Sau khi thực hiện cỏc cụng việc trờn, nhúm kiểm toỏn sẽ tổng hợp kết quả thu được và lập Bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toỏn và trỡnh lờn chuyờn viờn quản lý cao cấp và ban giỏm đốc. Ban giỏm đốc sẽ xỏc định phạm vi cụ thể trong bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toỏn. Quy mụ, hỡnh thức của thụng tin trong bảng này thay đổi theo quy mụ, hỡnh thức và độ phức tạp của việc kiểm toỏn.
Trong Bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn trỡnh bày thụng tin chung về: Hiểu biết về khỏch hàng, hiểu biết về quy trỡnh kế toỏn, đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn và mụi trường kiểm soỏt, đỏnh giỏ mức độ trọng yếu,…Sau khi tổng hợp kế hoạch kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn sẽ cập nhập cỏc rủi ro chi tiết, cỏc sai sút tiềm tàng cũng như cỏc tài khoản bị ảnh hưởng được xỏc định để đưa ra cỏc thủ tục kiểm toỏn thớch hợp. Đối với cỏc tài khoản trọng yếu, kiểm toỏn viờn phải đỏnh giỏ được rủi ro đối với số dư tài khoản và mức độ sai sút tiềm tàng từ đú xõy dựng kế hoạch kiểm toỏn đối với tài khoản trọng yếu (hồ sơ tham chiếu 1820).
Hàng tồn kho, như đó trỡnh bày ở trờn, bản thõn nú luụn chứa đựng nhiều yếu tố dẫn đến sai phạm hoặc gian lận, cú ảnh hưởng lớn đến tỡnh hỡnh tài chớnh của mối doanh nghiệp. Do đú, hàng tồn kho luụn được coi là khoản
mục trọng yếu, kiểm toỏn viờn sẽ lập kế hoạch kiểm toỏn chi tiết cho tài khoản này. Kế hoạch được lập trờn cơ sở đỏnh giỏ rủi ro liờn quan đến kiểm toỏn khoản mục hàng tồn kho.
Rủi ro được xỏc định thụng qua: đỏnh giỏ những ỏp lực từ phớa ban giỏm đốc khỏch hàng (nếu cú), từ điều kiện thị trường, xem xột liệu cú những thay đổi trong chớnh sỏch tớnh giỏ, phương phỏp hạch toỏn kế toỏn hàng tồn kho, thực hiện một số thủ tục phõn tớch ban đầu đối với hàng tồn kho. Thụng qua phõn tớch số dư tài khoản, phõn tớch những yếu tố cú thể mang lại rủi ro, sai sút khi hạch toỏn kế toỏn hàng tồn kho. Kiểm toỏn viờn xỏc định mức độ rủi ro đối với số dư tài khoản và rủi ro tiềm tàng, từ đú xõy dựng độ tin cậy kiểm toỏn, phương hướng ỏp dụng cỏc kĩ thuật kiểm toỏn. Chương trỡnh kiểm toỏn khoản mục hàng tồn kho (mẫu chuẩn) của Cụng ty kiểm toỏn AISC được trỡnh bày tại phụ lục 01.
Cụng ty ABC là khỏch hàng kiểm toỏn năm đầu của AISC, qua cỏc kết quả phõn tớch, thờm vào đú tớnh thận trọng nghề nghiệp nờn kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ rủi ro tiềm tàng ở mức khỏ cao, rủi ro kiểm soỏt ở mức trung bỡnh. Vỡ vậy, kiểm toỏn viờn sẽ thực hiện ớt cỏc thủ tục rà soỏt mà tập trung vào thực hiện cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết trong phần kiểm toỏn khoản mục hàng tồn kho.
2.3.1.4. Thực hiện kiểm toỏn
* Chứng kiến kiểm kờ hàng tồn kho
Mục đớch của kiểm toỏn viờn khi thực hiện thủ tục này là để đạt được cỏc mục tiờu về: tớnh hiệu lực, tớnh đầy đủ, ghi chộp, khúa sổ và đỏnh giỏ hàng tồn kho. Kiểm toỏn viờn kiểm tra xem cụng ty ABC cú thực hiện ghi chộp hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn hợp lý và đỏng tin cậy như đó mụ tả trong giấy làm việc số 5420 – “Ghi chỳ hệ thống – Hàng tồn kho” hay khụng, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ cú cũn hợp lý vào thời điểm kiểm
kờ khụng, cú hàng tồn kho thuộc sở hữu của ABC nhưng khụng nằm trong kho mà được giữ hộ ở bờn thứ ba hay khụng?
Trước ngày kiểm kờ, kiểm toỏn viờn thu thập cỏc hướng dẫn của khỏch hàng về kế hoạch và thủ tục kiểm kờ hàng tồn kho (nếu cú), trường hợp khỏch hàng cú hướng dẫn kiểm kờ thỡ phải đỏnh giỏ việc hướng dẫn kiểm kờ của khỏch hàng cú chặt chẽ khụng. Cụng ty AISC xõy dựng mẫu chuẩn để đỏnh giỏ tổ chức kiểm kờ của khỏch hàng, bao gồm đỏnh giỏ sự phự hợp, hữu hiệu của cỏc quy định và thủ tục hướng dẫn kiểm kờ của khỏch hàng.
Thực tế tại Cụng ty ABC khụng cú hướng dẫn kiểm kờ cũng như khụng phõn cụng cụ thể ai làm cụng việc này. Trước khi kiểm kờ, kiểm toỏn viờn đi một vũng kho để cú được cỏi nhỡn tổng thể về vị trớ và trỡnh trạng hàng tồn kho sẽ được kiểm kờ, sau đú xỏc định khu vực chứa nhiều hàng húa và thảo luận với khỏch hàng về thời gian, cỏch thức kiểm kờ. Trường hợp cú nhiều khu vực chứa hàng tồn, phải xỏc định khu vực cụ thể mà kiểm toỏn viờn sẽ chứng kiến và thực hiện kiểm mẫu một số mặt hàng. Căn cứ vào việc phỏng vấn trực tiếp kết hợp với quan sỏt kiểm kờ, kiểm toỏn viờn thường lưu ý: hàng tồn kho cú bị hư hỏng, lỗi thời hay khụng bỏn được khụng?.. v..v.. Khi thực hiện kiểm mẫu, kiểm toỏn viờn lựa chọn một số tài liệu kiểm kờ của khỏch hàng như sổ sỏch ghi chộp thường xuyờn, phiếu kiểm kờ và thực hiện kiểm mẫu, tỡm ra chờnh lệch dựa vào cỏc tài liệu cú lien quan, đếm lại những mó hàng cú chờnh lệch, đồng thời ghi chỳ chung về cỏc chờnh lệch này.
Sau khi kiểm kờ hoàn tất, kiểm toỏn viờn lập bỏo cỏo tổng hợp hàng tồn kho. Trong bỏo cỏo này, kiểm toỏn viờn mụ tả sơ lược về hàng tồn kho tại ngày kiểm kờ, cỏch thức kiểm kờ của nhõn viờn khỏch hàng, cỏch thức chọn mẫu kiểm kờ của kiểm toỏn viờn và đối chiếu số liệu sổ sỏch với số liệu kiểm mẫu và nờu đỏnh giỏ của kiểm toỏn viờn đối với cụng tỏc kiểm kờ, kết quả
kiểm kờ. Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu được trỡnh bày tại Giấy tờ làm việc số …ABC - Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu.
Biểu 2.2: Giấy làm việc số …ABC – Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kờ hàng tồn kho – Kho nguyờn liệu Ngày thực hiện:
BÁO CÁO KIỂM Kấ KHO NGUYấN LIỆU THễNG TIN CHUNG
Khỏch hàng: Cụng ty ABC Thời điểm kiểm kờ: 31/12/2008
Thời gian: 9h sỏng
Thành phần tham dự: - Nhõn viờn khỏch hàng cụng ty ABC - Nhõn viờn AISC
Mễ TẢ
- Nguyờn liệu của ABC gồm: Nguyờn liệu để sản xuất sợi bụng gũn và nguyờn liệu dung sản xuất vải mộc. Do vải mộc khụng cũn được sản xuất nữa nờn nguyờn liệu vải mộc hiện để kho riờng. Năm 2007 đó lập dự phũng cho toàn bộ nguyờn liệu này nờn khụng tiến hành kiểm kờ, kiểm toỏn viờn chỉ kiểm kờ nguyờn liệu dung sản xuất sợi bụng gũn.
- Cỏch thức xếp kho và chuẩn bị kiểm kờ: Nguyờn liệu cú nhiều mó nhưng khụng sắp xếp theo từng mó mà để mỗi nơi một ớt. Nguyờn liệu được bỏ vào trong từng bao cú trọng lượng xỏc định như 450 kg, 30 kg. Chỉ cú nhõn viờn kho mới phõn biệt được nguyờn liệu trong từng bao chớnh xỏc là mó nào vỡ khụng cú thẻ kho dỏn lờn từng bao.
hướng dẫn kiểm kờ và phõn cụng cụ thể ai cú trỏch nhiệm kiểm kờ. Trờn thực tế, hàng thỏng ụng K – Phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất đều trực tiếp đi kiểm kờ để đối chiếu lại với sổ sỏch (khụng phải nhõn viờn kho).
Cỏch thức kiểm kờ của ABC và chọn mẫu kiểm kờ của kiểm toỏn viờn
Tại ngày kiểm kờ, kế toỏn chưa lập được bỏo cỏo tồn kho nờn kiểm toỏn viờn sử dụng bỏo cỏo của bộ phận kho do ụng K cung cấp để chọn mó kiểm toỏn mẫu. Nhõn viờn kiểm kờ của ABC cựng với kiểm toỏn viờn đi một vũng quanh kho để kiểm, đếm và cõn lại những mó nguyờn liệu đa được chọn bơi kiểm toỏn viờn.
Đối với những nguyờn liệu nào cú trọng lượng chuẩn là 450 kg/bao, kiểm toỏn viờn chỉ chọn mẫu một số bao để cõn thử. Sau đú đếm bao và nhõn lờn số lượng. Căn cứ vào bỏo cỏo của kho, kiểm toỏn viờn đối chiếu và xỏc định chờnh lệch. Trường hợp chờnh lệch lớn thỡ sẽ kiểm lại.
Nhận xột
Cỏch thức quản lý kho của ABC khụng chặt chẽ, việc xuất nhập kho nguyờn vật liệu cho sản xuất đều khụng cú phiếu xuất nhập mà chỉ được ghi chỳ trờn sổ sỏch của bộ phận kho (cú chữ ký và đúng dấu của ụng K). Việc khụng sử dụng thẻ kho cũng làm cho việc kiểm soỏt khú khăn do nhiều khi nhõn viờn kho khụng nắm được hàng nào đang để ở đõu, mỗi khi muốn biết chớnh xỏc phải mở bao để nhỡn hàng, đồng thời khụng xỏc định chỗ cụ thể để đặt hàngmà mỗi loại cú thể để ở nhiều nơi nờn khi kiểm kờ khụng nhớ nổi để kiểm dứt điểm một mó hàng được.
Sau khi kiểm mẫu một số loại nguyờn vật liệu cú số chờnh lệch lớn so với sổ kế toỏn, chờnh lệch phỏt sinh do sai sút trong ghi chộp kế toỏn và đó được điều chỉnh theo số liệu kiểm đếm. Do đú, kiểm toỏn viờn chốt theo số kiểm tại ngày 31/12/2008 đó thực tế tham gia kiểm kờ cựng toàn bộ nhõn viờn ABC cú mặt ở trờn và điều chỉnh lại chờnh lệch.
Kết quả kiểm kờ Tờn nguyờn vật liệu Đơn vị Lụ Số kiểm kờ thực tế Chờnh lệch Số biờn bản kiểm kờ Chờnh lệch Tại kho NVL Kết quả ước tớnh (a) (b) (c) (1) (2) (1)-(2) (3) (3)-(2) Extruted Yarn – Hard Yarn Kg 9+11 164.543 163.528 1.015 163.528,23 0,23 Pet Bottle Kg 17+23 12.484 12.497 5 12.478,86 (0,14) Pet Film Kg 5 3.101 3.086 15 3.085,99 (0,01) Polyester Chip - Transparent Kg 24 6.000 6.000 6.000,12 0,12 Sợi PE 42/1 SH Kg 10 48.021 48.126 (105) 48.126,34 0,34 Polyester Yarn (Heavy) Kg 22 13.155 13.175 (20) 13.174,69 (0,31) Polyester Yarn (nonstretched) Kg 19 2.525 2.525 2.525,05 0,05 Sợi PE 30/1 (PP) Kg 1 25 40 (15) 40,00 0,00 Sợi PE 52/1 HL3 Kg 12 24 24 24,47 0,47
Water Jet Loom Yarn
Kg 4 11.976 11.976 11.976,50 0,50
Ghi chỳ
Chờnh lệch giữa số liệu kiểm mẫu và số bỏo cỏo khụng đỏng kể => chấp nhận số khỏch hàng.
Số chờnh lệch lớn đó phỏt hiện nguyờn nhõn và điều chỉnh theo số liệu kiểm kờ.
Kết luận
Số lượng hàng tồn kho tại ngày 31/12/2008 của Cụng ty ABC phản ỏnh trung thực.
* Tổng hợp hàng tồn kho cuối năm
Thủ tục này nhằm kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm cú hiện hữu trờn thực tế và đảm bảo giỏ trị hàng tồn kho được phản ỏnh đỳng, đạt được cỏc mục tiờu về: Tớnh hiệu lực, đầy đủ, sự ghi chộp, khúa sổ hàng tồn kho.
Kiểm toỏn viờn thu thập danh mục hàng tồn kho chi tiết cuối kỡ( gồm cả đơn giỏ hàng tồn kho, trong danh mục phải phản ỏnh đỳng số lượng hàng tồn kho đó được kiểm kờ), kiểm tra tổng quỏt và đối chiếu số tổng với sổ cỏi tổng hợp, đối chiếu khoản mục lớn với cỏc chứng từ cú liờn quan, đối chiếu khối lượng được phản ỏnh trờn danh mục hàng tồn kho. Nếu cú chờnh lệch lớn thỡ phải tỡm ra nguyờn nhõn và đối chiếu với chứng từ phỏt sinh liờn quan. Kiểm toỏn viờn sử dụng cỏc loại chứng từ phỏt sinh tại thời điểm chia cắt niờn độ thu thập được qua quỏ trỡnh kiểm kờ( như: Húa đơn mua hàng, húa đơn bỏn hàng, cỏc ghi nợ để xỏc định rằng cỏc mặt hàng nhập trước khi kiểm kờ đó được ghi chộp trước hoặc vào ngày kiểm kờ, cỏc mặt hàng xuất ra ngay sau khi kiểm kờ đó được ghi chộp sau ngày kiểm kờ.
Kết quả thực hiện được phản ỏnh trờn giấy tờ làm việc số …ABC – “ Tổng hợp giỏ trị hàng tồn kho cuối năm”.
Biểu 2.3: Giấy làm việc số …ABC – Tổng hợp giỏ trị hàng tồn kho cuối năm
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giỏ trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện:
Thực hiện
- Kiểm toỏn viờn chọn mẫu 10 loại nguyờn vật liệu để kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm cú thực sự hiện hữu và đảm bảo giỏ trị hàng tồn kho được phản ỏnh đỳng hay khụng
- So sỏnh số lượng hàng tồn kho đếm bởi kiểm toỏn viờn với số lượng được ghi nhận trờn sổ sỏch kế toỏn tại ngày 31/12/2008
- Dựng đơn giỏ tồn kho hợp lý để đỏnh giỏ hàng tồn kho ngày 31/12/2008.
Tờn nguyờn vật liệu ĐVT SL trờn sổ sỏch SL kiểm toỏn viờn đếm Chờnh lệch Đơn giỏ (đồng/kg)
Extruted Yarn-Hard Yarn kg 164.543 163.528 (a)1.015 10.253
Pet Bottle kg 12.484 12.497 5 10.774 Pet Film kg 3.101 3.086 15 9.359 Polyester Chip-Transparent kg 6.000 6.000 10.102 Sợi PE 42/1 SH kg 48.021 48.126 (b)(105) 8.985 Polyester Yarn(Heavy) kg 13.255 13.175 (20) 8.832 Polyester Yarn(nonstertched) kg 2.525 2.525 6.055 Sợi PE 30/1 (PP) kg 25 40 (15) 26.121 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 24 45.588
Water Jet Loom Yarn kg 11.976 11.976 3.931
Giải thớch
(a): Đõy là hàng mua nhập kho ngày 02/01/2009 nhưng tại thời điểm ngày 31/12/2008 đó cú trờn bỏo cỏo tồn kho. Kế toỏn đó điều chỉnh theo số liệu của kiểm toỏn viờn.
(b): Nguyờn vật liệu được nhập kho sai khi sản xuất nhưng kế toỏn chưa ghi sổ. Kế toỏn đó điều chỉnh số liệu theo số lượng nhập kho khớp với số liệu của kiểm toỏn viờn.
- Cỏc chờnh lệch cũn lại khụng đỏng kể nờn được kiểm toỏn viờn chấp nhận khụng điều chỉnh.
Kết luận
* Tổng hợp nguyờn vật liệu, sản phảm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luõn chuyển, khụng bỏn được
Kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ mức độ trọng yếu của hàng tồn kho hỏng, chậm luõn chuyển tại thời điểm 31/12/2008 với mục đớch lập dự phũng cho hàng tồn kho. Kiểm toỏn viờn thực hiện thủ tục này dựa trờn kết quả kiểm kờ, liệt kờ ra số lượng hàng hỏng, đồng thời theo dừi trờn bảng nhập - xuất - tồn 12 thỏng để liệt kờ ra hàng chậm luõn chuyển trờn một năm và đỏnh giỏ mức độ hư hỏng, khả năng tiờu thụ trong tương lai để làm căn cứ lập dự phũng. Sau khi đỏnh giỏ hàng tồn kho hỏng, chậm luõn chuyển, kiểm toỏn viờn lập Bảng tổng hợp nguyờn vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luõn chuyển, khụng bỏn được – chi tiết cho từng loại theo số lượng và đơn giỏ và nờu cỏch lập dự phũng. Nếu trọng yếu thỡ kiểm toỏn viờn sẽ lập dự phũng cho hàng tồn kho. Kết quả được thể hiện tại Giấy làm việc số …ABC “Đỏnh giỏ hàng tồn kho chậm luõn chuyển – Nguyờn vật liệu” .
Biểu 3.4: Giấy làm việc số …ABC - Đỏnh giỏ hàng tồn kho chậm luõn chuyển - Nguyờn vật liệu
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giỏ trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện:
Thực hiện
Vải mộc tồn tại ngày 31/12/2008 là : 1.281.541.282 (VNĐ).
Số tiền bỏn được trong năm thường là 5.000(VNĐ/m ) ( căn cứ trờn cỏc húa đơn bỏn hàng trong năm), tương đương 4.500 (VNĐ/yard ) ( 1 yard = 0,9144 m ) cho tất cả cỏc loại vải. Như vậy, kiểm toỏn viờn ước tớnh giỏ trị vải tồn kho theo giỏ bỏn được tối đa trong năm như sau:
Số lượng vải tồn(đơn vị tớnh: yard) : 130.097 Giỏ bỏn trờn thị trường năm sau (ước tỡnh) (VNĐ/yard) : 4.500 Giỏ trị thu được (VNĐ) : 585.436.500 Giỏ trị tồn kho tại ngày 31/12/2007 : 1.281.541.292 Dự phũng cho năm 2008 : 696.104.792 Số đó dự phũng năm 2007 : 662.131.707
Bỳt toỏn điều chỉnh Nợ tài khoản 632 33.973.085 Cú tài khoản 159 33.973.085 Đối với nguyờn vật liệu dựng để sản xuất vải: Lập bảng kờ chi tiết nguyờn vật liệu tồn:
Bảng kờ chi tiết nguyờn vật liệu tồn
Mó nguyờn vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giỏ
(VNĐ/kg) Giỏ trị (VNĐ) Sợi PE 30/1 (PP) kg 40 26.121 1.044.840 Sợi PE 40/1 SH TSSN kg 17,67 29.186 515.717 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 45.588 1.094.122 Tổng 2.654.679
Đõy là số nguyờn vật liệu tồn từ năm 2007 đến nay vẫn dựng khụng bỏn được,