* Tỡm hiểu chung về khỏch hàng
Để thực hiện kiểm toỏn cú hiệu quả, kiểm toỏn viờn phải cú hoặc thu thập đầy đủ thụng tin về tỡnh hỡnh kinh doanh khỏch hàng để cú thể xỏc định và hiểu được những sự kiện, cỏc nghiệp vụ và cỏch thức thực hiện - mà theo xột đoỏn của kiểm toỏn viờn - cú thể cú những ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toỏn và bỏo cỏo tài chớnh.
Đối với khỏch hàng, ngoài cỏc yếu tố cơ bản như: Tờn cụng ty, loại hỡnh kinh doanh, địa chỉ văn phũng, số điện thoại, số fax, cỏc ngõn hàng giao dịch, …kiểm toỏn viờn cũn phải thu thập cỏc thụng tin về cỏc yếu tố bờn trong và bờn ngoài đơn vị khỏch hàng cú ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của khỏch hàng như: Cơ cấu vốn chủ sở hữu và cấu trỳc quản lý, cỏc bờn liờn quan, đối tượng kinh doanh chủ yếu, cỏc giai đoạn, kế hoạch và phương phỏp sản xuất kinh doanh, chớnh sỏch tài chớnh kế toỏn ỏp dụng, đội ngũ nhõn viờn kế toỏn và lónh đạo của cụng ty khỏch hàng, chớnh sỏch thuế và cỏc điều kiện thuận lợi, khú khăn trong kinh doanh và mụi trường kinh doanh, …
* Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn chủ sở hữu:
Cụng ty ABC ( sau đõy gọi tắt là “Cụng ty”) là Cụng ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập năm 1993 theo giấy phộp đầu tư số __/GP của UBNN về hợp tỏc và đầu tư. Do cú sự chuyển đổi về cơ cấu vốn chủ sở hữu và vốn phỏp định, Cụng ty ABC đó được Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phộp điều chỉnh số __/GPDC để phự hợp với nhu cầu mở rộng quy mụ hoạt động kinh doanh cũng như nguồn vốn đầu tư của Cụng ty.
* Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty như sau: Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty
Giỏm đốc Phú Giỏm đốc 3 Phú Giỏm đốc 2 Phú Giỏm đốc 1 Phũng thu mua Phũng kỹ thuật Phũng sản xuất Phũng hành chớnh Phũng kế toỏn Phũng Marketing
Giỏm đốc sinh năm 1949 kĩ sư đại học Bỏch khoa Hà Nội, phụ trỏch chung. ễng được đỏnh giỏ là người đặc biệt giỏi về kĩ thuật, chủ trỡ nhiều sỏng kiến và được cấp bằng sở hữu cụng nghiệp về cải tiến dõy truyền sản xuất phõn lõn.
Ba Phú Giỏm đốc đều là cử nhõn kinh tế.
Theo đỏnh giỏ của kiểm toỏn viờn, Ban Giỏm đốc Cụng ty đều là những người được đào tạo chuyờn ngành chớnh quy, đó cú nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất cũng như tiờu thụ sản phẩm, do đú cú đủ khả năng điều hành và quản lý Cụng ty.
* Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty:
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty ABC
* Hoạt động kinh doanh, cỏc sản phẩm chớnh:
Cụng ty ABC sản xuất ba nhúm sản phẩm chớnh gồm: Sợi bụng gũn, vải mộc và vải thành phần. Từ cuối năm 2007, Cụng ty ngừng sản xuất vải mộc do khụng bỏn được. Vải thành phần chủ yếu được sản xuất với mục đớch để may đồng phục cho cụng nhõn khụng phải để bỏn. Hiện tại, Cụng ty chỉ cũn sản xuất sợi bụng gũn.
* Chớnh sỏch kế toỏn:
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: Cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn VN theo quyết định số 15-2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn giỏ thành Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn TSCĐ Kế toỏn tiền lương Kế toỏn tiền và doanh thu
- Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng: Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn nhật ký chung.
- Niờn độ kế toỏn: Niờn độ kế toỏn của Cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01/ và kết thỳc vào ngày 31/12/ hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ: VND
- Hạch toỏn ngoại tệ: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỉ giỏ giao dịch thực tế hoặc tỉ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm, Cụng ty tiến hành đỏnh giỏ lại cỏc khoản mục cú gốc ngoại tệ theo tỉ giỏ bỡnh quõn lien ngõn hàng do NHNN VN cụng bố tại ngày khúa sổ. Khoản chờnh lệch tỉ giỏ do đỏnh giỏ lại được kết chuyển vào BCKQKD trong năm tài chớnh.
- Hàng tồn kho: kế toỏn hàng tồn kho thực hiện theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, sử dụng phương phỏp tớnh giỏ bỡnh quõn gia quyền để tớnh giỏ hàng tồn kho.
- Tài sản cố định và trớch khấu hao: Tài sản cố định được ghi nhận theo giỏ gốc, trong quỏ trỡnh sử dụng tài sản cố định được theo dừi trờn ba chỉ tiờu: nguyờn giỏ, hao mũn lũy kế, giỏ trị cũn lại. Khấu hao được tớnh theo phương phỏp đường thẳng, thời gian khấu hao được xỏc định phự hợp với quyết định 206/2006/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của BTC.
* Tỡm hiểu quy trỡnh kế toỏn khoản mục hàng tồn kho
Đối với kiểm toỏn khoản mục hàng tồn kho trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn tổng quỏt, kiểm toỏn viờn tiến hành thu thập thụng tin cú liờn quan tới quản lý và sử dụng hàng tồn kho tại đơn vị khỏch hàng. Sau đú, kiểm toỏn viờn tổng hợp cỏc thụng tin đó thu thập được trờn giấy làm việc của kiểm toỏn viờn - phần ghi chỳ hệ thống về quy trỡnh luõn chuyển, kiểm soỏt và hạch toỏn kế toỏn hàng tồn kho.
Kết quả tỡm hiểu quy trỡnh kế toỏn hàng tồn kho tại Cụng ty ABC được kiểm toỏn viờn mụ tả trờn giấy tờ làm việc số … ABC – Ghi chỳ hệ thống phần hành hàng tồn kho như sau:
Biểu 2.1. Giấy tờ làm việc số …ABC – Ghi chỳ hệ thống hàng tồn kho CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chỳ hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện:
TÀI KHOẢN SỬ DỤNG
Tài khoản 15110: Hàng mua đang đi đường Tài khoản 15210: Nguyờn vật liệu chớnh Tài khoản 15220: Nguyờn vật liệu phụ
Tài khoản 15310: Cụng cụ, dụng cụ cho sản xuất
Tài khoản 15313: Hàng tồn kho khỏc
Tài khoản 15400: Sản phẩm dở dang
Tài khoản 15510: Thành phẩm – Vải mộc (Ingrey Fabric) Tài khoản 15511: Thành phẩm – Sợi bong gũn (Ingrey Fiber) Tài khoản 15530: Thành phẩm – Vải thành phẩm (Fabic) Tài khoản 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Mễ TẢ CHUNG
- Kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Tuy nhiờn, thực tế trong năm kế toỏn lại sử dụng hỡnh thức giống như kiểm kờ định kỳ.
- Năm 2007, giỏ trị của sản phẩm dở dang chỉ cú giỏ trị của nguyờn vật liệu chưa sử dụng hết cũn lại tại dõy truyền sản xuất. Tất cả chi phớ nhõn cụng và chi phớ sản xuất chung đều được đưa vào thành phẩm. Do đú khụng phản ỏnh đỳng giỏ trị của sản phẩm dở dang. Năm 2008, kế toỏn bắt đầu phõn bổ chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản
xuất chung vào giỏ trị sản phẩm dở dang theo khối lượng => như vậy là hợp lý hơn. - Hiện tại, thành phẩm hiện cú của Cụng ty ABC gồm:
Sợi bụng gũn (đơn vị tớnh: “kg”): bắt đấu sản xuất từ thỏng 4 năm 2007. Đõy là mặt hang chủ lực của ABC.
Vải thành phẩm: bắt đầu sản xuất từ thỏng 7 năm 2007. Thành phẩm vải được gia cụng từ vải mộc của chớnh cụng ty (ABC nhở một cụng ty khỏc gia cụng vải hộ). Thành phẩm vải chỉ được dựng để may đồng phục cho cụng nhõn viờn, khụng dựng để bỏn.
Vải mộc: hiện chỉ cũn tồn kho, ABC ngừng sản xuất vải mộc do tiờu thụ chậm, chỉ bỏn ra cho hết lượng tồn.
- Nguồn cung cấp nguyờn vật liệu: chủ yếu là cỏc nhà cụng cụ trong nước do nguyờn liệu đầu vào để sản xuất sợi bụng gũn là cỏc phế liệu, bao nhựa hoặc chai nhựa.
TèM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO
1.NGUYấN VẬT LIỆU
Quy trỡnh quản lý kho nguyờn vật liệu
- Cụng ty ABC khụng cú kế hoạch mua hàng từ trước. Khi mua nguyờn vật liệu, kế toỏn sẽ đến kiểm tra chất lượng và giỏ cả, sau đú bỏo cỏo với ban giỏm đốc, nếu được duyệt, sẽ mua hang và đặt cọc. Khi hàng về đến kho, kế toỏn căn cứ vào phiếu cõn xe của nhà cung cấp, lập phiếu nhận hang và giao cho bờn bỏn phiếu cõn xe, phiếu nhập kho (chỉ cú một liờn) giao cho bộ phận kho. Lỳc này kế toỏn khụng hạch toỏn gỡ trờn sổ sỏch mà chỉ theo dừi lượng hàng nhập trong thỏng trờn phiếu cõn xe. Khi nào húa đơn mua hàng về, kế toỏn mới hạch toỏn. Húa đơn được xuất cho nhiều lụ hàng nhập trước đú.
- Trường hợp đến cuối thỏng, hàng về nhưng vẫn chưa cú húa đơn, lỳc này kế toỏn mới hạch toỏn nhập kho cho những lụ hàng chưa cú húa đơn để cú thể đối chiếu lượng nhập với kho.
- Khi xuất kho nguyờn vật liệu cho sản xuất: khụng cú phiếu xuất kho nguyờn vật liệu, bộ phận kho ghi nhận số lượng xuất vào một cuốn sổ nhỏ và phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất – ễng K sẽ ký nhận vào mối lần xuất. Khi nhập kho thành phẩm cũng khụng cú phiếu nhập. Cuối thỏng, ễng K căn cứ vào sổ và đi kiểm kờ.
ễng K sẽ tự cõn đối số lượng xuất tồn trong thỏng để lờn bỏo cỏo kho gửi cho ban giỏm đốc. Sauk hi ban giỏm đốc kiểm tra, kế toỏn căn cử vào đú hạch toỏn xuất kho trong kỳ (chỉ hạch toỏn xuất nguyờn vật liệu một lần vào cuối thỏng). Như vậy, giữa kế toỏn và kho khụng cú chờnh lệch
Nhận xột: Kiểm soỏt nội bộ hàng tồn kho khụng chặt chẽ do kế toỏn và kho khụng ghi nhậnsil độc lập với nhau. Do đú, cuối thỏng khụng thể đối chiếu số liệu giữa hai bờn. Số liệu kế toỏn dựa hoàn toàn vào số liệu của kho.
Quy trỡnh nhập xuất khụng cú phiếu theo dừi. Cuối thỏng, mặc dự cú đi kiểm tra nhưng khụng cú bỏo cỏo, hỡnh thức kiểm kờ chỉ là đi một vũng để kiờm tra lại số lượng một cỏch tương đối. Do đú, số liệu kiểm kờ chốt cuối mỗi thỏng khụng phải là số liệu cõn đếm chớnh xỏc.
2. CễNG CỤ DỤNG CỤ
Cụng cụ dụng cụ được theo dừi bởi bộ phận bảo trỡ. Kế toỏn phõn chia cụng cụ dụng cụ là 2 tiểu khoản theo dừi trờn sổ sỏch:
Tài khoản 15310 – Dụng cụ phụ tựng thay thế: Đõy là loại cụng cụ dụng cụ sẽ được phõn bổ thời gian nhất định tựy thuộc vào đặc điểm sử dụng.
Tài khoản 15313 – Vật tư khỏc: là những loại vật tư khụng tham gia trực tiếp vào quỏ trỡnh sản xuất thành phẩm (bao PP và Steel Wire).
Đối với dụng cụ phụ tựng thay thế, kế toỏn hạch toỏn: Nợ tài khoản 627:
Cú tài khoản 15310: Đối với vật tư khỏc:
Nợ tài khoản 627:- đối với bao PP và Steel Wire Cú tài khoản 15313:
Nhận xột: Húa chất do tham gia trực tiếp vào quỏ trỡnh sản xuất, do đú được theo dừi trờn tài khoản 152, chi tiết Húa chất sẽ phự hợp hơn với bản chất tài khoản.
3. SẢN PHẨM DỞ DANG
Giỏ trị sản phẩm dở dang gồm: Chi phớ nguyờn vật liệu + Chi phớ nhõn cụng + Chi phớ sản xuất chung. Chi phớ nhõn cụng và chi phớ sản xuất chung được phõn bổ cho thành phẩm dở dang theo tỷ lệ.
4. THÀNH PHẨM
Thành phẩm được theo dừi bởi bộ phận kinh doanh. Trong kho hiện tại cũn tồn 3 loại thành phẩm (vải mộc, thành phẩm vải và sợi bụng gũn) nhưng chỉ cú sợi bụng được sản xuất, cỏc thành phẩm cũn lại khụng được sản xuất nữa do khú tiờu thụ, chủ yếu để bỏn cho hết lượng tồn.
Nhập kho thành phẩm:
Hàng ngày, bộ phận kho bỏo cỏo lượng xuất nhập thành phẩm với bộ phận kinh doanh. Qua đú, bộ phận kinh doanh sẽ theo dừi số lượng tồn kho từng ngày để đối chiếu với đơn đặt hàng và thụng bỏo với khỏch hàng về thời gian cung ứng hàng. Cuối thỏng, bộ phận kinh doanh lập Bỏo cỏo tổng hợp gửi về phũng kế toỏn. Sau khi kế toỏn đối chiếu số lượng giữa phũng kinh doanh và bộ phận kho khớp nhau sẽ hạch toỏn hàng tồn kho. Khi nhập kho thành phẩm, cụng ty khụng cú phiếu nhập kho.
Xuất kho thành phẩm:
Mục đớch xuất:
Xuất bỏn: Chỉ xuất vải mộc và sợi bụng gũn (khụng cú vải thành phẩm) Xuất mẫu vải mộc cho khỏch hàng.
Xuất bự do thiếu trọng lượng: trong năm cú một số trường hợp ABC phải xuất bự cho khỏch hàng (bự vào trọng lượng của bao và dõy kẽm đúng gúi). Trong năm khụng cú hàng bỏn bị trả về.
Hạch toỏn:
Khi xuất bỏn: Xuất hàng mẫu: a) Nợ tài khoản 632: Nợ tài khoản 641: Cú tài khoản 155: Cú tài khoản 155: b) Nợ tài khoản 111/131:
Cú tài khoản 333: Cú tài khoản 511:
5. Mễ TẢ QUY TRèNH TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
Mụ tả chung:
Nguyờn vật liệu xuất ra cú thể theo dừi được cho từng nhúm sản phẩm riờng biệt.
Quy trỡnh tớnh giỏ thành:
Hiện tại, ABC chỉ sản xuất sợi bụng gũn (Fiber). Năm 2007 là năm mới bắt đầu sản xuất sợi bụng nờn chỉ sản xuất một loại là 7Dx51 (Regular). Năm 2008 tập trung sản xuất sợi bụng nờn cú them một số mó mới( cỏc mó chỉ khỏc nhau về quy cỏch)
Quy trỡnh sản xuất sợi bụng gũn của ABC qua 2 giai đoạn chớnh:
Giai đoạn 1: Từ nguyờn vật liệu đem nấu thành chip. Cụng đoạn này thực hiện rất nhanh, nờn hoàn toàn khụng cú hàng dở dang trờn dõy chuyền sản xuất vào cuối ngày. Chip cũng được xem là một loại nguyờn vật liệu xuất ra tạo chip nhưng lượng nhỏ hơn do cú hao hụt.
Giai đoạn 2: Chip được nấu chảy và đỏnh tơi thành sợi bụng, sản phẩm dở dang cuối thỏng là chip đang được nấu chảy chưa thành sợi. Mối nguyờn vật liệu tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất đều cú mức độ hao hụt khỏc nhau. Nguyờn vật liệu Water Jet (sợi ướt) là cú tỷ lệ hao hụt cao nhất, từ 60% -> 70%. Tỷ lệ hao hụt này thay đổi theo điều kiện thời tiết hoặc khi thu mua. Water Jet quỏ ướt làm tỷ lệ hao hụt (trọng lượng nguyờn vật liệu mất đi do mất nước) tăng cao. ABC chấp nhận tỷ lệ hao hụt này. Trường hợp tỷ lệ hao hụt lờn quỏ cao, ABC sẽ đổi nhà cung cấp hoặc yờu cầu nhà
cung cấp giảm giỏ cho cỏc lụ hàng sau.
Cỏch xỏc định giỏ trị của chip (sản phẩm giai đoạn 1):
Bước 1: Xỏc định tổng số nguyờn vật liệu trước khi đưa vào sản xuất (1):
(1) = Tồn đầu kỳ + Mua trong kỳ
Bước 2: Xỏc định số nguyờn vật liệu chưa sử dụng cũn lại cuối thỏng (2): Bước 3: Xỏc định số nguyờn vật liệu dung để tạo chip = (1) – (2)
Toàn bộ chip tạo ra sẽ được nhập kho. Tuy nhiờn, số lượng chip nhập kho sẽ bằng đỳng với giỏ trị của nguyờn vật liệu tạo ra nú.
Cỏch xỏc định giỏs thành phẩm (sản phẩm cuối cựng của giai đoạn 2):
- Tớnh cho phần giỏ trị nguyờn vật liệu:
Giỏ trị NVL của Tổng giỏ trị NVL Giỏ trị Giỏ trị thành phẩm = (chip) đưa vào - sản phẩm phụ - sản phẩm sản xuất được sản xuất (nếu cú) dở dang
Giỏ trị sản phẩm phụ = Số lượng theo kiểm kờ x Đơn giỏ
- Tớnh cho phần chi phớ nhõn cụng, sản xuất chung:
Bước 1: Xỏc định tổng số lượng nguyờn vật liệu (chip) đó cấu thành trong thành
phẩm và sản phẩm dở dang (3).
Bước 2: Xỏc định chi phớ nhõn cụng, sản xuất chung phõn bổ cho thành phẩm và sản phẩm dở dang:
Đơn giỏ chi phớ Giỏ trị tồn đầu kỳ của sản phẩm dở dang + Tổng nhõn cụng chi phớ nhõn cụng (hoặc chi phớ sản xuất chung) (hoặc chi phớ sản = xuất chung) (4) (3)
Giỏ trị chi phớ nhõn cụng Tổng kg nguyờn vật liệu
(sản xuất chung) = cấu thành X (4) của thành phẩm thành phẩm nhập kho
Giỏ trị chi phớ nhõn cụng Tổng kg nguyờn vật liệu
(sản xuất chung) = cấu thành X (4) của sản phẩm dở dang thành phẩm dở dang
* Nhận xột: Cỏch tớnh giỏ thành theo mụ tả là hợp lý.
