- GDPLĐ: chi phí dự phòng trong dự toán gói thầu lắp đặt thiết bị.
1.1.1.36Các nhân tố xuất phát từ cơ quan quản lý vĩ mô
Các Bộ, Ngành: Để đảm bảo hệ thống quản lý các hoạt động xây dựng trên toàn quốc, Nhà nước ban hành hệ thống văn bản pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn, chính sách… mang tính bắt buộc đối với một số dự án hoặc hướng dẫn tham khảo với hoạt động xây dựng nói chung và công tác quản lý chi phí xây dựng nói riêng. Tuy nhiên, công tác tổ chức quản lý xây dựng ở nước ta còn nhiều yếu kém. Hệ thống quản lý chi phí ĐTXD chưa hoàn chỉnh, còn nhiều vướng mắc, chồng chéo giữa các Bộ, Ngành chuyên trách, không linh hoạt… Mặt khác khi thực hiện một dự án, cần phải thu thập và sử dụng rất nhiều các văn bản, quy định do nhiều Bộ, Ngành ban hành, tại nhiều thời điểm khác nhau gây khó khăn và kém hiệu quả cho công tác quản lý chi phí.
Địa phương nơi có dự án: Hiện nay mỗi địa phương thường ra các văn bản quy định thủ tục đầu tư, xây dựng trên địa bàn để phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương. Mặc dù các văn bản này thường căn cứ theo hệ thống chính sách pháp luật của Nhà nước, tuy nhiên đôi khi vẫn có sự chồng chéo và không thống nhất với nhau. Đặc biệt các địa phương còn nhiều lúng túng trong việc giải quyết các vấn đề về cấp phép xây dựng, giải phóng mặt bằng… Điều này gây rất nhiều khó khăn cho các nhà đầu tư khi muốn triển khai nhanh dự án để đảm bảo hiệu quả kinh tế cho dự án.
1.1.1.37 Các nhân tố xuất phát từ Ban QLDA
Năng lực của Ban QLDA: Ban QLDA có trách nhiệm quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng. Mặc dù vậy, công tác quản lý chi phí dự án của chủ đầu tư hiện nay còn nhiều hạn chế. Ở nhiều các dự án, nguyên nhân gây chậm tiến độ và vượt chi phí là do năng lực tài chính và kinh nghiệm của chủ đầu tư. Đội ngũ cán bộ nhân sự của Ban QLDA còn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc của dự án.
Chất lượng và trình độ tổ chức thực hiện các công tác trong quá trình đầu tư:
- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Chất lượng công tác lập dự án đầu tư là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá của sản phẩm xây dựng. Nếu công tác lập dự án đầu tư theo đúng trình tự, chính xác cũng như lường hết các công việc và rủi ro của dự án thì hiệu quả đầu tư càng cao và ngược lại.
- Giai đoạn thực hiện đầu tư: Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, có rất nhiều hạng mục công việc và quá trình ảnh hưởng đến giá cả và chất lượng của sản phẩm xây dựng.
+ Chất lượng của công tác khảo sát thiết kế: Công tác khảo sát thiết kế càng chính xác, chi phí để sản xuất ra sản phẩm xây dựng càng phản ánh đúng thực tế thi công xây dựng. Công tác khảo sát thiết kế chính xác tức là lường hết được khối lượng cần thiết để sản xuất ra sản phẩm. Sự sai sót trong khảo sát, thiết kế sẽ ảnh hưởng đến cả tiến độ thi công và giá cả sản phẩm xây dựng.
+ Chất lượng của dự toán và điều chỉnh dự toán: Lập dự toán là công tác đầu tiên của công tác quản lý chi phí. Lập dự toán là căn cứ khối lượng của khâu khảo sát thiết kế và đơn giá của thị trường xây dựng để tạo nên sản phẩm trên cơ sở quy định của Nhà nước và địa phương. Chất lượng của các dự
toán lại phụ thuộc nhiều vào năng lực của các kỹ sư định giá cũng như các yếu tố đầu vào cho công tác dự toán. Vì vậy sự sai sót trong công tác này sẽ kéo theo sự sai sót hoặc gây khó khăn cho toàn bộ các giai đoạn sau.
+ Tiến độ công tác đền bù giải phóng mặt bằng: Công tác đền bù giải phóng mặt bằng là công tác chiếm nhiều thời gian thực hiện dự án cũng như kinh phí thực hiện dự án. Mặt khác quá trình này lại bị nhiều yếu tố khách quan tác động do nó mang tính chất phụ thuộc vào tập tục, thói quen, lối sống… của nhân dân cũng như quy định của chính quyền địa phương nơi có dự án. Công tác giải phóng mặt bằng chậm trễ làm kéo dài thời gian thực hiện gây ứ đọng vốn cho nhà thầu, tăng rủi ro trong quá trình thi công, tăng giá thành công trình và giảm hiệu quả đầu tư.
+ Chất lượng công tác đấu thầu: thể hiện ở việc đảm bảo sự minh bạch, đúng đắn trong việc xác định các giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, nhà thầu trúng thầu, giá ký kết hợp đồng…
+ Công tác giám sát đầu tư của Ban QLDA: Công tác giám sát luôn là một trong các công tác phải đặt lên hàng đầu trong nhiệm vụ của Ban QLDA. Đây là khâu quyết định chất lượng công trình tốt hay kém. Tuy nhiên, trong tình hình hiện nay nhiều Ban QLDA không có đủ năng lực cũng như kinh nghiệm để thực hiện tốt công tác này.
+ Tiến độ nghiệm thu, thanh toán hợp đồng: Mặc dù không ảnh hưởng đến việc tăng chi phí trực tiếp để thực hiện công tác xây dựng nhưng tiến độ nghiệm thu và thanh toán hợp đồng lại ảnh hưởng đến tiến độ thi công và kéo theo đó là các chi phí gián tiếp như ứ đọng vốn, chi phí quản lý…
- Giai đoạn kết thúc xây dựng, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào khai thác.
Trong giai đoạn này chủ yếu là chất lượng và tiến độ công tác quyết toán vốn đầu tư. Quyết toán vốn đầu tư chính là việc xác định lại chỉ tiêu giá xây dựng cuối cùng. Hoạt động quyết toán vốn đầu tư nhanh hay chậm, chính xác hay không chính xác cũng ảnh hưởng đến chi phí hợp pháp, hợp lý để ĐTXD công trình.
1.1.1.38 Các nhân tố xuất phát từ Nhà thầu
Hiện nay vấn đề năng lực của các nhà thầu thi công là một vấn đề hết sức quan trọng trong công tác quản lý chi phí và chất lượng công trình. Hầu hết, khi được lựa chọn thực hiện dự án hay một hạng mục công trình các nhà thầu đã vượt qua bước đánh giá về năng lực, tài chính, kinh nghiệm, máy móc thiết bị… Tức là về mặt lý thuyết, nhà thầu trúng thầu thi công đã đảm bảo được các yêu cầu và tiêu chuẩn bên mời thầu đưa ra. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều nhà thầu lại không đảm bảo được các yêu cầu tối thiểu. Điều này làm dự án bị chậm trễ tiến độ thi công, ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm xây dựng.
Trong quá trình thi công, khả năng và kinh nghiệm của nhà thầu trong việc tổ chức quản lý điều hành ảnh hưởng lớn đến tiến độ thi công, chất lượng công trình và chi phí của Ban QLDA. Nếu nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm tốt trong thi công và tổ chức quản lý, sẽ hạn chế được sự sai sót trong quá trình thi công tránh phát sinh các công việc và khối lượng mới… Điều này dẫn tới, từng hạng mục công việc sẽ được thi công theo đúng tiến độ đặt ra đồng thời đảm bảo chất lượng công trình và giảm chi phí phát sinh không cần thiết. Trong giai đoạn hiện nay, nhiều nhà thầu thường sử dụng năng lực của mình trong khi tham gia đấu thầu, nhưng lại thuê nhà thầu phụ thực hiện các hạng mục công việc. Rất nhiều công trình có nhà thầu chính trúng thầu là những nhà thầu có tên tuổi, uy tín nhưng khi thi công vẫn xảy ra hiện tượng chậm tiến độ, sự cố công trình… Nguyên nhân ở đây chính là do nhà thầu chính tuyển các nhà thầu phụ không có kinh nghiệm, chưa đủ năng lực thực hiện.
1.1.1.39 Các nhân tố xuất phát từ tư vấn
Ngoài Ban QLDA, nhà thầu thi công, thì đơn vị tư vấn là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí ĐTXD công trình. Do tư vấn là loại hình lao động dịch vụ, sử dụng kinh nghiệm và kiến thức là chủ yếu để giúp Ban QLDA, nhà thầu thực hiện tốt công việc của mình. Đơn vị tư vấn có thể là đại diện cho Ban QLDA trong công tác triển khai lập dự án, lập hồ sơ thiết kế, đấu thầu hay giám sát thi công công trình. Có thể nói đơn vị tư vấn có mặt hầu hết trong các giai đoạn đầu tư và triển khai thi công công trình, bởi vậy năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất, tư cách nghề nghiệp của tư vấn cũng là vấn đề nổi cộm ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí sản phẩm xây dựng.
Nguyên nhân xuất phát từ tư vấn ảnh hưởng đến chi phí đầu tư có thể kể đến bao gồm:
- Năng lực của tư vấn: đây là nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ tư vấn. Năng lực tư vấn càng cao, chất lượng công việc càng tốt và càng làm giảm chi phí cho dự án.
- Phẩm chất, tư cách nghề nghiệp của tư vấn: Ngoài năng lực thì phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp của tư vấn cũng luôn được đề cao trong việc lựa chọn tư vấn ĐTXD công trình.
1.1.1.40 Các nhân tố khác
Các nhân tố khác ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí có thể kể đến các nhân tố sau:
- Hệ thống thông tin giữa các bên liên quan: thiết lập một hệ thống thông tin bao gồm các bảng biểu, báo cáo thường xuyên, chi tiết cho các bên liên quan để có thể đưa ra các quyết định kịp thời.
- Ứng dụng tin học trong quản lý chi phí còn chưa được phổ biến rộng rãi. Hiện nay hoạt động quản lý chi phí vẫn chỉ mang tính chất thủ công là chủ yếu. Trừ công tác dự toán đã ứng dụng phần mềm còn lại hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát chi phí vẫn có rất ít đơn vị sử dụng. Trong khi các phần mềm quản lý chi phí đã được vận dụng từ rất lâu trên thế giới. Chính sự lạc hậu này là một trong những nguyên nhân dẫn đến chi phí đầu tư ở Việt Nam rất khó quản lý hiệu quả.