IV. Tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3.
2.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3
8/3 .
2.1. Thủ tục và chứng từ xuất.
Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho chứng từ kế toán của công ty sử dụng là " phiếu xuất kho"
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu cần xin lĩnh vật t , xí nghiệp lập “phiếu xuất kho" với sự cho phép của ngời phụ trách vật liệu, công cụ, dụng cụ. Sau đó phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Nếu bộ phận cung tiêu duyệt, ngời nhận sẽ xuống kho cùng thủ kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lợng thực xuất, số lợng này chỉ đợc phép nhỏ hơn số lợng yêu cầu của xí nghiệp khi trong kho không đủ. Ngợc lại, nó không đợc lớn hơn số lợng yêu cầu.
" Phiếu xuất kho" có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ cùng loại, cùng 1 kho, cùng sử dùng trong 1 sản phẩm hoặc 1 đơn đặt hàng. Phiếu lập thành 3 liên, 1 liên lu lại trên cuốn sổ của xí nghiệp, 2 liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ và chuyển lên cho phòng kế toán. Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng 1 liên để ghi sổ, liên còn lại giứ để cuối tháng gửi cùng với tệp: " Tình hình xuất, nhập, tồn", " Bảngliệt kê chứng từ nhập, xuất", " Tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ " riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp đối chiếu.
Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là " hoá đơn kiêm phiếu xuất kho".
Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng kế hoạch tiêu thụ của công ty lập " hoá đơn kiêm phiếu xuất kho", phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật t.
2.2. Kế toán ghi sổ các nghiệp vụ xuất vật liệu phát sinh.
Hàng ngày , kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản.
Ví dụ:
Theo phiếu xuất kho số 04 ngày 31/03/98 tại kho sắt thép ( bảng 2) , kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 621.3
Có TK 152.2
Nhận xét:
Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, tại phòng kế toán chỉ biết đ- ợc số thực nhập trên " phiếu nhập kho ". Xong không biết đợc trong số đó có bao nhiêu vật liệu, công cụ, dụng cụ chất lợng không đảm bảo, không đúng quy cách, phẩm chất,...vì do hầu hết nhập kho vật liệu, công cụ, dụng cụ đều không qua kiểm nghiệm.
Do cuối tháng các xí nghiệp lại nhận đợc thêm 1 liên của " phiếu xuất kho ", cho nên các xí nghiệp đều giữ 2 liên của phiếu xuất kho. Đây là một điều không cần thiết bởi vì các xí nghiệp chỉ cần giữ 1 liên là đủ, sau đó đối chiếu với " bảng tình hình xuất kho vật t ", " bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất "...và liên còn lại nên gửi cho phòng vật t để theo dõi tình hình xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ.