III. Tham dự tuyển dụng, phỏng vấn
3.3.2. Chấp nhận tuyển dụng
Thông thường việc đề nghị tuyển dụng sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ trực tiếp qua điện thoại và cả hình thức bằng email để xác nhận lại. Tuy nhiên, dù việc chấp thuận tuyển dụng đã được thực hiện thông qua điện thoại thì ứng viên cũng nên yêu cầu người tuyển dụng gửi email về việc đề nghị tuyển dụng. Sau đó, ứng viên nên gửi email để xác nhận đề nghị tuyển dụng. Một bức thư hoặc email chấp nhận tuyển dụng là một thông điệp tích cực và nên sử dụng lối viết trực tiếp. Nhưng người ứng tuyển cần lưu ý 6 điều khi chấp nhận lời mời của nhà tuyển dụng:22
- Đưa ra lời cảm ơn chân thành nhất:
22https://www.careerlink.vn/en/careertools/skills/6-buoc-chap-nhan-loi-moi-lam-viec-mot-cach-chuyen-nghiep, truy cập ngày 10/6/2021.
“Thủ tục” cơ bản nhất này rất tiếc đôi khi vẫn bị bỏ qua, nhất là với những ứng viên mới đi làm. Việc đầu tiên bạn cần làm là cảm ơn người đưa ra thông báo trực tiếp cho bạn và cả những người bạn đã gặp gỡ trong quá trình tuyển dụng, dù bạn có định chấp nhận lời mời làm việc đó hay không. Đồng thời, đừng quên thể hiện cảm giác phấn khích, vui mừng với lời đề nghị đó. Việc nhỏ này giúp thể hiện thái độ lịch sự và sự trân trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng mà nếu bạn bỏ qua, rất có thể họ sẽ có ấn tượng không được tốt lắm về bạn.
- Nếu lời đề nghị được thực hiện qua điện thoại, hãy đề nghị một văn bản chính thức
Một số công ty sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc gửi email với tư cách cá nhân để đưa ra lời đề nghị việc làm với ứng viên, sau đó sẽ là một email hoặc thư xác nhận chính thức, nhưng bạn cần chắc chắn bước này sẽ diễn ra. Một thư mời làm việc chính thức nên bao gồm, ít nhất, tên của vị trí, ngày bắt đầu, tiền lương và chi tiết về lợi ích. Điều này sẽ xác nhận rằng bạn đã nhận được công việc chính thức và cho bạn cơ hội xem xét các chi tiết một cách kỹ lưỡng hơn nhằm đảm bảo bạn hoàn toàn hiểu được những gì được cung cấp. Chắc chắn việc này không những không khiến nhà tuyển dụng thấy phiền, mà còn thể hiện bạn là một người cẩn thận, chu đáo trong công việc.
- Đảm bảo rằng bạn biết thời hạn để đưa ra câu trả lời
Hoàn toàn bình thường khi hỏi nhà tuyển dụng đâu là thời hạn cuối cùng để bạn đưa ra câu trả lời thư mời nhận việc. Nếu họ nói rằng họ cần câu trả lời ngay lập tức thì đó có thể là một dấu hiệu xấu bởi tạo áp lực không phải là cách tạo ấn tượng tốt nhất. Một nhà tuyển dụng có trách nhiệm luôn muốn ứng viên tiềm năng của họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra quyết định lớn như thế này, và thời gian phù hợp đó sẽ là 1 đến 2 ngày.
- Sẵn sàng thương lượng
Một khi bạn có các chi tiết về tiền lương, lợi ích và mô tả công việc, hãy quyết định xem đó có phải là điều bạn mong muốn không. Đây là cơ hội của bạn để thương lượng lại. Hãy chuẩn bị sẵn những câu hỏi phù hợp khi đàm phán mức lương, và hãy nhớ rằng bạn nên có thái độ hợp tác, không đối đầu hay quá gay gắt.
- Khi bạn đã sẵn sàng nói đồng ý, hãy đảm bảo đã hiểu tất cả mọi thứ
Hãy lặp lại các chi tiết của đề nghị, bao gồm tiền lương, ngày bắt đầu và bất kỳ điểm nào bạn đã thương lượng với nhà tuyển dụng. Điều này giúp đảm bảo bạn đã nắm rõ mọi thứ và không có những bất ngờ khó chịu vào ngày làm việc đầu tiên.
- Sau khi đồng ý, hãy “chốt” lại toàn bộ những gì cần chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên
Trước khi bắt đầu, hãy hỏi về các bước tiếp theo. Chẳng hạn có bất kỳ giấy tờ nào bạn cần phải mang theo không hay bạn có thể chuẩn bị cho ngày đầu tiên làm việc như thế nào? Thời gian nào bạn nên đến vào ngày bạn bắt đầu?... Điều này sẽ không chỉ giúp bạn nhận được thông tin cần thiết cho ngày làm việc đầu tiên mà còn cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người chủ động và thực sự hào hứng khi bắt đầu làm việc với công ty.
3.3.3. Từ chối tuyển dụng
Ngược lại với khi chấp nhận tuyển dụng là người ứng tuyển sẽ gửi thư xác nhận còn khi từ chối tuyển dụng là thư từ chối tuyển dụng. Trong trường hợp này ứng viên là người gửi thư cho nhà tuyển dụng với mục đích từ từ chối cơ hội việc làm tại tổ chức đó. Mặc dù từ chối tuyển dụng, người ứng tuyển vẫn phải thể hiện được sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.
- Nội dung thư từ chối nhận việc
Một bức thư chấp nhận tuyển dụng là một thông điệp không tích cực và nên sử dụng lối viết gián tiếp, nội dung thư từ chối bao gồm:
(1) Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã tạo cơ hội cho bạn được phỏng vấn và chọn bạn
(2) Đưa ra lời từ chối nhận việc (3) Trình bày lý do từ chối hợp lý
(4) Thể hiện sự tiếc nuối vì không thể đảm nhận công việc
(5) Bày tỏ mong muốn được hợp tác nếu có cơ hội trong tương lai (6) Chân thành cảm ơn ở cuối thư
- Một số lưu ý khi từ chối
+ Đưa ra lời từ chối càng sớm càng tốt: Làm điều này có nghĩa là bạn đang tôn trọng thời gian và công sức của người tuyển dụng. Dù không thể đảm đương vị trí, nhưng bạn có thể giúp họ tiết kiệm thời gian để nhanh chóng có phương án thay thế nhằm đảm bảo tiến độ công việc tại công ty.
- Thể hiện thái độ biết ơn: Nhà tuyển dụng đã phải cân đo đong đếm giữa rất nhiều CV để chọn ra ứng viên phù hợp, sau đó còn sắp xếp cho bạn một cuộc phỏng vấn, đây rõ ràng là đặc ân mà bạn cần tỏ thái độ biết ơn, nhất là khi bạn đang muốn khéo léo từ chối nhận công việc. Ví dụ: “Cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành
đến ông/ bà/ quý công ty đã dành thời gian trao đổi với tôi về công việc và đề nghị tôi vào làm việc tại vị trí.” thay vì chỉ nói”tôi không chấp nhận lời mời công việc này".
- Đưa ra lý do ngắn gọn: Có thể là sau buổi phỏng vấn bạn không cảm thấy công ty này giống với tưởng tượng ban đầu của mình nữa hay bạn thấy môi trường làm việc kém, thiếu chuyên nghiệp, không có cơ hội cho bạn phát triển bản thân. Tuy nhiên, bạn không nên đưa ra những lý do như thiếu chuyên nghiệp như vậy, không nhất thiết phải thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã trải qua thời kỳ khủng khiếp như thế nào để đến được với quyết định từ chối này. Chỉ cần một lời giản thích ngắn gọn và rõ ràng là đủ. Ví dụ bạn có thể nói: “Sau khi xem xét cẩn thận lời mời làm việc của quý công ty, tôi cảm thấy vị trí này chưa thật sự phù hợp với định hướng nghề nghiệp của mình” hay bạn có thể tiến cử một người khác thay cho vị trí mà bạn trúng tuyển này.
- Trường hợp mức lương chưa phù hợp: Đây là một vấn đề khá nhạy cảm, nhưng nếu bạn hoàn toàn tự tin bạn có thể được trả mức lương cao hơn với khả năng đóng góp của mình, hãy đưa ra lời cảm ơn và bày tỏ sự hứng thú với công việc, sau đó kèm theo lời từ chối với lý do nằm ở mức lương. Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ phản hồi bạn với một đề xuất tốt hơn nếu họ thực sự muốn bạn cho vị trí này. Nếu mức lương cao hơn là quan trọng với bạn, hãy chuẩn bị tinh thần thảo trả lời nhà tuyển dụng và thảo luận thêm về vấn đề này.23