1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG
1.6. Các hoạt động nghiệp vụ chủ yếu của công ty
1.6.1. Nhập khẩu uỷ thác
a) Tiếp nhận đơn hàng và triển khai ký kết hợp đồng
- Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng trong nước có thể là các đơn vị trong hoặc ngoài Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, công ty tổ chức tiến hành lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở yêu cầu về chất lượng hay chủng loại của đối tác, trừ trường hợp bên đặt hàng chọn nhà cung ứng
- Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng, công ty sẽ tiến hành đặt hàng, thương thảo với nhà cung ứng về yêu cầu của hàng hoá, chi phí,… nhằm ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế
b) Thực hiện hợp đồng
Tiếp nhận và bàn giao hàng hoá
- Sau khi ký kết hợp đồng, cán bộ nghiệp vụ tiến hành các công việc chuẩn bị cho hoạt động nhận hàng hoá theo đúng nội dung và trình tự của hợp đồng
- Khi nhận được thông báo hàng về trước 1 ngày, cán bộ giao nhận chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để có thể nhận hàng. Các tài liệu phải thể hiện rõ ràng và đầy đủ các thông tin về hàng hoá
- Cán bộ nghiệp vụ phải đối chiếu chứng từ với đơn hàng để xem sự phù hợp của chứng từ đó và chuẩn bị công tác nhận hàng
- Cán bộ nghiệp vụ nhận hàng và bàn giao cho các đơn vị được uỷ quyền nhận hàng như Xí nghiệp A- 75, A – 76,.. và lập biên bản bàn giao hàng hoá
Thu thập và luân chuyển chứng từ
Sau khi nhận hàng và bàn giao hàng hoá, cán bộ nghiệp vụ phải tập hợp chứng từ: biên bản giao nhận hàng hoá, tờ khai hải quan, hoá đơn thương
Khai giá tính thuế
Cán bộ giao nhận hàng hoá chịu trách nhiệm thực hiện khai giá tính thuế theo đúng giá của hợp đồng hoặc ghi trên đơn hàng.
Thanh toán
Cán bộ nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ thanh toán theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
1.6.2. Kinh doanh hàng hoá và dịch vụ
Quá trình kinh doanh hàng hoá và dịch vụ của AIRIMEX được tiến hành qua 9 bước:
- Lựa chọn khách hàng mua và nhà cung ứng
Cán bộ nghiệp vụ tiến hành kinh doanh hàng hoá hoặc dịch vụ khi hàng hoá hay dịch vụ đó phù hợp với khả năng về mọi mặt của AIRIMEX.
Việc lựa chọn nhà cung ứng và khách hàng sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao, đầu tiên là việc đảm bảo nguồn hàng từ nhà cung ứng luôn đáp ứng được yêu cầu cả về chất lượng và số lượng, mặt khác lựa chọn khách hàng mua sẽ đảm bảo đầu ra và doanh thu cho Công ty. Đây là khâu đầu tiên đóng vai trò quan trọng vì nó đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra ổn định, tốc độ quay vòng vốn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh khác.
- Mua hồ sơ mời thầu
Khi dự án được phê chuẩn, cán bộ nghiệp vụ tiến hành mua Hồ sơ mời thầu.
- Hỏi hàng
Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, cán bộ nghiệp vụ cần tiến hành việc hỏi hàng, tức là yêu cầu cung cấp thông tin về hàng hoá: tên hàng, quy cách, yêu cầu kỹ thuật,..
- Lập phương án kinh doanh
Cán bộ nghiệp vụ phải lập kế hoạch kinh doanh để thực hiện kinh doanh hàng hoá và dịch vụ đã duyệt. Phương án kinh doanh có thể là phương
án kinh doanh ngắn hay kinh doanh chi tiết. Nhưng đều phải đảm bảo đúng nguyên tắc của Công ty đặt ra: tính đúng các yếu tố liên quan: vốn, chi phí, doanh thu,…
- Chuẩn bị hồ sơ chào hàng
Hồ sơ chào hàng phải được lập dựa trên cơ sở phương án kinh doanh đã duyệt.
- Bảo lãnh
Tiến hành mở bảo lãnh tại Ngân hàng để đảm bảo tiến độ thực hiện phương án kinh doanh đã duyệt.
- Giao dịch và ký kết hợp đồng
Giao dịch và ký kết hợp đồng có thể là mua, có thể là bán. Cán bộ nghiệp vụ cần liên lạc với người bán hay người mua để tiến hành thương thảo ký kết hợp đồng.
- Thực hiện hợp đồng
Khi các hợp đồng được ký kết, chuyên viên cần thực hiện các công việc chuẩn bị cho việc thực hiện hợp đồng đã ký. Chuẩn bị công tác nhận hàng từ người bán và công tác giao hàng cho người mua.
Ngoài việc nhận và bàn giao hàng hoá, cán bộ nghiệp vụ còn phải chuẩn bị chứng từ để thanh toán cho người mua hay đòi tiền từ người bán.
- Lưu chuyển, quản lý và lưu giữ chứng từ nghiệp vụ
Bộ chứng từ trong phương án kinh doanh sẽ được phòng Tài chính - Kế toán lưu giữ.
1.7. Tình hình tài chính doanh nghiệp
Công ty chính thức cổ phần hoá với vốn điều lệ là 20 tỷ VNĐ và phát hành 10.000.000 cổ phiếu vào cuối năm 2005.Cụ thể như sau:
Bảng 4- CƠ SỞ SỞ HỮU VỐN ĐIỀU LỆ
2 CB.CNV trong công ty 137.400 1.374.000.000 6.87%
3 Cổ phần bán đấu giá 842.600 8.426.000.000 42.13%
Nguồn: Bản công bố thông tin
2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TẠI AIRIMEX
2.1.Tổ chức hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu
2.1.1. Những bộ phận liên quan đến hoạt động nhập khẩu
Các phòng ban liên quan đến hoạt động nhập khẩu của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không được chia thành ba bộ phận riêng biệt, đó là phòng xuất nhập khẩu I, phòng xuất nhập khẩu II, và phòng xuất nhập khẩu III hay phòng kinh doanh.
− Phòng xuất nhập khẩu I: Nhiệm vụ và chức năng của phòng này là nhập khẩu các trang thiết bị mặt đất, tại sân bay, các nhà ga, các thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác khu vực sân bay.
− Phòng Xuất nhập khẩu II: Nhiệm vụ và chức năng của phòng xuất nhập khẩu II là nhập khẩu toàn bộ những nội dung liên quan đến nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sửa chữa động cơ máy bay.
− Phòng Xuất nhập khẩu III: Với phòng xuất nhập khẩu III, nhiệm vụ và chức năng của phòng ban này là nhập khẩu các thiết bị, vật tư ngoài ngành phục vụ cho hoạt động kinh doanh khác của công ty như: rượu, ly thuỷ tinh, vỉ nướng,…
2.1.2. Nghiên cứu thị trường nhập khẩu và lựa chọn đối tác
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX có thị trường đầu vào và đầu ra rất lớn, nhưng hoạt động nghiên cứu thị trường ở công ty lại chưa được tiến hành một cách qui mô, thống nhất và đồng bộ. Do những phòng kinh doanh đảm nhiệm những nhiệm vụ nhập khẩu khác nhau, do đó có những biện pháp nghiên cứu khác nhau, không tạo sự nhất quán
− Xác định mặt hàng
Trong bước này, công ty cần tìm hiểu những thông tin về mặt hàng cần nhập khẩu thông qua các kênh thông tin như Internet, báo chí,… Những thông tin này bao gồm: thiết bị vật tư hay phụ tùng loại gì? Tính năng công dụng như thế nào? Khi xác định được thiết bị cần nhập, Công ty cũng xác định luôn nhà cung ứng hay nhà sản xuất ra thiết bị đó để đánh giá công nghệ, uy tín và trình độ của họ.
− Tìm hiểu nhu cầu hàng hóa trong nước
Bước này Công ty không cần phải trực tiếp nghiên cứu mà có thể lấy số liệu từ các báo cáo của Bộ Công thương, hay của Tổng Cục Thống kê. Qua đó xác định xu hướng phát triển của thị trường và tìm được những đối tác trong nước mới.
− Nghiên cứu tình hình nhập khẩu của các đối thủ cạnh tranh
Công ty cần tiến hành nghiên cứu khả năng cung ứng thiết bị hàng trong ngành và ngoài ngành hàng không ở trong nước. Qua bước này, công ty sẽ thấy những hàng hóa nào không đáp ứng đủ nhu cầu trong nước và sau đó sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
− Nghiên cứu giá, phương thức thanh toán và giao nhận
Trong bước này, công ty cần thu thập giá các các thiết bị hàng không hay ngoài ngành, xu hướng của nó trên thế giới, các phương thức thanh toán và giao nhận hay sử dụng.
Nói chung hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chỉ dừng lại ở mức sơ khai, chưa có sự đầu tư thỏa đáng. Các hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường từ các đối tác trong nước uỷ thác cho công ty nhập khẩu hàng hoá mà họ cần.
Chính vì sự đầu tư vào hoạt động nghiên cứu thị trường còn hạn chế nên kết quả của công tác nghiên cứu thị trường chưa giúp nhiều cho những
rộng ngành kinh doanh. Hoạt động xây dựng kế hoạch kinh doanh vì thế cũng chưa được hoàn chỉnh.
2.1.3. Xác định nhu cầu cần nhập khẩu
Sau khi tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, công ty sẽ xác định được nhu cầu về hàng hoá đó: số lượng bao nhiêu? Giá cả như thế nào? chất lượng hàng hoá ra sao? và kinh doanh vào thời điểm nào?
Việc xác định nhu cầu cần nhập khhẩu có ý nghĩa quan trọng đối với việc lập kế hoạch kinh doanh cho từng phòng xuất nhập khẩu, giúp cho các phòng ban phát huy những ưu điểm của mình, giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
2.1.4. Lập kế hoạch nhập khẩu
Công việc lập kế hoạch nhập khẩu do phòng kế hoạch và lao động tiền lương đảm trách. Sau khi thu thập được những thông tin cơ bản của thị trường và căn cứ kế hoạch đầu tư trang thiết bị, phòng tiến hành lập kế hoạch và phương án kinh doanh. Trong bản kế hoạch này, phòng kế hoạch phải mô tả được tiềm năng của bạn hàng, khả năng cung ứng của công ty, những thuận lợi và rủi ro có thể xảy ra, và cuối cùng là những kiến nghị để biến tiềm năng đó thành lợi nhuận và hạn chế rủi ro.
Hoạt động nghiên cứu thị trường chú trọng đến những thông tin mang tính phi vụ trước mắt nên hoạt động lập kế hoạch nhập khẩu gặp nhiều khó khăn. Việc dự đoán những nhu cầu thị trường, khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài, khả năng kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn do thiếu thông tin.
Những kế hoạch được lập cho các năm được sử dụng để định hướng hoạt động nhập khẩu, đối chiếu với số liệu thực tế để rút ra những hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Bảng 5 - KẾ HOẠCH KINH DOANH NĂM 2005-2008
1 Vốn kinh doanh Tr. đồng - 20.000 20.000 20.000
2 Tổng doanh thu - 61.972 66.690 72.473 78.832
Bán hàng nhập khẩu - 52.340 57.574 63.331 69.665
Hoa hông bán vé máy bay - 600 624 649 9675
Phí nhập khẩu uỷ thác - 5.935 5.935 5.935 5.935
Tiếp nhận vận chuyển HH - 388 388 388 388
Cho thuê văn phòng - 2.169 2.169 2.169 2.169
3 Giá vốn hàng bán - 50.456 52.919 57.507 62.553 4 Lợi nhuận gộp - 11.516 13.772 14.966 16.279 5 Chi phí bán hàng vàQLDN - 10.643 9.102 10.009 11.217 6 Lao động Người 108 103 105 110
7 Lợi nhuận trước thuế Tr. đồng 873 2.863 3.108 3.356
8 Lợi nhuận sau thuế - 629 2.617 2.736 2.886
9 Tỷ suất LNST/ Vốn ĐL % - 14,00% 16,00% 14,00%
10 Thu nhập BQ (ng/tháng) Tr. đồng 3,500 2,500 2,875 3,306
11 Mức chi trả cổ tức % - 9 10 11
Nguồn:Bản công bố thông tin
2.1.5. Đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Hoạt động nhập khẩu thiết bị hàng không tại AIRIMEX thường được các đối tác trong nước uỷ thác nhập một loại thiêt bị nào đó. Do vậy, quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của AIRIMEX có hai phần:
Phần thứ nhất: Đàm phán và ký kết hợp đồng uỷ thác
Khách hàng của công ty sẽ uỷ thác cho AIRIMEX nhập khẩu một loại thiết bị mà họ cần. Công ty và nhà uỷ thác sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng uỷ thác sau khi thoả thuận những điều khoản cơ bản của hợp đồng.
Phần thứ hai: Đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác, Công ty dựa vào những yêu cầu về hàng hoá thiết bị đó trong bản hợp đồng uỷ thác để lựa chọn đối tác cung ứng.
Sau khi hai bên thống nhất những điều khoản cơ bản của hợp đồng thông qua đàm phán, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng được soạn thảo bằng tiếng Anh và các bên gửi cho nhau qua fax, hay email nếu đàm phán qua các phương tiện truyền thông.
Những hoạt động giao dịch và ký kết có sự chi phối rất nhiều của yếu tố con người. Nó đòi hỏi những cá nhân tham gia đàm phán phải có trình độ về ngoại ngữ, kỹ năng đàm phán, nắm rõ những điều khoản cơ bản của hợp đồng như phương thức thanh toán, giao nhận,…
2.1.6. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Những khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm:
Công ty xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá tại hải quan cảng nhập về. Sau đó khai báo vào bộ hồ sơ nhập khẩu với đầy đủ thông tin cần thiết. Thực tế, những giấy tờ liên quan đến việc khai báo hải quan đều đã được tiêu chuẩn rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu.
Sau khi xin giấy phép nhập khẩu, công ty tiến hành đóng thuế theo quy định. Chi cục hải quan của khu vực hàng nhập về sẽ thông báo số thuế phải nộp bằng văn bản. Thuế phải nộp bao gồm: thuết nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu hàng hoá đó thuộc loại Nhà nước quy định).
Khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, công ty tiến hành thanh toán tiền hàng một phần và tổ chực tiếp nhận, xếp dỡ hàng hoá khi về đến cảng.
Sau khi tiếp nhận hàng hoá, công việc tiếp theo đó là kiểm tra, kiểm kê hàng hoá. Tuỳ theo nghĩa vụ và quyền hạn của các bên có quyền kiểm tra những nội dung của hàng hoá nhập về. Công ty có trách nhiệm kiểm kê số lượng và chất lượng thiết bị nhập về.
Nếu không có khiếu nại gì về hàng hoá, công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng và chi phí theo đúng nghĩa vụ hợp đồng.
2.1.7. Quản lý quá trình nhập khẩu
Trong quá trình nhập khẩu hàng hoá, bộ phận quản lý hoạt động nhập khẩu do phòng xuất nhập khẩu I và II đảm nhiệm.
Hoạt động quản lý này bao gồm:
− Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng
− Quản lý các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng
− Quản lý các hợp đồng xuất khẩu theo nội dung của hợp đồng
− Quản lý hợp đồng theo các bước: thuê tàu, mua bảo hiểm, vận chuyển trên bộ,…
− Quản lý trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu
− Thường xuyên báo các về tiến độ trong việc thực hiện hợp đồng
2.2. Kết quả hoạt động nhập khẩu thiết bị và kết quả kinh doanh của AIRMEX
Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu thiết bị của công ty nói riêng đều có những thành tích đáng tự hào. Nhờ những thành công trong lĩnh vực kinh doanh sau giai đoạn cổ phần hoá (từ 18/5/2006), công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không đã nhận được nhiều lời khen ngợi và danh hiệu cao quý ghi nhận sự trưởng thành của công ty. Đóng góp cho những thành công đó là những thành tựu mà hoạt động nhập khẩu mang lại.
2.2.1. Kim ngạch nhập khẩu
Những kết quả đạt được của công ty trong lĩnh vực nhập khẩu được phản ánh trong Báo cáo xuất nhập khẩu qua các năm. Từ những số liệu trong bảng tổng hợp có thể rút ra những tổng kết về kim ngạch xuất nhập khẩu, cơ cấu mặt hàng, thị trường của công ty cả về số lượng cũng như xu hướng biến động. Từ đó sẽ giúp công ty có những kinh nghiệm và biện pháp nhằm nâng
Bảng 6 - KIM NGẠCH XUẤT NHẬP KHẨU NĂM 2003 - 2007
Đơn vị tính: 1000 USD
TT Nội dung chỉ tiêu
Doanh thu 2003 2004 2005 2006 11tháng/ 2007 A Xuất khẩu 320 350 420 500 550 B Nhập khẩu 39.216 40.422 40.683 49.828 53.175