1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG
1.2. Bộ máy tổ chức của công ty CP XNK Hàng Không
Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức Công ty CP XNK Hàng Không - AIRMEX 1.3. Chức năng của các phòng ban trong công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không được tổ chức theo mô hình trực tuyến, gồm các phòng chức năng:
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC QMR Phòng HC-QT P.GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC Chi Nhánh phía Nam Văn Phòng đại diện tại LB Nga Phòng TCKT - KTT Phòng KH-ĐT - LĐTL Phòng vé và dịch vụ Phòng XNK I Phòng XNK II Phòng XNK III
1.3.1. Phòng kế hoạch và lao động tiền lương
Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm, căn cứ vào kế hoạch đầu tư trang thiết bị, các loại hình nguồn vốn.
Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và các loại hình hoạt động khác của công ty theo tuần, tháng.
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về hành chính văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hành.
Thực hiện công tác tiếp nhận, vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Mở rộng công tác đối ngoại, chủ động tiếp thị, quan hệ khách hàng, tìm đối tác trong hợp đồng kinh tế.
Tổng hợp các báo cáo từ các phòng ban chức năng cho ban giám đốc và các báo cáo lên cấp quản lý. Bao gồm:
- Báo cáo tình hình hoạt động của công ty lên cấp quản lý ( Tổng Công ty Hàng không Việt Nam)
- Báo cáo tình hình xuất nhập khẩu cho Bộ Thương mại - Báo cáo thường kỳ cho ban giám đốc
Thực hiện các chương trình quảng cáo và quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết, đàm phán và thoả thuận hợp đồng.
1.3.2. Phòng tài chính kế toán
Phòng này vừa là phòng đảm nhiệm chức năng, vừa là phòng đảm bảo kinh doanh xuất nhập khẩu đúng pháp luật và có hiệu quả.
Lập kế hoạch ngắn – trung – dài hạn. Xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp với cơ chế quản lý có chế độ độc lập hạch toán, kinh doanh trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước.
Định kỳ theo quy đinh lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
1.3.3. Phòng XNK I
Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất, sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác thuộc khu vực sân bay.
1.3.4. Phòng XNK II
Thực hiện công tác xuất nhập khẩu toàn bộ những nội dung liên quan đến xuất nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sửa chữa máy bay động cơ.
Phòng XNK I và phòng XNK II thực hiện các công việc sau trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:
- Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng
- Quản lý các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng như:
+ Nhận đơn đặt hàng của đơn vị cần mua hàng từ trong nước + Gửi các văn bản đặt hàng cho các hãng cung cấp của nước ngoài + Đấu thầu (hoặc chọn thầu) để chọn đối tác ký hợp đống
+ Thông báo kết quả cho khách hàng đặt hàng trong nước
+ Thực hiện công tác quản lý các thủ tục, văn bản có liên quan, có tính pháp lý cho việc ký kết hợp đồng
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài
- Quản lý các hợp đồng xuất nhập khẩu theo nội dung của hợp đồng: số thứ tự của hợp đồng, điều kiện mua hàng, bên bán, bên mua, thời gian thanh
- Quản lý hợp đồng theo các bước: dịch hợp đồng và đăng ký với Bộ Thương mại, giao dịch, thông tin trước ngày hàng về (thuê tàu, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận chuyển trên bộ,…)
- Nhận các chứng từ đi kèm từ người bán - Làm thủ tục nhập khẩu
- Khiếu nại ( nếu có), thanh lý hợp đồng
- Thực hiện quản lý chi tiết cho các hợp đồng theo các nội dung:
+ Theo yêu cầu của người đặt hàng, đơn hàng của người đặt hàng, xác nhận đã trả tiền của phòng tài chính, các văn bản thông báo của người đặt hàng và người bán.
+ Theo đơn hàng ngoại cho người bán, các văn bản cho cơ quan pháp lý (Bộ Thương mại, hải quan,…), biên bán đề nghị chuyển tiền, các văn bản trả cho người bán, các chứng từ thanh toán của người bán cho tài chính.
- Thường xuyên báo cáo về tiến độ trong việc thực hiện hợp đồng, bao gồm các báo cáo sau:
+ Tổng số hàng đã nhận + Tổng số tiền đã thanh toán
+ Tổng số hàng đã về nhưng chưa thanh toán + Tình trạng hàng hoá đã nhập về
+ Những khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng
1.3.5. Phòng XNK III (Phòng kinh doanh)
Đảm nhiệm kinh doanh các thiết bị, vật tư, vật liệu ngoài nghành. Đảm nhiệm đại lý bán vé cho VIETNAM AIRLINES.
1.3.6. Văn phòng đại diện tại Liên bang Nga
*Chức năng
Văn phòng Đại diện tại Liên Bang Nga có chức năng đại diện cho Công ty để tiến hành các giao dịch với các đối tác tại Liên bang Nga các nước khác để mở rộng sản xuất kinh doanh theo Quy chế của Công ty và uỷ quyền của Giám đốc
*Nhiệm vụ
− Tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu các mặt hàng dân dụng, hàng không, điện lực, dầu khí,…
−Tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại với nhà cung cấp và thị trường tiêu thu ở Liên bang Nga và các nước khác
1.3.7. Chi nhánh miền Nam
* Chức năng
Chi nhánh phí Nam có chức năng làm đại diện cho Công ty về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.
*Nhiệm vụ
− Triển khai đàm phán, ký kết, thực hiện và thanh lý các hợp đồng kinh tế mua bán, uỷ thác xuất khẩu đối với khách hàng tại khu vực phía Nam và các khách hàng theo uỷ quyền của Giám đốc
− Hỗ trợ các phòng kinh doanh của Công ty trong việc tiến hành kinh doanh, xúc tiến bán hàng, vận tải và giao nhận hàng hoá đối với các khách hàng tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận
− Mở rộng hoạt động kinh doanh trong và ngoài ngành theo giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty và uỷ quyền của Giám đốc
− Là đơn vị hạch toán kinh doanh phụ thuộc Công ty và chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp về tài chính kế toán của Công ty
− Thay mặt Công ty thực hiện công tác đối ngoại của Công ty tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh theo chỉ đạo của Giám đốc
1.3.8. Phòng bán vé máy bay và dịch vụ
*Chức năng
Phòng vé và dịch vụ có chức năng làm đại lý bán vé máy bay, dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hoá và lữ hành nội địa quốc tế
*Nhiệm vụ
− Thực hiện dịch vụ đặt chỗ, giữ chỗ và bán vé máy bay cho hành khách theo quy định của Hợp đồng đại lý giữa Công ty và các hãng Hàng không
− Tổ chức cung ứng các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hoá cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu (giao nhận hàng hoá) trong nước và quốc tế
− Kinh doanh các dịch vụ phục vụ khách đi máy bay của các hãng Hàng không trong và ngoài nước
− Dịch vụ lữ hành nội địa và quốc tế; dịch vụ du lịch
− Kinh doanh các mặt hàng khác theo giấy phép đã đăng ký kinh doanh của Công ty
1.4. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Trong giai đoạn đầu của quá trình phát triển, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không ban đầu là đơn vị trực thuộc Tổng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam và sau là Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam nên chức năng trong thời kì này của công ty chủ yếu là nhập khẩu và cung cấp, phân phối thiết bị máy móc, phụ tùng và dịch vụ xuất nhập khẩu cho ngành Hàng không. Chức năng của công ty ngày càng được mở rộng sang nhiều lĩnh vực kinh doanh khác như: lữ hàng nội địa và quốc tế, ký gửi hàng hóa, xây lắp trang thiết bị và phụ tùng cho các ngành công nghiệp, giao thông,... kể từ năm 1998 sau khi công ty trở thành đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập và AIRIMEX
ngày càng đóng vài trò quan trọng trong việc phát triển ngành Hàng không Việt Nam nói riêng và các ngành công nghiệp khác nói chung. Nhận thấy rõ được vai trò của mình, ban lãnh đạo công ty đã xây dựng những mục tiêu và nhiệm vụ cần phải hoàn thành như:
- Cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, dịch vụ hoàn hảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng
Với đội ngũ lãnh đạo quản lý và cán bộ nhân viên có tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, sự kết hợp hài hòa giữa kinh nghiệm và tri thức, nỗ lực và sáng tạo trong mọi hoạt động, Công ty luôn đem đến cho khách hàng những sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh đó tạo điều kiện cho nhân viên ngày càng hoàn thiện kỹ năng làm việc nhằm tiến tới sự hoàn hảo trong từng hoạt động.
- Coi trọng quan hệ hợp tác kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước - Không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ thông qua việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000
1.5. Đặc điểm của Công ty CP XNK Hàng Không
1.5.1. Lĩnh vực và ngành kinh doanh
Là đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, từ khi thành lập đến nay Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không có nhiệm vụ nhập khẩu trang thiết bị hàng không nhằm đáp ứng nhu cầu của các đơn vị trong ngành. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của AIRIMEX bao gồm:
- Kinh doanh máy bay, động cơ, phụ tùng, dụng cụ thiết bị và vật tư máy bay
- Kinh doanh các phương tiện, dụng cụ, thiết bị cho ngành Hàng không - Kinh doanh dịch vụ nhận gửi và chuyển phát hàng hóa trong nước và quốc tế
- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ cho khách du lịch(ngoại trừ kinh doanh phòng hát, vũ trường, quán bar,...)
- Kinh doanh vật liệu vật tư hàng hóa dân dụng
Bên cạnh đó, AIRIMEX còn mở rộng lĩnh vực kinh doanh như:
- Kinh doanh trang thiết bị máy móc y tế; kinh doanh vật tư, thiết bị cho trường học, đo lường, sinh học và môi trường;
- Kinh doanh vật tư, thiết bị văn phòng, các sản phẩm cơ điện, điện tử, điện máy và thiết bị tin học, thiết bị mạng máy tính
- Kinh doanh rượu bia, nước giải khát
- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi và kho ngoại quan
- Sản xuất, sửa chữa, lắp đặt, bảo hành và mua bán trang thiết bị, phương tiện, vật tư và phụ tùng thay thế thuộc các ngành công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, dầu khí, điện, than, khoáng sản(trừ các loại khoáng sản Nhà nước cấm), xi măng, hóa chất, bưu chính viễn thông, thể tháo và các ngành kinh doanh dịch vụ giải trí khác.
- Xây lắp các công trình điện có điện áp 35KV - Kinh doanh, xăng, dầu, mỡ và khí hóa lỏng - Mua bán, cho thuê phương tiện vân tải đường bộ - Đại lý mua, đại lý bán và ký gửi hàng hóa
- Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hóa công ty kinh doanh
AIRIMEX đang ngày càng mở rộng quy mô hoạt động nhằm tăng doanh thu và tạo dựng một thương hiệu mạnh trên thị trường trong nước.
1.5.2. Mục tiêu của AIRIMEX
Mục tiêu hàng đầu của AIRIMEX là đẩy mạnh các hoạt động nhập khẩu trang thiết bị chuyên ngành và dịch vụ hàng không nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển hàng không.
Trong hoạt động vận chuyển hàng không, sự an toàn luôn là mục tiêu hàng đầu. Tất cả các loại máy bay cần được bảo dưỡng định kỳ và được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết nhằm đảm bảo sự an toàn cho chuyến bay. Việt Nam chưa có khả năng sản xuất các phụ tùng, trang thiết bị hiện đại cho máy bay, do vậy hoạt động nhập khẩu loại hàng hoá này luôn được đề cao tránh tổn thất trong các chuyến bay.
Mục tiêu thứ hai của AIRIMEX là mở rộng quy mô, thông tin để có thể nhập hàng đúng chủng loại hàng hoá chuyên ngành chất lượng cao.
Trên thế giới hiện nay có rất nhiều hãng sản xuất thiết bị hàng không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao, do vậy việc mở rộng qui mô và tìm kiếm thông tin đối tác ở nước ngoài sẽ giúp AIRIMEX đảm bảo nguồn cung ứng hàng hoá.
Mục tiêu thứ ba là đưa ngành hàng không Việt Nam phát triển kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới. Nhu cầu vận chuyển hành khách và hàng hoá bằng đường hàng không đang ngày càng tăng do đó Công ty cần kết hợp với các đối tác trong nước trong nỗ lực đưa ngành hàng không phát triển phục vụ được nhu cầu lớn của khách hàng.
1.5.3. Thị trường
Sự đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh có tác động tích cực trong quá trình mở rộng thị trường trong nước của AIRIMEX. Khi còn trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, sản phẩm và dịch vụ mà AIRIMEX cung cấp đã có mặt tại hầu hết các sân bay cả trong Nam lẫn ngoài Bắc: như sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất,... Đến nay, công ty vẫn tiếp tục phát huy lợi thế ban đầu có được đề phát triển thị trường ở tất cả các lĩnh vực kinh doanh mà công ty tiến hành đầu tư. AIRIMEX đã thực hiện nhiều dự án lớn cung cấp cho các bạn hàng khắp cả nước và thị phần mà công ty giành đuợc ngành càng tăng do sự tín nhiệm của các đối tác trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong lĩnh vực ngành Hàng không, khách hàng chủ yếu của công ty là Hãng Hàng không
mà công khẳng định thương hiệu mà công ty đã gây dựng được trong suốt quá trình phát triển. Hiện tại, AIRIMEX vẫn là công ty hàng đầu của Việt Nam về cung cấp các thiết bị phụ tùng máy móc cho ngành Hàng không và các ngành công nghiệp khác.
Sau đây là những khách hàng chủ yếu của AIRIMEX:
a) VIETNAM AIRLINES
Việt Nam Airlines là khách hàng lớn của Airimex, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các hợp đồng uỷ thác mà công ty đã thực hiện.
Hợp đồng mua bán của Việt Nam Airlines được chia thành 2 mảng riêng biệt:
− Mua bán máy bay hay máy móc, thiết bị có kỹ thuật cao thì do ban kỹ thuật thực hiện và chịu trách nhiệm về máy móc thiết bị, máy bay trong suốt quá trình sử dụng và đào tạo phi công, đội ngũ trợ giúp kí thuật,…
−Các loại hàng hoá khác do giám đốc của bộ phận chứ năng của Việt Nam Airlines, đó là trạm bảo dưỡng A75 và A76. Giám đốc các sân bay có quyền đứng ra đảm nhận toàn bộ công việc và chịu trách nhiệm về công việc ấy chứ không cần phải thông qua ban kỹ thuật của hãng. Đặc điểm của loại hàng hoá này là giá trị không lớn và đặc tính về kỹ thuật, công nghệ không quá phức tạp, không mang tính đặc thù, và hàng hoá này thường được sản xuất ra với bởi nhiều nhà sản xuất khác nhau.
Sự phân chia các mảng trong quá trình mua bán hàng hoá quốc tế của Việt Nam Airlines nhằm đảm bảo hiệu quả cao cho quá trình mua bán, tránh được những rủi ro không đáng có trong việc mua bán máy móc, thiết bị phụ tùng công nghệ cao, đồng thời tạo ra sự linh hoạt linh động và tránh được những thủ tục vòng vo trong việc mua bán những hàng hoá thông thường không có tính công nghệ cao. Điều này sẽ khuyến khích các bộ phận chức năng hoàn thành tốt những mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
Quá trình mua bán máy bay và máy móc, thiết bị phụ tùng hàng không