II. quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
2. Trình tự đánh giá HTKSNB
2.1.3. Thủ tục để chứng minh cho sự hiểu biết
Sau khi đã tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng KTV phải tài liệu hoá những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiều về HTKSNB trong hồ sơ kiểm toán. Hình thức và phạm vi của tài liệu này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng nh các loại thủ tục KSNB của khách hàng. Các tài liệu thờng đợc thực hiện và hoàn thành dới dạng bảng tờng thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ hoặc lu đồ.
• Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: là một bảng liệt kê các câu
hỏi đợc chuẩn bị trớc theo mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực đợc kiểm toán. Các câu hỏi đợc thiết kế dới dạng “Có” hoặc “Không”, hoặc “Không áp dụng”. Câu trả lời “Có” biểu thị điều kiện thuận lợi, ngợc lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của HTKSNB và những sai sót tiềm tàng có khả
năng phát sinh từ đó. Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát, đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém.
Ưu điểm của bảng câu hỏi là nhờ đợc chuẩn bị trớc nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa nó có thể đợc chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho các kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này.
Tuy nhiên bảng câu hỏi cũng có những nhợc điểm là do đợc thiết kế chung nên có thể không phù hợp với các nét đặc thù, hay quy mô của các đơn vị khách hàng. Ngoài ra việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn và tốn khá nhiều thời gian; cũng nh sự chính xác của các câu hỏi đợc trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của ngời đợc phỏng vấn.
• Bảng tờng thuật về HTKSNB là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB. Đối với HTKSNB đơn giản, KTV có thể sử dụng duy nhất bảng tờng thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB. Khi sử dụng, KTV cần chú trọng bố cục và cách hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu. Một bảng tờng thuật đúng cách phải trình bày đầy đủ bốn điểm sau đây:
+ Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, đơn đặt hàng của khách hàng phải nêu rõ là đến từ đâu, các hoá đơn bán hàng phát sinh nh thế nào?
+ Tất cả các qúa trình xảy ra.
+ Sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, việc lu trữ, huỷ bỏ đều phải đ… ợc trình bày.
+ Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Ví dụ, tách biệt về trách nhiệm, sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập trong nội bộ…
• Lu đồ: Bao gồm lu đồ ngang và lu đồ dọc- là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng nh mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các kí hiệu và biểu đồ. Các KTV có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng nh các thủ tục kiểm soát. Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lu đồ có thể cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống; cũng nh mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ và sổ sách , và có tác dụng nh… một công cụ phân tích khi đánh giá vì nó giúp KTV nhận diện những thiếu sót của những thủ tục qua việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên việc mô tả lu đồ thờng mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định điểm yếu của KSNB.
Việc lựa chọn loại công cụ để mô tả tuỳ theo KTV để có đợc hiểu biết tốt nhất về HTKSNB của khách hàng. Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với lu đồ với Bảng tờng thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về HTKSNB của khách hàng.