III. Tham dự tuyển dụng, phỏng vấn
3.2.3.Tham dự cuộc phỏng vấn
Điều đầu tiên ứng viên cần làm khi bước vào phòng phỏng vấn là chào các nhà tuyển dụng, nở nụ cười thân thiện với họ và thậm chí có thể kèm theo một cái bắt tay để gây ấn tượng mình là một người tự tin. Sau khi đã chào hỏi các nhà tuyển dụng, không nên vội vàng ngồi xuống mà hãy chờ họ mời mình ngồi. Và tư thế ngồi cũng đóng vai trò quan
18https://careerbuilder.vn/en/talentcommunity/10-dieu-vang-cho-nguoi-chuan-bi-phong-van.35A50399.htm, truy cập ngày 11/6/2021.
trọng có thể ảnh hưởng đến kết quả phỏng vấn. Hãy cố gắng giữ tư thế thẳng lưng và điềm đạm. Đừng e dè ngồi nép mình trên một mép ghế, hay để hai vai buông thõng và mắt cụp xuống không dám nhìn thẳng vào nhà tuyển dụng. Họ sẽ không bao giờ sẵn lòng giao việc cho những cấp dưới nhút nhát và thiếu tự tin.
Chú ý đến các giao tiếp phi ngôn ngữ. Trong một cuộc trò chuyện trực diện, ánh mắt chính là hình thức kết nối đầu tiên giữa người nói và người nghe. Nếu có nhiều người phỏng vấn cùng một lúc, hãy cố gắng nhìn từng người khi đáp lại các câu trả lời thay vì chỉ tập trung nhìn người hỏi. Tuy nhiên đừng miễn cưỡng đảo mắt liên tục mà hãy cố gắng tạo ra ánh nhìn thân thiện, tự nhiên trong kỹ năng giao tiếp. Ngoài ánh mắt, ứng viên còn phải chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình. Ngửa lòng bàn tay khi nói chuyện thường tạo ra sự chân thành trong lời nói của mình. Trong khi úp bàn tay lên nhau và đặt trên bàn lại cho thấy đang làm chủ tình huống được hỏi. Gãi tai, gãi cằm sẽ gây mất điểm ngay lập tức. Cúi đầu là tín hiệu của sự rụt rè, còn quá nghiêng đầu về phía trước lại tạo ác cảm rằng ứng viên dư thừa sự tự tin. Mắt nhìn lên trần nhà là biểu hiện của sự nhàm chán, còn đôi mắt chớp liên tục đôi khi lại khiến nhà tuyển dụng có cảm giác đang không thành thật. Đặc biệt, không nên nhún vai và bĩu môi, bởi người phỏng vấn sẽ cho rằng ứng viên không hiểu vấn đề, mất bình tĩnh, thậm chí bất mãn.
Ngoài những giao tiếp phi ngôn ngữ, ứng viên cũng cần chú ý đến ngôn ngữ, giọng điệu và cách diễn đạt của mình. Trình bày từ từ chậm rãi, mạch lạc để nhà tuyển dụng dễ theo dõi, chỉ trả lời vào những điểm chính cần nhấn mạnh và không nên nói chuyện dông dài nhưng cũng không có nghĩa là chỉ trả lời “có” hoặc “không” những câu hỏi của nhà tuyển dụng.
Đa số trong các buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi, tình huống để các ứng viên xử lý. Nếu các nhà tuyển dụng muốn thử trí thông minh với những câu đố mẹo mà mình đã biết từ trước, đừng vội tỏ ra rằng mình đã có ngay câu trả lời. Hãy để họ làm chủ trong phần thử thách trí tuệ và giữ chiến lược riêng trong đầu mình. Chuyện đấu trí để chọn nhân viên đối với các lãnh đạo không còn là điều xa lạ. Thế nên hãy biết phản ứng linh hoạt để chứng tỏ rằng mình không quá chậm chạp, cũng không quá khôn ngoan. Một nhân viên nhanh nhẹn, nhưng biết vị trí của mình sẽ dễ được lòng nhà tuyển dụng.19
Điều này ko những thể hiện kỹ năng ứng xử tình huống thành thạo của ứng viên mà còn thể hiện được sự khôn khéo khi ứng xử với cấp trên trong công việc. Trường hợp nhà tuyển 19https://kenhtuyensinh.vn/11-dieu-ban-can-luu-y-trong-buoi-phong-van-xin-viec, truy cập ngày 11/6/2021.
dụng đặt ra những câu hỏi khó mà ứng viên chưa từng nghe qua hoặc không biết gì về chủ đề này, hãy lưu ý đừng bao giờ trả lời “Tôi không biết” hoặc “Tôi không làm được” vì khi đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên là một người kém năng lực, bỏ cuộc sớm khi gặp phải thử thách. Thay vào đó, hãy trả lời khéo léo hơn: “Tôi chưa nắm rõ về vấn đề này nhưng tôi sẽ cố gắng tìm hiểu để có câu trả lời”, thể hiện rằng mình là một người cầu tiến, ham học hỏi và muốn lĩnh hội được những kiến thức mới.
Đa số tất cả các ứng viên khi tham gia phỏng vấn đều có tâm lý căng thẳng, dù nhiều hay ít cũng ảnh hưởng đến tâm lý của họ và kết quả của buổi phỏng vấn. Tuy nhiên một liều căng thẳng vừa đủ là một thứ rất tốt đối với bạn, nhưng nếu quá liều sẽ làm bạn mệt mỏi về thể xác lẫn tinh thần. Vì vậy, việc khống chế mức độ căng thẳng ở mức vừa đủ là việc bạn cần thực hiện để đạt được hiệu quả tốt nhất.20 Nhà tuyển dụng là những người có chuyên môn trong lĩnh vực của họ cho nên sẽ không khó để họ thấy được sự lúng túng hay mất bình tĩnh của các ứng viên ở những phút ban đầu của buổi phỏng vấn. Do đó một biện pháp được coi là khôn ngoan nếu chúng ta tự “rào trước đón sau” bằng cách nói cho họ về sự lo lắng của mình chẳng hạn: “Tôi đang có chút căng thẳng, rất mong anh/chị lượng thứ”, kèm một nụ cười thân thiện để giải tỏa áp lực. Tiếp theo, khi căng thẳng, ứng viên thường có xu hướng nói nhanh, gấp gáp hơn, do đó hãy giữ bình tĩnh, tập trung suy nghĩ về những gì mình sẽ nói, tránh nói liên miên, ậm ừ quá nhiều vì điều đó sẽ làm cho các nhà tuyển dụng khó theo kịp. Và một cách hay để tránh căng thẳng khi phỏng vấn đó là xem buổi phỏng vấn này như một cuộc trò chuyện bình thường giữa người với người. Mặc dù tính chất của “cuộc trò chuyện” này không đơn giản như bình thường nhưng nếu ứng viên thân thiện và thoải mái, điều đó sẽ có lợi cho cuộc nói chuyện từ cả hai phía.21
Và điều cuối cùng mà đa số các ứng viên ngày nay khi tham gia phỏng vấn đều bỏ qua đó chính là phần đặt câu hỏi cuối buổi phỏng vấn. Đây là một cơ hội tuyệt vời để ứng viên giải đáp những thắc mắc của mình và cũng là dịp để nhà tuyển dụng đánh giá thêm về con người của ứng viên, thể hiện mình tự tin, ham học hỏi và mong muốn được tuyển vào doanh nghiệp. Khi được hỏi có câu hỏi nào thêm không, ứng viên nên đặt những câu hỏi dạng như:
- Anh (chị) có thể cho tôi biết văn hóa của công ty mình như thế nào không?
- Làm việc lâu dài ở đây sẽ cho tôi những cơ cho nghề nghiệp nào?
20https://hrinsider.vietnamworks.com/kiem-soat-cang-thang-trong-phong-van-xin-viec.html, truy cập ngày 11/6/2021.
- Sẽ có những thách thức nào khi tôi đảm nhiệm vai trò này?
- Vui lòng cho tôi biết chính sách đào tạo, huấn luyện của công ty mình? 3.2.4. Những điều cần tránh khi phỏng vấn
Như đã đề cập ở trên, việc quan trọng nhất khi tham gia một buổi phỏng vấn đó là sự đúng giờ. Ứng viên nên đến trước thời gian phỏng vấn ít nhất 15 phút để chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho vòng phỏng vấn. Việc đến muộn buổi phỏng vấn sẽ tạo ấn tượng xấu đối với nhà tuyển dụng rằng mình là một người không đúng giờ, không nghiêm túc trong công việc và không thật sự mong muốn công việc này. Để tránh xảy ra việc này, ứng viên nên tìm hiểu đường đến điểm phỏng vấn trước, thử tự di chuyển đến đó trước một ngày để căn chỉnh thời gian cho hợp lý và đặt nhắc nhở trên điện thoại trước giờ phỏng vấn khoảng 1- 2 tiếng.
Tránh mặc những trang phục nhếch nhác, quá thoải mái như quần jeans rách gối, áo quần không thẳng thớm, đầu tóc bù xù… Để tạo ấn tượng tốt, trước buổi phỏng vấn, quần áo dự định mặc nên được giữ sạch sẽ, phẳng phiu, đảm bảo lịch sự và phù hợp với vị trí ứng tuyển. Tránh sử dụng nước hoa quá nồng nặc hay không phù hợp – đó sẽ là điểm trừ trong mắt nhà tuyển dụng đấy.
Có thái độ tiêu cực trong quá trình phỏng vấn. Khi phỏng vấn công việc mới, trong một số trường hợp đã từng làm ở nơi khác, nhà tuyển dụng thường sẽ hỏi những câu hỏi về sếp cũ, môi trường làm việc… do đó cần tránh phàn nàn về sếp cũ, đồng nghiệp hay môi trường làm việc trước đó quá nhiều. Nhà tuyển dụng chắc chắn cũng sẽ không mong sẽ nghe ứng viên nói xấu về họ như vậy với một nhà tuyển dụng khác khi không còn làm việc ở đó nữa.
Không nên trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng quá rập khuôn hoặc quá ngắn gọn. Do đó, trong quá trình phỏng vấn, hãy cố gắng liên hệ đến bản thân, dùng những kinh nghiệm trong quá khứ để câu trả lời mang màu sắc riêng của mình hơn.
Không nên nói chuyện ngoài lề, trả lời lan man không đúng trọng tâm của câu hỏi, hãy tập trung vào điểm chính yếu và trình bày những gì nhà tuyển dụng muốn nghe từ bản thân ứng viên. Giữ tinh thần tập trung vào buổi phỏng vấn, tránh nhìn ngó xung quanh, nhìn đồng hồ… điều đó sẽ khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy không được tôn trọng hoặc nghĩ rằng ứng viên đang lo lắng, hồi hộp.
Khi tương tác với một nhà tuyển dụng trong một buổi phỏng vấn, đó là thời điểm ứng viên cho họ thấy được sự quan tâm của mình đến công việc này thực sự như thế nào.
Nếu chỉ ngồi đó để trả lời những câu hỏi được đưa ra mà không hỏi bất cứ một câu hỏi này, nhà tuyển dụng có thể sẽ cho rằng ứng viên đang trả lời những thứ bạn được chuẩn bị sẵn. Do đó, nếu có thắc mắc gì liên quan đến công việc, đừng ngần ngại đặt câu hỏi, nhưng nhớ hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc, môi trường làm việc của doanh nghiệp… và hỏi có chừng mực.
Nhà tuyển dụng đã dành thời gian để phỏng vấn trong khi vẫn còn rất bận rộn với lịch công tác của mình. Nếu ứng viên không gửi đến họ một lời cảm ơn, điều đó sẽ không làm cho họ cảm thấy được sự cảm kích của ứng viên khi đã dành thời gian đó tổ chức buổi phỏng vấn. Thêm vào đó, gửi đến họ một lời cảm ơn sẽ giúp ứng viên được ghi nhớ nhiều hơn trong mắt nhà tuyển dụng – điều này thực sự rất quan trọng trong việc có cơ hội nhận được công việc này.
3.3. Sau phỏng vấn
3.3.1. Giao tiếp sau phỏng vấn
Một lá thư cảm ơn là rất thích hợp sau khi phỏng vấn. Nếu công ty sử dụng email để trao đổi thông tin thì thư cảm ơn bằng email là rất phù hợp. Bức thư này nên gửi trong vòng một hay hai ngày sau khi phỏng vấn.
Nếu người ứng tuyển vẫn thích vị trí tuyển dụng này thì nên bày tỏ vào trong lá thư thể hiện nguyện vọng bản thân được ứng tuyển vào vị trí. Nếu không thích vị trí này nữa, lá thư cảm ơn và rút hồ sơ cũng vô cùng thích hợp thể hiện sự tôn trọng của người ứng tuyển với nhà tuyển dụng.
3.3.2. Chấp nhận tuyển dụng
Thông thường việc đề nghị tuyển dụng sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ trực tiếp qua điện thoại và cả hình thức bằng email để xác nhận lại. Tuy nhiên, dù việc chấp thuận tuyển dụng đã được thực hiện thông qua điện thoại thì ứng viên cũng nên yêu cầu người tuyển dụng gửi email về việc đề nghị tuyển dụng. Sau đó, ứng viên nên gửi email để xác nhận đề nghị tuyển dụng. Một bức thư hoặc email chấp nhận tuyển dụng là một thông điệp tích cực và nên sử dụng lối viết trực tiếp. Nhưng người ứng tuyển cần lưu ý 6 điều khi chấp nhận lời mời của nhà tuyển dụng:22
- Đưa ra lời cảm ơn chân thành nhất:
22https://www.careerlink.vn/en/careertools/skills/6-buoc-chap-nhan-loi-moi-lam-viec-mot-cach-chuyen-nghiep, truy cập ngày 10/6/2021. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
“Thủ tục” cơ bản nhất này rất tiếc đôi khi vẫn bị bỏ qua, nhất là với những ứng viên mới đi làm. Việc đầu tiên bạn cần làm là cảm ơn người đưa ra thông báo trực tiếp cho bạn và cả những người bạn đã gặp gỡ trong quá trình tuyển dụng, dù bạn có định chấp nhận lời mời làm việc đó hay không. Đồng thời, đừng quên thể hiện cảm giác phấn khích, vui mừng với lời đề nghị đó. Việc nhỏ này giúp thể hiện thái độ lịch sự và sự trân trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng mà nếu bạn bỏ qua, rất có thể họ sẽ có ấn tượng không được tốt lắm về bạn.
- Nếu lời đề nghị được thực hiện qua điện thoại, hãy đề nghị một văn bản chính thức
Một số công ty sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc gửi email với tư cách cá nhân để đưa ra lời đề nghị việc làm với ứng viên, sau đó sẽ là một email hoặc thư xác nhận chính thức, nhưng bạn cần chắc chắn bước này sẽ diễn ra. Một thư mời làm việc chính thức nên bao gồm, ít nhất, tên của vị trí, ngày bắt đầu, tiền lương và chi tiết về lợi ích. Điều này sẽ xác nhận rằng bạn đã nhận được công việc chính thức và cho bạn cơ hội xem xét các chi tiết một cách kỹ lưỡng hơn nhằm đảm bảo bạn hoàn toàn hiểu được những gì được cung cấp. Chắc chắn việc này không những không khiến nhà tuyển dụng thấy phiền, mà còn thể hiện bạn là một người cẩn thận, chu đáo trong công việc.
- Đảm bảo rằng bạn biết thời hạn để đưa ra câu trả lời
Hoàn toàn bình thường khi hỏi nhà tuyển dụng đâu là thời hạn cuối cùng để bạn đưa ra câu trả lời thư mời nhận việc. Nếu họ nói rằng họ cần câu trả lời ngay lập tức thì đó có thể là một dấu hiệu xấu bởi tạo áp lực không phải là cách tạo ấn tượng tốt nhất. Một nhà tuyển dụng có trách nhiệm luôn muốn ứng viên tiềm năng của họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra quyết định lớn như thế này, và thời gian phù hợp đó sẽ là 1 đến 2 ngày.
- Sẵn sàng thương lượng
Một khi bạn có các chi tiết về tiền lương, lợi ích và mô tả công việc, hãy quyết định xem đó có phải là điều bạn mong muốn không. Đây là cơ hội của bạn để thương lượng lại. Hãy chuẩn bị sẵn những câu hỏi phù hợp khi đàm phán mức lương, và hãy nhớ rằng bạn nên có thái độ hợp tác, không đối đầu hay quá gay gắt.
- Khi bạn đã sẵn sàng nói đồng ý, hãy đảm bảo đã hiểu tất cả mọi thứ
Hãy lặp lại các chi tiết của đề nghị, bao gồm tiền lương, ngày bắt đầu và bất kỳ điểm nào bạn đã thương lượng với nhà tuyển dụng. Điều này giúp đảm bảo bạn đã nắm rõ mọi thứ và không có những bất ngờ khó chịu vào ngày làm việc đầu tiên.
- Sau khi đồng ý, hãy “chốt” lại toàn bộ những gì cần chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên
Trước khi bắt đầu, hãy hỏi về các bước tiếp theo. Chẳng hạn có bất kỳ giấy tờ nào bạn cần phải mang theo không hay bạn có thể chuẩn bị cho ngày đầu tiên làm việc như thế nào? Thời gian nào bạn nên đến vào ngày bạn bắt đầu?... Điều này sẽ không chỉ giúp bạn nhận được thông tin cần thiết cho ngày làm việc đầu tiên mà còn cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người chủ động và thực sự hào hứng khi bắt đầu làm việc với công ty.
3.3.3. Từ chối tuyển dụng
Ngược lại với khi chấp nhận tuyển dụng là người ứng tuyển sẽ gửi thư xác nhận còn khi từ chối tuyển dụng là thư từ chối tuyển dụng. Trong trường hợp này ứng viên là người gửi thư cho nhà tuyển dụng với mục đích từ từ chối cơ hội việc làm tại tổ chức đó. Mặc dù từ chối tuyển dụng, người ứng tuyển vẫn phải thể hiện được sự tôn trọng với nhà tuyển