2.4.1.1. Khái niệm:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động, được biểu hiện dưới hình thức là tiền tệ hay những hình thái được coi là tiền theo quy định của kế toán thống kê. Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ bằng nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu thanh toán,..tiền gửi ngân hàng thể hiện qua số dư tiền gửi thanh toán, và phần còn lại của tiền đang chuyển.
Các khoản đầu tư ngắn hạn là toàn bộ những khoản đầu tư có thời hạn thu hồi dưới một năm.
Trong hai năm phân tích thì vốn bằng tiền của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất & Dịch Vụ XNK Rau Quả Sài Gòn chủ yếu gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Không có tiền đang chuyển, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn ít có biến động, như vậy phân tích vốn bằng tiền và đầu tư ngắn hạn chỉ phân tích hai khoản là tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng.
Theo quan điểm quản lý tài chính thì tiền không thể đứng yên mà nó phải vận động và sinh lãi hàng ngày hàng giờ thậm chí hàng phút hàng giây. Việc quản lý vốn bằng tiền chính là làm sao cho đồng tiền sinh lãi cao nhất không bị lãng phí. Tuy nhiên đối với một đơn vị kinh tế hạch toán có lãi, thì ngoài việc làm cho đồng tiền
Vậy vấn đề đặt ra là đơn vị đó phải biết sử dụng khoản vốn bằng tiền như thế nào có lợi nhất, mức lợi thu về tối đa so với chi phí tối thiểu (do phải dùng chi tiêu). Đó chính là công tác quản lý vốn bằng tiền thông qua việc dự trữ tiền hợp lý.
Đối với một đơn vị kinh tế hạch toán có lãi thì nguồn thu chủ yếu của tiền là thu từ doanh thu và chi tiêu chủ yếu là chi cho các nghiệp vụ kinh doanh như chi mua nguyên nhiên vật liệu, chi mua hàng hóa dịch vụ, trả lương cho công nhân viên, chi nộp thuế và chi cho các khoản mục khác phục vụ cho lợi ích của đơn vị. Trong kỳ kinh doanh hiện nay các đơn vị thường áp dụng mua bán chịu cho nhau, như vậy phải có thu thì phải chi ra tương ứng dù là cao hơn hay thấp hơn. Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà hai kế hoạch này diễn ra khác nhau tùy theo điều kiện mua bán. Như vậy ứng với một loại hình kinh doanh, một đơn vị kinh doanh hay trong một đơn vị kinh doanh nhưng trong những thời vụ khác nhau mà có kế hoạch dự trữ tiền hợp lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó việc dự trữ tiền cũng chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố trình độ khoa học kỹ thuật, trình độ quản lý kinh tế, công nghệ ngân hàng là quan trọng hơn cả. Nó quyết định thời gian đồng vốn trong lưu thông và đi vào sản xuất kinh doanh. Ngày nay do quan hệ thanh toán qua ngân hàng nên việc dữ trữ tiền cũng thay đổi lớn, thời gian đồng vốn đi vào sản xuất kinh doanh được rút ngắn.
Dù mỗi yếu tố có tầm ảnh hưởng khác nhau thì trong đó yếu tố con người là quyết định nhất. Hiệu quả quản lý tiền tại đơn vị phụ thuộc vào cách thức dung hòa giữa thu và chi có hợp lý hay không.
2.4.1.2. Quản lý vốn bằng tiền tại công ty.
Yêu cầu về quản lý vốn bằng tiền tại Công Ty Cổ Phần Sản Xuất & Dịch Vụ XNK Rau Quả Sài Gòn luôn là đòi hỏi không thể thiếu trong công tác quản lý tài chính của bộ phận kế toán tài vụ cũng như ban lãnh đạo của công ty. Ngoài việc đảm bảo nhu cầu chi tiêu của Công ty bộ phận kế toán tài vụ còn phải dung hòa lượng tiền mặt sao cho có lợi nhất không gây lãng phí vốn nhưng vẫn đảm bảo vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
•Tổng quan tình hình vốn bằng tiền tài công ty trong hai năm 2008 – 2009: Xem xét mức dự trữ tiền mặt của công ty qua bảng phân tích sau:
Bảng 2.17. Tỷ lệ vốn bằng tiền qua hai năm 2008 – 2009
ĐVT: VND Chỉ tiêu
Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
Mức dự trữ Tỷ lệ Mức dự trữ Tỷ lệ Mức dự trữ Tỷ lệ _Tỷ lệ từng loại
tiền
Tiền gửi ngân hàng 191,384,478 77.59 520,471,455 77.76 329,086,977 0.17
Cộng mức dự trữ 246,661,267 100 669,330,575 100 422,669,308 0.00 _So với tổng tài sản
Tiền mặt tại quỹ 55,276,789 0.35 148,859,120 0.87 93,582,331 0.52 Tiền gửi ngân hàng 191,384,478 1.22 520,471,455 3.06 329,086,977 1.83
Cộng mức dự trữ 246,661,267 1.57 669,330,575 3.93 422,669,308 2.36 _So với TSLĐ
Tiền mặt tại quỹ 55,276,789 0.43 148,859,120 1.48 93,582,331 1.05 Tiền gửi ngân hàng 191,384,478 1.49 520,471,455 5.18 329,086,977 3.7
Cộng mức dự trữ 246,661,267 1.92 669,330,575 6.67 422,669,308 4.75
Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài Vụ Qua bảng phân tích trên cho thấy mức dự trữ của vốn bằng tiền trong năm 2009 tăng so với năm 2008 là 422,669,308 đồng và tỷ lệ cũng tăng lên so với tài sản lưu động là 4.75% trong đó:
+ Tiền mặt tại quỹ tăng 93,528,331 đồng, tỷ lệ tăng là 1.05% + Tiền gửi ngân hàng tăng 329,086,977 đồng, tỷ lệ tăng 3.7%
Mức dự trữ tăng lên là do doanh thu năm 2009 tăng so với năm 2008 nên vốn bằng tiền cũng tăng tương ứng, mặt khác năm 2009 tài sản lưu động giảm do doanh nghiệp tập trung đầu tư vào tài sản cố định. Điều này cho thấy quản lý vốn lưu động năm 2009 tích cực hơn năm 2008. Phân tích hiệu quả quản lý vốn bằng tiền qua bảng phân tích sau:
Bảng 2.18.Bảng phân tích mức dự trữ tiền mặt theo mức doanh thu từng năm
ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2008 KH năm 2009 TH năm 2009
_Doanh thu 46,819,593,484 60,865,471,529 89,676,731,849
_Tỷ lệ so với DT 0.53% 0.53% 0.75%
Tiền mặt tại quỹ 0.12% 0.12% 0.17%
Tiền gửi ngân hàng 0.41% 0.41% 0.58%
_Mức dự trữ 246,661,267 320,659,647 669,330,575
Tiền mặt tại quỹ 55,276,789 71,859,826 148,859,120
Tiền gửi ngân hàng 191,384,478 248,799,821 520,471,455
Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài Vụ Qua bảng phân tích trên cho thấy:
_ Doanh thu năm 2009 tăng so với năm 2008 làm tăng mức dự trữ tiền mặt là: 669,330,575 - 246,661,267 = 422,669,308 đồng.
Trong đó:
+ Tiền mặt tại quỹ tăng: 93,582,331 đồng + Tiền gửi ngân hàng tăng: 329,086,977 đồng
Theo yêu cầu kế hoạch thì dự trữ tiền mặt sẽ chiếm 0.53% so với doanh thu dự kiến là 60,865,471,529 đồng. Thực tế doanh thu đạt 48,960,939,400 đồng tăng 92% so với năm 2008. Vì vậy mà tỷ lệ dữ trữ vốn bằng tiền tăng so với năm 2008 và yêu cầu kế hoạch theo tỷ lệ năm 2008.
Như vậy trong năm 2009 Công ty đã có sự tích cực trong việc quản lý vốn đầu tư vào các loại tài sản khác đưa đồng vốn quay vòng nhanh tạo doanh thu cao cho Công ty. •Cách thức quản lý tiền mặt tại Công ty:
Nhằm tận dụng đồng vốn đưa vào lưu thông và giảm bớt gánh nặng thiếu vốn lưu động lên tình hình tài chính của Công ty, việc quản lý tốt vốn bằng tiền vừa tránh được lãng phí vốn nhưng đảm bảo cho các nhu cầu chi tiêu của Công ty thì việc quản lý vốn bằng tiền luôn được coi trọng.
_Quản lý tiền mặt tại quỹ:
Trong thanh toán công nợ đối với khách hàng lớn, thanh toán với nhà nước hoặc những khoản thanh toán có thể thanh toán qua ngân hàng thì Công ty sẽ thanh toán qua ngân hàng. Tiền mặt tại quỹ chủ yếu dùng trang trải cho các nhu cầu về quản lý và chi tiêu hàng ngày của Công ty như: chi trả lương cho cán bộ công nhân viên, chi cho các nghiệp vụ kinh doanh, chi cho công tác phí và các khoản chi phí khác thông qua ngân hàng hoặc thanh toán qua ngân hàng không hiệu quả do phải chịu một khoản chi phí ngân hàng.
Với kinh nghiệm tích lũy được, phòng kế toán tài vụ có thể dự toán được những khoản nằm trong kế hoạch chi tiêu và định sẵn một mức dự trữ đảm bảo chi tiêu cho các khoản này.
Đối với những khoản chi tiêu đã dự toán được thì công ty sẽ tận dụng khoảng thời gian chiếm dụng hợp lý để giảm bớt tiền mặt tại quỹ, đến ngày chi trả kế toán mới dành sẵn trước một ngày thậm chí ngay trong ngày mới rút tiền từ ngân hàng về trả ngay.
Ví dụ như chi trả lương cho cán bộ công nhân viên, thường công ty chi trả vào các ngày 15 và 30 hàng tháng. Do lĩnh vực chủ yếu của công ty là lĩnh vực thương mại và ngoại thương, còn lĩnh vực sản xuất chủ yếu là gia công chế biến nông sản theo hợp đồng hoặc sản xuất không ổn định, do vậy khoản lương trả cho công nhân là không ổn định. Còn lương cho cán bộ công nhân viên và công nhân viên làm theo hợp đồng thì quỹ lương ổn định. Với mức lương trung bình 3,500,000 đồng/người thì quỹ lương ổn định của Công ty là 3,500,000 x 28 = 98,000,000 đồng/tháng.
Như vậy mức chiếm dụng từ lương của cán bộ công nhân viên là:
98,000,000 x 15
30
Công ty có thể đầu tư vào tài sản khác 49,000,000 đồng trong thời hạn 15 ngày để sinh lợi thay vì dự trữ sẵn trong quỹ chờ tới ngày chi trả lương.
Quản lý tiền gửi ngân hàng: đây là khoản dự trữ chủ yếu của Công ty dùng trong thanh toán ngân hàng. Để giảm bớt khoản dữ trữ vô ích trong ngân hàng do tiền lãi của tiền gửi không kỳ hạn thấp, Công ty cũng giảm tối đa dự trữ tại ngân hàng chỉ duy trì một khoản đủ thanh toán cho nợ kế hoạch tới hạn. Số tiền chưa dùng đến công ty tài trợ cho các tài sản có nhu cầu khác như gia tăng thu mua hàng hóa khi có cơ hội kinh doanh hay để đầu tư các tài sản ngắn hạn khác như đầu tư vào thị trường chứng khoán.
2.4.2. Quản lý khoản phải thu2.4.2.1. Những vấn đề chung 2.4.2.1. Những vấn đề chung
Khoản phải thu của Công ty bao gồm tất cả những khoản đã chi ra trước nay phải thu về cho Công ty như bán chịu cho khách hàng, trả trước cho người bán, tạm ứng cho cán bộ đi công tác, thu mua hàng hóa và các khoản phải thu khác. Như vậy tại Công ty trong hai năm 2008 -2009 khoản phải thu gồm hai loại chính: khoản phải thu từ khách hàng do bán chịu và khoản phải thu không phải từ khách hàng (trong bài này em gọi là khoản phải thu khác). Để thấy rõ hơn tính chất của từng loại phải thu, bài luận văn này sẽ phân tích khoản phải thu theo hai khoản:
_ Khoản phải thu từ khách hàng thuần: Số dư nợ tài TK 131 (Phải thu khách hàng) và số dư nợ TK 139 (Dự phòng phải thu khó đòi).
Khoản phải thu này liên quan tới hoạt động doanh số của công ty. Việc gia tăng hay giảm bớt khoản nợ phải thu này phụ thuộc vào chính sách tài trợ vốn cho khách hàng của công ty. Mặc dù đây cũng là khoản vốn bị chiếm dụng của công ty, nhưng việc gia tăng khoản nợ này chưa cho thấy là tốt hay xấu, bởi đây có một phần do chủ quan của Công ty.
_ Khoản phải thu khác gồm:
+ Số dư nợ TK 132 (Phải trả người bán): Trả trước cho người bán + Số dư TK 138 (Phải thu khác)
+ Số dư TK 141 (Phải thu tạm ứng)
+ Các khoản chi phí trả trước, ký cược ngắn hạn
Khoản phải thu này cho thấy vốn của Công ty thật sự bị chiếm dụng, việc giảm tối đa cho khoản phải thu khác này sẽ giúp cho Công ty giải phóng đồng vốn nhanh chóng đưa đồng vốn vào sản xuất kinh doanh.
2.4.2.2.Tổng quan tình hình phải thu của công ty
Tổng quan tình hình nợ phải thu của công ty trong hai năm 2008 -2009 như sau:
Bảng 2.19. Bảng tỷ lệ các khoản phải thu
Chỉ tiêu
Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
Mức Tỷ lệ Mức Tỷ lệ Mức Tỷ lệ
Tỷ lệ các
khoản phải thu _Phải thu khách hàng 5,959,546,969 65.21 2,250,975,114 34.8 (3,708,571,855) (30.41) _Phải thu khác 3,178,861,330 34.79 4,216,753,331 65.2 1,037,892,001 30.41 Tổng khoản phải thu 9,138,408,299 100 6,467,728,445 100 (2,670,679,854) 0.00 So sánh với vốn lưu động _Phải thu khách hàng 5,959,546,969 46.32 2,250,975,114 22.42 (3,708,571,855) (23.9) _Phải thu khác 3,178,861,330 24.71 4,216,753,331 41.99 1,037,892,001 17.29 Tổng khoản phải thu 9,138,408,299 71.3 6,467,728,445 64.41 (2,670,679,854) (6.61)
Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài Vụ
Nhận xét: Qua bảng phân tích trên cho thấy:
_Tỷ trọng khoản phải thu khách hàng năm 2008 chiếm tỷ trọng chủ yếu là 65.21% nhưng đến năm 2009 thì tỷ trọng khoản phải thu khác lại chiếm chủ yếu là 65.2%. Khoản phải thu khách hàng năm 2009 giảm 3,708,571,855 đồng tỷ lệ giảm 62.22%, ngược với sự giảm của khoản phải thu khách hàng khoản phải thu khác lại tăng lên từ 3,178,861,330 đồng năm 2008 lên 4,216,753,331 đồng năm 2009 tốc độ tăng 41.87%.
_ Tỷ trọng khoản phải thu so với tài sản lưu động cũng chiếm một tỷ lệ tương đối cao năm 2008 là 71.3% nhưng đến năm 2009 giảm xuống còn 68.11%.
Ta thấy khoản phải thu là phần vốn mà công ty bị chiếm dụng, trong khi đó khoản phải thu khác là phần chiếm dụng vốn có tính chất tiêu cực nhưng lại gia tăng hơn so với khoản phải thu khách hàng. Mặc dù tổng thể khoản phải thu giảm đi cho thấy vốn của Công ty đã được đầu tư vào tài sản khác có lợi hơn, xong chúng ta cần phân tích rõ hơn để thấy được sự tích cực trong công tác quản lý khoản phải thu.
2.4.2.3. Phân tích quản lý khoản phải thu.
•Khoản phải thu khách hàng:
Ta xem xét bảng phân tích sau:
Bảng 2.20. Bảng phân tích khoản phải thu khách hàng
ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2008 KH năm 2009 Năm 2009
Daonh thu 46,819,593,484 60,865,471,529 89,676,731,849
Kỳ thu tiền bình
quân 45.823 45.823 10.016
Khoản phải thu
KH 5,959,546,969 7,747,411,060 2,495,077,248
Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài Vụ Với :
Khoản phải thu
Kỳ thu tiền bq = x 360
Doanh thu trong kỳ Qua bảng trên ta thấy:
_ Doanh thu thực tế năm 2009 tăng so với năm 2008 nhưng khoản phải thu khách hàng là 5,959,546,969 - 2,495,077,248 = 3,464,469,721 đồng.
_ Kỳ thu tiền bình quân giảm 45.823 - 10.016 = 35.81 ngày nên làm giảm khoản phải thu khách hàng so với kế hoạch là:
7,747,411,060 - 2,495,077,248 = 5,252,333,812
Nhận xét: Do trong năm 2009 Công ty quản lý tốt khoản phải thu khách hàng hiệu quả hơn năm 2008 nên kỳ thu tiền bình quân giảm đi đáng kể 35.81 ngày. Như vậy công ty ít bị ứ đọng vốn trong khâu thanh toán, giúp cho công ty có đồng vốn để quay vòng nhanh đem lại doanh thu cao cho công ty.
•Khoản phải thu khác:
Xem xét tình hình khoản phải thu khác qua bảng sau:
Bảng 2.21.So sánh khoản phải thu theo các yêu cầu:
ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2008 KH năm 2009 Năm 2009
Doanh thu 46,819,593,484 60,865,471,529 89,676,731,849
Nguồn: Phòng Kế Toán – Tài Vụ Qua bảng phân tích trên cho thấy:
_ Doanh thu thực tế năm 2009 tăng so với năm 2008 vượt kế hoạch dự toán nhưng lại làm giảm khoản phải thu khác so với kế hoạch đề ra. Mặt khác công ty cũng giảm được kỳ thu tiền bình quân xuống từ 24.443 ngày (năm 2008) xuống còn 15.948 ngày (năm 2009).
Như vậy mặc dù khoản nợ phải thu khác này gia tăng là một điều gây bất lợi cho Công ty vì nó không liên quan tới doanh số hoạt động của Công ty nhưng kỳ thu tiền bình quân lại giảm xuống cho thấy Công ty đã có sự quản lý tốt khoản phải thu này, vốn của Công ty ít bị chiếm dụng.
Kết quả chung: Tổng quát quản lý khoản phải thu trong hai năm 2008 – 2009, ta lập bảng so sánh sau:
ĐVT: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2008 KH năm 2009 Năm 2009
Doanh thu 46,819,593,484 60,865,471,529 89,676,731,849
Kỳ thu tiền bình quân 70.266 70.266 25.964
Khoản phải thu KH 9,138,408,299 11,879,930,789 6,467,728,445
Qua phân tích tổng quát cho thấy:
_ Năm 2009, do doanh thu tăng làm gia tăng khoản phải thu theo yêu cầu kế hoạch: 11,879,930,789 - 9,138,408,299 = 2,741,522,490 đồng.
_ Cũng trong năm do giảm được kỳ thu tiền bình quân nên đã giảm được khoản phải thu chung là:
89,676,731,849 x ( 25.964 - 70.266 )/ 360 = -11,035,682,618 đồng Kết quả khoản phải thu giảm chung:
2,741,522,490 + (-11,035,682,618) = -8,294,160,128 dồng
Như vậy do quản lý tốt khoản phải thu khác, giảm được kỳ thu tiền bình quân