Khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trường, TTKDTM đã giữ một vai trò rất quan trọng đối với từng đơn vị kinh tế, từng cá nhân và đối với toàn bộ nền kinh tế, bất kỳ một nhà sản xuất nào cũng đều mong muốn đồng vốn của mình tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và sinh lời tối đa cho mình, do đó họ muốn sản phẩm của họ làm ra phải được tiêu thụ ngay trên thị trường và thu được tiền để tiếp tục một chu kỳ sản xuất mới.
TTKDM phục vụ cho sản xuất lưu thông hàng hóa không ngừng phát triển:
Mục tiêu của sản xuất hàng hóa là để bán – tiêu thụ, thông qua khâu tiêu thụ các doanh nghiệp sẽ thu hồi lại vốn để tiếp tục chu kỳ sản xuất tiếp theo – T – H…SX…H’-T’, quá trình đó được thông qua khâu thanh toán. Như vậy khâu thanh toán có vị trí hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức và tiêu thụ hàng hóa. Do vậy, nếu tổ chức tốt TTKDTM sẽ có tác động to lớn đến việc thúc đẩy sản xuất và lưu thông hàng hóa không ngừng phát triển.
Góp phần ổn định lưu thông tiền tệ, giảm chi phí lưu thông xã hội:
Mở rộng TTKDTM sẽ tạo điều kiện để giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội: việc mở rộng TTKDTM sẽ làm tăng khối lượng tiền ghi sổ và giảm khối lượng tiền mặt trong lưu thông, từ đó sẽ tiết giảm được chi phí cho toàn xã hội nói chung
và cho ngành Ngân hàng nói riêng do tiết giảm được chi phí về in ấn tiền, kiểm đếm, vận chuyển, bảo quản tiền.
Góp phần tăng nguồn vốn cho NHTM:
Công tác TTKDTM càng phát triển, càng mở rộng thì nguồn vốn Ngân hàng huy động được từ số dư trên các tài khoản tiền gửi thanh toán của các tổ chức kinh tế sẽ tăng lên, tăng nguồn vốn tín dụng của Ngân hàng. Đồng thời thông qua TTKDTM, Ngân hàng nắm một cách chính xác, hợp lý tình hình thiếu vốn của các bên tham gia thanh toán, để kịp thời cho vay, phát tiền vay đúng mục đích và vật tư hàng hóa đảm bảo.
Phục vụ việc chỉ đạo thực hiện chính sách tiền tệ quốc gia của Ngân hàng nhà nước (NHNN):
Mở rộng TTKDTM góp phần thực hiện tốt chính sách tiền tệ của NHNN: việc mở rộng hình thức TTKDTM sẽ làm giảm được khối lượng lớn tiền mặt trong lưu thông và làm tăng khối lượng tiền ghi sổ, điều đó giúp cho NHNN có thể sử dụng hữu hiệu các công cụ của chính sách tiền tệ.
Như vậy, TTKDTM giữ một vai trò hết sức quan trọng. Đứng trên giác độ của ngành Ngân hàng, nó phản ánh khá trung thực trình độ quản lý, trình độ kỹ thuật nghiệp vụ kỹ thuật của Ngân hàng cũng như sự tín nhiệm của khách hàng. Trong nội bộ một Ngân hàng, TTKDTM không chỉ tác động đến nghiệp vụ thanh toán mà còn tác động tới các nghiệp vụ khác của Ngân hàng như nghiệp vụ tín dụng. Nếu làm tốt công tác TTKDTM sẽ thúc đẩy nghiệp vụ tín dụng phát triển và ngược lại. Đi đôi với sự phát triển kỹ thuật tin học, ngày nay hoạt động Ngân hàng hiện đại cũng chuyển hướng kinh doanh bằng cách mở rộng các dịch vụ thay cho kinh doanh chênh lệch lãi suất tiền gửi và cho vay là chủ yếu trước đây, trong đó dịch vụ thanh toán đóng vai trò trọng tâm và đặc biệt quan trọng.
2.2.2.Yêu cầu và qui định chung về TTKDTM:
Thời gian thanh toán nhanh
Chi phí thanh toán thấp
Đảm bảo quá trình thanh toán chính xác an toàn và ổn định
Giảm thiểu rủi ro trong thanh toán
Hệ thống thanh toán phải là hệ thống mở
2.2.2.2. Qui định chung về công tác TTKDTM:
Để đẩy mạnh công tác TTKDTM. Nhiều văn bản pháp luật qui định về lĩnh vực thanh toán đã được Chính phủ ban hành như: Nghị định số 64/2001/NĐ- CP ngày 20/09/2001 về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã ban hành nhiều Quyết định, thông tư, chỉ thị mới như Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 thay thế cho Quyết định 22/QĐ-NHNH ngày 21/02/1994 về ban hành thể lệ TTKDTM,Thủ tướng Chính phủ ban hành Đề án TTKDTM giai đoạn 2006-2010 và định hướng đến năm 2020 (ban hành kèm theo Quyết định số 291/2006/QĐ-TTg ngày 29/12/2009),Chỉ thị 20/2007/CT-TTg ngày 24/08/2007 về việc trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Các văn bản này nhằm hoàn thiện dần chế độ TTKDTM cho phù hợp với yêu cầu đổi mới của nền kinh tế, tạo điều kiện cho các tổ chức tín dụng triển khai nhiều hình thức thanh toán, từng bước hòa nhập với hệ thống thanh toán theo thông lệ quốc tế.
Các doanh nghiệp , cơ quan, tổ chức…,công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam được quyền lựa chọn Ngân hàng mở tài khoản giao dịch và thanh toán. Khách hàng muốn thanh toán qua Ngân hàng thực hiện các nguyên tắc sau:
Phải mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng và trên tài khoản phải đảm bảo có số dư để đáp ứng nhu cầu thanh toán. Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm về việc chi trả vượt số dư trên tài khoản và chịu phạt theo thể lệ TTKDTM, chịu trách nhiệm về những sai sót, lợi dụng trên những giấy tờ thanh toán của của những người được chủ tài khoản ủy quyền ký thay.
Khi thực hiện thanh toán qua Ngân hàng, chủ tài khoản phải chấp hành những quy định và hướng dẫn của Ngân hàng về việc lập những chứng từ thanh toán,
phương thức nộp, lĩnh tiền ở Ngân hàng. Trên các giấy tờ thanh toán dấu và chữ ký phải đúng mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.
Chủ tài khoản tự tổ chức hạch toán, theo dõi số dư tiền gửi Ngân hàng, nếu số liệu của Ngân hàng và sổ sách của mình có sự chênh lệch thì phải báo ngay cho Ngân hàng biết để cùng nhau đối chiếu, điều chỉnh lại số liệu cho khớp đúng.
Ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát giấy tờ thanh toán của khách hàng, số dư trên tài khoản và chi trả kịp thời theo yêu cầu của khách hàng, mọi sai sót do chủ quan Ngân hàng làm thiệt hại đến khách hàng đều phải bồi thường theo qui định
2.2.3.Một số nhân tố tác động đến công tác TTKDTM:
TTKDTM là phạm trù kinh tế có mối quan hệ với toàn bộ hoạt động của nền sản xuất xã hội, do vậy chịu sự tác động của nhiều nhân tố của quá trình tái sản xuất trong nền kinh tế như :
- Môi trường kinh tế vĩ mô, sự ổn định chính trị xã hội. - Môi trường pháp lý.
- Tâm lý, thói quen, trình độ dân trí và thu nhập của người dân. - Qui mô Ngân hàng.
- Khoa học kỹ thuật và công nghệ. - Nhân tố con người.
2.2.4. Qui trình các nghiệp vụ TTKDTM:
2.2.4.1. Qui trình chuyển tiền đi của các sản phẩm OL1 đến OO3:
tiền đi
1) Tiếp nhận qui trình chuyển tiền đi của khách hàng
Thực hiện GDV
-Chuyển tiền từ TK CA/SA, tiền mặt: nhận lệnh trực tiếp từ khách hàng :
+ Loại tiền chuyển là đồng tiền khách hàng có (ví dụ: chuyển tiền đi bằng VNĐ từ TK VNĐ)
+ Loại tiền chuyển khác đồng tiền khách hàng có (ví dụ: chuyển tiền đi bằng VNĐ từ TK VNĐ)
-Chuyển tiền từ TK G/L: trong trường hợp xử lý thanh toáncác khoản tiền sau tra soát, sau khi thực hiện giao dịch hoàn trả, chuyển tiệp giao dịch thanh toáncủa các phân hệ nghiệp vụ khác, chi tiêu nội bộ.
2) Kiểm tra lệnh chuyển tiền
Thực hiện GDV
-Chứng từ lập đúng theo qui định
-Mẫu dấu, chữ ký hợp lệ đúng với đăng ký tại Ngân hàng -Tuân thủ các qui định về quản lý ngoại hối
-Đúng qui định về mua bán ngoại tệ kinh doanh
-Nhận lệnh chuyển tiền khi còn giờ giao dịch, phải xử lý ngay. -Nhận lệnh chuyển tiền khi hết giờ giao dịch, GDV ghi ngày giờ nhận lệnh và được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
-Nếu chứng từ không đạt yêu cầu chuyển trả lại cho khách hàng yêu cầu bổ sung, làm mới.
3) Thu tiền mặt (nếu có)
Thực hiện GDV
-Nếu khách hàng chuyển trả phí bằng tiền mặt, tiến hành thu số tiền phải nộp của khách hàng
-Chọn nguồn tiền thanh toán +Chuyển tiền từ tiền mặt +Chuyển tiền từ TK CA +Chuyển tiền từ TK SA + Chuyển tiền từ TK G/L -Lựa chọn sản phẩm chuyển tiền -Xác định phí chuyển tiền +Người thụ hưởng chịu
+Người chuyển tiền chịu: trả bằng tiền mặt/ ghi nợ TK CA/SA +Mức giảm giá phí chuyển tiền áp dụng cho khách hàng (nếu có) -Nhập đầy đủ, chính xác thông tin người chuyển tiền của khách hàng
-Trong trường hợp nhận lại lệnh do KSV chuyển trả lại, GDV căn cứ vào lý do chuyển trả lại để thực hiện
-Nếu giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch của GDV thì thực hiện bước 5, nếu không thì thực hiện bước 6
5) Phê duyệt giao dịch
Thực hiện KSV
-Kiểm tra lệnh chuyển tiền
-Kiểm tra nội dung xử lý giao dịch của GDV, phê duyệt giao dịch -Nếu không chấp thuận chuyển trả lại GDV
-In chứng từ:
+In trên lệnh chuyển tiền của khách hàng
+Phiếu hạch toán 1 liên (nếu chuyển tiền từ G/L)
+In 4 liên UNC (đối với sản phẩm OL2) để chuyển sang tổ chức tín dụng khác
7) Phân phối chứng từ
Thực hiện GDV
-Trả báo nợ cho khách hàng: 1 liên lệnh chuyển tiền của khách hàng
-Chuyển bộ phận đi thanh toán liên hàng:
+Đi thanh toán bù trừ (sản phẩm OL1,OL6): 2 liên lệnh chuyển tiền của khách hàng trong trường hợp trả lại giao dịch bù trừ đến ngày trước, chuyển 1 liên phiếu hoạch toán kèm 1 liên báo có chuyển tiền nhầm
+Thanh toán qua TK tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác (sản phẩm OL2): 1 liên lệnh chuyển tiền của khách hàng hoặc 1 liên phiếu hoạch toán, kèm 4 liên UNC
-Chuyền GDV SWIFT/T5 Editor (sản phẩm 002, 003): 1 liên lệnh chuyển tiền của khách hàng hoặc bản sao chứng từ gốc chuyển tiền đến trong trường hợp chuyển trả lại ngân hàng gửi điện, hoặc chuyển trả tiếp ngân hàng khác
-Chuyển bộ G/L: bảng kê giao dịch trong ngày kèm 1 liên lệnh chuyển tiền của khách hàng, 1 liên phiếu hạch toán.
7.1) Dữ liệu chuyển tới chi nhánh thanh toán
Thực hiện chương trình
hộ đối với sản
phẩm OL3, Ol7 theo qui trình thanh toán SIBS (SIBS tại chi nhánh trả tiền)
-Tại chi nhánh thanh toán hộ thực hiện đi thanh toán bù trừ (TTBT) (theo qui trình đi giao dịch TTBT)
7.2)Xử lý giao dịch đi TTBT đối với sản phẩm OL1
Thực hiện GDV có nhiệm vụ đi TTBT -Thực hiện theo qui trình đi giao dịch TTBT 7.3)Chuyển chứng
từ đi thanh toán qua TK tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác đối với sản phẩm OL2
Thực hiện GDV có nhiệm vụ đi thanh toán liên hàng
-Ký, đóng dấu trên lệnh chuyển tiền đi, và hoàn tất các thủ tục liên quan theo qui định của tổ chức tín dụng nơi mở TK
7.4)Chuyển điện đi IBPS
Thực hiện: chương trình tự động chuyển giao dịch ra GW-IBPS, đưa vào CI-TAD của hệ thống IBPS
-Chi nhánh có CI-TAD tiếp tục thực hiện việc xử lý điện tại CI- TAD theo đúng qui trình thanh toán qua IBPS của NHNN, hướng dẫn hội sở chính đối với chi nhánh đầu mối.
7.5)
7.5.1) Soạn điện đi T5/SWIFT/TELEX đối với sản phẩm OL5, 002,003
7.5.2) Phê duyệt điện đi T5/SWIFT/ TELEX
Thực hiện GDV SWIFT/T5 -Truy cập SWIFT/T5/Editor
-Căn cứ lệnh chuyển tiền của khách hàng do GDV BDS chuyển tới thực hiện soạn, in điện.
Thực hiện: KSV SWIFT/T5 - Truy cập SWIFT/T5/Editor
-Kiểm tra điện do GDV SWIFT/T5 soạn so với lệnh gốc -Nếu chấp nhận ký phê duyệt điện
lại cho đúng
2.2.4.2.Qui trình chuyển tiền đến từ IBPS:
Các giai đoạn của qui trình chuyển đến từ IBPS Nội dung 1)Nhận điện đến tự động ghi có TK G/ L
Thực hiện: chương trình nhận điện đến từ GW-IBPSvào SIBS bút toán do chương trình tự động sinh ra
+Tại Chi nhánh:
Nợ TK 2701.02.001 (tiền gửi tại Hội sở)
Có TK 2806.01.002 (chuyển tiền phải trả bằng điện) 2)In điện đến Thực hiện GDV
-Kiểm tra danh mục các điện IBPS đến, nhận biết các điện mới đến cần xử lý
3)Kiểm tra nội dung điện
Thực hiện GDV
-Kiểm tra tính hợp lệ của điện đến (các yếu tố về người thụ hưởng: tên TK, số chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp…)
-Nếu hợp lệ thì chuyển thực hiện bước 4, nếu chỉ dẫn thanh toán sai cần tra soát thì thực hiện bước 5
4)Xử lý trả tiền cho khách hàng
Thực hiện theo Qui trình xử lý giao dịch chờ thanh toán 5)Tạo tra soát đối
với ngân hàng gửi
điện
-Hiện nay trong SIBS không có chức năng tra soát, mà tra soát bằng IQS, vì vậy GDV thực hiện tạo ra tra soát gửi ngân hàng gửi lệnh chuyển tiền tại CI-TAD của chi nhánh
6)Phê duyệt tra soát
Thực hiện KSV
-Kiểm tra nội dung điện và nội dung tra soát, nếu chấp thuận thì phê duyệt điện gửi đi tại CI-TAD của chi nhánh, nếu không chấp nhận thì hủy điện yêu cầu GDV làm lại
2.2.4.3. Qui trình xử lý điện đến từ T5:
Các giai đoạn của qui trình xử lý điện đến từ T5
Nội dung
1)Nhận điện đến từ giao diện thanh toán
Thực hiện GDV T5 Editor -Nhận điện đến từ T5 -In điện đến 2 liên
2)Xử lý giao dịch Thực hiện GDV T5 Editor
-Kiểm tra nội dung điện đến để lựa chọn sản phẩm phù hợp: * Sản phẩm IL8:
+Ghi có CA/SA
+Hạch toán G/L, lựa chọn “Closed” số chuyển tiền, TK G/L mặc định hạch toán là 2807.01.002
++Chờ thanh toán cho khách hàng, khi thanh toán thực hiện qui trình xử lý giao dịch chờ thanh toán
++Giao dịch có sai lầm chờ tra soát điện, GDV thực hiện tiếp theo việc tạo điện tra soát (N195, N196) gửi ngân hàng gửi lệnh. Khi có kết quả tra soát thực hiện theo qui trình xử lý giao dịch chờ
thanh toán
+Hạch toán G/L, lựa chọn “Actived” số chuyển tiền, chỉ lựa chọn tình huống này trong trường hợp chuyển trả giao dịch, hoặc chuyển chứng từ sang các phân hệ khác để hạch toán tiếp. Khi lựa chọn tình huống này, GDV phải nhập số liệu TK G/L thích hợp (không được sử dụng TK 2807.01.002)
*Sản phẩm IL9: chuyển tiếp đi TTBT
+Thanh toán ngay trong ngày:(sau khi giao dịch phê duyệt, bút toán mặc dịnh sinh ra:
Nợ TK 2701.02.001 Có TK 2807.01.003
Đồng thời thông tin của giao dịch đó chuyển vào bảng kê 12, 14 để đi bù trừ),số chuyển tiền có trạng thái “Closed”
+Thanh toán vào ngày làm việc tiếp theo (sau thời điểm Cut-off time đi bù trừ), (sau khi giao dịch được phê duyệt, bút toán mặc định tự động sinh ra:
Nợ TK 2701.02.001 Có TK 2807.01.002
Với số chuyển tiền có trạng thái là “Active”, sang ngày làm việc tiếp theothông tin của giao dịch đó chuyển vào bảng kê 12, 14 để đi bù trừ) và GDV cần thực hiện giao dịch Inward Payment Credit to G/L để thực hiện ghi có sang TK 2807.01.003 nhằm đổi trạnh thái của số chuyển tiền thành “Closed”
*Sản phẩm IL10: chuyển tiếp sang hệ thống chuyển tiền điện tử liên ngân hàng (IBPS). Chỉ có những chi nhánh đã được tham gia
IBPS mới được sử dụng sản phẩm này.
+GDV nhận bổ sung giá trị còn thiếu (nếu có) vào các trường hợp: ++Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng
++TK khách hàng chuyển tiền
+Xác định thời điểm chuyển tiếp điện ngay trong ngày sang IBPS. Thời điểm chọn phải nhỏ hơn hoặc bằng thời điểm Cut-off time sản phẩm IL10
3)In chứng từ Thực hiện GDV T5 Editor
-In thêm bản sao điện đến để làm giấy báo có cho khách hàng đối