Ban giám đốc Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc 1 Công đoàn Phòng Kế toán Phòng Tổ chức – Hành chính Khối Quản lý quy tắc Phó giám đốc 2 Khối Mương Khối Nhặt rác Khối Cống Tổ Sửa chữa – Xây lắp Tổ Bơm Khối Lái xe – Vận chuyển
Giám đốc Xí nghiệp
+ Chức năng
Thực hiện chức năng quản lý toàn diện xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về hoạt động của xí nghiệp theo các mục tiêu, nhiệm vụ Công ty giao.
+ Nhiệm vụ
Điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được công ty phê duyệt, tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, kế hoạch.
Chủ động lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm kế hoạch dài hạn cho công ty và triển khai tổ chức kế hoạch khi được duyệt.
Đề nghị Chủ tịch- Tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, cho nghỉ chế độ và các quyền lợi khác với các Phó giám đốc Xí nghiệp
Được ký quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm đến trưởng phòng nghiệp vụ của Xí nghiệp ( trừ Trưởng phòng kế toán ).
Tổ chức thực hiện các định mức, đơn giá, tiêu chuẩn quy định trong nội bộ Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty.
Báo cáo Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp hàng tháng, quý, năm và công khai các hoạt động theo quy chế dân chủ của Công ty.
Chịu sự kiểm tra, giám sát của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Quyết định ban hành các quy định nội bộ của Xí nghiệp.
Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quyết định của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty
Phó giám đốc kỹ thuật
Giúp việc, tham mưu chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN, ban giám đốc Công ty trong công tác quản lý chuyên môn, kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm mọi mặt về kỹ thuật, an toàn vệ sinh lao động trong XN.
Nghiên cứu khoa học, cải tiến kỹ thuật, điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN về hoạt động của phòng Kế hoạch- Kỹ thuật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc ủy quyền (bằng văn bản).
Phó giám đốc nội chính
Giúp việc, tham mưu cho Giám đốc XN, ban giám đốc Công ty công tác nội chính bao gồm:
Điều hành hoạt động về các công việc hành chính, quản trị, y tế, bảo vệ, quân sự và mọi hoạt động phong trào, điều hành hoạt động của các xe con.
Giúp việc, tham mưu cho Giám đốc XN các quan hệ đối nội, đối ngoại liên quan đến việc đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội và nội bộ Công ty.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN về kết quả các công việc được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc ủy quyền (bằng văn bản).
Các phòng ban chức năng
Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật
+ Công tác lập kế hoạch- triển khai kế hoạch
Chủ động lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm theo chỉ đạo của Công ty có sự phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ của Công ty.
Giao kế hoạch sản xuất cho các tổ đội sản xuất, đôn đốc kiểm tra đảm bảo đúng tiến độ đề ra.
Quản lý chặt chẽ vật tư, máy móc thiết bị, xe máy đảm bảo thực hiện đúng theo quy trình, quy phạm kỹ thuật bảo dưỡng theo quy định.
Lập hồ sơ quản lý danh mục hệ thống thoát nước trên địa bàn được giao quản lý theo dõi điều chỉnh kịp thời những biến động, cập nhật những số liệu để đảm bảo hồ sơ quản lý duy trì thoát nước đúng và đầy đủ.
+ Công tác quản lý kỹ thuật- kế hoạch
Kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch của các tổ đội sản xuất xác định chất lượng, khối lượng các hạng mục nạo vét, duy tu, duy trì, quản lý hệ thống thoát nước do XN quản lý.
Quản lý kỹ thuật, vật tư, xe máy, thiết bị chuyên dùng của XN. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các tổ sản xuất, tổ chức thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch, tiến độ đề ra.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng kế hoạch, đầu tư, khoa học công nghệ và phòng kinh doanh dịch vụ của Công ty trong công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch.
Nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật, triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Trên thực tế phòng Kế hoạch – Kỹ thuật đã được bố trí một cách hợp lý, mức độ chuyên môn hóa, phân công công việc cao mỗi người phụ trách một mảng kỹ thuật. Trưởng phòng phụ trách chung công việc, chỉ đạo các hoạt động trong phòng được thông suốt và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, phó phòng trợ giúp trưởng phòng, giải quyết công việc chung. Các nhân viên được giao công việc rõ ràng và nhìn chung công việc được giải quyết nhanh, chất lượng tốt. Tuy nhiên vị trí nhân
viên CBKT rác, CBKT quản lý điện, CBKT duy tu xe máy, thiết bị có kết quả công việc chưa cao, giải quyết công việc chậm, thiếu chính xác do trình độ chuyên môn của những cán bộ này chưa phù hợp với yêu cầu công việc.
Qua kết quả điều tra về nhiệm vụ, chức năng của các nhân viên trong phòng có phù hợp với trình độ chuyên môn được đào tạo cho kết quả
Bảng 2.5 : Kết quả điều tra về sự phù hợp giữa công việc và trình độ chuyên môn trong phòng Kế hoạch- Kỹ thuật
Chỉ tiêu Tỉ lệ (%)
Phù hợp 64
Công việc cao hơn trình độ chuyên môn 28 Công việc thấp hơn trình độ chuyên môn 8
Nguồn: Tác giả tự điều tra, 2010
Với những tổng hợp trên nhận thấy trình độ chuyên môn trong phòng so với công việc chưa tương xứng (chiếm 36%). Người lao động phải làm những công việc thấp hơn trình độ chuyên môn được đào tạo sẽ gây cảm giác chán nản, dần mất đi sự năng động, sáng tạo trong công việc, hiệu quả làm việc thấp. Người lao động được làm công việc phù hợp hoặc trên trình độ chuyên môn được đào tạo sẽ kích thích họ cố gắng, phấn đấu để hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao nhưng nếu giao những công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn quá cao so với họ thì cần phải kết hợp đào tạo nâng cao trình độ cho họ.
Phòng Tổ chức- Hành chính
Tham mưu cho giám đốc xí nghiệp về công tác tổ chức nhân sự, công tác hành chính quản trị, công tác bảo vệ, công tác y tế. Tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó Giám đốc nội chính giải quyết các công việc về hành chính- quản trị, y tế đáp ứng yêu cầu sản xuất, phục vụ các hoạt động khác của Công ty cụ thể:
- Tổ chức triển khai kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước, các quy chế của Công ty, xí nghiệp đến các đơn vị và CBCNV
- Tham mưu về công tác, chế độ chính sách BHLĐ, BHXH, lưu trữ, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản lý nhân lực, lao động của Xí nghiệp thực hiện theo phân cấp quản lý thông qua quy chế, thỏa ước tập thể lao động hàng năm qua đại hội CNVC.
- Hàng tháng có báo cáo tình hình quản lý sử dụng lao động lên Công ty (qua phòng Tổ chức ) chịu sự kiểm tra giám sát của phòng ban nghiệp vụ về công tác chuyên môn nghiệp vụ.
Phòng Tổ chức- Hành chính có chức năng, nhiệm vụ quan trọng trong xí nghiệp. Khối lượng công việc nhiều nhưng số lượng nhân viên ít nên phòng thường xuyên quá tải công việc trong những dịp Đại hội, tổng kết, sơ kết. Trưởng phòng phụ trách khối lượng công việc lớn cả về tổ chức, các hoạt động quản trị nhân lực trong Xí nghiệp. Hiện tại phòng chỉ có một nhân viên văn thư, một nhân viên y tế chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính, y tế. Với đặc thù những công việc này không có nhiều thay đổi dễ gây sự nhàm chán cho nhân viên nên khi được hỏi “ Đánh giá của Ông/ bà về công việc hiện tại? ” cho kết quả.
Biểu đồ 2.2: Kết quả thực hiện công việc tại Phòng Tổ chức- Hành chính
Nguồn: tác giả tự điều tra, 2010
Từ kết quả tổng hợp trên cho thấy, đa số nhân viên trong phòng đánh giá công việc tại phòng là bình thường (48%), một số ít đánh giá công việc có phần nhàm chán (6%). Chính khối lượng công việc nhiều nhưng thường lặp đi, lặp lại không tạo được sự động lực làm việc cho người lao động. Mặt khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu công việc nên khó khăn trong việc thực hiện công việc, gây nên tâm lý chán nản, ỷ lại. Để tạo được sự hăng say làm việc trong nhân viên cần có những đổi mới công việc như luân chuyển, thuyên chuyển công việc, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên.
Phòng Kế toán
Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN các công việc sau:
- Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán. Thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của XN theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê.
17% 29% 48% 6% Rất tốt Tốt Bình thường Nhàm chán Hoàn toàn hợp lý
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty theo chế độ quy định.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể chế tài chính kế toán Nhà nước, các quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong XN.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu số liệu bí mật thuộc bí mật Nhà nước.
- Giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các hợp đồng kinh tế.
- Chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty, XN.
- Chấp hành các chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp, chế độ với người lao động.
Hoạt động phân công công việc tại phòng Kế toán được đánh giá là chưa hợp lý. Sự chồng chéo nhiệm vụ chức năng giữa nhân viên thống kê và nhân viên kế toán khi cùng có nhiệm vụ kiểm kê tài sản xí nghiệp, thống kê lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn hàng tháng. Nhiệm vụ thống kê trong xí nghiệp chỉ cần một nhân viên có thể đảm nhận được nhưng trong phòng có 2 người nên cơ cấu của phòng là chưa khoa học. Khi nhiệm vụ công việc bố trí không hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác đánh giá thực hiện công việc trong phòng. Mối quan hệ hợp tác trong phòng tốt, mọi nhân viên luôn giúp đỡ, tạo điều kiện cho nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Sự thống nhất ý kiến giữa trưởng phòng và nhân viên cao do đó các quyết định đạt hiệu quả. Quá trình truyền thông tin giữa các cấp trong phòng nhanh góp phần giải quyết công việc tại XN được hiệu quả.
Khi được hỏi về “Đánh giá về sự phân công công việc giữa các nhân viên” trong phòng Kế toán cho kết quả.
Biểu đồ 2.3: Kết quả về phân công công việc tại phòng Kế toán
Nguồn: Tác giả tự điều tra, 2010
Nhân viên trong phòng đánh giá sự phân công công việc hợp lý (64%), nhưng có 12% đánh giá là chưa hợp lý. Do vậy cần bố trí, sắp xếp lại chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong phòng để tránh tình trạng chồng chéo gây ra những khó khăn trong công việc.