II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI ĐƯỜNG DÀI VIETTEL
b. Hoàn thiện công tác kiểm tra thi viết và phỏng vấn.
Nâng cao tỷ lệ lựa chọn qua các vòng. Những ứng cử viên chỉ được gọi đi thi chuyên môn và phỏng vấn khi điểm thi đầu vào của họ rất sát với điểm chuẩn do Công ty đặt ra, quy định cho họ thời gian để thi lại một cách rõ ràng, tránh tình trạng nhân viên mới vào trong Công ty mà không qua một đợt thi tuyển nào.
Đề chuyên môn do có sự chênh lệch giữa mức độ khó dễ giữa các loại đề nên việc soạn lại đề thi chuyên môn cũng là một giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng. Nên thành lập nhóm tham gia soạn thảo đề chuyên môn, bao gồm ít nhất là 5 người có hiểu biết và thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ nghề nghiệp trong Công ty. Mỗi chuyên gia sẽ chịu trách nhiệm soạn ra đề chuyên môn thuộc chuyên môn của mình, sau đó các đề sẽ được chia ra để thảo luận và lựa chọn
Ở phần trên đã nói rất nhiều đến ưu điểm của phương pháp thi trắc nghiệm và sự cần thiết phải kết hợp phương pháp này cùng với phương pháp phỏng vấn để tạo ra hiệu quả tốt hơn. Công ty nên bổ sung thêm vào trong phần
khiếu và khả năng, trắc nghiệm về khả năng chuyên môn, trắc nghiệm về sự thực hiện công việc, trắc nghiệm tâm lý, trắc nghiệm tính trung thực, trắc nghiệm thái độ và sự nghiêm túc…Việc bổ sung hình thức thi trắc nghiệm này tuy nó làm tăng chi phí tuyển chọn của tổ chức nhưng nó lại đánh giá được các ứng cử viên trên nhiều khía cạnh, do đó nó ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng và kết quả thực hiện công việc trong tương lai của Công ty. Từ đó có thể thấy là biện pháp này sẽ làm tăng hiệu quả về mặt lâu dài.
Với bất cứ một công việc nào, các ứng cử viên cũng phải trải qua trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng chuyên môn để Hội đồng tuyển dụng kiểm tra trình độ của họ có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không?
Ví dụ: Đối với vị trí dự tuyển nhân viên chăm sóc khách hàng thì Hội đồng tuyển dụng có thể áp dụng phương pháp tìm phản ứng trả lời của người dự tuyển trước những trường hợp khách hàng thắc mắc những câu hỏi hết sức hóc búa, cũng như tính cách, thái độ phục vụ khách hàng của người đó ra sao? Đối với các cán bộ về kỹ thuật thì Hội đồng tuyển dụng có thể trắc nghiệm về khả năng đặc biệt để tìm hiểu các năng khiếu đặc biệt cần thiết cho công việc chuyên môn.
Những vị trí công việc khác nhau có các yêu cầu về trình độ, phẩm chất, cá tính…khác nhau đối với người thực hiện nên cần thực hiện trắc nghiệm tâm lý và trắc nghiệm cá tính đối với các ứng viên để dễ dàng phân loại, sắp xếp, tuyển chọn, bố trí công việc, hay thuyên chuyển nhân viên. Tác dụng của hình thức trắc nghiệm tâm lý là sẽ đánh giá được phẩm chất tâm lý, đặc điểm về nhân cách, sở thích của ứng cử viên từ đó giúp cho các nhà quản trị nhân lực biết được ứng cử viên là người hướng nội hay hướng ngoại, có dễ hoà đồng và thích nghi với tập thể hay không và đưa ra quyết định về sắp xếp nhân sự cho phù hợp với chính sách nhân sự của Công ty. Trắc nghiệm cá tính giúp cho nhà quản trị nhân
lực tìm hiểu rõ hơn về cá tính của các ứng cử viên và từ đó đánh giá được sự phù hợp của ứng cử viên đó đối với công việc.
Ví dụ: Cùng với sự phát triển của kinh tế tri thức và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế thì làm việc theo nhóm đang là một phương pháp rất có hiệu quả. Bầu không khí nơi làm việc cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà hầu như doanh nghiệp nào cũng muốn xây dựng một bầu không khí làm việc thân thiện, dễ chịu và lành mạnh… Vì vậy việc nắm bắt tâm lý của các nhân viên tương lai sẽ giúp Công ty thấy trước được liệu người đó có phù hợp với văn hoá của Công ty hay không? Có khả năng thích hợp với việc làm việc theo nhóm hay không?... Và sắp xếp họ vào vị trí nào là hợp lý. Đối với các công việc như kế toán, thống kê thì những người cẩu thả hay láu táu sẽ
không phù hợp với công việc này mà cần tuyển những người có tính khí hoạt thường dễ thành công hơn so với những người tính khí nóng và trầm…
Trắc nghiệm về sự thực hiện công việc và trắc nghiệm thành tích nhằm đánh giá khả năng thực hành và kinh nghiệm của ứng cử viên và những thành tích mà họ có thể đạt được. Trắc nghiệm này nên được sử dụng để tuyển chọn chuyên viên cao cấp.
Trắc nghiệm trí thông minh nhằm mục đích đánh giá sự thông minh và sáng tạo của các ứng cử viên nên nó rất cần thiết cho nhu cầu tuyển quản trị gia, cán bộ chuyên môn, kỹ thuật.
Hiện nay ở Việt Nam, nhiều nơi đã áp dụng hình thức trắc nghiệm trong quá trình tuyển dụng và càng ngày nó càng được phổ biến rộng rãi. Rất nhiều cơ quan, đơn vị đã đưa bài thi trắc nghiệm vào quá trình tuyển dụng như trắc
nghiệm toán thông minh bằng tiếng Anh, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý…
Các bài thi trắc nghiệm phải được xây dựng phù hợp với thực tiễn, các bài thi trắc nghiệm không nên được thực hiện một cách riêng lẻ mà nên phối hợp lại thành một bài tổng hợp nhằm đánh giá ứng cử viên về nhiều mặt theo yêu cầu của công việc. Vì vậy những người nắm chắc cả lý thuyết và thực hành, có thâm niên cao, có trình độ và uy tín trong công việc.
Trước khi đưa bài thi trắc nghiệm vào áp dụng trong thi tuyển thì Công ty nên thực hiện áp dụng thử bằng cách áp dụng đối với các nhân viên đang thực hiện công việc và đối chiếu kết quả thực hiện công việc hàng ngày của nhân viên với kết quả trắc nghiệm. Sau khi đưa bài thi trắc nghiệm vào áp dụng thử sau đó đánh giá và rút kinh nghiệm để điều chỉnh, sửa đổi bài trắc nghiệm cho hợp lý và đáng tin cậy hơn.
Việc xây dựng các bài thi trắc nghiệm và một số câu hỏi về các thông tin cần thiết về các ứng cử viên nên do Phòng TCLĐ Công ty và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện. Dựa trên nhu cầu thực tế về nhân lực mà các cơ quan, đơn vị có thể ứng dụng bài thi một cách linh hoạt để đạt được hiệu quả cao hơn
Phỏng vấn là một bước rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Để thực hiện phỏng vấn thành công có một số lưu ý sau: Thời gian thực hiện phỏng vấn không nên quá dài, chỉ từ 20 – 30 phút. Không khí của buổi phỏng vấn phải thoải mái, không nên quá căng thẳng, phỏng vấn viên nên tạo điều kiện để ứng cử viên có thể đặt những câu hỏi, thoát khỏi tình trạng luôn bị động; phải có địa điểm phỏng vấn hợp lý để tạo không khí cởi mở thân thiện, phỏng vấn có thể đưa ra những câu hỏi đùa dí dỏm…
Về nội dung của phỏng vấn không nên chỉ bó hẹp trong phạm vi về kiến thức chuyên môn, trình độ ngoại ngữ,… mà có thể xem xét thêm cả thái độ, quan điểm của các ứng cử viên để có thể tìm hiểu được kỹ hơn và chi tiết hơn nữa các thông tin về ứng cử viên, khả năng, mong muốn, nguyện vọng của ứng cử viên. Một cuộc phỏng vấn tốt là cuộc phỏng vấn đề cập đến các vấn đề sau: động cơ
xin việc của các ứng cử viên, quá trình đào tạo và rèn luyện cũng như các hoạt động của ứng cử viên trong thời gian đi học, công việc cũ của ứng cử viên ( nếu có), kiến thức và kinh nghiệm trong công việc của các ứng cử viên, khả năng hoà đồng và giao tiếp của các ứng cử viên, quan điểm sở thích chung của ứng cử viên, đề nghị ứng cử viên tự nhận xét về bản thân, ý thức trách nhiệm và nguyện vọng thăng tiến của họ.
Trên thực tế hiện nay bước phỏng vấn trong tuyển dụng của Công ty có nội dung thường xoáy vào trình độ chuyên môn của các ứng cử viên, kinh nghiệm và trình độ nghe nói ngoại ngữ. Muốn đánh giá các ứng cử viên một cách đầy đủ các phỏng vấn viên nên bổ sung thông tin cho cuộc phỏng vấn, làm phong phú nội dung phỏng vần đồng thời tạo nên bầu không khí phỏng vấn cởi mở hơn. Phỏng vấn viên có thể cho ứng cử viên thảo luận về các vị trí cần tuyển: về trách nhiệm, về quyền hạn, cần điểu chỉnh những gì trong tương lai? Mức thù lao như thế nào là hợp lý đối với vị trí công việc mà họ đang thi tuyển? Phỏng vấn viên cũng có thể đưa ra những câu hỏi về thói quen, thái độ, quan điểm của phỏng vấn viên như:16
• Bạn thường làm gì khi căng thẳng trong công việc?
• Bạn giải trí thế nào khi có thời gian rảnh rỗi?
• Bạn thích môn học nào nhất và cho biết lý do?
• Bạn ghét môn học nào nhất và cho biết lý do?
• Bạn có muốn tiếp tục học tập nữa không?
• Bạn muốn học gì tiếp theo?
• Bạn làm việc vì mục đích gì và bạn làm gì để đạt được mục đích đó?
• Theo bạn để đạt được thành công trong cuộc sống cần phải có đức tính gì?
• Bạn sẽ phản ứng thế nào nếu bạn bị kiển trách về một vấn đề mà bạn đã thực hiện đúng
• Bạn sẽ giải quyết thế nào nếu như chất lượng công việc không được như ý?
• Người thủ trưởng có cá tính như thế nào phù hợp với bạn?
• Xin bạn cho biết một vài ý kiến về Công ty?
• Theo bạn những yếu tố nào khiến cho một tổ chức thành công?
• Phỏng vấn viên cũng có thể đưa ra các tình huống mà các ứng cử viên có thể gặp trong công việc và yêu cầu ứng cử viên giải quyết các tình huống đó.
Hiệu quả của quyết định tuyển chọn phụ thuộc rất nhiều vào khâu phỏng vấn vì vậy Công ty nên chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn và lựa chọn các phỏng vấn viên phù hợp một cách cẩn thận.
Công ty nên áp dụng kết hợp loại phỏng vấn theo tình huống và loại phỏng vấn hỗn hợp để vừa linh hoạt trong phỏng vấn, không bỏ mất thông tin then chốt và đánh giá được hành vi đáp ứng của các ứng cử viên đối với công việc. Trong quá trình phỏng vấn, để tiết kiệm thời gian Công ty có thể thực hiện phỏng vấn theo nhóm đối với các ứng cử viên cùng thi tuyển vào một vị trí. Người phỏng vấn là các chuyên viên phỏng vấn và người lãnh đạo trực tiếp. Như vậy có thể đảm bảo được các nội dung thông tin cần thiết và các phương pháp phỏng vấn trong tuyển dụng.