Để tạo thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán và giảm nhẹ lao động kế toán, công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Effect và phần mềm vi tính văn phòng Microsoft Excell. Phần mềm effect là một phần mềm khá đơn giản, dễ sử dụng và có khả năng cung cấp hệ thống các báo cáo kế toán đa dạng và phong phú.
Theo hình thức này, các loại sổ kế toán của công ty bao gồm: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái
Hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ sau:
Cụ thể: Hàng ngày, kế toán nhập chứng từ kế toán vào máy tính thông qua màn hình nhập liệu của từng loại chứng từ. Phần mềm kế toán tự động kết xuất ra chứng từ ghi sổ, mỗi chứng từ gốc tương ứng với 1 chứng từ ghi sổ. Số liệu từ chứng từ này được phần mềm tự động chuyển vào Sổ kế toán chi tiết và vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó chuyển vào Sổ Cái tài khoản có liên quan.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4-2: Hạch toán tổng hợp theo phương pháp chứng từ ghi sổ
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ, máy tính tự động tính ra tổng số tiền trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Tổng số phát sinh Nợ, Có, Số dư của từng tài khoản và lên Bảng cân đối số phát sinh, các Báo cáo kế toán và báo cáo quản trị. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác theo thông tin đã cập nhật trong kỳ, vì thế, tính chính xác của giai đoạn nhập chứng từ là rất quan trọng. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và các báo cáo sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán chi tiết, tổng hợp được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.