II) Một số kiến nghị tại Công ty Công trình giao thông III Hà Nội:
1)Kiến nghị với Công ty:
1.1. Mở rộng diện tích mặt bằng:
Kể từ khi thành lập đến nay, được sự giúp đỡ của nhà nước, Công ty Công trình giao thông III được đặt trụ sở hoạt động tại Hà Nội. Tuy nhiên, trụ sở này lại có diện tích khá nhỏ hẹp và nằm tại một vị trí hơi khuất không những nó không thể hiện được tầm vóc của một Công ty lớn đang trên đà phát triển mà còn gây ra rất nhiều khó khăn cho các nhà quản lý khi muốn xây dưng một bộ máy tổ chức hợp lý, linh hoạt và có hiệu quả. Các phòng, ban hoạt động chồng chéo do không có chỗ bố trí, sắp xếp nên phải xát nhập với nhau, không có chức năng nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng. Các xí nghiệp và máy móc, thiết bị cũng không có bố trí làm việc nên Công ty đã phải đặt tại một địa điểm khác, điều này đã gây rất nhiều khó khăn khi Công ty muốn có được sự liên kết tốt, chặt chẽ. Các cán bộ công nhân viên cũng vì thế mà làm việc chưa nghiêm túc, thiếu tinh thần trách nhiệm. Vậy để có thể hoạt động tốt cũng như tạo cơ sở cho sự phát triển sau này, các nhà lãnh đạo, quản lý trong Công ty cần phải đề ra phương án thay đổi địa điểm hoạt động, xây dựng một trụ sở mới khang trang, hiện đại, có diện tích rộng hơn để có thể bố trí đầy đủ các phòng ban, các xí nghiệp sản xuất và cả máy móc thiết bị khi chưa sử dụng. Có như vậy, Công ty mới có thể tập trung quản lý, tránh tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc do thiếu sự quản lý chặt chẽ đồng thời cũng góp phần nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường.
Trên cở sở mở rộng mặt bằng Công ty, em cũng xin đưa ra một số kiến nghị trong việc kết cấu lại các phòng, ban. Đó là tách và thành lập thêm một số phòng ban mới nhằm giúp cho Công ty có được một bộ máy tổ chức gọn, nhẹ đạt hiệu quả cao đồng thời không những giảm bớt khối lượng công việc cho các nhà quản lý mà còn có thể giảm bớt được các thủ tục hành chính rườm rà tại các phòng, ban. Đồng thời vẫn áp dụng mô hình trức tuyến - chức năng cho bộ máy tổ chức mới.
Thứ nhất, hiện tại, Công ty Công trình giao thông III hoạt động với 7
phòng, ban chính thì đối với một công ty có quy mô lớn và đang trên đà phát triển thì số lượng phòng ban như trên không phải là quá nhiều mà hiện tại các phòng, ban trong Công ty chưa phản ánh được hết công việc. Do đó, trước tình hình kinh doanh ngày càng thuận lợi, Công ty hoàn toàn có khả năng xây dựng thêm một số phòng ban mới nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy tổ chức qua đó sẽ đầy đủ hơn và thực hiện nhiều chức năng hơn. Điều này không những có thể giảm bớt gánh nặng công việc tại các phòng, ban mà còn mở rộng được qui mô hoạt động của Công ty. Hiện tại, Công ty cần phải thành lập thêm hai phòng ban mới mà đó là phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch. Đây là hai phòng không thể thiếu trong bất kỳ một Công ty xây dựng nào. Trước đây, do diện tích Công ty nhỏ hẹp nên Công ty đã phải để các phòng, ban thực hiện một số công việc ngoài chức năng. Cụ thể, trong công tác kế hoạch và kỹ thuật, Công ty đã phải cho phòng quản lý công trình giao thông - khai thác thị trường và phòng vật tư thực hiện do đó không thể hiện được rõ nhiệm vụ chính trong công tác hoạch đinh kế hoạch cũng như công tác kỹ thuật. Vậy khi thành lập, phòng kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ quản lý công tác kỹ thuật thi công các công trình và đánh giá chất lượng công trình. Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuất tối ưu giúp cho công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quả công việc. Hướng dẫn các xí ngiệp, tổ, đội sản xuất cải tiến và áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong Công ty và một số công việc khác. Còn phòng kế hoạch sẽ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác lập kế hoạch sản xuất như kế hoạch mở rộng, kế hoạch ngắn hạn,
kế hoạch dài hạn, lập dự án tổ chức thi công, theo dõi tình hình vật tư và tìm kiếm, ký kết các hợp đồng kinh tế... Như vậy với việc thành lập riêng một phòng chuyên về kỹ thuật và một phòng chuyên về kế hoạch sẽ giúp cho các nhà quản lý trong Công ty có sự quản lý tốt hơn về mặt kỹ thuật khi thi công các công trình xây dựng đồng thời có những định hướng kế hoạch rõ ràng, cụ thể trong sản xuất cả hiện tại cũng như tương lai.
Thứ hai, phòng Tổ chức – hành chính – y tế và phòng quản lý công trình
giao thông và khai thác thị trường hiện tại đang phải thực hiện rất nhiều công việc vì có nhiều chức năng khác nhau. Để đáp ứng được công việc, Công ty đã phải bố trí nhiều nhân viên khiến cho bộ máy quản lý tại hai phòng, ban này khá cồng kềnh, người trưởng phòng cũng phải chịu trách nhiệm trong khá nhiều công việc. Vậy, để có thể giảm bớt khối lượng công việc, các phòng ban trong Công ty cần phải sắp xếp lại, tách hai phòng, ban trên. Cụ thể, phòng tổ chức – hành chính – y tế sẽ được tách ra làm 2 thành phòng tổ chức và hành chính – y tế. Như vậy, phòng tổ chức chỉ việc thực hiện các công việc liên quan đến công tác tổ chức trong Công ty như tổ chức bộ máy, tổ chức xản xuất v.v... Phòng hành chính – y tế sẽ vừa thực hiện công việc riêng liên quan đến hành chính như tiếp khách, theo dõi công văn giấy tờ, bảo quản con dấu... và thực hiện các công việc y tế, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên. Còn phòng quản lý công trình giao thông và khai thác thị trường cũng được tách ra làm hai. Phòng quản lý công trình giao thông sẽ thực hiện công việc quản lý, thu thập dữ liệu các công trình giao thông báo cáo lên cấp trên và đề ra các phương án sửa chữa, duy tu các công trình. Trong khi đó, phòng khai thác thị trường được thành lập riêng sẽ có cơ hội thực hiện tốt hơn trong việc tập trung nghiên cứu, khai thác thị trường, tìm kiếm những nguồn nguyên liệu mới phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời ta cũng nên bố trí thêm một nhiệm vụ tư vấn xây dựng cho phòng khai thác thị trường. Phòng khai thác thị trường khi thực hiện công việc nghiên cứu, khai thác thị trường sẽ có cách nhìn tốt hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu xây dựng của Công ty và qua đó có thể thực hiện tư vấn cho Công ty khi muốn thực hiện một dự án xây dựng. Đây là một công việc rất
quan trọng trong bất kỳ công ty nào khi thực hiện công việc sản xuất kinh doanh. Điều này không những tạo thêm công việc cho phòng nghiên cứu thị trường mà còn giúp cho Công ty giảm được chi phí khi phải thuê tư vấn ở bên ngoài.
Như vậy, với việc tách và thành lập hai phòng ban mới, Công ty Công trình giao thông III sẽ có sơ đồ tổ chức mới như sau (được thể hiện trong phần phụ lục)
1.3. Tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức:
Công ty Công trình giao thông III là đơn vị quốc doanh, được Nhà nước cấp vốn nhưng thực chất nguồn vốn chủ yếu của Công ty lại phải tự lo liệu lấy (chiếm 70% - 80% mỗi năm). Do đó, Công ty hoạt động không khác nào là một Công ty tư nhân. Vậy, vì sự sống còn của mình, ban lãnh đạo Công ty cần đề ra biện pháp quản lý chặt chẽ hơn nữa bởi hiện nay, “ tinh thần làm chủ ” của cán bộ công nhân viên còn hạn chế nên trong quá trình điều hành để thực hiện các nhiệm vụ là khá phức tạp.
Nhìn chung cường độ lao động so với liên doanh là kém hơn, tinh thần trách nhiệm, mục đích, động cơ trong sản xuất cũng khác hơn so với các đơn vị liên doanh hay chủ tư nhân. Đây cũng là một vấn đề ảnh hưởng khá lớn đến tiến độ của công trình, thời gian thi công kéo dài và làm chậm trễ nhiều hợp đồng khác, do đó ảnh hưởng tới việc cạnh tranh của Công ty với các công ty và các chủ thầu xây dựng khác.
Công ty phải tổ chức thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên ở các cấp nhằm khắc phục các yếu kém trong quản lý điều hành và xử lý kịp thời các vi phạm, sai lầm của những trường hợp thiếu tinh thần trách nhiệm gây thiệt hại đến lợi ích của người lao động và tập thể lao động. Đặc biệt là cần phải xử lý sớm những đơn vị sản xuất trì trệ, lười nhác dẫn đến chậm trễ cho công trình dẫn tới hậu quả không tốt cho Công ty. Không ngừng nâng cao năng lực hoạt động của các phòng ban và khả năng làm việc của các cán bộ quản lý.
Kết quả của công trình cần được kiểm tra để tự đánh giá và tự chịu trách nhiệm. Công ty cần phải xây dựng quy chế về đầu tư, nhập khẩu hợp lý theo
đường lối công nghiệp hoá - hiện đại hoá mà nghị quyết Đại hội VIII đã đề ra. Đối với một số máy móc thiết bị quan trọng của Công ty đã trở nên lạc hậu cũ kỹ và hỏng hóc nhiều cần phải thay thế tránh nguy cơ tụt hậu so với các Công ty khác.
Tóm lại việc tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức của Công ty Công trình giao thông III nói riêng và các doanh nghiệp nói chung là hết sức cần thiết. Khi sản xuất kinh doanh càng phát triển thì càng cần phải có bộ máy quản lý tốt cho phù hợp, hoạt động pháp luật, giữ vững được vai trò chủ đạo của nền kinh tế nhà nước trong cơ chế thị trường.
1.4. Tăng cường công tác quản lý nhân sự:
• Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao tay nghề cho công nhân:
Trong thời kỳ gặp khó khăn, Công ty phải tinh giảm biên chế, số đông cán bộ công nhân viên của Công ty phải về mất sức theo chế độ hoặc thuyên chuyển sang nghành nghề khác. Do đó lực lượng kỹ sư, công nhân có năng lực chuyên môn cao tương đối giảm. Với qui mô sản xuất ngày càng phát triển cho nên Công ty rất cần có đội ngũ chuyên môn hùng hậu cho nên việc đào tạo và đào tạo lại là hết sức cần thiết.
Cùng với việc nhập máy móc thiết bị, Công ty cần phải cử cán bộ sang tu nghiệp tại nước ngoài, học bồi dưỡng để nâng cao trình độ sao cho hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt mức tối đa. Mặt khác Công ty cần phải trẻ hoá đội ngũ cán bộ quản lý, mạnh dạn sử dụng những cán bộ trẻ có năng lực công tác làm việc trong các phòng ban.
Đội ngũ trực tiếp của Công ty hiện nay là khá dồi dào với một Công ty xây dựng, tuổi đời của công nhân còn rất trẻ. Tuy nhiên trình độ tay nghề bậc thợ cao chưa nhiều, Công ty phải thường xuyên mở các lớp đào tạo và kiểm tra tay nghề công nhân. Công việc này không phải thuộc trách nhiệm của một phòng ban hay một cá nhân cụ thể mà cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các ban, nghành chức năng trong Công ty.
Ngoài việc điều hành sản xuất kinh doanh, ban lãnh đạo Công ty cần phải quan tâm hơn về thuật dùng người, vừa bao dung nhưng cũng phải nghiêm khắc giữ uy tín cao, sắp xếp công việc hợp lý với từng người. Để điều tiết bộ máy quản lý, Công ty cần phải áp dụng và kết hợp hài hoà giữa các phương pháp quản lý khoa học như các phương pháp có nội dung giáo dục, các phương pháp quản lý hành chính và kinh tế.
Cần khuyến khích những sáng kiến bằng biện pháp kinh tế để kích thích sản xuất. Thực hiện tốt chế độ, chính sách của Nhà nước với người lao động, thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hoá, thể thao và đề ra quy chế thưởng phạt công bằng để công nhân trong Công ty làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất.
1.5. Mở rộng thị trường, tăng cường sản xuất các loại mặt hàng:
Để có thể mở rộng thị trường trong nước cũng như vươn ra thị trường quốc tế tăng cường sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, Công ty Công trình giao thông III Hà Nội cần phải đặc biệt chú trọng, quan tâm hơn nữa trong công tác nghiên cứu thị trường, tích cực tìm kiếm thị trường mới có nhiều tiềm năng hơn nhằm mở rộng được địa bàn hoạt động, thu hút được đầu tư, nâng cao vị thế của Công ty cả trong thị trường trong nước và nước ngoài. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần đầu tư mua thêm công nghệ mới, hiện đại thay thế hoàn toàn những công nghệ đã quá cũ kỹ lạc hậu để sản xuất nguyên, nhiên vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình. Điều này sẽ giúp Công ty có thể nâng cao sản lượng khai thác và sản xuất được những nguyên vật liệu mới, đa dạng về chủng loại đáp ứng và đạt chất lượng tốt.