TẠICÔNG TY TNHH KIM KHÍ THĂNG LONG
3.2.4 Tích hợp một số công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng tại công ty.
quản lý chất lượng tại công ty.
Hệ thống ISO 9001:2000thực chất chỉ đưa ra những yêu cầu đối với các công việc phải làm, những việc đáp ứng như thế nào thì hoàn toàn để mở. Do đó, việc tích hợp những công cụ quản lý khác ( như 5S, Kazen…) dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là rất quan trọng nhằm giảm thiểu những nguồn lực, tận dụng tối đa hiệu những tác dụng của các công cụ này, và đặc biệt là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nhàng không có xung đột trong các công cụ của hệ thống.
Vì vậy, đối với công ty KKTL, sự cần thiết ứng dụng thêm một số công cụ quản lý khác, dưới đây là 2 đề xuất về công cụ quản lý mà công ty cần áp dụng.
• Kết hợp ISO 9001: 2000 với phương pháp Tấn công não (Braistorming)
Hiện nay, trong thực tế của công ty, các giải pháp cải tiến, đề xuất chưa được nhiều, chủ yếu là công ty chỉ tập trung vào “phát hiện và làm sạch lỗi” với các biện pháp mang tính đối phó và đóng góp rất ít vào cải tiến chất lượng thực sự của công ty. Chúng chỉ giải quyết những biểu hiện của vấn đề nhưng không chữa khỏi hẳn nguyên nhân gốc rễ.
Phương pháp Tấn công não được đưa ra ở đây sẽ khắc phục được hạn chế này vì nó dựa trên cơ sở thảo luận tự do vè những ý tưởng hoặc những vấn đề cụ thể nào đó nhằm làm bật ra sự suy nghĩ sáng tạo. Tư tưởng của Tấn công não là:
+ Một người thường bị hạn chế về ý tưởng, một nhóm thì tạo ra nhiều ý tưởng hơn.
+ Ý tưởng của người này có thể được xây dựng, hình thành dựa trên ý tưởng của người khác.
+ Khi có nhiều người trao đổi, càng có nhiều ý tưởng sáng tạo. Các bước cơ bản của phương pháp này là:
− Thông báo chủ đề cho các thành viên: trước cuộc họp 1 ngày, người phụ trách cần thông báo cho tất cả các thành viên về chủ đề của cuộc họp để họ có đủ thời gian suy nghĩ và đảm bảo sự khởi đầu trôi chảy. Chủ đề phải tập trung, đơn giản, rõ
ràng.
− Viết rõ chủ đề ra cho tất cả mọi người cùng theo dõi: Chủ đề phải được viết rõ ràng lên một tờ giấy lớn hoặc trên bảng treo lên để mọi người đọc
− Đóng góp các ý tưởng: trong quá trình đóng góp ý tưởng, có một vấn đề cần lưu ý đó là: người phụ trách phải cố gắng tạo ra một không khí nhẹ nhàng và khuyến khích tất cả mọi người đưa ra ý tưởng.
− Ghi lại các ý tưởng: Một thành viên trong nhóm sẽ phải được chỉ định để làm thư kí ghi lại mọi ý tưởng. Mục đích là để nắm được càng nhiều ý tưởng càng tốt.
Tấn công não sẽ kết thúc khi không còn ý tưởng nào đưa ra. Nhóm sẽ đánh giá mọi ý tưởng để lựa chọn những ý tưởng tốt nhất hoặc một vài ý tưởng thích hợp thông qua hình thức bỏ phiếu.
Tuy nhiên, để việc tiến hành phương pháp này có hiệu quả thì cần lưu ý những điểm sau:
+Cho mọi người có cơ hội để nói
+Không chỉ trích, phê phán các ý tưởng.
Nếu như tuân thủ đúng nguyên tắc trên thì phương pháp này rất hữu ích đồi với công ty trong việc xác định các nguyên nhân của vấn đề, từ đó tìm ra được các giải pháp cụ thể.
•Kết hợp ISO 9001:2000 với phương pháp 5S:
Hầu hết mọi công ty, không chỉ riêng công ty KKT đều luôn đề ra khẩu hiệu, quy tắc tại nơi làm việc như: tài liệu để ngăn nắp, giữ gìn vệ sinh chung…Nhưng mọi người thường tuân theo các quy định này một cách máy móc, đối phó mà chưa hề nghĩ đến đây là một nội dung quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào đó. Vì vậy, công ty sẽ không tạo được phong trào chung cho mọi người cùng tham gia.
Vì vậy, phương pháp 5S được đề xuất để ứng dụng tại công ty KKTL. Phương pháp này hết sức đơn giản nhưng lại có tác dụng để nâng cao hiệu quả và chất lượng. Nó có thể áp dụng cho mọi hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng. Nội dung của phương pháp 5S như sau:
− SEIRI – Sàng lọc: Loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết
− SEITON – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự, đánh số để dễ tìm, dễ thấy, dễ tra cứu.
− SEISO – Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc, luôn giữ cho nó sạch sẽ
− SEIKETSU – Săn sóc: Xây dựng các tiêu chuẩn cao về ngăn nắp, sạch sẽ tại nơi là việc
− SHITSUKE – Sẵn sàng (sốt sắng): Đào tạo để mọi người thực hiện các tiêu chuẩn, tạo thành thói quen.
Để thực hiện thành công phương pháp này, trong công ty cần phải:
- Ban lãnh đạo của công ty cần hướng dẫn, phát động rộng rãi chương trình này cho tất cả mọi thành viên của công ty.
- Thu hút sự quan tâm của mọi người thông qua các hình thức tuyên truyền như khẩu hiệu, bản tin nội bộ…Yêu cầu thực hiện chương trình 5S trong giờ làm việc đối với CBCNV như một chương trình đã được phê chuẩn.
- Lãnh đạo cần thường xuyên quan sát, kiểm tra, khuyến khích các cá nhân, đơn vị của mình thực hiện tốt chương trình này. Trong quá trình thực hiện , cần đặc biệt nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo cấp trung và cấp cơ sở. Công ty cũng có thể thành lập nhóm 5S để thường xuyên kiểm tra, đánh giá,báo cáo định kì về tình hình thực hiện.
Tóm lại, phương pháp 5S là một phương pháp quản lý tiến bộ và có thể được xem như là nền tảng, là bước cần thiết mà công ty phải vượt qua trước khi thực hiện các phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến như TQM…
• Kết hợp ISO 9001:2000 và Kaizen
Ngoài 2 phương pháp nêu trên, công ty cũng có thể áp dụng kết hợp cả một phương pháp nữa là phương pháp Kaizen. Vì Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục nhằm đem lại thành công lớn từ những cải tiến nhỏ. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Trọng tậm của phương pháp này là xác định và loại trừ lãng phí, đòi hỏi phải cải tiến liên tục “Không một ngày nào là không có một cải tiến nào đó được thực hiện
trong công ty”. Ở đây, phương pháp Kaizen rất chú trọng vào quá trình mà phương pháp ISO cũng thực hiện dựa trên mô hình tiếp cận theo quá trình là cơ sở cho việc quản lý chất lượng và cải tiến quá trình. Có thể nói, đây chính là điểm tương đồng quan trọng tạo cơ sở cho sự gắn kết giữa Kaizen vào hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001- 2000.
Đối với Kaizen, có một số tiền đề được sử dụng mà rất có tác dụng để xử lý các vấn đề chất lượng như:
+ Chất lượng kém: đừng chấp nhận, đừng làm, đừng gửi
+ Hãy làm việc với dữ liệu, chất lượng bắt đầu từ việc định lượng các vấn đề và các biến động.
+ Hãy hỏi 5 lần đề xác định rõ nguyên nhân cội rễ của mọi vấn đề
+ Hãy đến phân xưởng: là nơi thực hiện các hành động.
Những điều trên đây tưởng chừng như là rất đơn giản và thông thường nhưng lại thực sự đem lại hiệu quả rất lớn. Và cần nói thêm rằng, việc thự hiện Kaizen không có nghĩa là thay thế hay là loại trừ đổi mới mà là bổ sung cho nhau. Khi Kaizen đã gần cạn, không phát huy được mạnh mẽ thì cần có đổi mới và ngay sau khi đổi mới cần thực hiện Kaizen. Kaizen và đổi mới là 2 thành phần không tách rời nhau trong tiến hành tiến triển. Có thể minh họa mối quan hệ và tác động của Kaizen và đổi mới bằng hình sau:
Hình 3.5 : Kaizen và đổi mới
Tiêu chí Kaizen Đổi mới
1.Thay đổi 2.Hiệu quả 3.Quy mô 4.Huy động 5.Cách tiếp cận 6.Kĩ thuật 7.Điều kiện 8.Chuẩn mực đánh giá 9.Lợi thế
10. Hướng quan tâm 11. Thông tin
Từ từ và thường xuyên Lâu dài, không gây ấn tượng Nhỏ
Mọi người Nỗ lực tập thể
Bình thường và hiện đại Đầu tư ít, nỗ lực duy trì cao Quá trình nỗ lực cho kết quả tốt hơn
Thích hợp với nền kinh tế kém phát triển
Con người Chia sẻ
Đột biến, không kiên định Ngắn hạn, gây ấn tượng Lớn
Những người có tài năng Nỗ lực cá nhân
Kĩ thuật mới, phát minh Đầu tư lớn, nỗ lực duy trì ít Kết quả về lợi nhuận
Thích hợp hơn với nền kinh tế phát triển
Công nghệ Độc quyền Hình 3.6: So sánh Kaizen và đổi mới
3.2.5 Cải tiến, đổi mới máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất
Thời gian Đổi mới
KAIZEN
KAIZEN
Máy móc thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hàng hóa. Tuy nhiên, hiện tại trình độ công nghệ, trang thiết bị máy móc của Công ty còn lạc hậu. Theo số liệu thống kê, trên 75% thiết bị, máy móc của Công ty thuộc thế hệ những năm 60 của thế kỷ trước, trong đó 70% đã hết khấu hao và gần 50% máy cũ đã được tân trang lại... khiến Công ty chưa đủ năng lực tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và có khả năng cạnh tranh thắng lợi ngay cả trong thị trường nội địa
(Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty). Trong những năm tới, Công ty có kế hoạch đầu tư hàng chục tỷ đồng để đổi mới, chuyển giao máy móc trang thiết bị phục vụ cho mục tiêu mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm hướng vào xuất khẩu. Song điều đó không có nghĩa là công ty có thể mua bất kì máy móc công nghệ nào, mà trước khi đi đến quyết định hiện đại hóa dây chuyền công nghệ thì công phải nghiêm túc thực hiện:
+ Công tác thu thập và xử lý thông tin, rồi từ đó mới đưa ra những quyết định lựa chọn công nghệ phù hợp.
+ Xác định bộ phận, khu vực nào cần đầu tư ngay, khâu nào trọng yếu và cần thiết, tránh đầu tư dàn trải vừa không đủ khả năng, vừa không đem lại hiệu quả.
+ Phải xây dựng một hệ thống tài liệu hướng dẫn cụ thể về vận hành máy móc thiết bị và thường xuyên đánh giá giám sát để kịp thời điều chỉnh.
+ Song song với đầu tư hiện đại hóa dây chuyền thì công ty cũng phải thực hiện tốt công tác bảo dưỡng, bảo quản và sửa chữa định kì nhằm hạn chế các hỏng hóc có thể xảy ra.
3.2.6Hiện đại hóa hệ thống lưu trữ, trao đổi thông tin và ứng dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoạt động của công ty.
Thông tin trong quản lý chất lượng nói riêng và trong quản lý nói chung rất quan trọng. Cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời…có vai trò lớn đến hiệu quả hoạt động của cả một hệ thống. Đặc biệt, thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ truyền thông thông tin với sự phát triển như vũ bão của công nghệ truyền thông thông tin. Thời đại xã hội thông tin, thông tin trở thành một lực lượng sản xuất không thể thiếu của doanh nghiệp. Muốn vậy công ty cần phải:
chất lượng
−Áp dụng các kĩ thuật thống kê hiện đại để kiểm soát hoạt động một cách bài bản, tiết kiệm thời gian tra cứu, tìm kiếm tài liệu
Ngoài ra, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác lưu trữ hồ sơ cũng là điều mà công ty nên áp dụng…Minh chứng cho điều này là một công nghệ ứng dụng rất có hiệu quả trong quản lý hệ thống tài liệu, thông tin đó là: ISO – Online. Tiêu chí của ISO – Online là cung cấp tài liệu một cách nhanh nhất, chính xác và kịp thời cho những ai đang cần đến. ISO – Online sẽ tạo cho công ty điều kiện làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, đảm bảo cho hệ thống thông tin nội bộ được thông suốt, cập nhật nhanh chóng tin tức cũng như ứng phó kịp thời với những biến động. Mặt khác, công cụ này còn giúp công ty làm giảm thiểu chi phí và thời gian tìm kiếm, sử dụng và lưu trữ tài liệu.
Tuy nhiên, để áp dụng thành công loại công cụ này, công ty cần đào tạo, hướng dẫn cho toàn thể CBCNV các yêu cầu sử dụng để từ đó họ có thể tùy biến ứng dụng sao cho phù hợp với đơn vị mình.
3.2.7Đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động của công ty một cách lâu dài, ổn định và đạt chất lượng cao
Hiện nay, công ty đã xây dựng được một quy trình kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đầu vào. Các nguyên liệu và đầu vào không được sử dụng nếu chưa qua công tác kiểm tra xác nhận là nguồn nguyên vật liệu đó đã phù hợp với các yêu cầu quy định đặt ra hay chưa. Tuy nhiên, do lý do khách quan cũng như các lý do chủ quan nên vẫn có một số nguồn nguyên vật liệu không được đảm bảo về số lượng hay chất lượng hoặc cả hai, dẫn đến ảnh hưởng chất lượng sản phẩm. Vì vậy, công ty cần có các biện pháp đề phòng như:
- Tìm và lựa chọn những bạn hàng có uy tín: phải tìm hiểu kĩ lưỡng các thông tin về nhà cung cấp cũng như các sản phẩm của họ, đồng thời đảm bảo uy tín với nhau, nhất là việc cung ứng phải ổn định, giao hàng đúng hẹn, tránh chậm trễ làm gián đoạn tiến độ sản xuất
chủng loại. Đây là một công tác cần đặc biệt coi trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của công ty.
- Bảo quản nguồn nguyên vật liệu thật tốt, công tác bảo quản phải được tiến hành môt cách cẩn trọng, tránh hao hụt mất mát. Điều kiện nhà xưởng để lưu kho cũng cần phải được xem xét thường xuyên về nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách bố trí…