II. Thực tế quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC do AAC thực hiện
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 111
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu sổ chi tiết, sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ với sổ cái
- Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường - Thực hiện thủ tục cut-off.
Thực hiện:
1) Số dư trên sổ cái: 1.166.690.274 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê
2) Kiểm tra chi tiết: kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ các phiếu chi trong tháng 6 và chọn mẫu một số phiếu chi tháng 8, tháng 12, phát hiện các sai sót sau:
Số CT Nội dung Đ/ứng Số tiền Ghi chú
PC48/06 Chi tiền cào mì 627 370.000 10.000đ/người/ngày, có danh sách nhưng không ký nhận PC60/06 Bốc vác ngoài giờ 627 560.000 - như trên –
PC43/08 Tiền ăn công nhân 627 576.000 Không HĐTC
PC42/12 Chi phụ cấp độc hại 627 171.630 Tiền mua sữa cho công nhân, không HĐTC
PC63/12 Chi tiền ĐTDĐ cho GĐ 642 1.264.000 Hóa đơn không mã số thuế 3) Thủ tục cut-off:
Kiểm tra các phiếu chi trước và sau ngày 31/12/2009 (PC139/12 – 144/12 năm 2009, PC01/01 – PC 05/01 năm 2010): các phiếu chi đều được ghi sổ đúng kỳ.
Tạm ứng:
Thủ tục kiểm soát:
- Trước khi đề nghị tạm ứng phải hoàn chứng từ của lần tạm ứng trước.
- Các cá nhân, bộ phận có nhu cầu tạm ứng phải lập giấy đề nghị tạm ứng, ghi rõ mục đích sử dụng, thời gian hoàn trả, trình lên phụ trách bộ phận ký và trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt.
- Khi hoàn ứng, kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ gốc, nếu phù hợp thì ký nhận và lập Giấy thanh toán tạm ứng, trình kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra, ký duyệt
Thử nghiệm kiểm soát:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 141
Người lập Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu sổ cái với xác nhận công nợ tạm ứng - Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ lạ
- Kiểm tra các nghiêp vụ đối ứng chi phí
Thực hiện:
1) Số dư trên sổ cái 413.626.743, khớp biên bản xác nhận công nợ tạm ứng. Đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp công nợ -> khớp.
2) Kiểm tra chi tiết:
- Thanh toán chi phí xăng dầu cho CBNV đi công tác vùng mía không HĐTC, cụ thể:
Số CT Nội dung TK Đ/ứng Số tiền Ghi chú
01/NTL/01 H/ứng chi phí 1.213.300 Không HĐTC
09/PVH/01 xăng dầu, hao mòn 6278 1.679.400 - như trên -
03/NTL/04 xe máy cho CB 772.100 - như trên -
05/AVD/04 cung ứng vật tư 1.240.900 - như trên -
05/PVH/07 - Hoàn ứng tiền lệ phí khám lưu hành xe - (Đối ứng TK 627, số tiền 450.000) -> Hóa đơn không mã số thuế
07/PVH/07 - Mua công cụ dụng cụ - (Đối ứng TK 627, số tiền 3.086.000) -> Hóa đơn sai mã số thuế
01/LTH/07 - Thanh toán tiền mua vật tư - (Đối ứng TK 627, số tiền 3.433.818) -> Hóa đơn không chữ ký người mua
02/LTH/07 - như trên - (Đối ứng TK 627, số tiền 1.916.000 -> - như trên - 03/AVD/07 - như trên - (Đối ứng TK 627, số tiền 1.388.000 -> - như trên -
-> Đề nghị kiểm tra, bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Nguyên vật liệu:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập và phải có chữ ký của trưởng phòng, căn cứ vào các chứng từ liên quan: giấy đề nghị, bảng xét chọn nhà cung cấp, Hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm chất lượng.
- Phiếu xuất kho phải kèm giấy yêu cầu có chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh. Phiếu xuất kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập, và phải có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh.
Kiểm toán viên chọn một tháng bất kỳ để kiểm tra toàn bộ các chứng từ phát sinh trong tháng, và chọn mẫu chứng từ của các tháng còn lại theo nội dung của nghiệp vụ, ví dụ như: Nhập kho nhiên liệu, nhập kho văn phòng phẩm, nhập kho vật tư phục vụ sản xuất…
Thử nghiệm kiểm soát:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 152
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu biên bản kiểm kê, báo cáo nhập xuất tồn với sổ cái - Kiểm tra cách xác định đơn giá xuất kho nguyên vật liệu
- Kiểm tra tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính giá - Thủ tục cut-off
Thực hiện:
1) Số liệu trên sổ cái: 77.042.295.412 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
2) Kiểm tra phương pháp tính giá hàng xuất kho:
Đơn vi tính giá hàng NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, kiểm tra giá xuất kho -> đúng theo phương pháp bình quân gia quyền.
3) Kiểm tra tính nhất quán trong việc xác định đơn giá xuất kho NVL: được áp dụng nhất quán từ năm 2007 đến nay.
4) Kiểm tra chi tiết:
- PN35/01, PN 58/01, PN 60/01, PN 61/01 (Nhập kho nhiên liệu) -> Biên bản nghiệm thu không có chữ ký bộ phận sử dụng
- PN05/04 (Mua xăng dầu) -> Hóa đơn không mã số thuế - PN19/12 (Mua xà phòng) -> - như trên -
- PN 30/3, PN 28/6 (Mua văn phòng phẩm) -> Không có giấy yêu cầu - PN 43/08 (Mua mực máy in, sạc mực) -> Không có giấy yêu cầu - PN 05/11, 09/11, 27/12 (Mua ghi lò, giảm chấn, vật tư PVC) -> - như trên -
- PX 25/01, PX 31/01 (Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất) -> Không đủ chữ ký theo quy định.
5) Thủ tục cut-off: kiểm tra các PN, PX trước và sau ngày 31/12/2009 (PN 28/12, PN 29/12, PX 70/12, PX 71/12 năm 2009 và PN, PX 01/01 – 05/01) -> ghi sổ đúng kỳ.
Tài sản cố định:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị
- Bộ chứng từ mua tài sản cố định theo quy định của đơn vị gồm:
• Giấy đề nghị mua được phụ trách bộ phận phê duyệt trước khi trình ban giám đốc
• Tờ trình xin duyệt giá/ biên bản duyệt giá và các báo giá
• Quyết định của công ty về việc tăng TSCĐ do mua sắm máy móc thiết bị • Hợp đồng kinh tế đối với những TSCĐ giá trị lớn (trên 100 triệu đồng) • Hóa đơn
• Biên bản bàn giao thiết bị giữa hai bên • Biên bản nghiệm thu
- Biên bản giao nhận TSCĐ do phòng kỹ thuật lập gồm 4 bản, có chữ ký đại diện bên giao, bên nhận, mỗi bên giữ 2 bản (một bản lưu, một bản chuyển tới phòng tài chính
kế toán). Nội dung kèm theo biên bản giao nhận gồm: hồ sơ tài sản, các giấy tờ đăng ký, kiểm định, đánh giá tình trạng kỹ thuật, phụ tùng kèm theo…
Thử nghiệm kiểm soát:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 211
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu biên bản kiểm kê TSCĐ với bảng tổng hợp TSCĐ
- Kiểm tra các hóa đơn mua TSCĐ và đối chiếu với các tài liệu liên quan. - Xem xét việc thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ trong kỳ
- Kiểm tra phương pháp khấu hao TSCĐ và tính nhất quán.
- Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường.
Thực hiện:
1) Biên bản kiểm kê TSCĐ chưa được Hội đồng quản trị ký xác nhận theo quy định của đơn vị.
2) Kiểm tra chi tiết:
a/ Máy khoan cần K255 ngày Hóa đơn 16/01/09 -> không có biên bản nghiệm thu, bàn giao.
b/ Máy tính xách tay Hóa đơn ngày 11/01/09 -> không có biên bản bàn giao. c/ Hóa đơn ngày 16/05/09: Tăng TSCĐ (trạm bơm 1B) -> Hóa đơn thiếu chữ ký. d/ Tăng TSCĐ (máy li tâm) chưa có biên bản nghiệm thu tổng thể nhưng đơn vị đã ghi tăng TSCĐ
e/ TSCĐ chuyển từ Nhà máy bia DQ sang, nhưng không sử dụng như tài sản mà tháo dỡ tận dụng -> Đề nghị ghi giảm
f/ Thanh lý xe tải ben Rudong 82K-1790, đơn vị ghi nhận doanh thu (TK 511) -> Đề nghị hạch toán vào thu nhập khác (TK 711).
g/ Đơn vị chưa phản ánh TSCĐ vô hình (quyền sử dụng đất) -> Đề nghị bổ sung TSCĐ.
3/ Kiểm tra tỉ lệ trích khấu hao:
Đơn vị trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng từ năm 2007 đến nay, phù hợp khung khấu hao theo QĐ 206/2003
Kiểm tra thời gian trích khấu hao của các TSCĐ tăng trong năm -> OK
Doanh thu:
Thủ tục kiểm soát tại đơn vị:
- Khi bán hàng sẽ xuất hóa đơn tài chính. Riêng chính sách bán đường thì trả tiền trước rồi mới xuất hàng.
- 11 đơn vị trực thuộc tự xác định kết quả kinh doanh, sau đó kết chuyển lãi về công ty qua TK 136 và 336. Riêng Nhà máy đường QP chỉ thực hiện đến giai đoạn tính giá thành thành phẩm, còn giai đoạn tiêu thụ chuyển về công ty và ghi nhận doanh thu, giá vốn tại văn phòng công ty. Đối với 3 Nhà máy đường, việc quyết định giá bán và thi trường tiêu thụ đầu ra đều do công ty quản lý.
- Đơn đặt hàng do phòng kế hoạch kinh doanh tiếp nhận, trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu căn cứ vào chính sách bán hàng của công ty.
- Hóa đơn được lập làm 3 liên và yêu cầu người mua ký đủ 3 liên, đơn giá trên hóa đơn theo bảng giá quy định đầu kỳ đối với từng loại hàng.
- Phòng TCKT đối chiếu Hóa đơn với Hợp đồng và bảng giá trước khi ghi sổ nghiệp vụ bán hàng.
- Hóa đơn khi được lấy ra khỏi cuống nếu bị hỏng thì hai bên (bán và mua) phải lập biên bản huỷ Hóa đơn, có chữ ký của thủ trưởng hai bên.
Thử nghiệm kiểm soát:
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 511
Niên độ: Năm 2009
Người lập Ngày
Người kiểm tra Ngày
Phương pháp:
- Đối chiếu DT trên sổ cái với DT kê khai trong tờ khai thuế GTGT.
- Kiểm tra đơn giá bán trên hóa đơn.
- Thủ tục cut-off.
Thực hiện:
1) Kiểm tra DT toàn công ty:
Đối chiếu doanh thu kê khai trong tờ khai thuế GTGT với doanh thu hạch toán: DT trên sổ sách DT trên tờ khai Chênh lệch
1.804.494.310.000 1.804.494.310.000 0
2) Đối chiếu đơn giá trên Hóa đơn với bảng giá của đơn vị -> đúng theo bảng giá 3) Thanh lý xe tải ben Rudong 82K-1790, đơn vị ghi nhận doanh thu (TK 511) -> Đề nghị hạch toán vào thu nhập khác (TK 711).
4) Kiểm tra chi tiết:
- HĐ0185619 - 02/09 - Bán đường cho công ty CP Nông sản thực phẩm QN ( Đối ứng TK 136, số tiền 211.000.000) -> Hóa đơn không chữ ký người mua - HĐ0185623 - 02/09 - Bán đường cho công ty TNHH Dung-Bàng (Đối ứng TK 136, số tiền 25.750.000 -> - như trên -
- HĐ0185624 - 03/09 - Bán đường cho công ty CP TNXP Q.Ngãi (Đối ứng TK 136, số tiền 3.281.000 -> - như trên -
- HĐ0110012 - 22/12 Bán đường cho công ty TMDV Tam Kỳ (Đối ứng TK 136, số tiền 12.000.000 -> - như trên -
- Các nghiệp vụ xuất bán đường cho công ty TM Thành Phát (thuộc công ty CP đường XYZ) chưa có Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ / HĐTC, đơn vị ghi sổ căn cứ vào phiếu nhập kho của Thành Phát -> Đề nghị bổ sung hiệu chỉnh.
5) Thủ tục cut-off: kiểm tra các hóa đơn bán hàng trước và sau ngày kết thúc niên độ: HĐ0110018, HĐ0110019, HĐ0110020 ngày 31/12/2009, HĐ0110021-> HĐ0110023 -> Đều được ghi sổ đúng kỳ.