Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không

5. Kết cấu của đề tài

2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không

2.3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là hàng hóa cập nơi đến nhanh hơn, rút ngắn thời gian chờ hàng. Các vấn đề chậm trễ hay sự cố cũng được hạn chếmức tối đa, đảm bảo tiến độthỏa thuận cho chủhàng.

HNC cung cấp dịch vụ thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu quốc tế, theo Thông tư 100/2010/TT BTC về chuyển phát nhanh đường hàng không, Thông tư

36/2011/TT BTC về thông quan chuyển phát nhanh đường bộ và dịch vụ vận chuyển hàng hóa khắp 63 tỉnh, thành phố trên toàn Việt Nam. Hiện HNC đang cung cấp dịch vụ hàng nhập cho OCS Nhật Bản/ Đài Loan, SF Express Trung Quốc, Aramex Ấn Độ/ Singapore qua cửa khẩu Nội Bài/Tân Sơn Nhất và Sagawa Nhật Bản qua cửa khẩu Mộc Bài –Tây Ninh.

Sơ đồ1. 2: Quy trình nhận hàng bằng đường hàng không tại HNC

Tại nước xuất khẩu, thủ tục và nghiệp vụ cần thiết như:

 Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,

 Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không

 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

 Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển...

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, hãng bay nước ngoài sẽ phát hành Vận đơn hàng không (AWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.

Hàng được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng. Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để đại lý biết và gửi giấy thông báo hàng đến cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết. Bill đến HNC nhận TBHĐ Làm thủtục HQ nhận hàng vềkho HNC làm TKTQ Qua TCS/SCSC bốc số, đóng tiền lấy phiếu xuất kho

HNC làm thủtục nhập hàng vào kho

 Làm thủtục hải quan nhập khẩu tại TCS & SCSC

Tại Việt Nam (nước nhập khẩu), đại lý làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:

o Nhận giấy thôngbáo hàng từ hãng hàng không

o Nhân viên thủ tục HNC qua bên TCS/SCSC bốc số, đóng tiền làm thủ tục nhận hàng. Bên TCS/SCSC sẽ xuất cho nhân viên đó 1 phiếu xuất kho. Nhân viên thủ tục cầm phiếu xuất kho kèm với tờ khai vận chuyển độc lập sau đó trình cho Hải Quan. Hải quan kiểm tra hồ sơ và đưa lên hệ thống để TCS/SCSC phát hàng cho Hợp Nhất.

o Nhân viên thủ tục HNC qua làm việc với TCS/SCSC để kéo hàng về kho Hợp Nhất . Sau đó hải quan seal chiếc xe đó lại và bắt đầu Boa tờ khai trên hệ thống bắt đầu vận chuyển độc lập. Vận chuyển độc lập bằng đường ô tô kéo hàng từ kho TCS/SCSC về kho Hợp Nhất bằng tờ khai vận chuyển độc lập đường bộ ( phương tiện vận chuyển là ô tô)

o Hàng kéo về kho Hợp nhất, sau đó hải quan bên này sẽ cắt seal đó và cho hàng vào kho

o Trên hệ thống hải quan sẽ deal tờ khai và kết thúc tờ khai độc lập đó o Hàng được lưu kho và chờ thông quan

 Đưa hàng vềkho HNC và quá trình thực hiện thông quan hàng hóa

Mởtờkhai ( kháchủy quyền Hợp Nhất khai)

Khi nhận được thông tin hàng sắp đến/ đãđến, bộ phận chăm sóc khách hàng tiến hàng gửi giấy thông báo hàng đến qua Email cho khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sử dụng dịch vụ khai báo của Hợp Nhất hoặc tự khai báo. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lên bảng kê danh sách thông tin cần thiết để khai báo lô hàng của khách. Đồng thời, vị trí này đảm nhiệm thêm nhiệm vụ phân loại hàng hóa theo hai luồng: hàng hóa có giá trị thấp và hàng hóa có giá trị cao để mở tờ khai phù hợp.

 Hàng hóa có giá trị thấp: những lô hàng có khối lượng dưới 5kg và tổng giá trị hàng hóa dưới 1 triệu Việt Nam Đồng ( tùy thuộc vào loại hàng hóa cụ thể, đối với mặt hàng thực phẩm chức năng thì cần dưới 0.5kg)

 Hàng hóa có giá trị cao: những lô hàng có khối lượng trên 5kg và tổng giá trị hàng hóa hơn 1 triệu Việt Nam Đồng

 Thực hiện khai báo và thông quan hàng hóa

 Chọn doanh nghiệp nhập khẩu: nhập mã số thuế và tên doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại

 Tạo mới tờ khai nhập khẩu

 Tại phần thông tin chung, tiến hàng khai báo các thông tin:

 Mã loại hình: chọn A12 cho hàng nhập khẩu mậu dịch, H11 cho hàng phi mậu dịch

 Cơ quan hải quan xử lý tờ khai: 02DS Chi cục Hải quan chuyển phát nhanh số 6 Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM  Ngày khai báo

 Phân loại cá nhận, tổ chức: tùy thuộc vào lô hàng cần khai báo  Mã bộ phận xử lý tờ khai: thường chọn số 04 – chi cục hải quan

chuyển phát nhanh

 Mã phương tiện vận chuyển: Chọn số 01 phương thức vận chuyển hàng không

 Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu: Theo thông tin trên Bill & Invoice và danh sách mà bộ phận chăm sóc khách hàng cung cấp.

 Số vận đơn: Nhập đúng thông tin trên vận tải đơn hàng cung cấp  Số kiện, số ký: Nhập đúng trên hóa đơn thương mại

 Mã lưu kho: 02DSED3- Kho Hợp Nhất

 Phương tiện vận chuyển và ngày hàng đến: Thông tin trên giấy thông báo hàng đến, ghi số chuyến bay và ngày hàng đến

 Địa điểm dỡhàng: VNSGN–Hồ Chí Minh

 Địa điểm xếp hàng: Nếu không có thông tin chính xác thì nhập ZZZZZ–Unknown

 Các tiêu chí số hợp đồng, ngày hợp đồng, ngày hết hạn: xem thông tin trên hợp đồng mua bán

 Thông tin văn bản và giấy phép nhập khẩu: phải nhập cụ thể loại hàng hóa đang nhập

 Hóa đơn thương mại: loại hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành  Các thông tin: phương tiện thanh toán, điều kiện hóa đơn, mã

đồng tiền và giá trị hóa đơn nhập đúng theo trên hóa đơn thương mại

 Người nộp thuế: Nhập 2-Đại lý hải quan

 Xác định thời gian nộp thuế: Nhập D – trường hợp nộp thuế ngay  Thông tin chung 3

 Tên hàng: mô tả thông tin hàng hóa và đảm bảo hàng hóa phải mới 100%

 Mã HS CODES: tự tra trên biểu thuế hoặc do khách hàng cung cấp

 Các thông tin: xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, trị giá hóa đơn nhập đúng theo hóa đơn thương mại

 Các mục thuế phụ thuộc vào mặt hàng

 Khai báo: Sau khi nhập tất cả thông tin cần thiết, nhân viên thủ tục bấm nút GHI để ghi lại tất cả thông tin, khai báo bằng nút IDA – Khai báo tờ khai nhập khẩu, IDC –Khai báo chính thức tờ khai nhập khẩu và Lấy kết quả phân luồng, thông quan

 Nếu tờ khai được phân luồng xanh: tờ khai được chấp nhận thông quan, nhân viên in mã vạchvà xuất hàng hóa

 Nếu tờ khai được phân luồng vàng: cần in tờ khai kết quả phân luồng và trình cho hải quan kiểm tra. Nếu không có vấn đề thì hàng hóa được thông quan. Những điều chỉnh mà hải quan yêu cầu như: áp lại mã HS, hải quan xây giá và sau đó trình lại hải quan và hàng hóa được thông quan

 Nếu tờ khai luồng đỏ: cần kiểm tra thực tế và chứng từ. Nếu hàng hóa đúng với thông tin trên tờ khai và hóa đơn thương mại thì sẽ được thông quan.

Mởtờkhai ( khách tựkhai)

Sau khi bộ phận chăm sóc khách hàng gửi giấy thông báo hàng đến về lô hàng vượt định mức miễn thuếcần làm thủ tục khai báo hải quan cho khách hàng.

Khách hàng nhận thông tin và tựmở tờ khai, sau đó gửi mã vạch và tờ khai thông quan để Hợp Nhất thanh lý. Được kiểm tra và xác nhận các giấy tờ hợp lệ, hải quan giám sát sẽ tiến hành đóng dấu, ký tên xác nhận và cho phép nhân viên HNC chuyển hàng hóa thông quan ra khỏi kho Hợp Nhất và bàn giao hàng về cho SF đểgiao hàng cho khách hàng.

2.3.2. Những rủi ro tiềm ẩn mà công ty gặp phải khi giao nhận hàng hóanhập khẩu nhập khẩu

Khi lô hàng nhập về đến sân bay Tân Sơn Nhất, hàng hóa được đưa vào kho TCS, SCSC. Sau khi làm thủtục thông quan, được kéo vềkho Hợp Nhất.

Sau khi nhận được thông tin về thời gian hàng đến, bộ phận chăm sóc khách hàng tiến hành gửi giấy thông báo hàng đến cho khách hàng đối với những mặt hàng vượt định mức miễn thuế. Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin vềlô hàng trong giấy thông báo hàng đến, bộphận OPN lên file và sau đó bộ phận thông quan tiến hành tờ khai, trong quá trình lên tờ khai sẽ có những sai sót

Về tờ khai : trước khi lập bộ chứng từ để tiến hành nhận hàng tại cảng biển đối với hàng nhập thì bộ phận thông quan phải nhận được thông tin từchủ hàng cung cấp đó là hợp đồng, invoice, packing list, bill, thông báo hàng đến. Dựa vào những thông tin trên bộphận thông quan tiến hành lập tờ khai để khai hải quan, nội dung trên tờkhai có rất nhiều thông tin cần thểhiện, như:

- Chi cục khai hải quan -Tên người xuất khẩu -Tên người nhập khẩu

- Loại hình nhập khẩu ...

Nếu trường hợp bộ phận thông quan không cẩn thận trong quá trình lên tờ khai, đểtờ khai sai sót vềvị trí lưu kho, tên chuyến bay và ngày bay khác với trong giấy thông báo hàng đến, nhầm lẫn về số kiện số ký, mã HS CODES mà không phát hiện trước khi tiến hành trình lên hải quan thì mất thời gian để sửa lại tờ khai, dẫn đến việc ra hàng chậm, dễ phát sinh phí lưu kho.

Trường hợp trang web hải quan quá tải, chậm trễviệc lấy mã vạch những hàng hóa đãđược qua khu vực giám sát,ảnh hưởng đến việc quá trình nhận hàng hóa của khách hàng.

Về đóng tiền thuế: ghi sai thông tin ngày mở tờ khai trên giấy nộp tiền thuế, xin điều chỉnh lại thời gian nộp tiền, mất thời gian trong việc mở tờ khai dẫn đến thời gian nhận hàng chậm

Tiến hành mang bộ hồ sơ hoàn chỉnh ra hải quan tiếp nhận hồ sơ : hải quan tiếp nhận sẽ đối chiếu với tờ khai điện tử và hồ sơ giấy thực tế có đúng theo như khai báo hay không, khi thông tin trên hồ sơ giấy sai lệch trên bản khai điện tử, phải mất thời gian sửa lại tờ khai.

Bộphận hải quan tính thuế: phát hiện có sựsai sót trong việc áp mã hàng hóa không đúng, kiểm tra đơn giá, mức thuế suất, tổng số thuế, nếu trường hợp này bị sai nhiều thì sẽ bị xử lý, phạt,…áp mã lại theo yêu cầu của cán bộ hải quan.

Trong quá trình vận chuyển hàng về kho: mất hàng, xe bị tai nạn. Tất cả những rủi ro trên điều dẫn đến mất thời gian ,tốn chi phí, chậm trễ trong việc giao hàng

2.4. Phân tích thị trường hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàngkhông tại HNC không tại HNC

2.4.1. Phân tích thị trường

Với thì trường trong nước, công ty có trụsởchính ởHà Nội, chi nhánh tại HồChí Minh. Nhờvậy, HNC đã thiết lập được mạng lưới giao nhậnở khắp mọi nơi trên toàn quốc. Đặc biệt, chi nhánh ở Hồ Chí Minh đã thu hút được một

lượng khách hàng tương đối lớn, có thể nói doanh thu thu được từHNC Sài Gòn là cao nhất. Sở dĩ được như vậy là vì Sài Gòn là nơi tiêu thụ hàng hoá rất lớn, chiếm 60% lượng hàng hoá tiêu thụ của cả nước, hơn nữa HNC Sài Gòn lại có một đội ngũ cán bộ lành nghề cộng với cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty thường xuyên được nâng cấp và sửa sang thay đổi.

Mặc dù vậy, Công ty vẫn không ngừng tiếp tục mở rộng thị trường nội địa, củng cố và đẩy mạnh hoạt động của chi nhánh, đặc biệt là dịch vụ “chăm sóc” khách hàng được Công ty quan tâm và chú trọng thực hiện, từ đó tạo uy tín cho khách hàng và qua đó dùng khách hàng làm phương tiện Marketing cho mình.

Nhờ đó, trên thị trường nội địa, Công ty luôn có được “nguồn”bạn hàng dồi dào và hoạt động giao nhận trên thị trường nội địa là tương đốiổn định.

Tuy nhiên năm 2020, do gặp phải ảnh hưởng của dịch Covid-19 nên hoạt động giao nhận hàng không của Công ty có phần hơi chững lại, việc khai thác và duy trì các nguồn hàng của Công ty đang gặp phải khó khăn.

Với thì trường quốc tế, HNC mở rộng phạm vi giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, không chỉ dừng lại ở châu Á mà còn mở rộng ra khu vực châu Âu, châu Mỹ. Vì thế, HNC cần chú trọng hơn cho những giải pháp cho việc mởrộng thị trường của một công ty đại lý giao nhận.

Hiện tại thị trường chính của công ty: Khu vực Châu Mỹcó Mỹ

Trong khối Liên Minh EU có: Anh, Tây Ban Nha, Đức Khu vực Đông Á: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc

Còn đối với những thị trường tiềm năng và một sốthị trường còn mới mẻ, Công ty cần lập ra những kế hoạch Marketing cho từng thị trường căn cứ vào tình hình cụthểcủa thị trường đó để có thể xâm nhập vào thị trường giao nhận các nước một cách dễdàng.

2.4.2. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Ngày nay, phương tiện giao thông phát triển mạnh mẽ kết hợp với việc buôn bán hàng hóa quốc tế với các dịch vụ giao nhận nói chung và giao nhận hàng không nói riêng không ngừng phát triển bà ngày càng mởrộng,

Ở Việt Nam trong những năm gần đây, do Nhà nước ngày càng quan tâm hơn đến hoạt động kinh tế đối ngoại nên lượng hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng tạo đà thuận lợi cho dịch vụ giao nhận nói chung và dịch vụ giao nhận hàng không nói riêng phát triển.

Với một thị trường đầy tiềm nay về dịch vụ giao nhận, HNC phải tìm ra đối thủ cạnh tranh, biết được điểm mạnh điểm yếu của đối thủ để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho công ty mình.

Những đối thủcủa HNC:

UPS

Công ty phát hàng lớn nhất thế giới, đã bắt đầu từ hơn một thế kỷ trước với khoản vay 100 đô la để bắt đầu một dịch vụ nhắn tin nhỏ. Cách UPS phát triển thành một tập đoàn toàn cầu trị giá hàng tỷ đô la phản ánh lịch sử vận tải hiện đại, thương mại quốc tế, dịch vụ kho vận và tài chính. Ngày nay, UPS là công ty lấy khách hàng làm đầu, do nhân viên dẫn dắt và được thúc đẩy bởi sự đổi mới. Công ty được vận hành bởi hơn 495.000 nhân viên kết nối với hơn 220

quốc gia và vùng lãnh thổ trên các tuyến đường bộ, đường sắt, đường hàng

không và đường biển. Trong tương lai, UPS sẽtiếp tục dẫn đầu ngành và kết nối thếgiới, với cam kết vềchất lượng dịch vụvà tính bền vững về môi trường.

Như vậy có thể nói UPS là một trong những đối thủ cạnh tranh lớn của HNC, tuy nhiên lĩnh vực giao nhận nội địa UPS là hãng chiếm thị phần nội địa khá khiêm tốn. Điều này có thểUPS quá chú trọng vào thị trường quốc tếmà vô tình bịlãng quên thị tường nội địa.

DHL Express

Trụ sở toàn cầu của DHL đóng ởBonn,Đức vàLuân Đôn, Anh (Exel plc). Trụsởtại châu Mỹ(bao gồm Hoa Kỳ) tọa lạcởPlantation, Florida, còn trụ sởchâu Á-Thái Bình Dương tại Singapore.

DHL có hãng hàng không vận chuyển hàng hóa riêng là European Air Transport. Hãng này hiện hoạt động tại Sân bay BrusselsởBỉ, nhưng đang trong