Là một đơn vị chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm Nhựa và Composite, chủ yếu là các loại hộp công tơ phục vụ cho khối Điện lực và công nghiệp, vật tư chiếm một phần lớn trong tổng tài sản lưu động của công ty với tổng số danh điểm vật tư lên đến gần 200 loại. Việc quản lý tốt tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nội dung công tác tổ chức hạch toán vật tư bao gồm các vấn đề sau:
a. Phân loại và tính giá vật tư:
Nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, công ty đã tiến hành phân loại vật tư theo vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đó, vật tư gồm các loại sau:
*) Đối với NVL: Sản phẩm của công ty phần lớn là các thiết bị điện (hộp công tơ…) được tạo thành từ rất nhiều các chi tiết, bộ phận. Vì thế, số lượng các loại NVL của công ty là rất lớn nhưng đa số có giá trị khá nhỏ. Để đơn giản, công ty phân thành NVL chính và NVL phụ.
- NVLC: Là những NVL chủ yếu, cấu thành nên các bộ phận chính, chiếm phần lớn giá thành của sản phẩm, bao gồm 3 loại: Nhựa (nhựa Composite, PVC, PC Singapore,… trong đó nhựa Composite là NVL được sử dụng nhiều nhất), Aptomat (aptomat S232 ABB, aptomat 1P63A….), Gông treo cột (gông treo cột hộp 1 công tơ 1pha loại 1, gông treo cột 2-4 công tơ 1 pha…)
- NVL phụ: Các loại bulông, ốc vít, hộp cactôn 3 lớp, mác đề can, băng dính bao gói…
Trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, cán bộ kế hoạch lên kế hoạch các loại vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm và giao cho cán bộ vật tư tiến hành thu mua. Ngoại trừ Nhựa Composite phải nhập khẩu từ nước ngoài (Trung Quốc, Hàn Quốc…), các loại vật tư khác đều được mua từ các nhà cung cấp trong nước như: Công ty sx và thương mại nhựa Việt Quang, công ty Dây và Cáp điện Thượng Đình, Công ty hoá chất và vật tư kỹ thuật Sông Lam…
*) Đối với CCDC: Các CCDC được sử dụng phần lớn trong giai đoạn gia công các bán thành phẩm và lắp ráp các chi tiết, bộ phận như mũi khoan, mũi Taro, dao cắt, cân, kìm… Đồng thời, trong quá trình sản xuất, lao động công ty được
trang bị các dụng cụ bảo hộ công nghiệp như Khẩu trang, găng tay vải bạt, mũ bảo hộ,… Các loại CCDC này thường có giá trị nhỏ nên giá trị CCDC được xuất vào kỳ nào tính hết vào chi phí của kỳ đó.
Vật tư mua về được nhập kho theo giá thực tế và xuất theo tiến độ sản xuất khi có giấy đề nghị của Tổ trưởng tổ sản xuất. Giá thực tế xuất được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ dự trữ nên mỗi lần xuất chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất dùng.
Cuối năm, công ty lập Ban kiểm nghiệm gồm kế toán vật tư, thủ kho và cán bộ vật tư của phòng QLSX.để tiến hành kiểm kê kho nhằm đối chiếu về mặt số lượng vật tư tồn kho giữa thẻ kho với sổ sách kế toán.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu:
Các loại chứng từ được sử dụng trong phần hành vật tư bao gồm:
*) Đối với việc nhập vật tư: Hầu hết các loại NVL đều được mua trong nước, khi đó chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thuế GTGT do bên bán cung cấp. Trong trường hợp nhập khẩu (chủ yếu là nhựa Composite) chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại hoăc Hoá đơn thương mại, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế của hải quan… Trên cơ sở đó, nhân viên thu mua tiến hành lập bảng tính giá hàng nhập khẩu (quy ra VNĐ). Với những lần thu mua vật tư có giá trị lớn, công ty tiến hành kiểm nghiệm và lập Biên bản bàn giao (05 bản) có sự ký nhận của đại diện 2 bên.
Các chứng từ nguồn là cơ sở để lập phiếu nhập kho (3 liên). Do các nghiệp vụ mua vào đều được tiến hành theo kế hoạch sản xuất và phòng kế toán ở cách xa Nhà máy sản xuất nên để đơn giản, việc lập phiếu được giao cho cán bộ thu mua vật tư. Trên phiếu nhập đồng thời ghi định khoản Nợ, Có.
Sau khi kiểm nghiệm, Thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Phiếu nhập sau đó được chuyển lên phòng kế toán để vào sổ.
*) Đối với nghiệp vụ xuất vật tư: Nghiệp vụ xuất vật tư cũng được tiến hành theo thủ tục như việc nhập vật tư và theo kế hoạch sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4-3: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho
c) Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư:
Để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, công ty lựa chọn tổ chức hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:
Sơ đồ 4-4: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Tại kho, thủ kho mở thẻ kho cho từng loại vật tư ở từng kho để theo dõi tình hình Nhập-xuất-tồn của từng loại theo số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập, Xuất. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho. Thẻ kho là cơ sở để tiến hành đối chiếu với kế toán vật tư vào cuối kỳ.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu để theo dõi cả về số lượng và giá trị. Mỗi nguyên vật liệu được quản lý thông qua một mã số riêng. Khi có nhu cầu về thông tin của một loại nào đó, kế toán chỉ nhập mã số này tại phần "sổ sách, báo cáo", phần mềm sẽ tự động kết xuất ra sổ chi tiết liên quan. Số liệu trên các sổ này được máy tính tự động kết chuyển từ việc cập nhật các phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng phần mềm tự động lên Bảng cân đối nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để làm căn cứ đối chiếu với thẻ kho và với kế toán tổng hợp.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp:
Là một doanh nghiệp sản xuất nên số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra
- Bảng cân đối NVL - Bảng cân đối công
cụ, dụng cụ Kế toán tổng hợp Ký duyệt Giấy đề nghị xuất vật tư Lập phiếu xuất kho
xuất kho Ghi sổ và bảo
quản
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
tương đối nhiều và thường xuyên, nhưng do quy mô sản xuất không quá lớn nên công ty tổ chức hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình vật tư.
Quy trình ghi số kế toán tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4-5: Hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp chứng từ ghi sổ
Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp vật tư bao gồm:
- TK 152: Nguyên vật liệu: được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 theo vai trò và mức độ sử dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
TK 1522: Nguyên vật liệu chính-nhựa Composite TK 1523: Nguyên vật liệu phụ
TK 1525: Nguyên vật liệu chính-Công tơ
Chứng từ nhập xuất Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ kế toán chi tiết TK 152, 153 Bảng cân đối NVL, CCDC Phần mềm kế toán
TK 1526: Nguyên vật liệu chính-Aptomat TK 1527: Nguyên vật liệu chính-Cầu đấu. - TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK 1531: Công cụ, dụng cụ cho sản xuất (ví dụ: mũi Taro, cân loại 5kg…) TK 1532: Đồ dùng văn phòng
TK 1533: Bảo hộ lao động TK 1538: Công cụ lao động khác