5. Kết cấu của đề tài
1.5. Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa
1.5.1. Hóa đơn thương mại
o Khái niệm:
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả sốtiền hàng đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm loại hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng (phụ thuộc vào điều kiện INCOTERM), phương thức thanh toán, vận chuyển hàng hóa.
Hóa đơn thươngmại thường lặp được nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau trong doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại được xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp để tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuếvà thông quan hàng hóa.
Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại. Là cơ sởghi nhận hoạt động mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp. Là một kế toán thương mại dịch vụ.
o Nội dung hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Kế toán thương mại cần chú ý hóa đơn thương mại cần phải phải có những nội dung sau:
Ngày tháng lập hóa đơn
Thông tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã sốthuế ( đối với hàng hóa doanh nghiệp),...
Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, ... Ngày gửi hàng
Tên hãng bay, sốchuyến
Ngày rời kho, ngày dựkiến hàng đến Điều kiện và điều khoản thanh toán
Hình 1. 1: Hóa đơn thương mại ( Invoice)
1.5.2. Phiếu đóng gói hàng hóa
o Khái niệm:
Phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List) với những tên gọi khác nhau như phiếu chi tiết hàng hóa, bảng kê hàng hóa sản phẩm. Đây là giấy tờ quan trọng buộc phải có trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhậpkhẩu để làm thủ tục hải quan.
Trên List packing phải thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa người bán đã bán cho người mua, từ đó người mua có cơ sở để đối chiếu và kiểm tra về chất lượng, mã hiệu, số lượng theo đơn được đặt hàng.
Thông thường nội dung mộtphiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện cho ta biết được về số lượng hàng, phương thức đóng hàng nhưng nếu dùng chung mẫu củaPacking List và invoice thì sẽ thể hiện cả giá trị thực tế lô hàng
o Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Tiêu đề trên (Header) Thông tin cơ bản gồm logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax công ty,..
Seller (người bán) Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của đơn vị bán hàng
Buyer (Người mua) Thông tin về người mua như: tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng
Quantity Số lượng bao nhiêu hàng theo mỗi đơn vị
Packing Số lượng bao nhiêu kiện, thùng và hộp đóng gói NWT (Net weight) Trọng lượng tịnh của hàng
GWT (Gross weight)
Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…), đây là trọng lượng tương đối để đảm bảo không vượt quá trọng lượng quy định của tàu vận chuyển
Hình 1. 2: Phiếu đóng gói hàng hóa
1.5.3. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
o Khái niệm:
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu là một loại văn bản mà theo đó người chủ của hàng hóa phải kê khai số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát khi xuất nhập khẩu hàng hóa vào nước ta (hay còn gọi là xuất cảnh ). Cũng có thể hiểu
một cách khác như, khicó một lô hàng nào đó cần phải xuất đi hoặc nhập về thì phải làm thủ tục hải quan ,trong đó việc tờ khai hải quan là không thể thiếu, bắt buộc phải có, nếu không có mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.
Hiểu một cách đơn giản, nếucó hàng hóa cần xuất/nhập khẩu thì phải làm thủ tục hải quan, và tờ khai hải quan là một trong những chứng từ cần thiết bắt buộc phải có. Nội dung của tờ khai hải quan có thể gồm phần chính và kèm theo phụ lục.
o Nội dung tờkhai:
Nội dung cơ bản nhất là ở phần giữa tờ khai có tham số chiếu, ngày giờ gửi và sốtờ khai đăng ký bên bưu cục hải quan. Cònở góc bên phải của tờ khai gồm có 2 phần: phần A dùng cho người kê khai hải quan và tính thuế, còn phần B dùng cho bên cục Hải quan.
Ngày nay, người ta đã sử dụng kê khai hàng hóa này bằng tờ khai điện tử, tức là việc kê khai hàng hóa đãđược in trực tiếp từ phần mềm của cục hải quan. Ngoài ra, với mẫu kê khai hàng hóa theo kiểu truyền thống vẫn còn được sử dụng nhưng hiện nay đã không còn phổ biến rộng khắp nữa, do đó là tờ khai hàng phi mậu dịch.
Tờ khai báo hàng hóa hải quan được sử dụng với giấy A4 màu trắng, không được phép sử dụng giấy màu, khi bạn xuất khẩu hàng hóa sẽ có mẫu tờ khai khác so với hàng nhập khẩu, để tránh ra tình trạng nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
1.5.4. Tờ khai vận chuyển (OLA)
o Khái niệm:
OLA là tờ khai vận chuyển để cơ quan Hải quan cấp phép vận chuyển là hàng hóa xuất nhập khẩu và các loại hàng hóa khác đang chịu sự giám sát hải quan, được phép vận chuyển giữa hai địa điểm lưu giữ hàng hóa. Hay nói đơn giản tờ khai vận chuyển này có chức năng tương tự như đơn xin chuyển cửa khẩu mà doanh nghiệp thường khai báo trên hệthống điện tử trước đây.
o Nội dung tờkhai vận chuyển:
Nội dung cần có của tờ khai vận chuyển là mã phương chuyển vận chuyển, mục đích vận chuyển, loại hình vận tải, địa điểm dỡ hàng tuyệt đối không được sai.
Mã phương tiện vận chuyển: 31 ô tô
Mục đích vận chuyển: IFS hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển từ cửa nhập khẩu về địa điểm thu gom hàng lẻ
Loại hình vận tải: KS hàng hóa đối với thủtục đơn giản Địa điểm dỡhàng:
Mã ( khu vực chịu sựgiám sát hải quan) :02B1A04 Tên: kho SCSC
Địa điểm xếp hàng
Mã ( khu vực chịu sựgiám sát hải quan) : 02DSED3 Tên: kho Hợp Nhất
Tuyến đường: SÂN BAY - KHO HỢP NHẤT Ghi chú 1: Tổng sốkiện, kg
Người nhập khẩu:
CHI NHÁNH TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP NHẤT QUỐC TẾ
Địa chỉ: Tầng 8, tòa nhà Athena, 146 – 148, Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HồChí Minh
SF–EXPRESS CO.,LTD
Địa chỉ: BAO AN INTERNATIONAL AIRPORT SHENZHEN CN
1.5.5. Mã vạch hải quan
o Khái niệm
In mã vạch hải quan được xem như là một trong các thủ tục cần thiết để rất có thể đưa hàng hóa thông quan. Bất kể một công ty, doanh nghiệp nào đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá. Thì đều rất cần phải tìm hiểu và nắm rõ về in mã vạch hải quan.
Để không phải tốn thời gian nhập danh sách thông tin các container vận chuyển hàng hóa tại những cảng biển bằng cách thủ công. Nên tổng cục hải quan của nước ta đã cập nhật việc in mã vạch hải quan để tiến hành cho việc giám sát hải quan.
Cũng giống như bất kỳ một loại mã vạch hàng hoá thông thường. Mã vạch hải quan cũng vậy nhưng nó được in trực tiếptrên tờ khai hải quan.
Khi in mã vạch hải quan sẽ sở hữu được thông tin cho những cán bộ giám sát kiểm tra tự động trên hệ thống. Các cán bộ kiểm tra đối chiếu nếu đúng với thông tin đã khai báo thì được trải qua khu vực cổng giám sát. Nhờ có in mã vạch hải quan mà các cán bộ hải quan nhanh lẹ kiểm tra, xử lý, giám sát các container. Rút ngắn được thời gian và giảm tối đa áp lực.
o Mục đích của việc in mã vạch hải quan như sau:
Đối với doanh nghiệp: in mã vạch hải quan để giúp kiểm soát xác nhận thông tin trên tờ khai hải quan có trùng khớp với hàng hoá đã qua khu vực giám sát hay không. Việc này sẽ hỗ trợ cho hàng hóa được nhập vào hoặc xuất ra khi trùng khớp thông tin
Đối với cơ quan hải quan: giảm tối đa được thời gian kiểm tra, kiểm soát hàng hóa khi thông quan. Cũng từ đó mà cơ quan hải quan có các số liệu cụ thể để có cơ sở tính và nộp thuế cho nhà nước.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI HNC
2.1. Giới thiệu về quá trình giao nhận hàng hóa tại HNC2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của HNC 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của HNC
Được thành lập từ năm 2007, qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, HNC đã khẳng định vị thế hàng đầu tại Việt Nam trong các lĩnh vực: chuyển phát nhanh, vận chuyển nội địa và quốc tế, vận tải đường biển – đường bộ - đường hàng không, dịch vụ kho vận, thông quan, dịch vụ vận chuyển hàng TMĐT từ nước ngoài về Việt Nam, dịch vụ vận chuyển hàng từ Việt Nam đến kho Amazon, dịch vụ Thương Mại Điện Tử,...
Đến nay, mạng lưới nội địa của HNC đã bao phủ khắp 63 tỉnh thành, với trụ sở chính tại Hà Nội, chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh. Không chỉ dừng lại ở phạm vi trong nước, HNC đã phát triển mạnh và vươn ra toàn thế giới, với 5 công ty con tại Mỹ, Đức, Anh, Nhật Bản, Trung Quốc và các văn phòngđại diện tại Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Hàn Quốc. Mạng lưới chuyển phát nhanh của HNC được kết nối trực tiếp với mạng lưới của OCS – Nhật bản, SF – Trung Quốc và Aramex – Trung Đông, DHL, UPS.... Bên cạnh đó, HNC tự hào cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng thương mại điện tử từ 113 nước trên toàn thế giới về Việt Nam.
Nắm bắt được xu thế của thị trường, HNC luôn phát triển theo hướng hiện đại, tự xây dựng phần mềm quản lý Fast Link trên công nghệ điện toán đám mây để trở thành một công ty thông minh, mang lại nhiều tiện ích cho người dùng thông qua hệ thống các website: hopnhat.com, hncmua.com, portal.hopnhat.com cũng như các website chuyên tuyến cung cấp dịch vụ mua hộ và vận chuyển hàng thương mại điện tử từ nước ngoài về Việt Nam. Ngoài ra, HNC đã phát triển thành công các App: HNCcourier dùng cho nhân viên giao nhận của HNC để giao hàng, HNCmua – bán hàng TMĐT, HNCbooking – dùng cho dịch vụ vận chuyển hàng TMĐT.
Tại HNC, chúng tôi không ngừng cố gắng, cải thiện từng ngày để mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng. Với hơn 600 nhân viên giàu chuyên môn và kinh nghiệm, nhiệt huyết, chuyên nghiệp tại Việt Nam và các
hub ở nước ngoài, chúng tôi luôn luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ và mang đến cho khách hàng những giải pháptốt nhất.
HNC Quốc tế là công ty con thuộc tập đoàn HNC Group thành lập năm 2001. HNC cung cấp các dịch vụ về: o Dịch vụ hàng xuất o Dịch vụ hàng nhập o Dịch vụ phát báo quốc tế o Xuất nhập khẩu o E - commerce * Các đối tác chiến lược:
-Năm 2007, thành lập HNC Quốc tế,
-Năm 2007: kí hợp tác chiến lược với OCS/ANA của Nhật Bản -Năm 2007: kí hợp tác chiến lược với City Link/ Malaysia
-Năm 2013: kí hợp tác chiến lược với SF Express của Trung Quốc -Năm 2015: kí hợp tác chiến lược với Hanjin của Hàn Quốc * Nănglực thông quan:
- HNC có giấy phép thông quan theo thông tư 100/2010/TT - BTC về chuyển phát nhanh qua đường hàng không
- HNC có giấy phép thông quan theo thông tư 36/2011/TT - BTC quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh đường bộ.
- HNC có điểm thông quan trực tiếp tại sân bay Nội Bài – Hà Nội và sân bay Tân Sơn Nhất –Hồ Chí Minh
* Định hướng phát triển:
o Đầu tư phát triển kho vận, phương tiện vận tải, cảng biển,... o Mở rộng mạng lướitoàn quốc để thu gom hàng hóa đi quốc tế
o Mở chi nhánh ra nước ngoài: USA, EU, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hongkong, Singapore, Trung Quốc,Thái Lan, Đài Loan...
o Cung cấp dịch vụ: chuyển phát nhanh hàng hóa, logistics, warehouse, e- commerce, thông quan
o Xây dựng đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp, có người nước ngoài làm việc trực tiếp
o Tạo phúc lợi, chính sách hướng đến nâng cao đời sống người lao động
2.1.2. Triết lý về công ty HNC
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, sự tin tưởng của khách hàng chính là thước đo cho sự thành công của HNC. Mọi nỗ lực của chúng tôi đều không nằm ngoài mục tiêu mang đến sự yên tâm và tin tưởng cho khách hàng.
Với slogan “Đi là đến”, chúng tôi khẳng định ý chí quyết tâm cao nhất, không bao giờ từ bỏ, xây dựng HNC trở thành một thương hiệu mạnh tại Việt Nam và vươn tầm quốc tế. Sự phát triển đó luôn luôn đồng hành với các lợi ích của cổ đông, người lao động, khách hàng, cũng như đóng góp phúc lợi cho xã hội.
2.1.3. Mô hình tổ chức của HNC
o Ban giám đốc: 1 Tổng Giám Đốc, 2 Phó Tổng
o 10 Phòng/Ban: P. Chiến lược kinh doanh, P. Bán hàng, P. Chăm sóc khách hàng, P. Kế hoạch – đầu tư, P. Nghiệp vụ - đào tạo, P. Tổchức lao động, P. Tài chính, P. Hành chính nhân sự, P. IT, Ban kiểm soát nội bộ
o 1 trung tâm đường trục: 1 Giám Đốc Trung Tâm, 1 Phó Giám Đốc Trung Tâm, 3 Ban ( ban tài chính, ban kếhoạch, ban hàng chính tổng hợp)
o 1 đội xe trung tâm đường trục, 04 khu vực (KV1: Hà Nội; KV2: Đà Nẵng; KV3: HCM, KV4: Cần Thơ)
o Hệthống trung tâm giao dịch: các trung tâm giao dịch trái đều trên
2.1.4. Văn hóa con người ở HNC
Với phương châm “ lấy con người làm trọng tâm”, công nghệ thông tin làm nền tảng cho sự phát triển vững chắc, HNC hướng đến xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nguyên tắc, minh bạch dành cho đội ngũ của mình. Trong đó văn hóa của công ty là sự kết hợp hài hòa của 5 giá trị: kiên trì, bản lĩnh, trí tuệ, hài hòa và sáng tạo. Qua đó lấy điều này làm thước đo cho hiệu quảcông việc.
Một trong những giá trị tạo nên thành công trong hơn 18 năm qua là xây dựng được một đội ngũ mạnh. HNC hiểu rõ nền tảng của một doanh nghiệp là
đội ngũ nhân sự vững mạnh, giỏi và phù hợp với vị trí công việc, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Với mong muốn có một đội ngũ giỏi, HNC chú trọng vào việc tuyển dụng đầu vào của công ty. HNC luôn định hướng chọn lựa những người có chuyên môn, phù hợp với công việc, có thểlàm việc tới năng suất cao và hiệu quả công việc tốt.
Qua đó, HNC cũng thực hiện chính sách bố trí đúng người đúng việc. Mỗi nhân viên được bố trí làm đúng công việc yêu thích, đúng sở trường để họ cảm thấy hăng say, đam mê công và tậntâm để đạt được hiệu quảcông việc tốt nhất.
Nhằm khuyến khích các thành viên phát huy hết năng lực bản thân, công ty áp dụng hết hệ thống KPI cho tất cảcác vị công việc. Theo đó, KPI sẽ là tiêu chí đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của từng cá nhân. HNC có chính sách lương thưởng xứng đáng dựa vào năng lực của từng thành viên.
Mục tiêu của HNC là tạo ra sựcân bằng nghĩa vụvà lợi ích của tất cảcác nhân viên thông qua các chính sách:
o Lương thưởng hấp dẫn o Thưởng tháng 13
o Lương tăng bình quân 10% so với năm trước đó o Tăng phúc lợi, chế độ BHYT, BHXH đầy đủ.
2.2. Thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàngkhông tại HNC không tại HNC
2.2.1. Tình hình kết quả kinh doanh những năm gần đây của HNC