Đánh giá thực hiện công việc có vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Công tác đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá đúng năng lực của nhân viên từ đó bố trí, sắp xếp lao động một cách hợp lý, tạo được động lực làm việc cho người lao động. Tuy nhiên hiện nay công tác đánh giá vẫn chưa thực sự được Công ty và các XN trực thuộc coi trọng đúng mức dẫn đến những đánh giá chỉ mang tính hình thức chung chung, cào bằng, chưa thực sự công bằng và thuyết phục người lao động. Vì vậy nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc cũng là một bước cần thực hiện để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại XN.
Hiện nay, Công ty xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc cho CBNV khối phòng ban được áp dụng với tất cả các xí nghiệp trực thuộc. Kết quả của quá trình đánh giá thực hiện công việc là xác định hệ số năng suất của từng cá nhân với các hệ số 0,8; 1,0; 1,1 làm căn cứ tính lương cho người lao động. Nhìn chung các tiêu thức đã phần nào đánh giá được kết quả làm việc của người lao động của người lao động nhưng một vài tiêu thức còn chung chung, khó định lượng nên nhiều lúc công tác đánh giá thiếu chính xác. Mức độ hoàn thành công việc chưa được đánh giá một cách rõ ràng, các hệ số dãn cách nhau không đáng kể nên khó tạo được động lực cho người lao động.
Do vậy để công tác đánh giá thực hiện công việc thực sự mang lại hiệu quả trước tiên Công ty phải lựa chọn phương pháp đánh giá, tiêu thức đánh giá phù hợp, khoa học. Các tiêu thức đánh giá cần được nghiên cứu, thiết kế một cách chi tiết, cụ thể hơn, các chỉ tiêu có thể định lượng được, giảm những ý kiến chủ quan của người thực
hiện đánh giá. Tránh tình trạng bệnh hình thức, cả nể, bình quân trong đánh giá đặc biệt là trong bộ máy lãnh đạo vẫn còn tồn tại cá nhân yếu kém, ỷ lại làm việc không hiệu quả.
Nhằm cải tiến công tác đánh giá thực hiện công việc tại XN, em xin đề xuất phương pháp đánh giá thang đo đồ họa. Phương pháp này gồm 2 phần: các tiêu thức và thang đo các tiêu thức. Các tiêu thức được lựa chọn bao gồm các tiêu thức về số lượng, chất lượng công việc, về nỗ lực, sáng tạo của người lao động để đánh giá công việc. Tất cả các tiêu thức được lượng hóa theo thang điểm.
Bảng 3.3: Mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc
STT Tiêu chí Điểm tối đa Tự đánh giá Bộ phận đánh giá Trưởng phòng đánh giá I Đánh giá kết quả công việc 50
1 Mức độ hoàn thành công việc được giao 30
1.1
Hoàn thành tốt công việc được giao, chất lượng cao, kịp tiến độ, sẵn sàng nhận thêm nhiệm vụ mới
30
1.2 Nếu vi phạm một trong các nội dung dưới đây sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
1.2a
Giải quyết công việc chậm trễ dẫn đến kết quả công việc không đảm bảo thời gian quy định
- 5 1.2b Thực hiện công việc không đảm bảo chất lượng - 4 1.2c Trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm cho người
khác
- 5 2 Sử dụng tiết kiệm các nguồn
lực 10
2.1
Thường xuyên sử dụng tiết kiệm các nguồn lực hoặc hoàn thành tốt công việc khi thiếu nguồn lực
10
2.2
Nếu vi phạm một trong các nội dung dưới đây sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
2.2a
Không có ý thức sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, biểu hiện lãng phí sai sót -2 2.2b Thường xuyên sử dụng không phù hợp mục đích
công việc -2
3 Nhận thêm nhiệm vụ 10
3.1 Thường xuyên nhận thêm nhiệm vụ và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
3.2
Không nhận thêm nhiệm vụ hoặc có nhận thêm nhưng công việc không có nhiều khó khăn
0
II
Ý thức tổ chức, kỷ luật chấp hành nội quy, quy
chế cơ quan 20
1
Ý thức tổ chức lỷ luật tốt, chấp hành tốt nội quy, quy chế Công ty, Xí nghiệp 20 2
Nếu vi phạm một trong các nội dung dưới đây sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
2.1
Chấp hành không nghiêm túc sự phân công, lãnh đạo của
cấp trên -2 2.2 Đi trễ về sớm, vắng mặt không lý do (từ 6 lần trở nên trong kỳ) -2 2.3
Uống rượu, bia trong giờ làm việc, khi thực hiện nhiệm vụ, la cà hàng quán trong giờ -2 2.4 Làm hư hỏng, mất mát tài sản của Công ty, Xí nghiệp -1
III Tinh thần hợp tác 10
1 Chủ động phối hợp, giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác 10 2 Nếu vi phạm một trong các nội dung dưới đây sẽ bị trừ
điểm. Cụ thể:
2.1 Ngăn cản sự phối hợp công việc giữa đồng nghiệp -3 2.2 Phối hợp chiếu lệ, không có -2
tinh thần hợp tác
IV Tính trung thực 10
1 Trung thực cao trong công việc 10 2
Nếu vi phạm một trong các nội dung sau sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
2.1 Che dấu, làm sai lệch nội dung thông tin của tổ chức -4 2.2 Làm hư hỏng, mất mát hồ sơ, tài liệu -3 2.3 Cung cấp số liệu không chính xác, kịp thời -3
V Tinh thần học tập 10
1 Tích cực , chủ động học tập, nâng cao trình độ 10 2
Nếu vi phạm một trong các nội dung sau sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
2.1 Từ chối tham gia các hoạt động học tập, tập huấn… không có lý do chính đáng
- 2 2.2 Tham gia chiếu lệ, không
đầy đủ -2
VI Tổng 100
Nguồn: Tác giả tự xây dựng, 2010
Bước cuối cùng là phân loại nhân viên
Bảng 3.4: Xếp loại nhân viên khối quản lý
Nguồn: Tác giả tự xây dựng, 2010
Kết quả đánh giá thực hiện công việc có chất lượng tốt hay không, có đạt hiệu quả như mong muốn hay không còn phụ thuộc vào người đánh giá và chu kỳ đánh giá.
Người đánh giá thực hiện công việc phù hợp nhất là trưởng phòng ban trong Công ty vì trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trực tiếp phân công và giám sát hoạt
Tổng điểm Xếp loại Hệ số hoàn thành công việc
>=95 Xuất sắc 1,4
80- 94 Tốt 1,2
70- 79 Khá 1,0
60- 69 Trung bình 0,7
động của các nhân viên trong phòng ban. Do vậy, họ có khả năng đưa ra ra những đánh giá chính xác nhất. Với các chỉ tiêu đánh giá đã thay đổi nên có thể tiến hành đào tạo người đánh giá để giúp họ hiểu biết về hệ thống đánh giá, mục đích của đánh giá, hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá. Có thể sử dụng hình thức: cung cấp văn bản hướng dẫn tới các trưởng phòng hoặc tổ chức buổi họp để phổ biến cách đánh giá mới và lấy ý kiến phản hồi trực tiếp từ người đánh giá.
Chu kỳ đánh giá có thể được thực hiện hàng quý hoặc 6 tháng một lần để đảm bảo sự chính xác, trong quá trình đánh giá.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc là căn cứ để XN đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động qua đó xây dựng các chế độ thưởng qua hàng quý, hàng năm. Đánh giá được cụ thể, chính xác không những kết quả thực hiện công việc của người lao động mà còn thấy được tinh thần làm việc, sự sáng tạo, hăng say của người lao động qua đó có biện pháp để khai thác tiềm năng của người lao động. Việc gắn kết quả đánh giá thực hiện công việc với các hình thức thưởng khác nhau làm cho người lao động quan tâm hơn đến công tác đánh giá thực hiện công việc, thu hút họ vào việc đóng góp các ý kiến xây dựng cho hệ thống đánh giá được hoàn thiện hơn. Qua đó người lao động sẽ thấy vai trò của họ được nâng lên, tăng ý thức trách nhiệm với công việc, tổ chức.
Để hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc thì bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực trong XN nên tham khảo ý kiến của người lao động quản lý ở các vị trí công việc. Thông tin phản hồi có tác dụng làm cho phiếu đánh giá phù hợp hơn với từng phòng, từng vị trí công việc. Sau một thời gian nhất định bộ phận chuyên trách nhân lực cần có những đánh giá về tính hiệu quả của công tác đánh giá đó để có những điều chỉnh cho phù hợp.
3.2.4 Đào tạo nâng cao trình độ cán bộ quản lý
Với một số vị trí nhân viên có trình độ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, XN cần tổ chức cho nhân viên được đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ. Các nhân viên cũng có thể tự xin đi học, XN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho họ về chi phí, thời gian học tập nhưng người lao động không được làm ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện công việc.
Các vị trí công việc cần nâng cao trình độ chuyên môn như
+ Vị trí nhân viên văn thư tại phòng Tổ chức hành chính có thể tự xin đi học Cao đẳng hoặc Đại học về hành chính, văn thư lưu trữ.
+ Nhân viên duy tu, bảo dưỡng xe máy, thiết bị cần đào tạo thêm về ngành kỹ thuật bảo dưỡng máy móc, duy tu thiết bị.
+ CBKT rác, CBKT quản lý hệ thống điện có thể tự xin hoặc cử đi học tại chức tại các trường kỹ thuật về môi trường, điện.
Các nhân viên khác mặc dù có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc nhưng vẫn có nhu cầu học thêm, nghiên cứu thêm, XN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho họ.
Với những nhân viên được thuyên chuyển đến các phòng ban khác như nhân viên thống kê của phòng Kế toán được thuyên chuyển sang phòng Tổ chức- hành chính chuyên văn thư, lưu trữ. Chức năng, nhiệm vụ của công việc khác nhau nên cần phải tiến hành đào tạo lại cho nhân viên đó để họ có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Các hình thức có thể được áp dụng là: kết hợp đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc và đào tạo tại các trường chính quy theo đối tượng học tại chức.
Vị trí nhân viên nhân sự đang rất cần thiết, XN cần đề xuất với Công ty cho tuyển thêm , sau đó đào tạo lại cho phù hợp với yêu cầu công việc. Yêu cầu tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp chính quy chuyên ngành Kinh tế lao động hoặc Quản trị nhân lực có ít nhất 1 năm kinh nghiệm với lĩnh vực nhân sự. Nội dung đào tạo có thể áp dụng cho nhân viên này là đào tạo chuyên sâu giúp người lao động học tập được các kỹ năng thực hiện công việc, áp dụng các hình thức kèm cặp, chỉ bảo giúp người lao động mới có thể thích nghi nhanh chóng với điều kiện làm việc, chi phí đào tạo thấp.
3.2.5 Xây dựng các chính sách đãi ngộ hợp lý
Công tác tiền lương
Công tác tiền lương được XN thực hiện theo đúng nội quy, quy chế của Công ty theo chế độ tiền lương chung về mức tiền lương tối thiểu chung, các hệ số lương, hệ số phụ cấp áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước. Tiền lương của người lao động được đánh giá là không cao. Mức lương bình quân của người lao động tăng từ 2,5 triệu năm 2007 đến 3,2 triệu năm 2009 đó là nguồn thu chủ yếu của gia đình người lao động, trong khi tốc độ lạm phát cao, giá cả hàng hóa tăng liên lục thì tiền lương ở mức đủ so với nhu cầu cuộc sống hàng ngày của người lao động. Trên thực tế những CBKT có trình độ chuyên môn cao có xu hướng muốn chuyển sang doanh nghiệp ngoài quốc doanh với mức lương cao hơn để làm hoặc nhận các công trình làm thêm để trang trải thêm cho cuộc sống làm ảnh hưởng đến chất lượng hoàn thành công việc được giao. Với mức lương hiện tại là một trở ngại lớn cho việc thu hút, tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn cao.Do vậy các chính sách, chế độ về tiền lương của XN đã không tạo được động lực làm việc cho người lao động. Mặt khác
do các công tác đánh giá thực hiện công việc chỉ mang tính hình thức nên công tác trả lương, thưởng cũng chưa phát huy được tác dụng khuyến khích người lao động. Vì thế, công tác tiền lương cần có những đổi mới cải tiến tạo động lực cho người lao động làm việc.
XN đề xuất với công ty xây dựng lại hệ thống thang bảng lương cho CBCNV toàn Công ty dựa trên thang bảng lương của Nhà nước để nâng cao mức lương cho người lao động. Đồng thời, công tác tiền lương cần gắn tiền lương với kết quả thực hiện công việc của người lao động, góp phần khuyến khích và nâng cao tình thần tự giác của người lao động. Thực hiện tốt công tác đánh giá thực hiện công việc từ đó quy ra hệ số năng suất của từng lao động. Quá trình đánh giá thực hiện công việc của cá nhân cần gắn liền kết quả thực hiện công việc của tập thể phòng ban. Xây dựng hệ thống đánh giá phòng ban qua các tiêu chí: tuân thủ quy chế của công ty, khối lượng, chất lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, nỗ lực làm việc của tập thể, tinh thần hợp tác với các phòng ban khác.
Bảng 3.5: Tiêu thức đánh giá các phòng ban
Tiêu chí đánh giá Xếp loại
+ Tuân thủ tốt theo quy chế của Công ty + Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao
+ Chủ động phối hợp với các phòng ban khác trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch
+ Có nhiều sáng kiến, đề xuất khả thi với sự phát triển của tổ chức + 40% nhân viên trong phòng đạt loại Xuất sắc, không có nhân viên xếp loại trung bình, yếu, kém
A
+ Chấp hành quy chế làm việc của công ty + Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
+ 20% nhân viên trong phòng xếp loại xuất sắc B
+ Phòng có cá nhân vi phạm quy chế làm việc của Công ty + Có sai phạm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của tập thể
+ >10% nhân viên xếp loại trung bình, yếu, kém C
Nguồn: tác giả tự xây dựng, (2010)
Phòng xếp loại A có 70% CBCNV xếp loại Xuất sắc, Phòng xếp loại B có 50% nhân viên xếp loại Xuất sắc, phòng xếp loại C có 20 % CBCNV xếp loại Xuất sắc.
Hệ số năng suất cho từng người lao động trong phòng ban
+ Lao động đạt loại Xuất sắc : 1,4 x Ki + Lao động đạt loại Tốt : 1,2 x Ki + Lao động đạt loại Khá : 1,0 x Ki
+ Lao động đạt loại Trung bình: 0,8 x Ki + Lao động đạt loại Yếu : 0,6 x Ki
Côngthức tính lương cho lao động quản lý
TLi= TLcb + TLns
TLcb= [(Ki x MLmin) /26] x số ngày thực tế được hưởng lương TLns= Hi x MLhs
Trong đó:
TLi : Tiền lương thực lĩnh của nhân viên quản lý TLcb : Tiền lương cơ bản
TLns : Tiền lương năng suất
Ki : Hệ số lương cơ bản của người i= hệ số lương + hệ số trách nhiệm MLmin: Tiền lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước
Hi : Hệ số năng suất
MLhs : Tiền lương năng suất 1 hệ số = Quỹ lương năng suất : tổng hệ số sau khi được bình bầu
Ví dụ: Tiền lương của nhân viên văn thư được nhận trong tháng khi nhân viên đó
xếp loại Xuất sắc TLcb= [(3,51 x 650000) /26] x 22 = 1.930.500 đồng Hi= 1,4 x 3,51= 4,9 TLns= 220000 x Hi = 1.081.080 đồng TLtl= TLcb + TLns = 3.011.580 đồng Các khuyến khích tài chính
Hiện nay Công ty có quy chế cụ thể về các khuyến khích tài chính cho các nhân viên và áp dụng cho toàn bộ các XN trực thuộc. Tuy nhiên các hình thức đó chưa mang lại hiệu quả như mong muốn. Một phần hạn chế không nhỏ do nguồn lực của công ty nên mức hỗ trợ, khuyến khích còn thấp, các mức thưởng không mang nhiều ý nghĩa trong việc tạo động lực cho người lao động. Mặt khác, công tác