đường An Vũ tại DN thi công cơ giới Thành Lợi
2.2.3.1 Kế toán chi phí NVL trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập - Biên bản bàn giao hàng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Hợp đồng kinh tế
b, Tài khoản sử dụng
TK 1541- chi phí NVL trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình đã được mã hóa trên phần mềm. Đối với công trình cải tạo đường An Vũ là TK 1541- AV
TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141-Tạm ứng
c, Quy trình kế toán
Trong các DN xây dựng nói chung và DN thi công cơ giới Thành Lợi nói riêng thì chi phí NVL trực tiếp thường chiếm khoảng 70- 75% giá thành công trình, dó đó để sử dụng hợp lý và có hiệu quả chi phí DN phải lập dự toán nguyên vật liệu. Công việc này do Phòng kỹ thuật thực hiện trên 1 phần mềm dự toán.
Dựa trên dự toán đã bóc tách, khi có nhu cầu NVL cho sản xuất phát sinh thì chủ nhiệm công trình báo cáo tình hình với giám đốc DN. Trên cơ sở khả năng cung ứng của công ty, chủ nhiệm công trình có thể xin tạm ứng để mua hoặc DN mua rồi bàn giao tập kết tại chân công trình.
Kho của công ty được đặt tại mỗi công trình do thủ kho quản lý. Sau khi được Giám đốc phê duyệt, cán bộ cung ứng mua vật tư về chuyển đến chân công trình hoặc đưa vào nhập kho.
Nếu NVL mua về nhập kho công trình, căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng, thủ kho viết thẻ kho. Khi xuất NVL trong kho để sử dụng, kế toán
lập phiếu xuất kho chuyển đến cho chủ nhiệm công trình duyệt rồi cho người xuống kho nhận hàng.
Ví dụ: Ngày 12/12/2012, phát sinh nghiệp mua 50m3 cát vàng, giá 120.000đ/m3 và 20m3 đá 2x4 giá 180,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT (phụ lục 01), kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 152(CV): 6,000,000 Nợ TK 152(GD): 3,600,000 Nợ TK 133: 960,000
Có TK 331: 10.560.000
Sau đó kế toán có thể in ra được Phiếu nhập kho (phụ lục 02), Thẻ kho để phục vụ cho yêu cầu sử dụng.
Ngày19/12/2012 khi xuất kho 5 tấn xi măng PCB40, giá 1,036,879 /tấn dùng cho công trình An Vũ, căn cứ Phiếu Xuất kho (phụ lục03) kế toán thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm tương ứng với định khoản:
Nợ TK 1541AV: 5,184,395
Có TK 152(XMPC40): 5,184,395
Nếu NVL mua về không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình thì kế toán căn cứ vào hóa đơn của người bán để tập hợp thẳng vào chi phí xây dựng.
Ví dụ: Ngày 05/12/2012 phát sinh nghiệp vụ mua 1000 viên gạch đặc giá 1,300đ/ viên, 100m3 cát đen giá 210,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán, chuyển thẳng đến công trình đường An Vũ. Kế toán căn cứ hóa đơn GTGT (phụ lục 04) của bên bán để nhập vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1541AV: 22,300,000 Nợ TK 133: 2,230,000
Có TK 331: 24,530,000
Nếu chủ nhiệm công trình tạm ứng tiền để mua NVL phục vụ cho thi công công trình thì phải lập dự trù cho khoản tạm ứng đó. Kế toán theo dõi các khoản tạm ứng trên TK 141 không vượt quá dự trù đã lập, trường hợp thừa thì phải hoàn tạm ứng.
Biểu1.1 Giấy đề nghị tạm ứng
Doanh nghiệp Thi công Cơ giới Thành Lợi
Số 282 Đường Bạch Đằng - Phường Minh Khai - TPHY GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Kính gửi : Ông Giám đốc Doanh nghiệp thi công cơ giới Thành Lợi
Tên tôi là : Nguyễn Văn Thuật
Đơn vị : BCH Công trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ
Đề nghị tạm ứng số tiền: 10.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Mua gạch xây hàng rào tạm.
Giám đốc duyệt Phòng Kế toán Người đề nghị
Đồng thời với việc viết giấy tạm ứng kế toán sẽ viết 1 phiếu chi (phụ lục05) tương ứng với định khoản:
Nợ TK 141: 10,000,000 Có TK 111: 10,000,000
Khi thanh toán tiền tạm ứng mua gạch, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng (phụ lục 06), hóa đơn GTGT:
Nợ TK152 : 8,450,000 Nợ TK133 : 845,000 Có TK 141 : 9,295,000 Đồng thời hoàn tiền tạm ứng: Nợ TK 111: 705,000
Có TK 141: 705,000
2.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
a, Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công - Bảng tính lương
- Bảng tổng hợp lương - Hợp đồng lao động
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc - Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
b, Tài khoản sử dụng
TK 1542- chi phí nhân công trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho công trình, Hạng mục công trình đã mã hóa trên phần mềm kế toán. Đối với công trình cải tạo nâng cấp đường An Vũ là TK 1542- AV
TK 334- Phải trả người lao động C, Quy trình kế toán
Doanh nghiệp trả lương theo hình thức trả lương theo thời gian, theo đó: (1)Tiền lương phải trả cho = Số ngày làm việc thực tế x Đơn giá tiền lương
ngày
người lao động trong tháng trong tháng
(2)Phụ cấp ăn trưa = 220,000đồng x số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tổng lương thanh toán cho người lao động = (1) + (2) Hiện nay trong DN thi công cơ giới Thành Lợi có khoảng 100 công nhân có hợp đồng dài hạn, được chia thành nhiều tổ, đội thi công khác nhau, do 1 tổ trưởng quản lý. Tổ trưởng sẽ gửi danh sách công nhân của đội mình lên cho phòng kế toán để tính toán tiền lương. Hàng ngày tổ trưởng sẽ tiến hành chấm công cho từng công nhân, sau đó chuyển lại cho phòng kế toán để nhập dữ liệu vào phần mềm.
Công trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ được giao cho đội của ông Hải ( phường Hiến Nam, thành phố Hưng Yên) làm đội trưởng. Hàng tháng kế toán sẽ tiến hành tính toán và tập hợp tiền lương phải thanh toán cho từng nhân công, tiền lương được trả cho từng đội trưởng để thanh toán cho công nhân.
Trong tháng 12, căn cứ vào Bảng chấm công (phụ lục 07) và Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 08) kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo định khoản:
2.2.3.3 Kế toán chi phí máy thi công:
a, Chứng từ sử dụng - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng trích khấu hao máy thi công - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài
b, Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công kế toán sử dụng TK 1543- chi phí máy thi công. TK này được dùng để tập hợp chi phí máy thi công sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp, định kỳ (cuối tháng) kế toán thực hiện bút toán phân bổ chi phí máy thi công cho các công trình theo số ca máy hoạt động thực tế.
Hiện nay DN có tổ chức đội máy thi công riêng gồm 1 đội trưởng, 6 công nhân lái máy, 1 công nhân xúc lật, 2 công nhân lái máy lu. Tiền lương cho công nhân sử dụng máy thi công cũng giống như công nhân trực tiếp thi công:
(1)Tiền lương phải trả cho = Số ngày làm việc thực tế x Đơn giá tiền lương ngày người lao động trong tháng trong tháng
(2)Phụ cấp ăn trưa = 220,000đồng x số ngày làm việc thực tế trong tháng Tổng lương thanh toán cho người lao động = (1) + (2)
Hàng ngày tổ trưởng đội máy thi công cũng thực hiện chấm công cho từng công nhân rồi tập hợp lên phòng kế toán để hạch toán. Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương tính toán tiền lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công.
Ví dụ: Trong tháng 12 kế toán hạch toán tiền lương trả cho công nhân đội máy thi công trên phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1543: 81,741,000 Có TK 334: 81,741,000
Phương tiện thiết bị máy móc (gọi chung là xe máy) là một phần tài sản của công ty. Dù được trang bị dưới bất kỳ hình thức nào đều nằm dưới sự quản lý của công ty. Để tạo nguồn chủ động cho đội, phân xưởng phục vụ sản xuất. Doanh nghiệp giao tài sản xe máy cho các đội, tuỳ thuộc vào chức năng suất xuất và khả năng quản lý của đội đó. Việc điều hành xe máy và theo dõi sự hoạt động sản xuất được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của đội, xưởng và có sự giám sát mệnh lệnh
thống kê đội. Phòng kế hoạch kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch sửa chữa xe máy hàng năm.
Trong một tháng, xe máy của các đội có thể phục vụ cho nhiều công trình. Đội phải báo cáo về bộ phận quản lý xe máy của công ty (cụ thể là phòng quản lý cơ giới) toàn bộ công tác hoạt động của xe máy mình, quản lý qua chứng từ ban đầu là phiếu theo dõi hoạt động của xe máy thi công. Đến cuối tháng, phiếu này cùng với chứng từ liên quan như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, vật tư sử dụng cho máy chạy, bảng chấm công công nhân điều khiển máy, chi phí liên quan sửa chữa cho biết số km xe máy, số giờ máy hoạt động, lượng nhiên liệu tiêu hao, những phụ tùng đã thay thế sửa chữa... được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ và phân bổ cho từng đối tượng liên quan. Chi phí sử dụng máy liên quan đến công trình nào thì phân bổ cho công trình đó.
Máy thi công mà DN sử dụng toàn bộ là máy của doanh nghiệp chứ không thuê ngoài.
Hàng tháng, kế toán TSCĐ căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính ra khấu hao, chi phí trích trước sửa chữa lớn của từng máy thi công nếu có. Từ kết quả tính được, kế toán lập bảng kê chi phí khấu hao và trích trước sửa chữa lớn cho từng máy (nếu có). Tại công ty đối với máy móc thi công, công ty áp dụng các phương pháp khấu hao đường thẳng theo thông tư 203/2009/T-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Mức trích khấu hao Nguyên giá của tài sản cố định trung bình hàng năm =
của tài sản cố định Thời gian sử dụng
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng
Hàng tháng kế toán sẽ tiến hành trích khấu hao máy thi công theo quy định, căn cứ vào Bảng trích khấu hao (phụ lục09) kế toán nhập dữ kiệu vào phần mềm theo định khoản:
Ví dụ cho tháng 12: Nợ TK 1543: 7,555,279đ Có TK 214: 7,555,279đ
Với các khoản chi phí nhiên liệu sử sụng cho máy thi công cũng được tập hợp vào chi phí máy thi công. Trong tháng 12 có nghiệp vụ phát sinh chi phí sử dụng máy thi công như sau:
Xuất kho Nhiên liệu Dầu Điezen sử dụng cho máy thi công: 1500l x 18,581đ/l = 27,781,500đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho (phụ lục 10) kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm tương ứng với định khoản:
Nợ TK 1543: 27,781,500
Có TK 152(DEZ): 27,781,500
Ngày 11/12/2012 mua 500 lít dầu nhớt máy sử dụng cho máy thi công, giá 17,586đ/l, thuế GTGT 10% căn cứ hóa đơn GTGT (phụ lục 11) kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1543: 8,793,000 Nợ TK 133: 879,300 Có TK 331: 9,672,300
Chi phí tiền điện, nước phát sinh tại tổ máy thi công, kế toán căn cứ vào hóa đơn dịch vụ, phiếu chi (phụ lục 12) để nhập dữ liệu vào phần mềm:
Nợ TK 1543: 1,224,000 Nợ TK 133: 122,400 Có TK 111: 1,346,400
Do đội máy thi công làm việc ở các công trình khác nhau nên toàn bộ chi phí máy thi công được kế toán tập hợp chung cho toàn DN, sau đó mới phân bổ cho các công trình. Sau khi tập hợp toàn bộ chi phí máy thi công, phần mềm kế toán tự động tiến hành phân bổ chi phí này cho các công trình, hạng mục công trình khác nhau theo số ca máy hoạt động.
Ví dụ: Tháng 12
Tổng chi phí tiền lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công: 81,741,000đ
Chi phí khấu hao máy thi công: 7,555,279đ
Chí phí nhiên liệu dùng cho máy thi công: 37,453,800đ Chi phí dịch vụ: 1,224 ,000đ
Tổng cộng = 127,974,079đ
Chi phí máy thi công phân bổ cho công trình An Vũ: Tổng chi phí máy thi công
X Số ca máy hoạt động tại công trình An Vũ Tổng số ca máy hoạt động
Biểu 1.2: Bảng phân bổ chi phí máy thi công ( Tháng12 - 2012)
ĐVT: đồng
Mã công trình Số ca máy
hoạt động
Chi phí máy thi công phân bổ
Đường An Vũ( AV) 5 25,594,816
Đê tả Sông Hồng( DTSH) 2 10,247,686
Đập ngăn nước hồ An Vũ( HAV) 6 30,743,059
Đường dựng Liên Phương(LP) 5 25,619,216
Trường TH Nguyễn Quốc Ân(NQA) 7 35,866,902
Cộng 25 127,974,079
Như vậy chi phí máy thi công phân bổ cho công trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ tháng 12 là 25,594,816 đ.
2.2.3.4. Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp gồm những khoản chi phí tập hợp chung cho các công trình và có cả những chi phí tập hợp riêng cho từng công trình. Với những chi phí tập hợp trực tiếp thì kế toán sẽ hạch toán trên phần mềm trực tiếp vào các công trình theo thời gian phát sinh, còn với những chi phí tập hợp gián tiếp thì kế toán căn cứ vào những hóa đơn chứng từ có liên quan để hạch toán, sau đó đến cuối kỳ sẽ thực hiện việc phân bổ chi phí theo 1 tiêu thức đã khai báo trước đó, phần mềm sẽ tiến hành phân bổ chi phí cho từng công trình.
Những chi phí tập hợp gián tiếp: chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý độ xây dựng, Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, chi phí khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC, chi phí tiền điện, nước, điện thoại dùng cho đội thi công. Những chi phí tập hợp trực tiếp là chi phí tư vấn giám định công trình, tiền điện, tiền thuê coppha được xác định là sử dụng riêng cho từng công trình.
A, Chứng từ sử dụng
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương - Bảng trích khấu hao TSCĐ
- Hóa đơn dịch vụ mua ngoài
B, Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
Kế toán sử dụng TK 1547-chi phí sản xuất chung, TK này dùng để tập hợp chi phí sản xuất chung cho các công trình, cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí này cho các công trình, các TK liên quan: TK 334, TK 338, TK 111
Tiền lương của nhân viên quản lý đội xây dựng được xác định tương tự như tiền lương của công nhân xây dựng và công nhân sử dụng máy thi công.
Ví dụ: Tháng 12/2012, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương phải trả nhân viên quản lý đội xây dựng (phụ lục 13), kế toán tập hợp số liệu theo định khoản:
Nợ TK 1547: 39,494,000 Có TK 334: 39,494,000
Kế toán sẽ tính toán các khoản trích theo lương theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006 áp dụng cho giai đoạn 2012-2013 các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Theo đó số tiền tính vào chi phí của DN là:
BHXH tính vào chi phí = lương cơ bản phải trả cho người lao động x 17% BHYT tính vào chi phí = lương cơ bản phải trả cho người lao động x 3% BHTN tính vào chi phí = Lương thực tế phải trả cho người lao động x 1% KPCĐ tính vào chi phí = Lương thực tế phải trả cho người lao động x 2% Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (phụ lục 14) kế toán hạch toán theo định khoản: ( Tháng 12/2012)
Nợ TK 1547: 37,567,970 Có TK 338: 37,567,970
Việc trích khấu hao TSCĐ được tiến hành hàng tháng giống như việc khấu hao máy thi công. Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 (phụ lục 09) kế toán nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản: