2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác thẩm định nói chung và đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng.
2.3.2. Đối với việc lưu trữ thông tin.
Khi đã có được thông tin thì phải lưu trữ cẩn thận và khoa học để khi nào dùng có thể dễ dàng lấy ra. Việc này không chỉ đáp ứng cho thẩm định trực tiếp dự án mà còn có thể sử dung sau này. Với trình độ công nghệ thông tin như hiện nay thì lưu trữ là không mấy khó khăn. Tuy nhiên số dự án xin vay vốn tại Ngân hàng ĐT & PT HN rất nhiều nên phải sử dụng những phần mềm chuyên biệt. tốt nhất ngân hàng nên có một bộ phận chuyên thu thập và lưu trữ thông tin. Những dữ liệu này được lưu vào máy tính và được nối mạng nội bộ. Thông tin lưu trữ phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Thông tin phải được chọn lọc nhằm đảm bảo độ tin cậy cho công tác thẩm định.
-Thông tin luôn được cập nhật kịp thời, chính xác, có tính thời sự, phù hợp với sự biến động của nền kinh tế.
- Thông tin phải phù hợp, có khả năng sử dụng cho hoạt động của ngân hàng. Có thể có rất nhiều thông tin cùng đến nhưng ngân hàng chỉ nên lưu trữ những gì phục vụ cho nghiệp vụ của mình mà thôi, còn thông tin ngoài luồng thì nên loại bỏ. Nếu phát hiện thông tin nào không còn phù hợp với hiện tại thì phải báo cho bộ phận lưu trữ xóa bỏ, tránh tình trạng nhầm lẫn, sử dụng thông tin không còn giá trị.
- Thông tin phải được sắp xếp có hệ thống thuận tiện cho việc tra cứu. Lượng thông tin được giữ rất nhiều nên cần sắp xếp chúng thành những nhóm
chỉ tiêu. Làm như vậy thì mỗi lần muốn tìm thông tin thuộc lĩnh vực nào có thể nhanh chóng tìm đúng chỗ. Khi phân loại nên phân theo các tiêu thức như: loại hình doanh nghiệp( ngành nghề kinh doanh), quy mô doanh nghiệp,loại dự án, quy mô dự án, lĩnh vực hoạt động, thông tin thị trường, thông tin kinh tế xã hội…Sự sắp xếp hợp lý sẽ làm giảm thời gian truy cập, từ đó giảm thời gian thẩm định.
Nếu lưu trữ thông tin tốt thì ngân hàng có thể thu được nhiều thông tin cho những lần sử dụng sau mà không mất công sức, thời gian, chi phí để tìm lại những thông tin đã có. Lưu trữ cũng là tổng hợp dữ liệu để phân tích, đánh giá dự án.