Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán. Trong hình thức kế toán Nhật ký chung này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, số hiệu ở nhật ký chung được ghi vào sổ cái các tài khoản phù hợp. Các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán cần theo dõi thì căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan hoặc sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu ở sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái phù hợp. Cuối kỳ, khóa sổ kế toán, lập bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng, lập các báo cáo tài chính
Với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ việc áp dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán kế toán là rất hợp lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Để phù hợp và đơn giản hoá công tác quản lý hạch toán kế toán cũng như việc sử dụng máy vi tính trong doanh nghiệp, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting. Đối với hạch toán trên máy vi tính, quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch toán trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác
(các bút toán), còn thông tin đầu ra như sổ cái, sổ chi tiết, các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý thông tin, tính toán và đưa ra các biểu bảng khi cần in.
Đối với hình thức sổ trong phần mềm kế toán Fast Accouting có một vài đặc điểm khác biệt về hình thức so với mẫu biểu được biên soạn theo chế độ kế toán doanh nghiệp. Sổ Nhật ký chung không có cột "Đã ghi sổ Cái" vì máy đã tự động chuyển dữ liệu vào sổ Cái nên việc mở thêm cột này là không cần thiết. Do đó, sổ Cái cũng không có cột "Trang sổ Nhật ký chung", còn các sổ chi tiết lại được thiết kế có mẫu biểu giống sổ Cái.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán khi sử dụng phần mềm Fast Accounting:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ cập nhật vào các phiếu trong máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động xây dựng các sổ kế
Xử lý tự động theo chương trình
Nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính Chứng từ ban đầu
Sổ kế toán tổng hợp (sổ
NKC, sổ cái) Sổ kế toán chi tiết
Các loại báo cáo kế toán
toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp như: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết theo tiểu khoản, sổ cái tài khoản và các báo cáo theo yêu cầu.