- Về kế hoạch, vật tư :
b. Kế toán giá thành
3.3.1.2.1. Quy trình lập
Nguyên tắc lập dự toán ngân sách.
Để việc lập dự toán ngân sách của Công ty đƣợc hoàn chỉnh và phát huy đƣợc tác dụng thì công tác lập dự toán ngân sách phải đƣợc thực hiện liên tục. Việc lập dự toán ngân sách đƣợc diễn ra hàng năm, Công ty nên thực hiện mô hình kết hợp thông tin từ trên xuống và từ dƣới lên.
Công tác kiểm tra và đánh giá việc thực hiện dự toán ngân sách phải đƣợc thực hiện một cách đồng bộ, liên tục, thƣờng xuyên theo dõi ngân sách, so sánh, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của Công ty.
Tất cả các bộ phận, Phòng, Ban tích cực tham gia việc lập dự toán ngân sách trên cơ sở các thông tin thu thập đƣợc bên trong và bên ngoài Công ty. Tổng hợp các thông tin có ích, báo cáo dự toán chính xác nhất do mình quản lý, phụ trách.
Xây dựng qui trình lập dự toán ngân sách
Công việc lập dự toán ngân sách phải đƣợc thực hiện khoa học và hữu ích, thƣờng xuyên và liên tục, xây dựng qui trình lập dự toán ngân sách phải điều chỉnh kịp thời và phù hợp với thực tế. Chính vì thế, việc lập dự toán ngân sách tại Công ty nên thực hiện qua ba giai đoạn:
* Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán ngân sách
Ở giai đoạn này Ban Tổng giám đốc Công ty cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt đƣợc trong năm: Doanh thu, lợi nhuận...Mục tiêu đặt ra phải khoa học và sát với tình hình hoạt động sản xuất của Công ty, cụ thể hóa số liệu, đặt mục tiêu tăng trƣởng năm nay so với năm trƣớc là từ 10% - 15%.
Ban Tổng giám đốc cần phải chỉ đạo sâu sắc, phân công công việc cho các Phòng, Ban tham mƣu giúp việc cụ thể nhƣ sau:
- Phòng kế hoạch - kỹ thuật phải lập dự toán, thiết kế kỹ thuật XDCB.
- Phòng tƣới tổ chức sản xuất, thẩm định chuyên môn về XDCB, nghiệm thu công việc tƣới tạo ra sản phẩm.
- Phòng tài vụ kiểm soát các chi phí đầu vào và đầu ra, thanh lý hợp đồng đem doanh thu về cho đơn vị.
- Ngoài ra, Công ty nên lập riêng một bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách. Bộ phận này chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, chỉ đạo, phân tích, tổng hợp, kiểm tra toàn bộ các báo cáo để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ảnh đúng tình hình sản xuất của Công ty.
Bộ phận chuyên trách này có vai trò then chốt trong việc lập dự toán ngân sách, soạn thảo văn bản, lập biểu mẫu phù hợp mang tính thống nhất từ trên xuống dƣới, đảm bảo rằng việc lập dự toán ngân sách sẽ cung cấp thông tin toàn diện cấp thiết, chính xác cho Công ty.
* Giai đoạn 2: Soạn thảo văn bản
Ban Tổng giám đốc nên phân công cụ thể cho từng cá nhân ở từng bộ phận, từng Phòng, Ban chịu trách nhiệm về khâu lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình quản lý, nên thành lập và phân công cho bộ phận chuyên trách về lập dự toán ngân sách, thu thập thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng đến hoạt động của Công ty sát với thực tế.
Bộ phận chuyên trách có trách nhiệm nghiên cứu, báo cáo, phân tích, tổng hợp báo cáo với Ban Tổng giám đốc Công ty để xem xét tính hợp lý và phù hợp của dự toán ngân sách. Khi đã thống nhất quan điểm chung về dự toán ngân sách giữa Ban Tổng giám đốc với các bộ phận liên quan, sẽ công bố bằng văn bản cho toàn Công ty thống nhật và thực hiện.
* Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phải thực hiện: theo dõi, đối chiếu, so sánh, rà soát, kiểm tra, phân tích, tổng hợp.... chứng minh các sai lệch giữa dự toán và thực tế để kịp thời điều chỉnh các chi phí, chú trọng đến các yếu tố bất thƣờng xãy ra để rút kinh nghiệm, đây là cơ sở cho việc thực hiện lập dự toán ngân sách cho kỳ kế tiếp.