số lao động (người)
Số lao động được cử đi đào
tạo (người)
Tỷ lệ lao động từng loại được cử đi đào tạo so với Tổng số lao
động được cử đi đào tạo (%)
Tổng số lao động theo từng loại (%) Quản lý 53 44 28.39 83 Nhân viên kỹ thuật 147 45 29.03 30.60 Nhân viên kinh doanh 97 35 22.58 36.10
Nhân viên văn
phòng 120 31 20 25.83
Tổng 417 155 37.17 -
Nguồn:Hồ sơ đào tạo 2009- Ban tổ chức nhân sự HiPT Group
Dựa vào bảng trên có thể thấy, tỷ lệ lao động theo từng loại được cử đi học bên ngoài xét trong cơ cấu loại hình lao động có tỷ lệ tương đương nhau, nhiều nhất là nhân viên kỹ thuật (29.03%), kế đến là quản lý (28.39%), nhân viên kinh doanh (22.58%), nhân viên văn phòng (20%). Trung bình, số nhân viên được cử đi đào tạo tại HiPT Group là 37.17% phù hợp với khả năng và chi phí dành cho đào tạo bên ngoài.
Tuy nhiên, khi xét tỷ lệ nhân viên được cử đi đào tạo so với tổng số lao động hiện có theo từng loại thì cho thấy năm 2009 HiPT Group tập trung đào tạo đội ngũ quản lý, với 83% số lao động quản lý được cử đi đào tạo. Điều này phù hợp với chiến lược phát triển của HiPT Group, đó là tập trung phát triển đội ngũ lao động quản lý, đảm bảo khả năng quản lý, điều hành khi Tập đoàn mở rộng quy mô hoạt động.
Số nhân viên kỹ thuật được cử đi đào tạo chỉ chiếm 30.6%. Điều này có thể lý giải bởi 2 nguyên nhân. Thứ nhất là đa số nhân viên kỹ thuật đã được cử đi học
và thi chứng chỉ kỹ thuật của các hãng từ những năm trước, do đó có khoảng 98% số nhân viên kỹ thuật đã từng trải qua các khoá đào tạo khi làm việc tại HiPT Group. Hai là, các khoá đào tạo về kỹ thuật thường có chi phí lớn, người được cử đi đào tạo cần phải ký cam kết đào tạo nên người lao động trong diện này không phải lúc nào cũng sẵn sàng tham gia.
Nhân viên kinh doanh trong HiPT Group chia theo nhiều mảng sản phẩm khác nhau, ngoài các kỹ năng mềm được đào tạo qua các năm (thông thường mỗi năm có 2 khoá đào tạo kỹ năng dành cho loại lao động này), đối tượng này còn được tham gia các lớp đào tạo về sản phẩm mới của các hãng đối tác tuỳ từng thời kỳ nên tỷ lệ 36.1% nhân viên kinh doanh được cử đi đào tạo là hợp lý. Số nhân viên văn phòng được cử đi nâng cao nghiệp vụ chuyên môn là 25.83% đúng với định hướng của Tập đoàn.
Tuy nhiên trên thực tế, vẫn tồn tại tình trạng một số người coi đi học như bị bắt ép. Công việc, hồ sơ thầu, sức ép về doanh số... khiến nhân viên nhìn nhận đào tạo là lãng phí thời gian, không hiệu quả. Do đó, khả năng tiếp nhận các kiến thức mới bị hạn chế nhiều. Một phần nguyên do của tình trạng này cũng là vì trưởng bộ phận khi cử cán bộ nhân viên đi đào tạo đã chưa làm rõ những tác dụng ý nghĩa của việc đào tạo đối với bản thân nhân