Tiêu chuẩn này đòi hỏi phải lập các tài liệu dạng văn bản. Các tài liệu này phải được xem xét và cập nhật thường xuyên.
Các tài liệu dạng văn bản của hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức sự kiện, cũng như các vấn đề phát sinh từ việc áp dụng nó cho một sự kiện, là nền tảng cho việc minh chứng rõ ràng và cơ sở giải trình, cũng như tạo khả năng cho việc xác minh của bên thứ ba.
Các tài liệu dạng văn bản phải bao gồm một cách tương xứng hoặc được làm cho tương xứng đối với hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức các sự kiện và các vấn đề liên quan. Các biên bản ghi nhớ, các email và các thông tin liên lạc không chính thức hoặc không phải là dạng trọng tâm của hệ thống quản lý nhưng chúng vốn được sử dụng thường xuyên cũng phải được nêu dưới dạng tài liệu văn bản ở một mức thỏa đáng.
Các tổ chức có thu thập dữ liệu về các bên. quan tâm có thể là đối tượng bị ràng buộc bởi các yêu cầu pháp lý quốc gia khi làm việc này.
Các hạng mục của tiêu chuẩn quốc tế này đòi hỏi tài liệu dạng văn bản phải đáp ứng các đặc điểm sau:
a) Nhận dạng rõ và có sự tham gia của các bên quan tâm (4.2);
b) Xác định phạm vi của hệ thống quản lý tính bền vững khi tổ chức các sự kiện (4.3); c) Các nguyên tắc phát triển bền vững, tuyên bố về mục đích và các giá trị (4.5); d) Chính sách (5.2);
e) Vai trò của tổ chức, trách nhiệm và sự ủy quyền (5.3); f) Phân định rõ các vấn đề và đánh giá (6.1.2);
g) Các mục tiêu phát triển bền vững khi tổ chức sự kiện và làm thế nào để đạt được chúng (6.2); i) Quản lý chuỗi cung ứng (8.3);
j) Sự không phù hợp và hành động khắc phục (10.1).
Tổ chức phải thiết lập dạng văn bản (các) thủ tục để lưu trữ, xử lý, phân phối và kể cả việc cuối cùng phải hủy bỏ bất kỳ các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ mang tính bảo mật, để đảm bảo sự an toàn của những thông tin như vậy và sự riêng tư của người tham gia, nhân viên và/hoặc đối tác/nhà cung cấp. Khái niệm “kiểm soát thông tin dạng văn bản” đề cập ý tưởng ghi lại các thông tin được mô tả trong TCVN ISO 9001.
Nếu quan tâm đến việc truy cập các thông tin, có thể xem ISO/IEC Guide 71.