III- THỰC TRẠNG CễNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CễNG TY: 1 Cụng tỏc xõy dựng kế hoạch cung ứng vật tư:
3- Tổ chức tiếp nhận vật tư
Cụng tỏc tổ chức tiếp nhận vật tư ở cụng ty TNHH Đại Tớn là bước chuyển giao trỏch nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả cỏc loại vật tư về đến cụng ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho cỏc cụng trỡnh của cụng ty đều do phũng kế hoạch - vật tư đảm nhiệm. Phũng kế hoạch vật tư cú nhiệm vụ xem xột tất cả cỏc sổ sỏch, hợp đồng trong kỡ sản xuất để từ đú xỏc định chớnh xỏc số lượng từng loại vật tư cần mua và từ đú xỏc định rừ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật tư đú.
Khi vật tư được nhà cung cấp vận chuyển đến kho của cụng ty, đại diện phũng kế hoạch sau khi nhận được hoỏ đơn hay phiếu xuất kho của người bỏn gửi đến thỡ tiến hành kiểm tra đối chiếu với cỏc bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay khụng chấp nhận lụ hàng đú. Nếu khụng cú sai sút gỡ thỡ đại diện phũng kế hoạch vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiờn, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cỏch xem cú hợp tiờu chuẩn khụng. Ban kiểm nghiệm gồm cú một đại diện phũng kế hoạch - vật tư ( thường là phú phũng, người chuyờn điều hành cỏc vấn đề liờn quan đến vật tư ), một đại diện phũng kỹ thuật và một thủ kho. Đại diện phũng kỹ thuật tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biờn bản kiểm nghiệm giao cho phũng kế hoạch - vật tư, một giao cho phũng kế toỏn. Trường hợp vật tư khụng
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
đỳng số lượng, quy cỏch, phẩm chất so với chứng từ hoỏ đơn thỡ lập thờm một liờn, kốm theo chứng từ liờn quan gửi cho đơn vị bỏn vật tư để giải quyết. Đại diện phũng kế hoạch - vật tư phải chịu trỏch nhiệm về việc này, phải trỡnh lờn ban giỏm đốc và chờ ý kiến giải quyết của lónh đạo. Cũn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư khụng cú sai sút gỡ thỡ thủ kho tiến hành nhập kho theo đỳng thủ tục.
Trờn cơ sở hoỏ đơn, giấy bỏo nhận hàng và cỏc biờn bản kiểm nghiệm, phũng kế hoạch - vật tư lập phiếu nhập kho thành ba liờn, cú thể lập chung cho nhiều loại vật tư cựng loại, cựng kho hoặc cú thể tỏch riờng từng loại. Trong đú một liờn giao cho người nhập, một liờn giao cho phũng kế hoạch vật tư, một liờn giao cho thủ kho làm căn cứ biờn nhận vật tư. Hoỏ đơn của người bỏn được chuyển lờ phũng kế toỏn để làm thủ tục thanh toỏn.
Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của cụng ty hoặc chuyển đến cỏc cụng trỡnh đang xõy dựng, bộ phận quản lý vật tư cú trỏch nhiệm bảo quản vật tư khụng để xảy ra tỡnh trạng hư hỏng, mất mỏt.