Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Theo quyết định này thì chứng từ kế toán mà công ty áp dụng bao gồm 5 chỉ tiêu:
- Chứng từ về lao động tiền lương
+ Bảng chấm công: dùng theo dõi hàng ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,…để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong công ty.
+ Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, thu nhập, phụ cấp, các khoản tăng thêm ngoài tiền lương cho CBCNV,
kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCNV trong công ty đồng thời là căn cứ để thống kê lao động tiền lương.
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng bình bầu A, B, C.
- Chứng từ hàng tồn kho: theo dõi tình hình nhập, xuất tồn vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa làm căn cứ để kiểm tra tình hình sử dụng và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho.
+ Phiếu nhập kho: nhằm xác định số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của người có liên quan và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu xuất kho: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong công ty, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức hao hụt vật tư.
+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng kê phiếu xuất.
- Chứng từ tiền tệ: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc…và các khoản tạm ưng, thanh toán tạm ứng của công ty.
+ Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc…thực tế nhập từ quỹ về làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi các khoản thu có liên quan.
+ Phiếu chi: nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ.
+ Uỷ nhiệm chi.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng; giấy thanh toán tiền tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên bản kiểm kê quỹ.
- Chứng từ TSCĐ: gồm có biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản xử lý TSCĐ, biên bản đánh lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính
và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, thẻ tính giá thành.
Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều được lập chứng từ đầy đủ và có chữ ký của người có chức danh quy định trên chứng từ. Các chứng từ do công ty lập và do bên ngoài chuyển vào đều được tập trung ở Phòng Tài chính – kế toán. Tại đây nhân viên kế toán phần hành sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ đó như: các yếu tố bắt buộc của chứng từ có đầy đủ không? nội dung kinh tế của nghiệp vụ có hợp lý hay không? Số liệu trên chứng từ có chính xác không?...Nhân viên kế toán phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra, nhập số liệu phát sinh vào phần mềm kế toán trong máy tính và in chứng từ của mình ra. Sau đó chuyển đến kế trưởng xem xét ký duyệt và đóng dấu theo đúng quy định rồi chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để lưu giữ. Đối với kế toán tổng hợp, cuối kỳ, tập hợp tất cả các chứng từ của các kế toán phần hành chuyển đến kiểm tra, rà soát lại các chứng từ xem đã hợp lý, hợp lệ và đầy đủ các yếu tố cần thiết hay chưa như: chữ ký của Tổng giám đốc – Kế toán trường (đối với các phiếu thu – chi), kế toán trưởng (đối với các chứng từ kế toán, chứng từ bù trừ công nợ), bên cạnh đó còn kiểm tra cách hạch toán, rà soát lại số liệu…Sau khi đã hoàn tất thủ tục thì đóng chứng từ thành quyển theo tháng để lưu trữ.
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Kiểm tra, ký chứng từ Lưu trữ, bảo quản chứng từ