4.1.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên
Hiện nay ở Agtek đã xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu của hội viên nhưng các thơng tin này vẫn ở mức đơn giản như địa chỉ liên lạc, loại hình sản xuất kinh doanh, tên chủ doanh nghiệp. Do Agtek khơng cĩ sự quan tâm đúng mức dành cho việc thu thập cơ sở dữ liệu hội viên nên chưa cĩ hành động cụ thể để thu thập thơng tin về năng lực và khả năng sản xuất của doanh nghiệp, những nhu cầu và những khĩ khăn mà doanh nghiệp gặp phải,…do đĩ Agtek đã khơng nắm được chính xác những thơng tin của các hội viên của mình. Kết quả là Agtek khơng cung cấp những thơng tin hoặc những hoạt động hỗ trợ phù hợp cho hội viên, khiến cho hội viên khơng thấy rõ được lợi ích của việc gia nhập Agtek, đĩ cũng là nguyên nhân khiến cho các hội viên khơng tích cực tham gia vào các hoạt động của Agtek, khơng giữ được các hội viên ở lại lâu dài với Agtek và cũng khơng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Agtek.
Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng khơng được Agtek cập nhật thường xuyên và kịp thời. Hiện nay Agtek khơng cĩ một hoạt động cụ thể nào để thu thập và bổ sung kịp thời thơng tin của hội viên. Ngoại trừ một số ít những doanh nghiệp hội viên cĩ mối quan hệ mật thiết với Agtek cịn thơng báo cho Agtek về những thay đổi của mình, đa số các doanh nghiệp hội viên cịn lại thường khơng thơng báo cho Agtek những thay đổi mình, mà Agtek cũng khơng chủ động để thu thập nên những thơng tin về hội viên khơng được cập nhật.
Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF tiến hành thu thập thơng tin của hội viên nhưng cuộc khảo sát này mới chỉ thu thập thơng tin của 60 doanh nghiệp hội viên và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiếp tục thực hiện việc khảo sát này. Do đĩ, ta thấy Agtek đã khơng cĩ sự quan tâm đúng mức cho việc phát triển cơ sở dữ liệu của hội viên, mà đây là một vấn đề vơ cùng quan trọng cho việc duy trì hội viên, đặc biệt là khi số lượng hội viên ngày càng lớn. Từ đĩ dẫn tới việc Hội khơng biết nhiều về hội viên nên khơng thể cung cấp đúng những gì mà hội viên yêu cầu, nên hội viên ít gắn bĩ với Hội, khơng tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội, khơng tạo ra sự khác biệt đáng kể giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp khơng là hội viên.
4.1.2 Kênh thơng tin của Hội tới các hội viên
Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của Agtek là các hoạt động cung cấp, chia sẻ thơng tin cả về thương mại, thị trường cũng như về chuyên ngành cho các doanh nghiệp hội viên.
Bản tin nội bộ được gửi đến tất cả các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp tiềm năng hàng tuần để cung cấp những thơng tin cĩ liên quan đến ngành dệt may thêu đan và các cơ hội kinh doanh.
Agtek tiếp tục duy trì và cung cấp Bản tin nội bộ hàng tuần của mình. Với nội dung dần được đa dạng, chuyên đề linh hoạt và sơi động, Bản tin hàng tuần của Agtek đang đem lại những lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp hội viên và các đối tác bạn hàng: thơng tin chuyên ngành, cơ hội hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp cần biết, thơng tin nội bộ… Agtek cũng đã xây dựng website nhằm cung cấp thơng tin nhanh hơn và hiệu quả hơn cho hội viên. Tuy nhiên, website khơng được cập nhật thường xuyên và hoạt động chưa ổn định. Chất lượng của website phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị được thuê để thực hiện website vì Agtek khơng cĩ nhân viên cĩ đủ năng lực để thực hiện cơng việc này.
Bên cạnh đĩ, Agtek cũng sử dụng các phương tiện thơng tin đại chúng để chuyển tải thơng tin, tâm tư nguyện vọng, ý kiến và quan điểm của Agtek đến các cơ quan nhà nước, các ban ngành cĩ liên quan và cộng đồng. Nhưng hiện nay Agtek chưa cĩ kế hoạch cụ thể để nĩi lên tiếng nĩi và quan điểm riêng của mình, cũng như để xây dựng hình ảnh đối với cộng đồng và gây ảnh hưởng đối với các cơ quan nhà nước và các ban ngành liên quan, nhất là đối với các cơ quan trung ương. Hiện tại Agtek quan hệ với cơ quan truyền thơng chủ yếu là Báo Tuổi trẻ. Đây là cơ quan ngơn luận cĩ quan hệ mật thiết với Agtek, được quyền cung cấp những thơng tin quan trọng về ngành và Hội Dệt May mà các cơ quan ngơn luận khác khơng cĩ.Những phương tiện thơng tin của Agtek cĩ thể tĩm tắt trong bảng 4.1
Bảng 4.1: Những phương tiện truyền thơng của Agtek
Phương tiện Nội dung Mức độ chi tiết Thời gian
Bản tin Thơng tin trên các báo,
cơ hội kinh doanh, đối tác bạn hàng…
Thơng tin thơ, khơng cĩ phân tích và nhận xét sơ lược của Hội
Thơng thường là 3 số 1 tháng
Website Giới thiệu Hội, các thành
viên của Hội, điều lệ Hội…
Chung chung, khơng cụ thể và khơng được cập nhật.
Hiện nay ngừng hoạt động
Phương tiện thơng tin đại chúng (báo Tuổi Trẻ)
Nĩi về những sự kiện của Hội, những thơng tin liên quan đến Hội
Nội dung khơng kiểm sốt được
Khi cĩ sự kiện
Theo kết quả phân tích “khảo sát ý kiến hội viên về các dịch vụ của Hội” do MPDF thực hiện cho Agtek - khảo sát này được tiến hành cho 190 doanh nghiệp, trong đĩ 52% doanh nghiệp là hội viên và 48% doanh nghiệp khơng phải là hội viên - thì hai nguồn thơng tin chủ yếu mà các doanh nghiệp này tiếp cận là tạp chí và truyền hình. Trong khi đĩ thì các ấn phẩm và trang web của Agtek khơng phải là nguồn thơng tin phổ biến.
Trong khi đĩ Agtek lại coi Bản tin nội bộ là phương tiện truyền thơng chủ yếu của mình. Từ đĩ cho thấy Agtek đã khơng cĩ kế hoạch sử dụng các phương tiện này hiệu quả, chưa sử dụng phương tiện truyền thơng đại chúng để tạo những ảnh hưởng tích cực trong xã hội và đối với các cơ quan nhà nước.
4.1.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ với hội viên
Hiện nay Agtek chưa cĩ một hoạt động cụ thể nào để tăng cường mối quan hệ với các hội viên của mình. Agtek vẫn cịn thụ động trong việc liên hệ với các hội viên, nhất là đối với các hội viên cĩ mối quan hệ khơng mật thiết với Agtek, do đĩ các doanh nghiệp này đã kơng tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội thì ngày càng xa cách với Agtek, từ đĩ càng dễ dẫn tới việc các hội viên này chỉ cĩ danh nghĩa, khơng đúng nghĩa là một hội viên thực sự.
Agtek khơng thường xuyên liên lạc với hội viên của mình, ngoại trừ Bản tin nội bộ được gửi đến các hội viên hàng tuần, chỉ khi nào Agtek cĩ vấn đề cần liên lạc với hội viên thì nhân viên của Agtek mới gọi điện thoại hoặc ghé thăm các hội viên. Nội dung của các cuộc gọi điệân thoại này cũng chỉ nhằm mục đích giải quyết vấn đề của Agtek mà khơng đặt vấn đề hội viên lên hàng đầu, do đĩ Agtek càng khơng nắm được thơng tin của hội viên. Do đĩ các cuộc gọi điện thoại này cũng chỉ nhằm vào một số doanh nghiệp, khơng bao quát hết tất cả các hội viên của Agtek, từ đĩ sẽ dẫn tới cĩ hội viên Agtek thường xuyên liên lạc, cĩ những hội viên hầu như Agtek khơng liên lạc bao giờ. Điều đĩ dẫn tới doanh nghiệp nào đã cĩ mối quan hệ tốt đẹp với Agtek thì ngày càng được nâng cao, những doanh nghiệp nào mà ít tiếp xúc với Agtek thì cũng sẽ ngày càng xa cách với Agtek, khơng tham gia vào các hoạt động của Agtek.
4.1.4 Hoạt động khảo sát sự thỏa mãn của hội viên
Để phục vụ hội viên hiệu quả, đáp ứng tối đa các yêu cầu của hội viên thì Agtek phải nắm rõ nhu cầu của các hội viên, phải biết được ý kiến của hội viên về các hoạt động của mình để từ đĩ cĩ những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên. Do hiện nay Agtek đã khơng đặt trọng tâm vào việc duy trì các hội viên nên Agtek cũng khơng cĩ các hoạt động cụ thể để tiến hành khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của mình. Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF đã giúp Agtek thực hiện cơng việc khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của Hội. Kết quả của khảo sát này cho thấy cĩ 43.2% hội viên là cĩ mối quan hệ mật thiết với Agtek – những hội viên cĩ quan hệ mật thiết là những hội viên tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội. Đây cũng là một kết quả tất yếu do Agtek đã khơng cĩ các hoạt động cần thiết để duy trì các hội viên của mình.
Một điểm cần lưu ý để duy trì các hội viên là Agtek phải đáp ứng đúng các nhu cầu của hội viên. Nhưng cho tới nay ngồi bản khảo sát do MPDF thực hiện ra thì Agtek vẫn chưa tiến hành một bản khảo sát nào khác nhằm phục vụ cho việc duy trì hội viên của mình. Đây cũng là một điểm yếu của Agtek trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đĩ, do khơng thực hiện các cuộc khảo sát nên Agtek khơng nắm được ý kiến của hội viên về (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
các hoạt động của mình, từ đĩ Agtek khơng cĩ những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên và càng ngày càng khơng đáp ứng đúng nhu cầu của hội viên. Điều đĩ làm cho các hội viên khơng nhận thấy được lợi ích của việc gia nhập Hội, khơng tạo ra được sự khác biệt giữa các doanh nghiệp là hội viên và các doanh nghiệp khơng là hội viên nên khơng khuyến khích các doanh nghiệp gia nhập Agtek.
4.1.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên của Agtek
Ưu điểm:
• Cĩ Ban duy trì và phục vụ hội viên, cĩ nhân viên chuyên trách để thực hiện hoạt động này.
Nhược điểm
• Chưa lựa chọn đúng kênh thơng tin để truyền tải nội dung mà hội viên muốn chuyển tới cho hội viên.
• Cơ sở dữ liệu của hội viên khơng được cập nhật thường xuyên và kịp thời, những thơng tin về hội viên hiện nay là qúa đơn giản.
• Khơng chủ động liên lạc với hội viên. Agtek chưa quan tâm tới các doanh nghiệp hội viên khơng năng động, ít tham gia vào các hoạt động của Agtek.
• Khơng cĩ những hoạt động phù hợp để duy trì hội viên.
4.2 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên 4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên được Hội doanh nghiệp trẻ (YBA) hết sức chú trọng vì YBA biết tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu của hội viên. Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng khá chi tiết, mơ tả hết mọi đặc điểm của doanh nghiệp như năng lực sản xuất, những khĩ khăn mà hội viên gặp phải, những kiến nghị và đánh giá của hội viên về các hoạt động của mình. Do nắm rõ được tất cả các thơng tin về hội viên nên YBA đã chứng tỏ cho hội viên cũng như các tổ chức, doanh nghiệp bên ngồi thấy rằng YBA là người hiểu doanh nghiệp rõ nhất, coi hội viên là nền tảng cho mọi hoạt động thành cơng của Hội. Đồng thời thơng qua đĩYBA biết rõ doanh nghiệp cần gì để cĩ những hoạt động hỗ trợ phù hợp. Từ đĩ càng nâng cao sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp khơng là hội viên, khiến cho các hội viên thấy rõ lợi ích khi gia nhập Hội, từ đĩ càng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Hội.
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cũng thường xuyên được cập nhật do YBA luơn liên lạc với các hội viên của mình. Đặc biệt YBA cịn cĩ một biện pháp để luơn liên lạc được với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đĩ là trong phiếu thu
thập thơng tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA cĩ kèm theo một câu hỏi đĩ là hỏi thêm thơng tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội. Vì trong thực tế địa chỉ sản xuất và điện thoại liên lạc của hội viên là cĩ thể thay đổi, nếu ta khơng cĩ sự chuẩn bị thì khi hội viên di dời địa điểm thì ta khơng thể liên lạc được. Do đĩ Hội đã hỏi thêm địa chỉ nhà vì đây là một cái cố định, ít thay đổi.
Cịn một cách khác khiến cho YBA luơn nắm được thơng tin hội viên ngay cả khi hội viên đĩ thụ động, ít tham gia vào các hoạt động của Hội và nhân viên của Hội ít cĩ cơ hội tiếp xúc với các hội viên là chia các hội viên của Hội ra thành từng nhĩm. Tiêu chí để YBA chia nhĩm các hội viên của mình là chia theo quận, mỗi nhĩm như vậy sẽ bầu ra một nhĩm trưởng, nhĩm trưởng này cĩ nghĩa vụ lãnh đạo nhĩm đĩ, tạo khơng khí vui vẻ trong nhĩm đồng thời cung cấp cho nhân viên của YBA biết những thơng tin về các thành viên trong nhĩm. Khi chia nhĩm các hội viên như vậy thì sẽ giúp các hội viên thân thiện với nhau hơn, tạo mối quan hệ gắn bĩ giữa các hội viên. Thơng qua các nhĩm như vậy cĩ thể giúp YBA thu thập được những thơng tin mà YBA khơng thể biết trực tiếp từ chính doanh nghiệp.
4.2.2 Kênh truyền thơng của Hội tới hội viên
Hiện nay ở YBA cĩ nhiều kênh thơng tin để truyền thơng tới các hội viên của mình. Vấn đề lựa chọn kênh thơng tin cũng rất quan trọng vì nĩ sẽ truyền tải đúng nội dung theo đúng mục tiêu mà YBA mong muốn. Các kênh thơng tin chủ yếu của YBA gồm cĩ Bản tin nội bộ, web, thơng tin báo chí.
Kênh truyền thơng chủ yếu của YBA tới các hội viên của mình là Bản tin nội bộ, nội dung trên Bản tin nội bộ cung cấp những thơng tin về hoạt động của Hội, thơng tin về hội viên của mình, diễn đàn doanh nghiệp, cơ hội giao thương…Đặc biệt do hội viên của YBA là các doanh nghiệp khơng tập trung vào một ngành nên trên Bản tin nội bộ của YBA khơng cung cấp thơng tin về ngành mà cung cấp cho hội viên các tài liệu nĩi về phương cách quản lý và kinh doanh. Do mục đích của YBA coi Bản tin nội bộ giống như là một phương tiện để quảng bá hình ảnh của Hội nên trên Bản tin thường xuyên cung cấp những thơng tin về hoạt động của Hội và những thơng tin về hội viên nhằm cho các hội viên cũng như các tổ chức bên ngồi thấy được rằng YBA là một Hội rất hiểu hội viên của mình, nắm rõ mọi thơng tin và hoạt động của các hội viên. Bên cạnh đĩ Bản tin của YBA cũng dùng để cho các hội viên giải trí thư giãn nên thường xuyên đăng các tranh ảnh vui nhộn, truyện cười giúp hội viên thoải mái sau một ngày làm việc. YBA cũng đã thiết lập trang web để trao đổi thơng tin với các hội viên của mình. Đặc biệt trên trang web cĩ mục ý kiến của các hội viên để các hội viên nếu cĩ ý kiến đĩng gĩp gì cho Hội thì gửi về. Đây cũng là một cách hiệu quả để YBA cĩ thể nâng cao chất lượng các hoạt động của mình.
Ngồi ra YBA cũng đăng tin trên báo chí nhằm quảng bá hình ảnh của Hội, cung cấp cho các hội viên và các tổ chức ngồi Hội biết về các hoạt động của Hội. Khi YBA cĩ những hoạt động lớn thì sẽ tổ chức họp báo, mời phĩng viên các báo về tham dự và viết bài về