3.1.Quá trình tổ chức bán Tour tại trung tâm Newstar Tour.
Khi xây dựng các chơng trình du lịch trừ các chơng trình đợc xây dựng theo yêu cầu của khách du lịch thì trung tâm đã xác định cho mình các thị tr- ờng mục tiêu chủ yếu. Ví dụ nh vào dịp 30/4 và 1/5/2005 vừa qua, trung tâm đã cho ra giới thiệu một bộ sản phẩm chơng trình du lịch dành cho ngày đó. Trung tâm đã lựa chọn thị trờng khách mục tiêu chủ yếu là khách lẻ, khách đoàn (các cơ quan tổ chức trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận nh Hng Yên, Hải D- ơng ...). Từ đó trung tâm đã có những kế hoạch giới thiệu những chơng trình này bằng nhiều hình thức nh: phát tờ rơi, gửi th mời tới khách hàng quen hay trực tiếp nhân viên thị trờng đi giới thiệu về sản phẩm của trung tâm. Ngoài ra trung tâm còn dùng hiều hình thức kích thích nhu cầu của khách hàng nh khuyến mãi, tặng quà khi khách mua chơng trình của trung tâm.
Hơn nữa, việc hợp tác giữa các công ty lữ hành là rất quan trọng. Đối với trung tâm Newstar Tour việc nhận khách hoặc gửi khách thông qua các công ty lữ hành khác diễn ra thờng xuyên. Giữa trung tâm và các công ty lữ hành gửi và nhận khách thờng có một bản hợp đồng hoặc thoả thuận gửi nhận khách. Riêng đối với khách du lịch tự đến trung tâm khi họ mua chơng trình của trung tâm thì giữa trung tâm và khách thờng có một bản hợp đồng về việc thực hiện chơng trình du lịch. Hợp đồng này thờng đợc in theo mẫu sẵn trong đó quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của trung tâm cũng nh khách du lịch. Các tr- ờng hợp bất thờng, bất khả khấng, mức giá của chơng trình ...
3.2.Tổ chức thực hiện Tour ở trung tâm Newstar Tour.
Quá trình tổ chức thực hiện tour ở trung tâm diễn ra theo đúng quy trình thựchiện tour nó cũng trải qua các giai đoạn sau:
bán đến khi chơng trình du lịch đợc thoả thuận về mọi phơng diện (giá cả chuơng trình du lịch, chơng trình ...) giữa các bên tham gia (trung tâm, khách du lịch, các nhà cung cấp dịch vụ khác). Nhân viên kinh doanh phải nhận thông báo khách báo về bộ phận điều hành. Thông báo khách phải đầy đủ thông tin về danh sách đoàn khách, yêu cầu hớng dẫn, thời gian địa diểm đón khách, ch- ơng trình tham quan ...
Giai đoạn 2: Giai đoạn chuẩn bị do bộ phận điều hành thực hiện. Sau khi nhận thông báo khách bộ phận điều hành tiến hành xây dựng chơng trình chi tiết, đặt các dịch vụ nh đặt phòng, đặt vé máy bay, vé tàu, thuê hoặc điều đọng xe, đặt ăn cho khách, đăng ký các chơng trình giao lu văn nghệ nếu cần. Tiếp theo điều hớng dẫn viên, đầu tiên là điều động hớng dẫn viên của công ty nếu không bố trí đợc thì phải gọi hớng dẫn bên ngoài hoặc cộng tác viên. Khi gọi đ- ợc hớng dẫn giao nhiệm vụ cho hớng dẫn, giao cho hớng dẫn những giấy tờ cần thiết, tiền mặt để thanh toán ...
Giai đoạn 3: Thực hiện chơng trình du lịch do hớng dẫn thực hiện. Đầu tiên phải tổ chức các hoạt động đón tiếp trọng thể đối với đoàn khách quan trọng. Bộ phận điều hành kiểm tra đảm bảo các dịch vụ đợc cung cấp đầy đủ đúng nh đã đặt trớc. Yêu cầu hớng dẫn viên báo cáo thờng xuyên về tình hình thực hiện chơng trình để điều hành kịp thời xử lý các tình huống bất thờng xảy ra nh chậm máy bay, mất hành lý ...
Giai đoạn 4: Sau khi kết thúc chơng trình. Tiễn khách, trng cầu ý kiến của khách. Hớng dẫn viên báo cáo về trung tâm, xử lý các công việc còn tồn đọng, thanh toán và hạch toán chuyến đi.
4. Đánh giá những điểm mạnh và hạn chế trong vấn đề xây dựng và cung cấp tour ở trung tâm Newstar Tour.