T Đơn vị sản xuất bếp dầu Công suất
2.2.1 Một số đánh giá chung về công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty TNHH Kim khí Thăng Long
2.2.3.1 Những thành tích đạt được sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại công ty KKTL
•Chất lượng sản phẩm
Trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty đang ngày càng khẳng định vị trí của mình không chỉ ở thị trường trong nước mà còn ở nước ngoài, bằng chứng là tại các Hội chợ triển lãm kinh tế trong và ngoài nước, sản phẩm hàng mang thương hiệu Kim Khí Thăng Long đã đạt được rất nhiều danh hiệu, huy chương. Năm 1998, các sản phẩm của Công ty được Tổng Cục Tiêu chuẩn – Đo lường – chất lượng trao tặng Huy chương Bạc. Mặt hàng Bếp dầu tráng men xếp thứ 37/200 mặt hàng chất lượng cao được người tiêu dùng tín nhiệm và bình chọn.
•Công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã đem lại cho công ty những thành công rất lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh và không thể phủ nhận được như:
−Hệ thống các tài liệu, văn bản, quy trình, kế hoạch… được xây dựng một cách chi tiết, đầy đủ và sắp xếp thống nhất, phục vụ hữu hiệu cho việc tìm kiếm, tra cứu, sử dụng và quản lý. Từ đó, nó đã giúp cho công tác quản lý hồ sơ sổ sách gọn nhẹ và chặt chẽ hơn.
−Mọi công việc được tiêu chuẩn hóa nên công ty có thể đưa ra các biện pháp làm việc đúng ngay từ đầu, có thể xác định đúng nhiệm vụ và chỉ ra cách thực hiện để đạt kết quả mong muốn. Đồng thời sự phối hợp giữa các bộ phận, đơn vị trong công ty cũng trở nên linh động, không gây chồng chéo như trước đây.
−Nhân viên học được cách làm việc ngay lập tức vì mọi chi tiết hướng dẫn cho công việc đều được ghi thành văn bản. Tất cả mọi CBCNV trong công ty đã được phân định rõ chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, ngoài ra còn có những quy trình cụ thể để so sánh, đối chiếu, đánh giá năng lực nên buộc mọi người phải làm đúng và làm tốt phân sự của mình…
2.2.3.2 Những tồn tại hạn chế về chất lượng sản phẩm và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty
•Chất lượng sản phẩm
Tuy tỉ lệ phế phẩm, hỏng sau bán hàng ngày càng giảm song số lượng hàng không đạt tiêu chuẩn (tỉ lệ sai lỗi) vẫn còn cao. Số hàng này sẽ được sửa chữa hoặc bỏ lưu kho cuối năm thanh lý gây ra tăng chi phí bảo quản lưu kho đối với công ty.
Các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm còn nhiều, đặc biệt là với một số khách hàng chính như Honda, IKEA đối với hàng cung cấp bị lỗi, không đúng yêu cầu chất lượng quy định.
•Công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Nhìn chung hệ thống ISO 9001:2000 sau khi được công ty xây dựng vẫn được duy trì và không ngừng cải tiến sao cho phù hợp với thực tế tại công ty trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, việc duy trì chưa được chú ý đúng mức, có đơn vị biết nhưng không làm và có đơn vị không biết để làm. Quá trình quản lý chất lượng của công ty vẫn còn những điểm chưa phù hợp và cần phải lưu ý như sau:
−Hệ thống tài liệu, hồ sơ quản lý:
+ Danh mục tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài không được cập nhật thường xuyên và đôi khi chưa chính xác (tên tài liệu, mã số). Tài liệu, hồ sơ lưu giữ chưa hợp lý như cặp file ghi: “Danh mục tài liệu” nhưng bên trong là các tài
liệu đã lỗi thời.
+ Đối với các kế hoạch sản xuất khuôn mẫu và mẫu biểu kế hoạch thiết kế chế tạo khuôn gá, gá kiểm, sản xuất thí nghiệm và giao mẫu. Trong các mẫu này, có kế hoạch có ngày hoàn thành, có kế hoạch không có ngày hoàn thành.
+ Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu chưa hợp lý, gây mất nhiều thời gian tìm kiếm không tuân thủ theo quy định của thủ tục KKTL – 05 kiểm soát tài liệu nội bộ và KKTL – 16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
+ Thông tin về việc sửa đổi tài liệu không được thông báo tới những người trực tiếp áp dụng thủ tục dẫn đến tình trạng áp dụng những biểu mẫu đã lỗi thời.
−Một số lãnh đạo trong các đơn vị của công ty chưa chú trọng vào công tác kiểm soát hồ sơ, tài liệu, chưa kiểm tra chặt chẽ các sản phẩm của đơn vị mình, có hiện tượng chạy theo tiến độ hoàn thành sản phẩm, giao hàng nên đã bỏ qua những lỗi không đáng có.
−Cơ chế quản lý chưa khai thác triệt để khả năng sáng tạo của người lao động, họ ít có cơ hội được trình bày sáng kiến của mình trong công việc.
−Các công cụ thống kê chưa được sử dụng nhằm phân tích các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, vẫn còn những sai hỏng, lặp lại.
−Hoạt động đánh giá nội bộ của công ty (thể hiện qua các báo cáo kiểm tra nội bộ trong năm về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, báo cáo sự không phù hợp) mới chỉ liệt kê các vấn đề không phù hợp về các văn bản, hồ sơ tài liệu chứ chưa chỉ rõ những vấn đề thực sự gây ra sự không hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh để từ đó có những hành động khắc phục phòng ngừa phù hợp.
−Máy móc dù đã đầu tư, nâng cấp nhưng vẫn không đáp ứng được các đòi hỏi trong quản lý chất lượng. Máy móc còn thiếu hoặc không khai thác được hết năng suất máy.
− Chưa có các biện pháp khuyên khích động viên trong toàn hệ thống quản lý về vấn đề chất lượng nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung dẫn đến tình trạng thiếu sự đồng lòng tham gia của tất cả mọi người.
2.2.3.3 Những nguyên nhân gây ra các hạn chế trong quản lý chất lượng tại công ty
Trên cơ sở phân tích những hạn chế còn tồn tại, việc xác định những nguyên nhân được coi là hết sức quan trọng vì đây sẽ là căn cứ để đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm ngăn chặn, hạn chế hay khắc phục những khó khăn mà công ty đang phải đối mặt. Dựa vào tình hình thực tế tại công ty hiện nay, một số nguyên nhân được tìm thấy như sau:
Những nguyên nhân khách quan:
Mặc dù bên cạnh lợi ích giúp cho công ty làm ăn phát đạt và thịnh vượng thì đôi khi, ngay cả chính ISO 9001:2000 cũng đã gây không ít phiền toái vì một số nguyên nhân sau:
−Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 chỉ mới đề cập đến những yêu cầu cơ bản, chung chung nhằm đảm bảo việc cung cấp những sản phẩm có chất lượng, phù hợp với khách hàng, còn để hướng tới phát triển công ty một cách bền vững thì không hề hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện như thế nào.
−Tiêu chuẩn khá nặng nề về khía cạnh hệ thống, yêu cầu về kiểm soát quá trình tạo sản phẩm khá đơn giản
−Thiếu những hướng dẫn về kĩ thuật để thực hiện một số điều khoản cụ thể của tiêu chuẩn dẫn đến tình trạng công ty dễ lúng túng hoặc gặp khó khăn trong việc thực hiện các điều khoản của tiêu chuẩn.
−Một số yêu cầu thiếu những bằng chứng để có thể kiểm tra đánh giá việc thực hiện.
−Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 mới chỉ yêu cầu về “tính hiệu lực” mà không nói tới hiệu quả, cho nên việc cấp chứng chỉ khá dễ dàng. Công ty chỉ cần có chính sách, mục tiêu, sổ tay chất lượng, các thủ tục theo yêu cầu của tiêu chuẩn và một số thủ tục, hướng dẫn khác…và lập được một số hồ sơ làm bằng chứng cho việc thực hiện tài liệu này là có thể nhận được chứng chỉ.
Ngoài những nguyên nhân xuất phát từ chính bản thân tiêu chuẩn ISO đã được nêu ở trên thì vẫn còn một nguyên nhân khách quan nữa cần được bàn ở đây, đó là Nhà nước. Đối với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, thì đến nay, nhà nước vẫn còn ít những hoạt động hỗ trợ cụ thể đối với các công ty muốn được nhân tiêu
chuẩn này, cũng như việc kiểm soát những công ty đã nhận được tiêu chuẩn này hoạt động ra sao. Do đó, quá trình xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của công ty gặp không ít trở ngại.
Những nguyên nhân chủ quan:
Bên cạnh những nguyên nhân khách quan thì những nguyên nhân chính xuất phát từ trong nội bộ công ty dẫn đến vấn đề quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế và cần được khắc phục đó là:
• Trách nhiệm lãnh đạo và phương pháp quản lý, tổ chức
Khi áp dụng ISO 9001:2000, cán bộ lãnh đạo trong công ty phải chịu nhiều áp lực hơn nên dễ nảy sinh những lực cản nhất định về phía đội ngũ lãnh đạo. Một số bên ngoài tỏ ra ủng hộ nhưng thực sự không hưởng ứng những công việc cụ thể, hoạch định chính sách chiến lược nhằm đối phó với ban kiểm tra về tiêu chuẩn chứ không thực sự có những hành động tích cực nhằm cải thiện hoạt động chất lượng của công ty. Ngoài ra, trong phương pháp tổ chức, quản lý còn tồn tại những nguyên nhân sau:
− Phụ trách các đơn vị sản xuất chưa làm tròn vai trò quản lý chung đơn vị mình (chưa phân giao phù hợp lĩnh vực quản lý trong ngày Q – C – D – M – S : Chất lượng – Hiệu quả - giao hàng – Quản lý nhân sự - an toàn), phần lớn thời gian thực hiện chủ yếu giải quyết các sự vụ kế hoạch hoặc chất lượng, ít chú ý đến kế hoạch, giám sát và đánh giá bao quát tình hình, nhằm đưa ra hướng cải tiến, thay đổi vấn đề phát sinh, tăng hiệu quả công việc hàng ngày.
− Tại một số đơn vị chưa coi trọng quản lý chất lượng ngay trong khi đang sản xuất,có tâm lý dựa dẫm vào QC kiểm tra cuối.
− Với nhân viên phòng ban: hầu hết mới chỉ dừng lại là có đầy đủ báo cáo mang số liệu thống kê, thiếu phân tích,đánh giá tổng hợp hoặc đề xuất phương án cải tiến theo chức năng đảm nhiệm. Một số nhân viên chưa toàn tâm toàn ý tập trung giải quyết sự việc.
− Hầu hết chưa coi trọng cải tiến, đề xuất hàng ngày (xem nhẹ cải tiến nhỏ, chỉ chú trọng vào cái lớn, do làm chưa tốt thủ tục báo cáo thống kê nên chưa phát huy
được sức mạnh của tập thể)
•Người lao động
Nhìn chung, từ cán bộ đến công nhân tại công ty thì đều trên 90% là trẻ tuổi (dưới 40 tuổi), hăng say sản xuất, nhiệt tình công tác trong một số hoàn cảnh và đơn vị cụ thể. Tuy nhiên, hầu hết chỉ được đào tạo khi mới bắt đầu tham gia học việc hoặc vào vị trí công tác. Vì vậy đã ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực như:
− Phần lớn làm việc theo thói quen hoặc suy nghĩ chủ quan là chính, ít quan tâm đến xu thế mới., chưa chú ý nhiều đến quy định, thủ tục hay các hướng dẫn và đặc biệt là chưa coi trọng cải tiến, đề xuất hàng ngày…
− Chưa thuần thục áp dụng hoặc cải tiến các thủ tục, biểu mẫu ISO đang lưu hành sao cho phù hợp với tình hình sản xuất cụ thể, chưa coi trọng việc phối hợp làm việc theo nhómm – Tính linh hoạt chủ động còn thấp.
− Tại các đơn vị sản xuất, bộ máy quản lý cấp tổ và ca đều yếu và thiếu phương pháp quản lý, nên chưa hỗ trợ được nhiều với lãnh đạo và trong phối hợp với nhân viên các phòng ban. Vai trò các trưởng ca rất mờ nhạt, chưa nhận được sự quan tâm hướng dẫn quản lý từ đơn vị đến các phòng ban chức năng.
− Tâm lý chung của CBCNV trong công ty là sau khi đã nhận được tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thì có xu hướng thỏa mãn, cho rằng mọi công việc liên quan đến ISO đã hoàn thành vì vậy ít coi trọng vào vấn đề duy trì và cải thiện hệ thống, hoặc nếu có cũng chỉ mang tính chất đối phó với việc kiểm tra tiêu chuẩn của các tổ chức chứng nhận.
Ngoài các nguyên nhân nêu trên, còn một nguyên nhân cũng ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực đó là: công ty chưa chú trọng vào công tác tổ chức đào tạo nội bộ liên tục, định kì, chưa đúc kết, chuyển giao kinh nghiệm giữa các đơn vị, thế hệ dẫn đến các kĩ năng sản xuất cũng như quản lý chưa được tiêu chuẩn hóa, chưa phổ biến rộng rãi hoặc chưa phù hợp với đặc thù sản xuất cường độ cao hiện đại, khiến cho mỗi người, mỗi đơn vị làm theo một kiểu cách, một phương pháp khác nhau, dễ gây mất đoàn kết nội bộ và không đi theo mục đích chung, cao nhất của toàn
công ty.
•Thiết bị - công nghệ
Đối với hệ thống các thiết bị công nghệ được sử dụng tại công ty, có thể thấy công ty đang ngày càng đổi mới các dây chuyền sản xuất hiện đại, công suất cao để tăng hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, trong công ty:
− Chưa bám sát công tác sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị
− Chưa đánh giá chính xác chất lượng sử dụng và bảo quản thiết bị hàng ngày tại các tổ, hiện việc lưu hồ sơ mỗi tháng chỉ mang tính chất đối phó cho đủ thủ tục quản lý theo ISO quy định
− Một số nhân viên kiểm tra chất lượng thiết bị chưa coi trách nhiệm đo lường và thống kê định kì là nhiệm vụ trung tâm, các máy móc không được khắc phục khi gặp sự cố hoặc chưa sử dụng hết công suất của nó.
•Các công cụ giải quyết vấn đề chất lượng
Thực tế hiện nay, công cụ thống kê trong công ty chưa được sử dụng nhiều nhằm phân tích các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, vẫn còn những sai hỏng lặp lại.
Một số công cụ không phát huy được hiệu quả trong việc khắc phục những sai sót trong chất lượng sản phẩm do cán bộ sử dụng không đúng mục đích hoặc sử dụng sai vào công việc cần kiểm tra.
•Nguyên vật liệu
Nhà cung ứng của công ty hầu hết là những nhà cung ứng nước ngoài như Hàn Quốc hay Nhật Bản, tuy có chất lượng nguyên liệu tốt đạt yêu cầu đề ra nhưng vì quá xa nên khâu vận chuyển đã làm tăng chi phí của công ty. Mặt khác, công ty gặp rất nhiều khó khăn khi phải đối phó với những thay đổi bất ngờ làm cho việc cung ứng vừa chậm vừa thiếu, ảnh hưởng đến sản xuất (Ví dụ như: Nguồn nguyên vật liệu từ Hàn Quốc chủ yếu vận chuyển bằng đường biển, tuy nhiên khi bất ngờ có bão thì thời gian giao hàng sẽ bị sai lệch rất nhiều, dẫn đến tình trạng ngừng sản xuất khi thiếu nguyên liệu đầu vào…)
Ngoài ra, công tác quản lý và sử dụng vật tư còn chưa chặt chẽ tại nhiều đơn vị do chưa được quan tâm thích đáng từ giám sát chứng từ đến phân tích nguyên nhân
và đề xuất biện pháp quản lý dẫn đến tình trạng gây lãng phí, thất thoát.