II. Thực tế quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC do AAC thực hiện
2.1 Tìm hiểu khách hàng
2.1.1 Đối với khách hàng mới
Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, thoả thuận về thời gian thực hiện kiểm toán sơ bộ và kiểm toán chính thức, phó tổng giám đốc sẽ cử một đoàn kiểm toán cùng với mình đến công ty khách hàng để thực hiện kiểm toán sơ bộ trước, nhiệm vụ của đoàn này là đi tìm hiểu thông tin chung về khách hàng để lập Hồ sơ thường trực.
Trước khi đến công ty khách hàng, trưởng đoàn phải fax ngay danh mục các tài liệu chuẩn bị kiểm toán cho khách hàng để họ chuẩn bị trước. (Xem phụ lục 1)
Sau đó đoàn kiểm toán sẽ đến công ty khách hàng để thực hiện kiểm toán sơ bộ. Phương pháp chủ yếu là: trao đổi, phỏng vấn, quan sát.
Trao đổi được tiến hành giữa đại diện đoàn kiểm toán và đại diện khách hàng, theo mẫu được thiết kế sẵn áp dụng chung cho tất cả các khách hàng, gồm các nội dung:
• Quá trình thành lập: cơ sở thành lập, được cấp giấy chứng nhận kinh doanh khi nào, vốn điều lệ, các đơn vị trự thuộc.
• Con người: chủ doanh nghiệp, người kiểm soát, người điều hành chính, nhà tư vấn doanh nghiệp chính.
• Về tổ chức bộ máy: ban lãnh đạo, ban kiểm soát gồm những ai, tổng giám đốc và kế toán trưởng, sơ đồ tổ chức, bộ máy kế toán.
• Ngành nghề kinh doanh, khách hàng chủ yếu, kênh tiêu thụ
• Các chính sách kế toán áp dụng và quy trình quản lý tài sản tại đơn vị: niên độ kế toán, chế độ kế toán áp dụng…
• Chính sách thuế và các khoản lệ phí nộp ngân sách: thuế suất thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và các loại thuế khác.
• Quy trình quản lý: phân cấp quản lý của đơn vị như thế nào
• Thị trường: đối thủ cạnh tranh chính, thị trường cạnh tranh như thế nào • Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm, công nợ và các nhân tố khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Từ đó đoàn kiểm toán đưa ra đánh giá ban đầu về hệ thống kế toán, hệ thống KSNB khách hàng và đưa ra nhận định có rủi ro trọng yếu nào ảnh hưởng đến BCTC hay không.
Bảng “Tìm hiểu khách hàng” thực hiện tại Công ty Cổ phần đường ABC như sau: (xem phụ lục 2)
2.1.2 Đối với khách hàng cũ
Sau khi ký lại hợp đồng, kiểm toán viên không thực hiện giai đoạn kiểm toán sơ bộ mà tiến hành đến kiểm toán chính thức tại công ty khách hàng theo thời gian đã thoả thuận trong hợp đồng Tuy nhiên sẽ có một cuộc gặp mặt trao đổi ngắn giữa đoàn kiểm toán với kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị, qua đó kiểm toán viên thu thập những thông tin mới phát sinh trong năm tại công ty khách hàng và yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu, văn bản liên quan đến thông tin đó để lưu vào Hồ sơ thường trực.
Ví dụ về một cuộc trao đổi giữa trưởng đoàn kiểm toán và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần ABC như sau:
Trao đổi gặp mặt:
I. Giới thiệu về đoàn kiểm toán
II. Đề nghị đơn vị khái quát về tình hình hoạt động của công ty và bộ máy tổ chức:
1. Trong năm có thay đổi gì về cơ cấu tổ chức hay không? - Không
2. Có thay đổi gì về vốn kinh doanh không? - Không
3. Có thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh không?
- Có, do mới thành lập thêm một chi nhánh vào cuối tháng 12. -> Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới để lưu vào Hồ sơ thường trực.
4. Công ty có ý định lên sàn giao dịch chứng khoán trong năm không? - Không
5. Có tất cả bao nhiêu chi nhánh, địa điểm của các chi nhánh, phân cấp hạch toán kế toán tại các chi nhánh như thế nào?
- Hiện tại công ty có tất cả 4 chi nhánh, trong đó có 3 chi nhánh hạch toán phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng (1 chi nhánh mới thành lập vào tháng 12), và một trung tâm thí nghiệm thực hiện chuyển sổ về công ty.
6. Phòng kế toán có thay đổi gì về nhân sự không, số lượng nhân viên kế toán hiện tại là bao nhiêu?
- Có 5 người, cũng không thay đổi gì so với năm ngoái, chỉ tuyển thêm 3 vị trí cho chi nhánh mới thành lập cuối tháng 12.
7. Trong năm có đầu tư mua sắm tài sản cố định mới không? - Có mua trụ sở mới ở Hà Nội, và một số máy móc thiết bị.
8. Có thay đổi gì về quy chế và các quy định so với năm ngoái không? - Không
9. Hoạt động trong năm có lãi không?
- Có, nhưng do bù lỗ năm ngoái nên không nhiều. 10. Chế độ chính sách tiền lương như thế nào?
11. Công ty có ưu đãi gì về thuế không?
- Công ty đang hưởng chính sách ưu đãi về thuế thu thập doanh nghiệp sau khi cổ phần hóa từ vùng kinh tế khó khăn, mức thuế ưu đãi là 10%, giảm 50% trong 5 năm. Nhưng theo quy định mới, các chi nhánh thành lập sau 01/01/2009 không được áp dụng mức ưu đãi về thuế của công ty. Hiện công ty đang gửi công văn hỏi Cục thuế.
12. Khi nào công ty tiến hành họp Hội đồng quản trị? - Vào ngày 15 tháng 3 tới (tức 15/03/2010).
13. Việc kiểm kê tài sản, đánh giá sản phẩm dở dang đã được tiến hành chưa? - Đã tiến hành kiểm kê tài sản.
14. Đã đối chiếu xác nhận công nợ, xác nhận ngân hàng đầy đủ chưa?
- Rồi, nhưng có một số khoản công nợ đã gửi thư xác nhận nhưng chưa được trả lời, số tiền không lớn.
15. Có những khoản nợ tồn đọng không? - Không
16. Cơ quan thuế và các cơ quan Nhà nước khác, tập đoàn có sự kiểm tra nào trong năm 2009 không?
- Không
Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán SIS.
III. Nhờ đơn vị bổ sung những thay đổi IV. Cách thức thực hiện kiểm toán của AAC V. Thời gian kiểm toán dự kiến
VI. Kết thúc