Với sự bùng nổ nh vũ bão của công nghệ thông tin, thế giới đang dần chuyển mình tốc độ xử lí nghiệp vụ dựa trên ứng dụng hiện đại có thể tính theo giây. Một Ngân hàng hiện đại ngày nay không thể hoạt động mà không có sự hỗ trợ của các phần mềm hay các máy móc thiết bị. Công tác kế toán khai thác triệt để những tiện ích này nhằm có một hệ thống thông tin đầy đủ nhanh chóng chính xác kịp thời linh hoạt gọn nhẹ.
Chi nhánh NHNo&PTNT Diễn châu hôm nay hoạt động theo mô hình một cửa. Thay vì trớc đây để kết thúc yêu cầu của mình khách hàng phải tốn rất nhiều thời gian phải đi qua rất nhiều cửa thì nay với hệ thống Ngân hàng bán lẻ khách hàng chỉ cần đến một cửa trong thời gian giao dịch ngắn là đã có thể thực hiện yêu cầu của mình.
Đặc trng nổi bật nhất của hệ thống Ngân hàng bán lẻ theo tiêu chuẩn quốc tế là mọi nghệp vụ phát sinh vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu đều đợc cập nhật ngay lập tức xử lý trực tuyến trên toàn hệ thống quản lý tập trung tại TW cho nên hạn chế rủi ro trong kinh doanh của các Ngân hàng đặc biệt là trong hoạt động tín dụng.
Chuyên Đề Thực Tập
Để phù hợp với yêu cầu giao dịch một cửa trên nguyên tắc giải phóng khách hàng cũng nhanh đòi hỏi quy trình nghiệp vụ giao dịch, kế toán cũng phải thay đổi cho phù hợp. Khi khách hàng có yêu cầu mang đến Ngân hàng các giao dịch viên là ngời trực tiếp nhận các yêu cầu đó. Sau khi tiến hành kiểm tra toàn bộ tính pháp lý, tính hợp lệ cũng nh mọi thông tin về tài khoản của khách hàng và khách hàng trên máy tính, giao dịch viên sẽ tiến hành ghi nợ cho các tài khoản liên quan, kí trên các giấy tờ, chuyển cho kiểm soát kí rồi in phiếu cho khách hàng. Lúc này khách hàng có thể ra về, các phần việc còn lại liên quan đến nghiệp vụ sẽ đợc bộ phận Back – end (là bộ phận không giao dịch với khách hàng) có nhiệm vụ xử lý nốt các nghiệp vụ kinh tế do bộ phận Front – end vừa chuyển vào.
Bộ phận kế toán tiền vay đợc trang bị riêng phần mềm kế toán tiền vay. Chính nhờ những ứng dụng này mà công việc của kế toán viên chủ yếu chỉ giữ vai trò là ng- ời nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính đã đợc lập trình sẵn.
Tại chi nhánh NHNo&PTNT Diễn Châu thì phòng kinh doanh thực hiện nghiệp vụ cho vay và thực hiện toàn bộ các giai đoạn từ thẩm định, quản lý theo dõi nhập thông tin quản lí chứng từ…
Các cán bộ tại phòng là những thanh toán viên đa năng. Khi khách hàng đến Ngân hàng cung cấp các tài liệu và thông tin thanh toán viên tiếp, phổ biến, phỏng vấn, hớng dẫn khách hàng lập hồ sơ đề nghị vay vốn. Sau đó tiếp tục thu thập thông tin về khách hàng, tổ chức thẩm định và đa ra phán quyết tín dụng. Nếu Ngân hàng chấp thuận thì cùng với khách hàng kí kết hợp đồng, thực hiện giải ngân theo dõi giám sát thu nợ, thu lãi …. Bắt đầu từ khi kí kết hộ đồng thanh toán viên nhập dữ liệu khách hàng, vừa có khả năng xử lý mọi yêu cầu của khách hàng tại quầy giao dịch của mình vừa là một thủ quỹ trong hạn mức của mình lại vừa là một kế toán viên.
Chơng trình phần mềm đợc ứng dụng tại chi nhánh, là một chơng trình mua bản quyền từ một Ngân hàng Hàn Quốc, là IPCAS, Hệ thống IPCAS trong mảng tín dụng có những chức năng chủ yếu sau:
1) Tìm kiếm kiểm tra mã số khách hàng. (2) Khởi đầu khoản vay.
Chuyên Đề Thực Tập
(4) Thực hiện cho vay - thu nợ. (5) Quản lý tín dụng.
(6) Quản lý hồ sơ tín dụng. (7) Quản lý Nợ quá hạn. (8) Quản lý nợ khó đòi.
(9) Quản lý các thông báo tới khách hàng.
(10) Quản lý hồ sơ pháp lý và Thực hiện thủ tục pháp lý. (11) Quản lý và Thực hiện thủ tục xoá nợ.
(12) Quản lý và Thu hồi nợ đợc xử lý rủi ro. (13) Quản lý và thực hiện Uỷ nhiệm thu hồi nợ. (14) Quản lý các thông tin báo cáo.
(15) Quản lý phân loại nợ.
Với những tiện ích nh trên thì phần mềm là cánh tay đắc lực của các cán bộ nói riêng cũng nh của ban giám đốc, các nhà quản trị cấp cao quản lí hoạt động tín dụng một cách đầy đủ nhanh chóng và chính xác nhất.
Cùng với một thủ tục qui định chứng từ về hoạt động cho vay, hệ thống tài khoản, cách ghi chép phản ánh các nghiệp vụ vào tài khoản do chính phủ Ngân hàng Nhà nớc quy định là cơ sở để xây dựng hệ thống thông tin kế toán. Thêm vào đó là việc áp dụng những chuẩn mực nguyên tắc kế toán và các văn bản hớng dẫn, quy định của NHNo&PTNT Việt Nam, Nghệ An cũng nh công tác kiểm soát là nền tảng tạo ra môi trờng cho việc ứng dụng một cách linh hoạt, chặt chẽ nhanh chóng, để quản lí các hợp đồng tín dụng với khách hàng.
Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch một cửa“ ”
Khách hàng (2) (3) (6)
Chuyên Đề Thực Tập
(7)
(4) (5)
(1) (7) Giao dịch viên ứng quỹ đầu ngày và nộp quỹ cuối ngày
(2) Khách hàng yêu câu giao dịch
(3) Giao dịch viên thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng
(4) Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vợt quyền giao dịch vụ
(5) Kiểm soát giao chứng từ sau khi kiểm soát cho giao dịch viên
(6) Giao dịch viên trả tiền (thu) cho khách hàng
2.1.4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại NHNo&PTNT Diễn Châu
a, Khái niệm:
Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái).
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, báo cáo kế toán, bao gồm các mẫu sổ kế toán với kết cấu mẫu sổ cụ thể, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau. Trình tự ghi sổ và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ, nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán đủ lập đợc các báo cáo kế toán hàng ngày và định kỳ.
Hình thức kế toán áp dụng phổ biến tại NHNo&PTNT Diễn Châu là chứng từ: dựa vào từng chứng từ kế toán NH hoặc bảng kê chứng từ kế toán NH để hạch toán vào sổ kế toán.
Theo chế độ kế toán chung, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ” đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Giao dịch
viên 1 Giao dịch viên 2 Giao dịch viên 3 Quỹ chính Kiểm soát Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ gốc
Chuyên Đề Thực Tập
Ghi chú:
Ghi trong ngày: Ghi định kỳ: Ghi cuối ngày:
Trình tự của hình thức “chứng từ ghi sổ” cho thấy một số nội dung cơ bản sau:
- Sổ kế toán gồm kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp (sổ cái)
- Căn cứ chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ kế toán để hạch toán vào sổ kế toán chi tiết.
- Có bớc kiểm tra, đối chiếu để khẳng định các nghiệp vụ kinh tế tài chính thể hiện trên chứng từ kế toán phát sinh và hoàn thành đã đợc phản ánh chính xác đầy đủ vào sổ kế toán chi tiết.
- Có bớc kiểm tra, đối chiếu để khẳng định của kế toán chi tiết khớp đúng với số liệu của kế toán tổng hợp.
Từ nội dung của hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” chung, đơn vị kế toán ngân hàng đã xây dựng cụ thể quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp phù hợp với từng điều kiện. Điều kiện kế toán thủ công và điều kiện kế toán máy nhng đơn lẻ, cha kết nối
Sổ cái
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
Báo cáo quỹ hàng ngày Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký CTGS
Chuyên Đề Thực Tập
mạng, điều kiện kế toán máy đã kết nối mạng, điều kiện kế toán đã đợc ứng dụng công nghệ tin học hiện đại.
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán nghiệp vụ tín dụng tại NHNo&PTNT Diễn Châu.
a, Khái niệm kế toán nghiệp vụ tín dụng
KT NVTD là công việc ghi chép, phản ánh tổng hợp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản cho vay trong tất cả các khâu từ giải ngân, thu nợ, thu lãi và theo dõi d nợ trên cơ sở đó hình thành thông tin phục vụ quản lý, chỉ đạo tín dụng đạt hiệu quả cao, bảo vệ an toàn tài sản của NHTM.
b, Vai trò của kế toán nghiệp vụ tín dụng
KT NVTD có vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán NHTM vì nó ghi chép, phản ánh khoản mục lớn nhất bên tài sản có của NHTM, cung cấp các thông tin quan trọng để nhà lãnh đạo ngân hàng nâng cao hiệu quả hoạt động và hạn chế rủi ro cho ngân hàng. Vai trò đó thể hiện nh sau:
Thứ nhất, KT tính toán, ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản cho vay. Từ đó bảo vệ an toàn tài sản cho ngân hàng, góp phần nâng cao chất lợng tín dụng cho ngân hàng.
Thứ hai, KT phản ánh tình hình đầu t vốn vào các ngành kinh tế quốc dân. Thông qua KT nghiệp vụ tín dụng, ngân hàng có thể biết đợc phạm vi hoạt động, ph- ơng hớng đầu t và theo dõi đợc hiệu quả sử dụng vốn vay của các TCKT, cá nhân.
Thứ ba, qua việc theo dõi thu nợ và thu lãi của từng đơn vị, KT tín dụng giúp ngân hàng thu nợ gốc và lãi đầy đủ, chính xác, kịp thời; giúp hạn chế rủi ro; góp phần ổn định thu nhập cho ngân hàng.
Thứ t, KT trợ giúp đắc lực cho việc chỉ đạo chấp hành chính sách tín dụng, tiền tệ của NHNN và các cơ quan quản lý vĩ mô.
2.2.1. Công tác tổ chức quản lý chung về nghiệp vụ tín dụng tại NHNo&PTNT Diễn Châu.
Chuyên Đề Thực Tập
Là hoạt động phức tạp chịu ảnh hởng của nhiều nhân tố, do đó để đánh giá một cách đầy đủ về hoạt động cho vay của chi nhánh cần nhìn nhận trên nhiều góc độ khác nhau. ở phần trớc chúng ta đã thấy đợc tăng trởng của các hoạt động cho vay, trong phần này chúng ta sẽ thấy đợc kết cấu của các khoản vay đó.
Hoạt động cho vay chủ yếu của chi nhánh cho vay là ngắn hạn. Doanh số cho vay ngắn hạn cuối năm 2007 chiếm tỉ trọng là 89% và tháng 9 năm 2008 là 92% tăng 220.015 triệu đồng tăng 36%. Doanh số cho vay trung hạn không thay đổi là mấy. Doanh số cho vay dài hạn tăng 1.879 triệu đồng tăng 21 lần. Cho vay ngắn hạn và dài hạn năm 2007 thu hồi trớc hạn cao nên doanh số thu hồi nợ cao, sang năm 2006 doanh số thu hồi nợ thấp do đặc điểm thời hạn cho vay. D nợ so với tổng số d nợ của cho vay ngắn hạn là 93,4%; 75% trung hạn là 6,59; 24% dài hạn là 0,01%; 1% lần lợt ở năm 2007 và tháng 9 năm 2007. Hoạt động cho vay ngắn hạn tuy an toàn hơn nhng cho vay trung dài hạn đem lại lợi nhuận cao hơn.
Bảng 5. Số liệu về hoạt động cho vay theo thời hạn cho vay
Đơn vị: triệu VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2007 9 tháng năm 2008
Ngắn
hạn Trung hạn Dài hạn Ngắn hạn Trung hạn Dài hạn
Chuyên Đề Thực Tập
Doanh số cho vay 616.975 72.768 88 836.900 71.717 1.967 Doanh số thu nợ 532.747 77.288 98 854.715 20.155 89 D nợ cuối kỳ 222.398 15.682 23 204.673 67.244 1.901 NQH/NKĐTC 22.079 10.281 0 18.533 3.023 0 NQH/NKDTC thu
đợc 21.958 9.413 0 18.222 2.629 0
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán của chi nhánh)
Chất lợng hoạt động của chi nhánh cho vay dài hạn của chi nhánh rất cao không có nợ quá hạn ( không đủ tiêu chuẩn). Nếu trong năm 2007 số nợ quá hạn cho vay ngắn hạn là 22.079 triệu đồng thì 9 tháng năm 2006 là 18.533 triệu đồng, trong đó thu hồi về là 21.958 và 18.222 triệu đồng. Nợ quá hạn (không đủ tiêu chuẩn) của cho vay trung hạn giảm 7.158 triệu đồng. Số nợ cha thu đợc là 394 triệu đồng. Nếu đem so sánh nợ quá hạn không thu đợc với tổng d nợ thì tỉ lệ của nợ ngắn hạn là 0,05% và 0,11% ; của trung hạn là 0,36% và 0,14% lần lợt ở các năm 2007 và 9 tháng năm 2008. Cho vay trung hạn có độ rủi ro cao hơn ngắn hạn, chất lợng cho vay trung hạn tăng, tuy nhiên có thể thấy tỉ lệ nợ quá hạn (không đủ tiêu chuẩn) của chi nhánh là thấp
Tổng doanh số cho vay của chi nhánh 9 tháng năm 2008 là 910.674 triệu đồng trong đó tỉ trọng của các doanh nghiệp Nhà nớc, hợp tác xã, doanh nghiệp t nhân là 11,5%; của công ty cổ phần và trách nhiệm hữu hạn là 29% của chủ thể là 59,5%. Doanh số cho vay so với năm 2005 giảm 25,394 triệu đồng giảm 19% của các doanh nghiệp Nhà nớc, t nhân và hợp tác xã; tăng 71,724 triệu đồng tăng 38% của các công ty cổ phần và trách nhiệm hữu hạn; tăng 174,513 triệu đồng tăng 47% của hộ cá thể. D nợ cuối kỳ năm 2007 và 9 tháng năm 2008 so với tổng d nợ lần lợt của doanh nghiệp Nhà nớc, hợp tác xã, doanh nghiệp t nhân là 26%, 30%tăng 22.111 triệu đồng tăng 36% của công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn là 49%, 44% tăng 3554 triệu đồng tăng 3% của hộ cá thể là 25%; 26% tăng 10.050 triệu đồng tăng 17%
Bảng 6 Hoạt động cho vay phân chia theo khách hàng
Đơn vị: triệu VND
Chỉ tiêu Năm 2005 9 tháng năm 2006
DNNN DNTN CtyCP TNHH Hộ cá thể DNNN DNTN CtyCP TNHH Hộ cá thể
Chuyên Đề Thực Tập
HTX HTX
D nợ kỳ đầu 4.158 19.074 135.173 62.134 118.157 57.812 Doanh số cho vay 130.817 188.748 370.266 105.423 260.472 544.779 Doanh số thu nợ 72.841 89.655 447.627 83.312 256.918 534.729 D nợ cuối kỳ 62.134 118.157 57.812 84.245 121.711 67.862 NQH/NKĐTC 5.031 3.380 23.949 4.756 4.125 12.675 NQH/NKDTC thu
đợc 4.177 3.380 23.814 4.531 4.066 12.254
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán của chi nhánh)
Nếu chia hoạt động cho vay theo khách hàng thì: Hoạt động cho vay của chi nhánh chủ yếu tập chung ở các hộ cá thể sau đó đến công ty cổ phần và trách nhiệm hữu hạn; doanh nghiệp Nhà nớc và một số thành phần kinh tế khác có doanh số cho vay ít nhất. Xu hớng cho vay của chi nhánh lựa chọn các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh là các công ty nhỏ và vừa hay các hộ kinh doanh phục vụ nhu cầu vay tiêu dùng của cá nhân là những thành phần hoạt động hiệu quả có khả năng trả nợ cao.
Nợ quá hạn không thu đợc ở doanh nghiệp Nhà nớc, t nhân và hợp tác xã năm 2007 là 854 triệu đồng mà chỉ tập chung ở doanh nghiệp Nhà nớc sang đến năm 2008 giảm doanh số cho vay ở thành phần này và nợ không đủ tiêu chuẩn không thu đợc là 225 triệu đồng. Năm 2007 toàn bộ số nợ quá hạn của công ty cổ
phần và trách nhiệm hữu hạn thu đợc hết tháng 9 năm 2008 số nợ không đủ tiêu chuẩn không thu đợc là 59 triệu. Đối với hộ cá thể nợ quá hạn (không đủ tiêu chuẩn) nhiều hơn các thành phần khác tuy nhiên tỉ lệ thu hồi rất cao. Tỉ lệ nợ quá hạn trên tổng số d nợ vào thời điểm 31/12/06 của doanh nghiệp Nhà nớc là 0,36% hợp tác xã và doanh nghiệp t nhân không có nợ quá hạn; của công ty cổ phần trách nhiệm hữu hạn là 0% của hộ cá thể là 0,06%. Sang 9 tháng năm 2008 tỉ lệ này lần lợt ở các thành phần là 0,08%; 0,02%; 0,15%. Nh vậy sang năm 2008 số nợ quá hạn ở các doanh nghiệp Nhà nớc chi nhánh đã thu đợc một phần tổng tỉ lệ nợ quá hạn so với tổng d nợ