Những năm gần đây, công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại công ty đã và đang được coi trọng là một phần của chiến lược kinh doanh dài hạn. Công ty đã giao nhiệm vụ quan trọng này cho phòng tổ chức hành chính – nhân sự, bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu, cố vấn cho cấp lãnh đạo đưa ra các quyết định về nhân lực với các phương pháp điều hòa cung – cầu nhân lực trong công ty.
Trình tự lập kế hoạch nhân lực của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Quy trình lập kế hoạch nhân lực của Công ty Cổ phần chế biến thủy sản xuất khẩu Hạ Long
Cầu sản phẩm Năng suất lao
động Thị trường lao động bên trong Thị trường lao động bên ngoài CUNG LAO ĐỘNG
(Nguồn:Phòng TC-HC Công ty Cổ phần chế biến thủy sản xuất khẩu HạLong)
Bước 1: Dự báo về cầu nhân lực
Công ty đề ra nhu cầu nhân lực chủ yếu dựa vào bản chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty, kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch để đưa ra số người cần thiết.
Công ty chia quá trình dự báo nhu cầu làm hai giai đoạn :
Dự báo cầu nhân lực ngắn hạn:
Công việc này được thực hiện thường xuyên ở công ty và ở các bộ phận. Ở đây, công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực ngắn hạn được phòng tổ chức hành chính - nhân sự trực tiếp giao cho các phòng ban, các bộ phận khác nhau. Từng bộ phận phải có trách nhiệm báo cáo tình hình nhân sự như: số lượng lao động hiện có, số lượng lao động còn thiếu, đang thừa, mức lương.
Tại công ty việc dự báo nhu cầu ngắn hạn của công ty không dựa vào việc phân tích khối lượng công việc hay là căn cứ vào định mức lao động để tính ra số lượng lao động cần thiết mà chỉ dựa vào việc thu thập thông tin về nhân lực của các bộ phận, các phòng ban về nhu cầu nhân lực của họ. Sau đó, phòng tổ chức hành chính - nhân sự thu thập các con số và tổng hợp tất cả số lao động của các phòng ban, đó chính là con số dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn.
Bảng 09: Dự báo nhu cầu lao động của công ty năm 2013
Người thực hiện: TRẦN THI LINH
STT Phòng ban Thực tế năm 2012 Kế hoạch năm 2013 Nhu cầu lao động mới 1 Ban Giám đốc 4 4 0 2 Phòng thị trường 5 7 +2
3 Phòng kinh doanh nội địa 21 22 +1
4 Phòng kĩ thuật- sản xuất 40 75 +35
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty CP chế biến thủy sản xuất khẩu Hạ Long) Dự báo cầu nhân lực trung và dài hạn:
Kế hoạch trung hạn thường từ 1-3 năm và dài hạn từ 3-5 năm của công ty do phòng tổ chức hành chính – nhân sự xây dựng, chịu trách nhiệm trước giám đốc và toàn công ty. Các phòng ban có liên quan phải cung cấp thông tin để phòng tổ chức hành chính – nhân sự tiến hành xây dựng kế hoạch. Sau khi phòng tổ chức hành chính – nhân sự thu thập các thông tin có liên quan để xử lý, họ còn tiến hành xuống cơ sở sản xuất và lấy ý kiến các trưởng nhóm bộ phận về sự biến động nhân sự cụ thể. Bản kế hoạch này yêu cầu phải tương đối chính xác nên đòi hỏi phòng tổ chức nhân sự phải rất tập trung và cẩn thận trong việc xây dựng.
Con số dự báo nhân lực giai đoạn trung và dài hạn được tổng hợp từ kinh nghiệm của cán bộ tổ chức lao động và con số thu thập từ các nhóm trưởng. Cán bộ làm công tác dự báo đưa ra con số của mình dựa vào kinh nghiệm của bản thân và dựa vào con số của bản kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi đã xây dựng xong, phòng tổ chức nhân sự chuyển bản kế hoạch thành dạng văn bản gửi các phòng ban khác tham khảo và xin ý kiến, sau đó chỉnh sửa, xử lý lại gửi giám đốc duyệt. Cuối cùng gửi bản này cho các bộ phận.
Bảng 10: Dự báo nhu cầu nhân lực của công ty trong các năm 2013-2015
Đơn vị: Người
STT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Lao động gián tiếp 25 28 29 29
2 Lao động trực tiếp 45 94 106 111
Tổng số CBCNV 80 122 135 140
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty CP chế biến thủy sản xuất khẩu Hạ Long)
Bước 2: Dự báo về cung nhân lực
Sau khi lập kế hoạch cầu nhân lực xong, ban lãnh đạo công ty tiến hành dự đoán cung nhân lực cho thời kỳ tới. Công ty dự đoán cung nhân lực từ hai nguồn: Cung nhân lực từ bên trong nội bộ công ty và từ bên ngoài công ty.
Những năm qua, phòng tổ chức hành chính – nhân sự có lập danh sách cán bộ công nhân viên và thu thập thông tin về những người lao động trong toàn công ty. Cho nên, việc dự báo cung nhân lực trong nội bộ công ty khá đơn giản.
Việc dự đoán cung nhân lực trong nội bộ công ty được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau như: giới tính, độ tuổi, trình độ lành nghề, thâm niên,… và dựa trên bản danh sách cán bộ công nhân viên do phòng tổ chức – hành chính cung cấp bao gồm các thông tin có liên quan đến bản thân mỗi người lao động như sau :
- Họ và tên. - Giới tính. - Chức vụ hiện tại. - Tiểu sử cá nhân. - Trình độ giáo dục. - Hệ số lương theo cấp bậc.
- Thâm niên làm việc tại vị trí hiện tại.
- Biên chế, ký hợp đồng không thời hạn hay có thời hạn. - Thông tin về kỷ luật, khen thưởng.
- Thông tin về các kỳ đánh giá thực hiện công việc và ý kiến đánh giá của người lãnh đạo trực tiếp.
- Nguyện vọng về công việc và địa điểm làm việc. - Ngày dự định nghỉ hưu.
Qua đó, giúp cung cấp khá đầy đủ thông tin về nguồn nhân lực hiện tại của công ty cho ta cái nhìn tổng quát về số lượng cũng chất lượng của nguồn nhân lực hiện tại công ty và xu hướng sự biến động lao động trong công ty. Để từ đó kịp thời có những chính sách điều chỉnh, bổ sung nguồn nhân lực cho hợp lý.
Dự báo về cung nhân lực từ bên ngoài tổ chức:
Cung nhân lực từ bên ngoài công ty chủ yếu là từ các trung tâm tư vấn việc làm, các trường trung cấp, đào tạo nghề và các trường cao đẳng, đại học.
Ngoài ra còn có một nguồn nữa mà công ty thường áp dụng đó là con em, người thân của cán bộ công nhân viên trong công ty. Đặc biệt là vào giai đoạn mùa vụ vào tầm cuối năm giáp tết âm lịch, công ty cần huy động gấp rất nhiều lao động phổ thông nên lực lượng lao động con em công nhân viên có nhiều ưu điểm như được huy
động dễ dàng và nhanh chóng hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực cao lúc mùa vụ. Và họ cũng không có ý định làm việc lâu dài với công ty nên khi hết mùa vụ, công ty ít việc là họ cũng sẽ nghỉ làm luôn.
Công ty xác định thị trường lao động không những chỉ ở trong thành phố Hải phòng mà còn tuyển lao động ở các tỉnh thành xung quanh như tỉnh Hải Dương, Thái Bình, Quảng Ninh…nói riêng cũng như thị trường lao động của cả nước nói chung.
Bước 3: Cân đối cung và cầu nhân lực
Do khối lượng công việc của công ty không đồng đều nên nhu cầu nhân lực của công ty cũng khác nhau qua từng thời kỳ. Nên công ty không tránh khỏi có lúc thiếu lao động nhưng có lúc lại thừa lao động. Trong những tình huống như thế, công ty đã có nhưng chính sách xử lý như sau:
Trường hợp cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực (thiếu lao động):
Công ty đã thực hiện các biện pháp sau :
- Ưu tiên bố trí cán bộ của công ty có trình độ, kinh nghiệm, tay nghề phù hợp vào vị trí công việc mới đang thiếu lao động.
- Số lượng còn thiếu công ty đăng báo tuyển dụng. - Huy động người trong tổ chức làm tăng ca, thêm giờ.
- Bố trí lại công nhân lao động ở những vị trí thừa sang vị trí thiếu lao động cho hợp lý.
Công ty đang trong giai đoạn phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nên luôn có chính sách tăng cường lực lượng lao động đối với từng phòng, phân xưởng. Vì thế mà nhu cầu về lao động có trình độ, có tay nghề luôn rất cao và tuyển thường xuyên. Công ty đề ra tiêu chí tuyển dụng lao động, trong đó ưu tiên:
Lao động có tay nghề, có chuyên môn giỏi, được đào tạo qua các trường dạy nghề, trường trung cấp đối với khâu sản xuất và phục vụ sản xuất. Hình thức tuyển dụng chính hiện nay đối với bộ phận này là thông qua các trường đào tạo nghề thủy sản, quảng cáo trên báo chí, tờ rơi, trung tâm giới thiệu việc làm.
Đối với các vị trí gián tiếp và khối văn phòng, kinh doanh chủ yếu tuyển dụng nguồn nhân lực từ cao đẳng trở lên, các khâu then chốt có trình độ đại học trở lên như xuất nhập khẩu, kế toán nhằm tạo nguồn lực lâu dài cho công ty.
Công ty cũng chú trọng tới việc tuyển dụng nội bộ bằng cách thuyên chuyển công tác, đề bạt, thăng cấp với các cán bộ, nhân viên công tác tốt trong công ty.
Tình hình số lượng lao động tuyển vào công ty trong 2 năm 2012-2013 được thể hiện qua bảng 06 và đã được phân tích ở trên.
Trường hợp cung lớn hơn cầu (thừa lao động):
Tình trạng này ít xảy ra với công ty vì công ty vẫn đang cần nguồn nhân lực rất lớn. Nhưng nếu xảy ra tình trạng này thì công ty sẽ có những biện pháp ứng phó sau :
- Hạn chế tuyển dụng, tạm thời không thay thế những người chuyển đi. - Giảm bớt giờ làm việc trong ngày, trong tuần, trong tháng.
- Cho tạm thời nghỉ việc.
- Thuyên chuyển nhân lực ở bộ phận thừa đến bộ phận đang thiếu nhân lực. - Nghỉ luân phiên, nghỉ không lương tạm thời khi cần lại huy động.
Trường hợp cân bằng cung - cầu :
Công ty áp dụng các biện pháp sau trong việc cân đối cung và cầu nhân lực: - Bố trí, sắp xếp lại nhân lực trong nội bộ tổ chức.
- Thực hiện chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho người lao động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Hiện nay Công ty sử dụng chủ yếu 2 phương pháp đào tạo cho người lao động là: phương pháp chỉ dẫn trong công việc và phương pháp kèm cặp chỉ bảo.
Phương pháp chỉ dẫn trong công viêc: phương pháp này được áp dụng chủ yếu với những người lao động mới vào công ty. Đặc biệt là những lao động thời vụ vì công việc của họ là khá giản đơn, chỉ cần họ được hướng dẫn và cho làm thử một thời gian ngắn là có thể thực hiện được công việc như rán nem, đóng gói sản phẩm, xếp sản phẩm vào trong các kiện. Phương pháp đào tạo này được công ty áp dụng nhiều trong quá trình sản xuất vì công ty có sự luân chuyển người rất cao. Nhiều người xin vào công ty nhưng số lượng người rời khỏi công ty cũng là khá lớn, ví dụ như lao động thời vụ hàng năm, hay công nhân sản xuất. Do đó đây là phương pháp để đào tạo cho người lao động quen với công việc thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả nhất. Tuy nhiên phương pháp đào tạo này chỉ giúp người lao động làm quen với những công việc
đơn giản ban đầu, còn về sau để thực hiện công việc thuần thục thì phải thông qua những khóa đào tạo nâng cao người lao động mà công ty tổ chức hàng năm
Phương pháp kèm cặp và chỉ bảo thì được dùng trong công ty để đào tạo chủ yếu là lao động quản lý mới vào hay những kỹ thuật viên ở các xưởng sản xuất. Với cán bộ quản lý mới thì được người lãnh đạo trực tiếp như trưởng phòng hướng dẫn và giám sát giúp làm quen với công việc. Còn với những kỹ thuật viên mới vào làm trong các xưởng sản xuất sẽ được những người làm lâu năm ở đó giúp đỡ như là quản đốc hay người tổ trưởng sản xuất. Phương pháp này có thể thực hiện ngay tại nơi làm việc của người lao động do đó có thể tận dụng ngay cơ sở vật chất và đội ngũ lao động trong công ty để thực hiện đào tạo, và như vậy cũng giúp người lao đông hiểu thêm về công ty và công việc đang làm.