Năm thực hiện
CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT HUY HIỆU QUẢ
NGUỜN NHÂN LỰC NHÀ MÁY ĐĨNG TÀU 763.1 Các giải pháp 3.1 Các giải pháp
Nhằm phát huy hiệu quả nguờn nhân lực tại Nhà máy đóng tàu 76 Phòng Tở chức hành chính cùng các phòng ban liên quan thực hiện các giải pháp sau:
3.1.1 Hoạt đợng thớng kê nhân sự, Xác định nhiệm vụ cơng việc
• Mục tiêu
Quản lý hồ sơ nhân viên.
Quản lý thời gian làm việc và chấm cơng. Quản lý lương, thưởng và các khoản khấu trừ. Quản lý nghỉ vắng.
Định biên cơng việc.
Xác định bản mơ tả cơng việc. Sắp xếp cơng việc cho nhân viên.
• Cách thức tiến hành
Lưu trữ và quản lý đầy đủ thơng tin nhân sự một cách liên tục từ quá khứ cho tới hiện tại, giúp cho người sử dụng cĩ thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên một cách liên tục ngay từ khâu dự tuyển của nhân viên cho tới khi nhân viên nghỉ việc.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thời gian phù hợp hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, ta cĩ thể áp dụng: Cho phép thiết lập nhiều ca làm việc khác nhau phù hợp. Cho phép thiết lập số ngày làm việc cơ bản trong tháng. Cho phép thiết lập các ngày nghỉ chung như: Lễ, tết, ngày nghỉ Nhà máy. Cho phép định nghĩa các loại giờ cơng, loại nghỉ chung cũng như đặc thù của Nhà máy. Cho phép thiết lập các cách lấy các cặp giờ vào ra khác nhau, các cách tính phép khác nhau. Quản lý Hồ sơ nhân viên nhằm đảm bảo các thơng tin về lương của nhân sự cùng với khả năng mềm dẻo và linh hoạt trong quá trình hoạch định các thời điểm trả lương, quỹ lương, hình thức, cách tính lương,.. sẽ biến cơng việc tính lương trở nên đơn giản, nhanh chĩng. Ngồi các khoản lương và thưởng, mỗi nhân viên cịn được hưởng các chế độ cũng như phải chịu các khoản khấu trừ như bảo hiểm, lệ
phí,.. ngồi việc ban hành quy chế tiền lương phù hợp pháp luật Việt Nam, cịn cung cấp một khả năng tùy biến và định nghĩa thêm các khoản khấu trừ cũng như các hệ số, chuẩn bị cho những thay đổi xảy ra sau này.
Việc tính thuế thu nhập cá nhân là một cơng việc tương đối nhạy cảm, nhân viên tính thuế phải đảm bảo được cả lợi ích cá nhân cho nhân viên, cũng như làm trịn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tổng hợp và tính tốn chính xác tiền thuế thu nhập cá nhân cũng như các khoản chi phí khác. Bên cạnh đĩ cho phép người sử dụng tự định nghĩa ra các khoản thu nhập chịu thuế và khơng chịu thuế để từ đĩ cĩ căn cứ tính thuế thu nhập chính xác đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Chức năng thống kê báo cáo là khơng thể thiếu đối với các hệ thống thơng tin quản lý. Tuy nhiên trong điều kiện phát triển hiện nay khi mà thời gian để ra quyết định ngày càng bị thu hẹp trong khi độ chính xác lại địi hỏi cao thì việc thống kê báo cáo là chưa thể đáp ứng được. Cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự các báo cáo được phân tích theo nhiều tiêu thức, nhiều chiều nhằm giúp cho việc ra quyết định chiến lược nhân sự của Nhà máy được nhanh và chính xác nhất. Lập kế hoạch cũng như hoạch định chiến lược phát triển của doanh nghiệp, lựa chọn được mơ hình tối ưu nhất áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Quản lý cán bộ cơng nhân viên nghỉ vắng mặt để cĩ kế hoạch điều tiết lao động phù hợp, xử lý kịp thời đảm bảo việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Thiết lập một danh mục các cơng việc mà bộ phận, Nhà máy phải thực hiện. Liệt kê cả các cơng việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. Ước lượng thời gian thực hiện cho từng cơng việc đĩ trong một năm. Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm Nhà máy sẽ biết mình cần bao nhiêu người. Nhĩm các cơng việc cĩ cùng tính chất vào một chức danh cơng việc. Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh. Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp Nhà máy, Nhà
quản lý tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng cơng việc co giãn sau này.
Lập bản mơ tả cơng việc cho từng chức danh: Thơng tin về cơng việc như mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp; Mục tiêu – yêu cầu cơng việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn cơng việc, điều kiện làm việc. Lên sơ đồ tổ chức bộ phận: Cơng việc của nhân viên gồm các cơng việc thường xuyên và cơng việc khơng thường xuyên. Cơng việc thường xuyên là các cơng việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mơ tả cơng việc. Cơng việc thường xuyên phải cĩ tính lặp lại.
Cơng việc khơng thường xuyên do Nhà quản lý trực tiếp giao cho nhân viên thực hiện. Đối với cơng việc thường xuyên: Đảm bảo là trong quy trình đã cĩ đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách thức thực hiện, nguồn lực để thực hiện, tần suất thực hiện. Yêu cầu nhân viên ghi nội dung cơng việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.
Cơng việc khơng thường xuyên: Thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc. Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện cơng việc, các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn của tổ chức, bộ phận và phương pháp thực hiện.
Khi phát sinh cơng việc thường xuyên. Xác định cơng việc đĩ cĩ lặp lại trong tương lai hay khơng? Trường hợp nĩ lặp lại, thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên khi nĩ xuất hiện trong tương lai. Như vậy, tổ chức đã chuyển cơng việc khơng thường xuyên thành cơng việc thường xuyên.
• Hiệu quả mang lại
Giúp quản lý hệ thống thơng tin chi tiết của nhân viên, lưu trữ thành kho dữ liệu hồn chỉnh, giúp Nhà máy nắm bắt những biến động và kịp thời thực thi các chính sách để phát huy sức mạnh nguồn nhân lực trong Nhà máy. Nhắc việc, sớ liệu thớng kê nhân sự cập nhật thường xuyên, báo cáo lên các cấp quản trị biết để bớ trí, sắp xếp cơng việc và có chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp.
Giúp cho việc phân tích các hoạt đợng nhân sự và quản lý kinh doanh được thực hiện dễ dàng và thuận lợi, tạo ra sự chủ đợng giải quyết, kiểm soát cơng việc trong suớt quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh.
Xác định rõ ràng nhiệm vụ của các chức danh, tở chức có hệ thớng bảng mơ tả cơng việc cá nhân và thường xuyên được cập nhật. Tở chức có hệ thớng bảng mơ tả cơng việc của phòng ban, bợ phận, phân cơng cơng việc hợp lý.
Nhân viên có thẩm quyền cần thiết để thực hiện cơng việc tớt. Trách nhiệm và quyền hạn luơn song hành trong cơng việc. Hỗ trợ việc tính lương nhanh chĩng và chính xác.
3.1.2 Hệ thớng thu hút tuyển chọn, đào tạo
• Mục tiêu
Hoạch định và dự báo nhu cầu về nhân sự. Tổ chức thực hiện cơng tác tuyển dụng.
Tổ chức thực hiện cơng tác đào tạo, phát triển.
• Cách thức tiến hành
Lập kế hoạch, hoạch định nguồn nhân lực cho tồn Nhà máy trong ngắn hạn và dài hạn. Dự báo nguồn nhân lực trong tương lai.
Tiếp nhận nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng. Tìm kiếm, sàng lọc và tổ chức phỏng vấn lựa chọn ứng viên. Làm thủ tục tiếp nhận, bố trí, thử việc ứng viên. Đánh giá sau thử việc và đề xuất ký hợp đồng chính thức. Xây dựng và quản lý nguồn dữ liệu ứng viên, nguồn cung ứng dịch vụ tuyển dụng… Phân tích nhu cầu đào tạo. Lập kế hoạch đào tạo bao gồm ngân sách đào tạo. Tìm kiếm, sàng lọc các nguồn đào tạo. Tổ chức thực hiện việc đào tạo theo kế hoạch được duyệt. Theo dõi, đánh giá, phản hồi kết quả đào tạo. Tổ chức triển khai cơng tác quy hoạch nguồn nhân lực. Tổ chức triển khai cơng tác quy hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên…
Nhu cầu đào tạo được xác định thơng qua hệ thớng đánh giá kết quả hoạt đợng, việc xác định nhu cầu đào tạo là khả thi, hợp lý. Việc xác định và thực hiện chương trình đào tạo theo đúng mục tiêu chiến lược của tở chức. Nhân viên được
đào tạo kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc. Các chương trình đào tạo, thực hiện cơng việc có chất lượng. Thiết lập từ điển năng lực cho các chức danh trong tở chức.
• Hiệu quả mang lại
Giúp Nhà máy thực hiện và theo dõi cơng tác tuyển dụng bằng quy trình nghiệp vụ hồn chỉnh. Phân hệ Quản lý đào tạo hỗ trợ Nhà máy duy trì và phát triển chất lượng nguồn nhân lực nhờ khả năng hoạch định, tổ chức, theo dõi thực hiện cơng tác đào tạo hiệu quả. Hệ thớng tuyển chọn mang tính khoa học, lãnh đạo các bợ phận trực tuyến và phòng nhân sự phới hợp nhịp nhàng trong việc tuyển chọn nhân viên, các bài kiểm tra chuẩn hóa được sử dụng trong quá trình tuyển chọn. Tở chức đã lựa chọn được những người có năng lực, phẩm chất phù hợp với cơng việc, thiết lập ngân sách nhân lực.
Đào tạo giúp doanh nghiệp, tổ chức: Tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động. Giúp doanh nghiệp và nhân viên thực thi đúng các quy định của Nhà máy cũng như của Nhà nước.
3.1.3 Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, phát triển nghề nghiệp
• Mục tiêu
Hãy để nhân viên tự đánh giá về mình. Bản đánh giá nhân viên của Nhà quản lý.
Hãy đàm phán với nhân viên để cĩ một bản đánh giá cơng minh.
Đánh giá kết quả làm việc chứ khơng phải tổ chức, bộ phận đang đánh giá phẩm chất của nhân viên là nguyên tắc cần nhớ trong cơng tác này.
Phát triển là trách nhiệm chung của từng nhân viên, người quản lý của nhân viên đĩ.
Phát triển là một tiến trình lâu dài…chứ khơng phải một sự kiện.
Tập trung vào các mục tiêu quan trọng đối với cả nhân viên và tổ chức.
Phát triển là tập trung vào các hành động ngắn hạn và các mục tiêu nghề nghiệp dài hạn.
Phát triển là đạt được qua kinh nghiệm làm việc, ý kiến phản hồi, các mối quan hệ và hoạt động đào tạo.
• Cách thức tiến hành
Hãy để nhân viên được quyền tự nhìn nhận kết quả cơng việc mà họ tạo ra theo một mẫu hướng dẫn chung của Nhà máy trên cơ sở mục tiêu cơng việc mà họ đã cam kết. Chính trong quá trình đánh giá đĩ, bản thân nhân viên sẽ nhìn nhận được sự cố gắng cũng như những điểm chưa hồn thiện của mình và chủ động cĩ những giải pháp thay đổi. Trong bước này, điều quan trọng nhất tổ chức, nhà quản lý cần làm là hướng dẫn cụ thể và tránh áp đặt ý kiến của tổ chức, nhà quản lý lên nhân viên về cách thức đánh giá.
Song song với việc Nhà quản lý để nhân viên của mình đánh giá kết quả cơng việc của chính họ, Nhà quản lý cũng cần cĩ một bản đánh giá của riêng mình trên gĩc độ người quản lý. Cố gắng đừng để cảm xúc và những kỳ vọng ngồi khả năng với nhân viên ảnh hưởng tới quá trình này. Nhà quản lý cần tách biệt giữa đánh giá kết quả cơng việc với đánh giá bản chất con người nhân viên bởi đĩ khơng phải là cơng việc của Nhà quản lý lúc này. Căn cứ vào mục tiêu mà Nhà quản lý và nhân viên đã thống nhất, thẳng thắn nhìn nhận kết quả cơng việc mà họ tạo ra cho tổ chức. Thực sự cơng tâm cho dù mối quan hệ của Nhà quản lý với nhân viên đĩ ở bất cứ tình trạng nào. Mỗi khi đánh giá nhân viên Nhà quản lý cần nhớ nguyên tắc: Ghi nhận kết quả làm việc trước, đề xuất các giải pháp thay đổi sau. Chắc chắn khi so sánh hai bản đánh giá của Nhà quản lý và nhân viên sẽ cĩ những điểm khác biệt do sự khác biệt về giác độ và những kỳ vọng. Khi đĩ, nhiệm vụ của Nhà quản lý là hãy đàm phán, phân tích để đi đến thống nhất với nhân viên về những điểm khác biệt. Trong giai đoạn này thường rất dễ xảy ra xung đột. Nhà quản lý cần khéo léo sử dụng kỹ năng đàm phàn và giao tiếp của mình để đánh giá đúng về kết quả làm việc của nhân viên cũng như động viên, khích lệ họ trong cơng việc.
Tách biệt cảm xúc ra khỏi cơng việc nếu Nhà quản lý khơng ưa một nhân viên nào đĩ. Một kết quả đánh giá cơng việc cơng minh là địn bẩy giúp Nhà quản lý phát
huy được khả năng đĩng gĩp của những nhân viên dưới quyền. Nhưng ngược lại nếu Nhà quản lý khơng tơn trọng các nguyên tắc trong đánh giá sẽ khiến nhân viên bất mãn và dời bỏ cơng việc bất cứ khi nào.
Tạo nấc thang nghề nghiệp cho tất cả những người mà Nhà quản lý mong muốn giữ lại. Đối với những cá nhân cĩ khả năng thăng tiến, hãy xác định khoảng trống giữa kỹ năng và kinh nghiệm mà họ hiện cĩ với kỹ năng và kinh nghiệm họ cần để thực hiện vai trị mới. Lấp đầy những khoảng trống đĩ bằng cách đào tạo và giao những nhiệm vụ thích hợp. Khơng để nhân viên cĩ năng lực bị rơi vào tình trạng giậm chân tại chỗ. Đảm bảo rằng luơn cĩ một người cố vấn phù hợp mỗi khi nhân viên cần tư vấn, hướng dẫn.
Việc phát triển nhân viên bắt đầu bằng sự thơng hiểu kiến thức chuyên mơn, hiệu suất làm việc, mong muốn và động lực thúc đẩy hiện tại của nhân viên. Sau khi xác định được những động lực thật sự của nhân viên, bước tiếp theo là triển khai kế hoạch đáp ứng nguyện vọng của nhân viên và quyền lợi của Nhà máy. Ba yếu tố hỗ trợ cho sự phát triển nhân viên là động lực thúc đẩy nhân viên, nguồn lực tổ chức (thơng qua đào tạo), và một Nhà quản lý biết giúp đỡ. Thơng qua Những yêu cầu thiết yếu về quản lý, một chương trình đào tạo về quản lý, các Nhà quản lý và nhân viên giám sát được đào tạo thêm về rất nhiều lĩnh vực, bao gồm lập kế hoạch nghề nghiệp và phát triển, đào tạo và phản hồi.
• Hiệu quả mang lại
Giúp nhà quản trị cĩ thể theo dõi và ghi nhận sự đĩng gĩp của nhân viên vào sự phát triển của doanh nghiệp, từ đĩ thực thi các chính sách động viên, khen thưởng kịp thời.
Kết quả làm việc của nhân viên được đánh giá dựa trên mục tiêu cụ thể, nhân viên hiểu rõ mục tiêu của hệ thớng đánh giá. Nhân viên nhận được thơng tin phản hời và tư vấn dựa trên hoạt đợng của mình. Hệ thớng đánh giá trong tở chức góp phần phát triển năng lực nhân viên, nhân viên tin tưởng vào hệ thớng đánh giá hoạt
đợng là cơng bằng và chính xác. Hệ thớng đánh giá có ảnh hưởng mạnh mẽ tới hành vi cá nhân và hành vi tập thể.
Dữ liệu đánh giá được dùng cho các quyết định khác về nhân sự, đào tạo, khen thưởng, …
Các tiêu chí đánh giá nhân viên gắn chặt với mục tiêu chiến lược của tở chức. Các cá nhân trong tở chức được định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng, cấp trên trực tiếp hiểu rõ nguyện vọng nghề nghiệp của nhân viên cấp dưới. Trong tở chức nhân viên có nhiều cơ hợi để thăng tiến, xác định nhu cầu phát triển của cá nhân phù hợp với yêu cầu của tở chức. Tở chức tạo cơ hợi thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên, mỡi nhân viên hiểu và nắm rõ những điều kiện để được thăng tiến.