Trao đổi thông tin là rất quan trọng để bảo đảm thực hiện có hiệu lực của hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức sự kiện. Các phương pháp thông tin nội bộ có thể bao gồm các cuộc họp nhóm thường xuyên, bản tin, bảng thông tin, trang web cũng như các dạng lưu giữ/chuyển thông tin khác
nhau, ví dụ như hệ thống chữ nổi, điện đàm, hình ảnh.
Phải thực hiện một thủ tục cho truyền thông bên ngoài với các nhà cung cấp và các bên quan tâm khác có liên quan. Thủ tục này có thể bao gồm hình thức đối thoại với các bên quan tâm và xem xét các mối quan tâm liên quan của họ.
Các tổ chức cần tiến hành xem xét các quan điểm và nhu cầu thông tin của tất cả các bên quan tâm, đặc biệt là những gì liên quan giao tiếp với bên ngoài.
Khi xem xét thông tin liên lạc với bên ngoài, cần cân nhắc mọi quan điểm và mọi nhu cầu thông tin của tất cả các bên quan tâm.
Thông tin liên lạc bên ngoài có thể bao gồm việc sử dụng, hoặc phù hợp với các chương trình chứng nhận có liên quan, các sản phẩm, dịch vụ, các tiêu chuẩn và các hoạt động chứng nhận.
Trường hợp cần làm báo cáo cho bên ngoài, nên sử dụng một định dạng đã cùng được thừa nhận nhằm giúp các bên quan tâm so sánh được kết quả thực hiện giữa các sự kiện tương tự. Một định dạng được cùng thừa nhận có thể bao gồm những nội dung liên quan quy định của pháp luật, các chuẩn mực để giải thích/ diễn giải và những nội dung chung với các tổ chức khác, chẳng hạn như những định dạng “mẫu đề xuất báo cáo toàn cầu” và mẫu của “Hiệp hội các nhà kế toán đã được chứng nhận đủ năng lực và tư cách hành nghề”.
Hướng dẫn về trao đổi thông tin về môi trường có thể tìm thấy trong ISO 14063. Hướng dẫn về trao đổi thông tin nói chung có thể tìm thấy trong TCVN ISO 26000.