III. Phơng hớng thựchiện công tác hạch toán và quản lý NVCSH trong tiến trình chuyển sang công ty cổ phần.
b. Nội dung phơng hớng thực hiện.
Nhằm thực hiện tốt chức năng phản ánh và giám đốc NVCSH đông thời phát huy hiệu quả trong việc sử dụng và quản lý cũng nh kiểm soát tình hình vận động của nguồn vốn chủ sở hữu trong công ty, phải đồng thời xác định mục tiêu và thực hiện các phơng hớng cơ bản sau:
Thứ nhất, về công tác hạch toán ban đầu:
Mục tiêu: Công tác hạch toán ban đầu tại công ty phải đảm bảo đợc việc thu nhận các thông tin về quá trình vận động của NVCSH một cách chính xác đầy đủ, trung thực, kịp thời, làm căn cứ để bộ phận kế toán này phân loại tổng hợp kế toán.
Nhiệm vụ và giải pháp:
Cần xác định trách nhiệm vật chất rõ ràng với các bộ phận, cán bộ kế toán NVCSH trong công ty trong việc bảo toàn và sử dụng vốn chủ sở hữu, quy định trách nhiệm của những ngời thực hiện công tác ghi chép chứng từ hạch toán ban đầu.
Tổ chức hớng dẫn việc ghi chép chứng từ ban đầu cho cán bộ chuyên trách thực hiện quản lý vốn chủ sở hữu trong công ty, cần phải quy định việc kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết nhằm giảm bớt công việc ghi chép, tăng cờng chặt chẽ trong công tác quản lý vốn. Do nguồn vốn chủ sở hữu có nhiều nguồn hình thành, có nhiều đối tợng tham gia góp vốn... nên phải hạch toán tổng hợp lẫn chi tiết.
Phải tăng cờng kiểm tra, giám sát của kế toán trong việc ghi chép vào chứng từ hạch toán ban đầu ở các nghiệp vụ vốn chủ sở hữu trong phòng kế toán công ty nhằm đảm bảo việc thu nhận các thông tin đợc đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tất cả các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận động vốn chủ sở hữu đã phát sinh.
Tổ chức tốt hạch toán ban đầu và kiểm tra chặt chẽ cách lập chứng từ ban đầu các nghiệp vụ nguồn vốn chủ sở hữu có ý nghĩa to lớn trong việc làm hạn chế, ngăn ngừa những hành vi tiêu cực trong quá trình sử dụng, bảo đảm cho việc quản lý và sử dụng NVCSH đợc hiệu quả.
Thứ hai, vận dụng hệ thống kế toán thống nhất và hình thức kế toán:
Mục tiêu: Vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất và hình thức kế toán hợp lý trong công ty để ghi chép phản ánh toàn bộ quá trình vận động của vốn chủ sở hữu nhằm quản lý chặt chẽ hơn nguồn vốn này.
Nhiệm vụ và giải pháp:
Công ty phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân và tình hình thực tế của doanh nghiệp, lựa chọn hệ thống tài khoản thống nhất cho đơn vị, trong đó có loại tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu - TK loại 4, Nguồn vốn chủ sở hữu.
Công ty phải mở cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để theo dõi các chỉ tiêu nguồn vốn chủ sở hữu cho từng đối tợng kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý.
Phải quy định trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để có ph- ơng pháp kiểm tra đối chiếu giữa hai loại sổ (TK) này và phải đợc đối chiếu trớc khi lập báo cáo hàng kỳ.
Phải đảm bảo số liệu giữa hai sổ tổng hợp và chi tiết là bằng nhau, nếu có chênh lệch nhất định phải tìm ra, không đợc điều chỉnh thiếu căn cứ.
Phải lập bảng đối chiếu số liệu giữa hai loại sổ (TK) - tổng hợp và chi tiết, cuối tháng phải lập bảng chi tiết số phát sinh theo từng tài khoản tổng hợp có mở các tài khoản chi tiết.
Nhất thiết không đợc mở thêm tài khoản và tự ý thay đổi nội dung ghi chép trên tài khoản cấp 1, 2... mà phải áp dụng đúng quy định kế toán hiện hành.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra thực hiện công tác kế toán.
Mục tiêu: Để đảm bảo cho các quy định về kế toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, các số liệu kế toán là trung thực, chính xác phản ánh đúng giá trị và từng đối tợng kế toán NVCSH, nhằm ngăn ngừa hiện tợng vi phạm, gian lận trong chính sách quản lý vốn chủ sở hữu. Từ đó, đa ra những ý kiến biện pháp khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán NVCSH trong công ty.
Nhiệm vụ và giải pháp:
Kiểm tra việc tổ chức hạch toán ban đầu, việc lập và sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu, việc thu nhận, kiểm tra, chỉnh lý các chứng từ ban đầu, việc tổ chức luân chuyển chứng từ... quá trình vận động của NVCSH trong toàn công ty.
Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất, việc xây dựng kế hoạch tài khoản kế toán, nội dung ghi chép phản ánh các tài khoản, việc mở và ghi chép sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, việc khoá sổ lập báo cáo định kỳ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo phù hợp giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp của NVCSH.
Kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng vốn chủ sở hữu trong phòng kế toán, trong nội bộ công ty, kiểm tra việc thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với những ngời liên quan trực tiếp đến quản lý, sử dụng vốn chủ sở hữu.
Kiểm tra việc tổ chức kiểm tra kế toán NVCSH trong công ty, tình hình tổ chức, thực hiện chức trách nhiệm vụ ở bộ phận này, cũng nh ở từng cán bộ kế toán quản lý NVCSH.
Công tác kiểm tra kế toán NVCSH phải đợc tiến hành thờng xuyên liên tục, để có thể đi vào nề nếp và cần thiết phải có kế hoạch kiểm tra thờng xuyên, hàng kỳ...