Qua phân tích thực trạng tại XN nhận thấy sự chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ, sự bất hợp lý trong việc phân chia, sắp xếp công việc giữa các nhân viên vẫn còn tồn tại. Công tác phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí không hợp lý sẽ dẫn tới công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc thiếu chính xác, dễ gây tâm lý bất mãn cho người lao động. Đặc biệt nếu giao công việc có yêu cầu năng lực chuyên môn thấp hơn trình độ chuyên môn của người thực hiện sẽ làm giảm hứng thú công việc, giảm khả năng sáng tạo của người lao động.
Việc hoàn thiện các chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý là chính là việc hoàn thiện hệ thống phân tích công việc. Quá trình phân tích công việc phải được thực hiện nghiêm túc, chính xác kết hợp các phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn. Từ đó xây dựng được hệ thống phân tích công việc một cách phù hợp cho từng vị trí công việc với ba sản phẩm bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện. Hiện nay, trong các phòng ban, bản phân tích công việc còn khá sơ sài, chưa cập nhật những yêu cầu năng lực với người thực hiện công việc được gọi là bản tiêu chuẩn chức danh công việc. Việc áp dụng các tiêu chuẩn chung của Công ty cho các Xí nghiệp làm tiêu chuẩn chức danh công việc mang tính chung chung, chưa chỉ rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Vì vậy xây dựng hệ thống phân tích công việc là cần thiết trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại XN.
Bảng 3.2 : Bản phân tích công việc của trưởng phòng TCHC Bản mô tả công việc
1. Chức danh công việc: Trưởng phòng Tổ chức- Hành chính 2. Báo cáo với: Phó giám đốc phụ trách nội chính
3. Ngạch lương: Chuyên viên
Nhiệm vụ và trách nhiệm
- Tham mưu, giúp việc Phó giám đốc nội chính, Ban giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Phụ trách phòng, chỉ đạo, phân công, kiểm tra đôn đốc và giải quyết vướng mắc các bộ phận.
- Trực tiếp thực hiện công tác về xây dựng tổ chức bộ máy, bảo mật và nhân sự theo chỉ đạo, xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tổ chức hiện tại và lâu dài về nhân sự đào tạo, tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy Xí nghiệp.
- Giải quyết các công việc về hành chính, quản trị, y tế đáp ứng yêu cầu sản xuất, phục vụ và các hoạt động khác của Xí nghiệp.
- Phụ trách thực hiện các chế độ cho người lao động: BHXH, BHYT, thi đua, khen thưởng, kỷ luật….
- Quản lý công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng.
- Phụ trách Công đoàn Xí nghiệp: xây dựng, tổ chức bồi dưỡng CBCNV Xí nghiệp. - Quản lý, mua sắm, cấp phát, sửa chữa toàn bộ tài sản, trang thiết bị Xí nghiệp.
Điều kiện làm việc
- Không gian làm việc: phòng Tổ chức – Hành chính
- Trang thiết bị làm việc: 1 máy tính để bàn, 1 máy in, 1 máy fax - Thời giờ làm việc: Sáng :7h 30 - 12h
Chiều :13h - 16h30
Phải luôn ở tình trạng sẵn sàng với nhiệm vụ, ứng trực khi cần thiết.
Yêu cầu công việc với người thực hiện công việc
- Trình độ học vấn: tốt nghiệp Đại học hệ chính quy chuyên ngành Quản trị nhân lực hoặc Kinh tế lao động.
- Trình độ chuyên môn: Có kiến thức cơ bản về quản trị nhân lực, nắm vững các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước về lao động, hành chính, quân sự với các doanh nghiệp Nhà nước.
- Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu tâm lý lao động, xã hội học lao động, quản trị nguồn nhân lực như phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn, điều tra xã hội học… Có kỹ năng giao tiếp, quan hệ tốt với người lao động, kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng thành thạo.
- Khả năng: khả năng bao quát, tổng hợp ra quyết định nhanh, làm việc độc lập, sáng tạo, xử lý được những tình huống nhạy cảm, xung đột, nắm bắt được những thay đổi, tiến bộ quản lý Nhà nước vận dụng linh hoạt vào Xí nghiệp
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, hoạt động công tác Đảng, Đoàn tốt
- Sức khỏe: Có sức khỏe tốt đảm bảo được công việc - Tuổi : Trên 35
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Chỉ đạo tốt các hoạt động quản trị nhân lực, hành chính, đảm bảo trật tự an ninh trong Xí nghiệp.
- Giảm và giải quyết triệt để những xung đột, khiếu kiện trong Xí nghiệp. - Phân công, bố trí công việc hợp lý.
- Xây dựng, phát động được các phong trào thi đua hàng tháng, hàng quý, vận động được hơn 90% người lao động tham gia.
- Xây dựng hệ thống kỷ luật lao động, nguyên tắc hoạt động Xí nghiệp đảm bảo tất các CBCNV đều chấp hành thực hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn: Tác giả tự xây dựng, 2010