4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên được Hội doanh nghiệp trẻ (YBA) hết sức chú trọng vì YBA biết tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu của hội viên. Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng khá chi tiết, mơ tả hết mọi đặc điểm của doanh nghiệp như năng lực sản xuất, những khĩ khăn mà hội viên gặp phải, những kiến nghị và đánh giá của hội viên về các hoạt động của mình. Do nắm rõ được tất cả các thơng tin về hội viên nên YBA đã chứng tỏ cho hội viên cũng như các tổ chức, doanh nghiệp bên ngồi thấy rằng YBA là người hiểu doanh nghiệp rõ nhất, coi hội viên là nền tảng cho mọi hoạt động thành cơng của Hội. Đồng thời thơng qua đĩYBA biết rõ doanh nghiệp cần gì để cĩ những hoạt động hỗ trợ phù hợp. Từ đĩ càng nâng cao sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp khơng là hội viên, khiến cho các hội viên thấy rõ lợi ích khi gia nhập Hội, từ đĩ càng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Hội.
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cũng thường xuyên được cập nhật do YBA luơn liên lạc với các hội viên của mình. Đặc biệt YBA cịn cĩ một biện pháp để luơn liên lạc được với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đĩ là trong phiếu thu
thập thơng tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA cĩ kèm theo một câu hỏi đĩ là hỏi thêm thơng tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội. Vì trong thực tế địa chỉ sản xuất và điện thoại liên lạc của hội viên là cĩ thể thay đổi, nếu ta khơng cĩ sự chuẩn bị thì khi hội viên di dời địa điểm thì ta khơng thể liên lạc được. Do đĩ Hội đã hỏi thêm địa chỉ nhà vì đây là một cái cố định, ít thay đổi.
Cịn một cách khác khiến cho YBA luơn nắm được thơng tin hội viên ngay cả khi hội viên đĩ thụ động, ít tham gia vào các hoạt động của Hội và nhân viên của Hội ít cĩ cơ hội tiếp xúc với các hội viên là chia các hội viên của Hội ra thành từng nhĩm. Tiêu chí để YBA chia nhĩm các hội viên của mình là chia theo quận, mỗi nhĩm như vậy sẽ bầu ra một nhĩm trưởng, nhĩm trưởng này cĩ nghĩa vụ lãnh đạo nhĩm đĩ, tạo khơng khí vui vẻ trong nhĩm đồng thời cung cấp cho nhân viên của YBA biết những thơng tin về các thành viên trong nhĩm. Khi chia nhĩm các hội viên như vậy thì sẽ giúp các hội viên thân thiện với nhau hơn, tạo mối quan hệ gắn bĩ giữa các hội viên. Thơng qua các nhĩm như vậy cĩ thể giúp YBA thu thập được những thơng tin mà YBA khơng thể biết trực tiếp từ chính doanh nghiệp.